Grenzen überschreiten

Dienstreise, Urlaub, Versetzung, es gibt viele Gründe, warum Mitarbeiter mit ihrem Geschäftswagen ins Ausland reisen. Doch einfach starten und die Grenze überqueren, ist nicht immer eine gute Idee. Grundsätzlich spricht zwar nichts gegen Auslandsfahrten. Aber gerade bei User-Choosern, die ihren Firmenwagen auch privat nutzen, sollten die Bedingungen klar geregelt sein.

Prinzipiell sollten sich Fuhrparkverantwortliche darüber informieren, welche Regelungen im Ausland für ausländische Geschäftswagen gelten und wie sie ausgestattet sein müssen. Schließlich ist der Firmenwagen nichts anderes als ein Arbeitsmittel, das der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern zur Verfügung stellt und das einen gesetzlich vorgeschriebenen Standard erfüllen muss. Wird das Auto im dienstlichen Auftrag im Ausland eingesetzt, muss es technisch den dortigen Vorgaben entsprechen. Und dafür ist letztendlich das Flottenmanagement beziehungsweise der Flottenverantwortliche zuständig.

Wer aber weiß schon, dass in Dänemark gar keine Warnwesten vorgeschrieben sind, in Österreich dagegen für jeden Passagier eine Weste an Bord sein muss? Kroatien verlangt ein Ersatzlampenset, in Tschechien muss man einen Ersatzreifen und ein Pannenset mitführen, in Bosnien und Herzegowina ein Abschleppseil und in Lettland einen Feuerlöscher. Nur: Die Firmenwagen standardmäßig für alle Eventualitäten auszurüsten ist in der Praxis kaum möglich. Die Fahrer zu verpflichten, Auslandsfahrten in exotischere Länder anzumelden und dann die Vorschriften zu prüfen, sehr wohl. Außerdem empfiehlt es sich, einmalig eine Liste der wichtigsten europäischen Regeln zusammenzustellen und mit in die Fahrzeugmappe zu legen.

Nachweis, dass der Mitarbeiter den Wagen fahren darf
Grundsätzlich müssen bei Fahrten ins Ausland diverse Papiere mitgeführt werden. Neben der obligatorischen Zulassungsbescheinigung, dem sogenannten Fahrzeugschein, sowie dem Versicherungsnachweis, auch bekannt als „Grüne Karte“, gehört unbedingt eine Auslands-Fahrerlaubnis ins Handschuhfach. Die wird vom Arbeitgeber ausgestellt und bescheinigt, dass der Mitarbeiter das Fahrzeug auch im Ausland fahren darf. Das Dokument sollte mindestens Fahrzeugmarke und -modell, Fahrzeug-ID-Nummer, Kennzeichen und Name des Mitarbeiters auflisten. Automobilclubs bieten entsprechende Vorlagen zum kostenlosen Download an. Ohne dieses Papier könnte ein Mitarbeiter in den Verdacht geraten, das Auto unterschlagen zu haben. Ein europäischer Unfallbericht darf ebenfalls nicht fehlen. Im Falle eines Crashs listet das in diversen Sprachen abgefasste Dokument alle nötigen Daten auf und erleichtert später die Unfallabwicklung.

Apropos Unfall: Für den Schadenersatz gilt immer das ausländische Recht, teils mit geringeren Deckungssummen, weniger Schmerzensgeld und ohne Anspruch auf einen Ersatzwagen. Deshalb empfiehlt es sich, einen Auslandsschadenschutz abzuschließen. Wird der Fahrer unverschuldet in einen Unfall verwickelt, wickelt die eigene Versicherung den Schaden nach deutschem Standard ab und holt sich das Geld vom ausländischen Verursacher, was schneller und einfacher geht.

A1-Bescheinigung über Versicherung
Die A1-Bescheinigung dagegen hat nichts mit dem Firmenwagen zu tun, ist aber bei jeder grenzüberschreitenden Tätigkeit vorgeschrieben. Nicht nur Handwerker oder Berufskraftfahrer brauchen sie, sondern alle Mitarbeiter, die im Ausland arbeiten und einen deutschen Geschäftswagen nutzen. Wer also eine ausländische Niederlassung besucht oder Kunden auf einer Messe im Ausland trifft, muss bei einer Kontrolle seinen deutschen Versicherungsschutz per A1-Bescheinigung nachweisen. Dies gilt selbst bei einem kurzen Abstecher über die Grenze zum Tanken. Kontrolliert werden die Bescheinigungen durchaus, vor allem in Österreich und Frankreich.

Längerer Aufenthalt im Ausland
In der Regel dauert eine Dienstreise nur ein paar Tage. Aber es gibt natürlich auch Fälle, in denen die Mitarbeiter für längere Einsätze entsendet werden. Nur: In Deutschland zugelassene Firmenwagen dürfen nicht unbegrenzt im Ausland eingesetzt werden. Häufig verlangen die ausländischen Behörden ab sechs Monaten Aufenthalt eine spezielle Genehmigung, um ein deutsches Auto dort zu betreiben.

Noch komplizierter sind die Fälle, in denen die Mitarbeiter im Ausland wohnen, aber einen Geschäftswagen mit deutscher Zulassung fahren. In Österreich beispielsweise besteht der Fiskus dann auf einer österreichischen Zulassung. Die aber bekommen nur Unternehmen mit mindestens einer österreichischen Niederlassung. Auch wenn ein Niederländer seinen deutschen Geschäftswagen in den Niederlanden privat fährt, wird das Auto dort steuerpflichtig.

Überhaupt sind Privatfahrten mit dem Firmenwagen ins Ausland heikel. Aber wie immer gilt: Je genauer Überlassungs- oder Arbeitsvertrag regeln, was Mitarbeiter mit ihrem Auto tun dürfen und was nicht, desto weniger Schwierigkeiten sind zu erwarten. Wichtig ist zudem festzulegen, wer ans Steuer darf: Nur der Mitarbeiter? Angehörige oder Freunde? Dürfen sie den Wagen nur steuern, wenn der Mitarbeiter an Bord ist? Oder im Urlaub womöglich auch mal schnell allein zum Bäcker düsen? Die meisten Unternehmen verzichten darauf, private Trips über die Grenzen hinweg zu verbieten. Sei es, weil sie es sich nicht mit ihrer Belegschaft verscherzen wollen, oder schlicht aus Unwissenheit über die Folgen.

Dabei gibt es mehrere Möglichkeiten, die Privatnutzung einzuschränken. Die einfachste: Man erlaubt Privatfahrten nur in Deutschland. Oder man regelt vertraglich, dass die Mitarbeiter Sprit und Autobahngebühren im Ausland aus eigener Tasche bezahlen. Angesichts von Sprit- und Strompreisen, die im Ausland häufig wesentlich höher sind als in Deutschland, laufen so die monatlichen Kosten für Tanken und Laden nicht aus dem Ruder. Wer großzügig ist und auch diese Kosten übernimmt, kann aber gegenüber dem deutschen Fiskus sogar die ausländische Umsatzsteuer herausrechnen.

Haben die Mitarbeiter allerdings auch jenseits der Grenzen freie Fahrt, sollten Arbeitgeber zumindest eine jährliche Kilometer-Obergrenze festlegen. Und auch eine Selbstbeteiligung bei selbst verschuldeten Unfällen ergibt durchaus Sinn. Denn Statistiken zufolge verstoßen Autofahrer im Ausland öfters gegen Verkehrsregeln als in der Heimat.