Das lästige Übel

Regelmäßig checken, ob die Firmenwagen technisch in Ordnung sind, Fahrer in ihre Autos einweisen, die UVV (Unfallverhütungsvorschriften) beachten – es gibt jede Menge Aufgaben, die Unternehmen im Rahmen der Halterhaftung bewältigen müssen. Aber keine Regelung sorgte über Jahre hinweg für so viele Diskussionen und Haareraufen wie die Pflicht, zu kontrollieren, ob die Mitarbeiter einen gültigen Führerschein besitzen. Mittlerweile lässt sich das relativ einfach elektronisch erledigen. Doch noch bis vor wenigen Jahren führten viele Flottenmanager umständliche Excel-Listen und ließen die Belegschaft regelmäßig antanzen, damit sie ihre Fahrerlaubnis vorlegen.

Dass sich ein Unternehmen versichern muss, ob die Mitarbeiter zu Recht hinterm Steuer ihres Geschäftswagens sitzen, ist nachvollziehbar. Das ist im beruflichen Alltag nicht anders als bei privaten Fahrzeugen. Ob man auf einer Urlaubsreise den Kumpel ans Steuer lässt oder als Unternehmer einem Mitarbeiter einen Firmenwagen überlässt: Jeder muss sicherstellen, dass der Fahrer über eine gültige Fahrerlaubnis verfügt. Die Grundlage dafür liefert Paragraf 21 Abs. 1 Nr. 2 des Straßenverkehrsgesetzes, das auch gleich die mögliche Strafe nennt: Geldbuße, im schlimmsten Fall bis zu einem Jahr Haft.

Nur: Wie oft müssen die Halter kontrollieren? Und überhaupt: Wie soll das gehen, wenn die Belegschaft übers ganze Bundesgebiet verstreut ist und selten in die Firma kommt? Und wer soll das übernehmen? Letzteres lässt sich einfach beantworten: der Halter des Firmenwagens. Dies ist grundsätzlich eine natürliche Person, selbst wenn die Firma im Fahrzeugschein eingetragen ist. Letztendlich hängt die Verantwortung also beim Geschäftsleiter oder dem Inhaber. Die haben aber in der Regel Besseres zu tun. Deshalb dürfen sie diese Aufgabe delegieren, beispielsweise an einen Mitarbeiter des Fuhrparkmanagements. Allerdings genügt es nicht, dem Kollegen im Vorbeigehen zuzurufen „Müller, übernehmen Sie das mal“. Nur mit einer klaren, schriftlichen Anweisung ist die Geschäftsleitung aus dem Schneider.

Hat Müller den Job übernommen, fängt die Arbeit an. Er muss sich eine Systematik erarbeiten, mit deren Hilfe er die Führerscheine im Original zu sehen bekommt. Nutzt er die regelmäßigen Betriebsversammlungen? Oder die wöchentlichen Vertriebssitzungen? Oder beordert er die Kollegen einfach so zu sich ins Büro? Außerdem muss er jede Kontrolle dokumentieren. Wer aber muss den Führerschein vorzeigen? Auch der Chef? Hierzu äußert sich der Gesetzgeber ganz eindeutig. Die Kontrollpflicht betrifft nicht nur die Dienstwagenberechtigten, sondern alle, die sich hinters Steuer eines Fahrzeugs klemmen. Selbst den Azubi, der die Poolfahrzeuge zum Tanken fährt. Um ganz sicherzugehen, lassen sich manche Fuhrparkverantwortliche deshalb die Führerscheine aller Mitarbeiter vorlegen. Selbstverständlich auch die des Chefs beziehungsweise der Vorgesetzten. Jedoch genügt es nicht, sich eine Kopie der Fahrerlaubnis übermitteln zu lassen. Die könnte ja bereits älter sein. Ganz wichtig ist zudem die Dokumentation der Kontrolle: Der Gesetzgeber verlangt, Datum und am besten Ort der Kontrolle schriftlich festzuhalten.

Flottenverantwortliche sollten sich die Fahrerlaubnis auch jedes Mal genau anschauen. Hat der Mitarbeiter überhaupt die Freigabe für die erforderliche Fahrzeugklasse, also beispielsweise die Klasse C, wenn er größere Transporter über 3,5 Tonnen fahren muss? Ist eingetragen, dass er eine Brille tragen muss? Ist der Führerschein womöglich nur für Automatikautos gültig? Einen Sonderfall stellen ausländische Papiere dar, denn nicht alle werden in Deutschland anerkannt. Die Juristen des Bundesverbands Betriebliche Mobilität e. V. empfehlen einen genauen Blick auf Spalte 12 des Scheins. Steht dort die Schlüsselzahl 70 in Kombination mit einem Ländercode, dann handelt es sich zwar um einen EU-Führerschein, aber nicht um eine EU-Fahrerlaubnis, denn die Prüfung wurde in einem Drittstaat abgelegt. Und das könnte bedeuten, dass die Führerscheinklasse ohne Prüfung eingetragen wurde. Ausländische Mitarbeiter können in Deutschland auch nicht unbegrenzt mit ihren originalen Papieren Auto fahren. Sind sie länger als sechs Monate in Deutschland gemeldet, verfällt der ausländische Schein und sie müssen einen deutschen Führerschein machen. Die Verbandsjuristen warnen zudem: Die Klasse CE der ausländischen Fahrerlaubnis ist in Deutschland nur maximal fünf Jahre lang gültig, selbst wenn ein späteres Ablaufdatum eingetragen ist. Häufig sind auch für die Klassen C, CE, D1, D1E, D oder DE längere Geltungsdauern eingetragen. Trotzdem darf der Kollege ab dem Moment, an dem er seinen Wohnsitz in Deutschland meldet, auch damit nur noch sechs Monate fahren. Auch hier empfiehlt sich eine ausführliche Dokumentation. Das Ablaufdatum sollte ebenfalls schriftlich festgehalten werden, am besten gleich mit einer Terminwarnung.

Aber wie oft muss kontrolliert werden? Hierzu äußert sich der Gesetzgeber nicht eindeutig, und auch die Gerichte haben dazu keine entsprechenden Urteile gefällt. Juristen empfehlen aber halbjährliche Checks. Und falls bekannt wird, dass gegen einen Mitarbeiter ein Bußgeldverfahren läuft oder ein Dienstwagenfahrer plötzlich nur noch mit Bus und Bahn zur Arbeit kommt, sind weitere Kontrollen angebracht. Klingt kompliziert? Ist es auch. Deshalb überlassen die meisten Unternehmen den Führerscheincheck externen Profis. Die nutzen in der Regel entweder einen auf den Führerschein aufgeklebten QRoder Barcode, oder wie LapID, ein rechtssicheres Siegel. Die Mitarbeiter werden dann per Mail aufgefordert, innerhalb eines bestimmten Zeitraums ihren Führerschein über eine App auslesen zu lassen. Der Vorgang wird im Hintergrund automatisiert dokumentiert. Verweigert oder vergisst ein Mitarbeiter die Kontrolle, bekommt der Chef eine entsprechende Info. Etwas aufwendiger ist die Kontrolle mithilfe eines auf dem Führerschein aufgeklebten NFC-Chips. Denn dann benötigt man spezielle Lesegeräte, um die Daten zu übertragen.

Fünf Tipps für die Führerscheinkontrolle: 
• Mindestens alle sechs Monate kontrollieren. 
• Jede Kontrolle schriftlich dokumentieren. 
• Prüfen, ob die Führerscheinklassen und Schlüsselzahlen passen. 
• Bei ausländischen Führerscheinen Ablaufdatum beachten. 
• Kontrolle aller Mitarbeiter, die Fahrzeuge fahren. Nicht nur Dienstwagenberechtigte, sondern auch die Fahrer von Poolfahrzeugen