Mit einem Klick

Auf den Fuhrparkleiter von heute kommen immer mehr Aufgaben zu: Er muss sich nicht mehr nur um die Organisation und Verwaltung der Fahrzeugflotte kümmern, sondern soll als Mobilitätsmanager die gesamte betriebliche Mobilität koordinieren und sicherstellen. Mit einem individuellen, flexiblen und nachhaltigen Angebot, inklusive neuer Formen von Mobilität wie Carsharing oder Bikeleasing, sollen die Bedürfnisse der Mitarbeiter erfüllt werden. Da der Fuhrpark aber gleichzeitig eine der größten Kostenstellen im Unternehmen darstellt, sollen alle Prozesse, deren Anzahl und Komplexität natürlich zunimmt, fortlaufend optimiert werden, damit Kosten eingespart werden können. Die steigenden Kraftstoff- sowie Strompreise sowie höhere Listenpreise sind in dieser Hinsicht nicht gerade förderlich. Die Einhaltung rechtlicher Rahmenbedingungen ist eine weitere Aufgabe, die auf keinen Fall vernachlässigt werden darf. Excel ist zwar ein gutes Tool, um einen Überblick über die Kosten zu behalten, aber nicht mehr ganz zeitgemäß und den steigenden Anforderungen gewachsen, gerade wenn man an die zeitaufwendige Bearbeitung der Papierbelege denkt. An dieser Stelle kommt die Fuhrparksoftware ins Spiel, welche die Arbeit des Flottenleiters erleichtern und verbessern soll, und zwar über verschiedene Wege.

Vorteile
Ein Echtzeitüberblick über alle relevanten Informationen im Fuhrpark wird mehr und mehr unverzichtbar, da eine immer größer werdende Menge an Daten, teilweise aus unterschiedlichen Quellen, zusammenkommt. Hans-Joachim Guth, Geschäftsführer der Carano Software Solutions GmbH, erläutert dazu: „Durch den Einsatz einer Fuhrparksoftware wird die Menge an Daten im Fuhrpark zwar nicht reduziert, aber effektiv gebündelt und zentral verarbeitet. So bleibt mehr Zeit für das strategische Management der Flotte. Unabhängig von Größe und Branche ist eine Fuhrparksoftware daher ein unverzichtbares Werkzeug, das Fuhrparkverantwortliche in ihrer täglichen Arbeit entlastet und den administrativen Arbeitsaufwand erheblich reduziert.“ Die ausgewerteten Daten können dann mit einem Klick abgerufen und verglichen werden. Denn erst aufgrund von ermittelten und analysierten Daten lassen sich fundierte Entscheidungen treffen, welche wiederum zur Effizienzsteigerung und damit Kostenreduktion führen können. Übersichtliche Dashboards und auf Knopfdruck generierte Reports, welche die nötigen Informationen schnell bereitstellen, machen diese Aufgabe fast zu einem Kinderspiel. Für die Umstellung auf Elektromobilität sind Daten, etwa zu Nutzungsmustern, weiterhin äußerst hilfreich: „Fuhrparkmanagementsysteme wie Webfleet erleichtern den geordneten Einstieg in die Elektromobilität und sind bei der praktischen Umsetzung eine geeignete Entscheidungshilfe, um den Einstieg in die Elektromobilität zu planen und das Management der eigenen E-Fahrzeuge im laufenden Betrieb zu etablieren. So verfügt Webfleet bereits heute über eine Reihe praktischer Reports und Funktionen, wie den standardmäßig einsehbaren Planungsreport zur Flottenelektrifizierung. Mit diesem können Fuhrparkleiter prüfen, welcher Anteil ihrer Flotte (und welche Fahrzeuge speziell) aufgrund ihrer üblichen Fahrtwege für einen Austausch durch E-Fahrzeuge geeignet sind“, erklärt Wolfgang Schmid, Webfleet Head of Central Region (DACH).

Zu einem Überblick gehört auch, die gesamte Kostenstruktur im Blick zu behalten. Erst wenn die Ausgaben transparent sind, lassen sich Dinge wie Kraftstoffverbrauch, Umfang und Anzahl der Wartungsarbeiten oder Versicherungsprämien sinnvoll reduzieren. „Eine Fuhrparkmanagementsoftware hilft bei der Verwaltung der komplexen Aufgaben innerhalb der Unternehmensflotte und verschafft einen Überblick über Kostentreiber und Fahrzeugnutzung. Neben Einsparpotenzialen können auch wichtige Kennzahlen zum Beispiel in Bezug auf Umwelt und Personal sowie Compliance ausgewiesen und optimiert werden“, weiß Michael Poglitsch, Managing Director der Mobinck Germany GmbH. Mit der richtigen Software lassen sich darüber hinaus die Kosten pro Fahrzeug aufschlüsseln: Durch die digitale Fahrzeugakte, mit Verträgen, Rechnungen und Berichten, lässt sich das komplette Fahrzeug abbilden und Ausreißer mit besonders hohen Reparatur- oder Wartungskosten können ausfindig gemacht werden. Die Reduzierung der Betriebskosten bringt dabei nicht nur Wettbewerbsvorteile, sondern kommt auch der Umwelt zugute, wie Dirk Zieschang, Geschäftsführer der InNuce Solutions GmbH, verrät: „Die Fuhrparkmanagementplattform FleetScape IP hilft Fuhrparkleiter:innen höchstmögliche Klarheit, Sicherheit, Wirtschaftlichkeit und Nachhaltigkeit in allen Fragen der Mobilität zu erreichen.“

Den größten Pluspunkt bei der täglichen Arbeit stellt aber sicherlich die umfassende Automatisierung von Standardprozessen bei der Verwaltung der Flotte dar. Zeitraubende, manuelle Routinevorgänge, wie die Datenerfassung aus Papierbelegen, entfallen, wodurch der administrative Arbeitsaufwand gesenkt wird. „Durch die Automatisierung und Integration zentraler Prozesse können Unternehmen ihre Fahrzeugflotten optimal verwalten, die Betriebskosten senken und gleichzeitig die Sicherheit und Zufriedenheit der Fahrer erhöhen. Dies führt zu einer arbeitskraft- und budgetoptimierten Verwaltung des Fuhrparks“, zeigt Britta Braig, Director Marketing bei der AZOWO GmbH und ehemalige Fuhrparkleiterin. Der Fuhrparkleiter wird zusätzlich durch eine Übersicht über alle anstehen Aufgaben und Termine entlastet. Die Verwaltung der Fahrzeuge, wie etwa deren Zuweisung oder die Wartungsplanung und -durchführung, wird stark vereinfacht. Durch die so optimierten Betriebsabläufe kann der Flottenmanager sich dann auf die strategische Ausrichtung der Flotte konzentrieren oder, falls die Verwaltung des Fuhrparks nur „Nebenaufgabe“ ist, sich seinen eigentlichen Aufgaben widmen. Felix Schmidt, Shiftmove Chief Product Officer, weist auf einen weiteren Pluspunkt der Software hin: „Wir sehen, dass die Verwaltung des Fuhrparks durch mehrere Personen ein großes Thema ist, insbesondere bei Unternehmen mit mehreren Standorten. Mit einer Flottenmanagementsoftware können alle berechtigten Personen auf eine gemeinsame Plattform und einen gemeinsamen aktuellen Datensatz zugreifen. So etwas könnte in Excel nicht mehr sinnvoll abgebildet werden.“ Doch müssen Unternehmen, um diese Vorteile nutzen zu können, die gesamte Software erwerben

Module
Da verschiedene Unternehmen auch unterschiedliche Prioritäten haben, muss die Fuhrparkmanagementsoftware nicht als Gesamtpaket erstanden werden, sondern einzelne Teile können nach und nach erprobt und erworben werden „Fuhrparkmanagementlösungen, wie Vodafone Business Fleet Analytics, ermöglichen die effiziente und unkomplizierte Verwaltung von Flotten, indem sie Echtzeitdaten zu Standort, Wartungsbedarf, Fahrverhalten und Fahrzeugleistung liefern. Die Größe und Art des Fuhrparks spielen dabei keine große Rolle. Denn heutzutage sind die meisten Lösungen modular aufgebaut und können an die Anforderungen des Kunden – in Form von maßgeschneiderten Servicepaketen – angepasst werden“, erklärt David Brown, Senior Produktmanager Connected Mobility von Vodafone. Dabei ist es erforderlich, dass sich die Software nahtlos in bestehende Systeme einbinden lässt: „Für die Flexibilität der Unternehmen ist wichtig, dass ein Plug & Play-Ansatz in der Software möglich ist, sodass schnell und unkompliziert benötigte Module implementiert werden können und die Unternehmen sofort von den Funktionen profitieren, ohne lange Wartezeiten für Installation und Konfiguration. So gelingt eine optimale Auslastung der Ressourcen und der Budgetdruck sinkt. Unsere cloudbasierte Lösung ist ein System, das von einem zentralen Server mit garantiertem Datenschutzkonzept bereitgestellt wird und von unseren Kunden über definierte Rollen genutzt wird. Für Konzerne mit ausgeprägter Holdingstruktur ist dies der neue Standard in der digitalen Transformation der Unternehmensmobilität“, sagt Britta Braig.

Neben der allgemeinen Fuhrparksteuerung sind bei den Modulen besonders die Abrechnung von Kraftstoffkosten, die Tourenplanung, ein Schadenmanagement sowie ein elektronisches Fahrtenbuch gefragt. Auch das Thema der Halterhaftung spielt eine große Rolle: „Die Halterhaftung ist nach wie vor ein sehr wichtiges Thema im Fuhrpark. Meist ist die Einhaltung der damit einhergehenden Pflichten jedoch mit einem hohen Zeit- und Arbeitsaufwand verbunden. Für Fuhrparkverantwortliche sind daher Module besonders spannend, die bei der Erfüllung der Halterhaftungspflichten unterstützen und für mehr Sicherheit im Fuhrpark sorgen. Dazu zählen beispielsweise die Durchführung der elektronischen Führerscheinkontrolle mittels Smartphone-App oder die UVV-Fahrerunterweisung als E-Learning-Kurs. Sie erleichtern die Terminorganisation, sorgen für eine lückenlose Dokumentation und bieten den Fahrern viel Flexibilität“, legt Hans-Joachim Guth dar. Die Führerscheinkontrolle spielt aber auch an anderer Stelle eine Rolle, wie Clemens Herzig, Vertriebsbereichsleiter Mobility bei der Kemas GmbH, weiß: „Eine Fuhrparksoftware bietet revisionssichere Prozesse und Automatisierungsfunktionen, die die Verwaltung und Sicherheit des Fuhrparks verbessern. Besonders wichtig ist die sichere Übergabe der Fahrzeugschlüssel, die mit einer Führerscheinkontrolle verbunden ist. Dies gewährleistet, dass nur berechtigte Fahrer Fahrzeuge nutzen können, und minimiert Haftungsrisiken.“

Schnittstellen
Damit einzelne Module, wie beispielsweise die Abrechnung von Tankkosten, auch funktionieren, sind verschiedene Schnittstellen notwendig. Zum einen zählen dazu Schnittstellen zu anderen Abteilungen, zum anderen solche zu externen Dienstleistern. Durch die interne Anbindung an die Finanzbuchhaltungssoftware lassen sich Rechnungen einfach und automatisch übertragen, der Zeitaufwand für die manuelle Dateneingabe und -verarbeitung entfällt auch hier wieder. Dazu kommt bei den internen Anbindung eine Schnittstelle zur HR-Abteilung, die auch hier eine doppelte Dateneingabe unnötig macht und den Arbeitsaufwand reduziert. Extern sind besonders Importe von Tankoder auch Mautbelegen in die Software gefragt, da diese dann automatisch abgerechnet werden können, wie Michael Poglitsch angibt: „Kunden fragen in erster Linie Schnittstellen zu Leasinggebern und Mineralölgesellschaften an, auch die Anbindung von Dienstleistern wie Schadenabwicklern oder Führerscheinprüfungs-Anbietern ist für viele Kunden von Relevanz. Außerdem nehmen Wünsche nach alternativen Mobilitätsformen wie Fahrradleasing und Mobilitätsbudgets deutlich zu.“

Neu hinzugekommen ist eine Anbindung an ein vorhandenes Lademanagementsystem, welches das intelligente Laden von E-Fahrzeugen in die individuellen betrieblichen Abläufe und die Energieinfrastruktur integriert. Zusammen mit Telematiksystemen lässt sich nicht nur die Reichweite eines E-Autos ermitteln, auch die Überprüfung des Fahrzeugstandortes beziehungsweise des Fahrzeugzustandes wird möglich. Dazu kommt natürlich die Möglichkeit des elektronischen Fahrtenbuches. Auch mobile Anwendungen, wodurch die Fahrer über ihre Endgeräte miteingebunden werden, sind in den letzten Jahren vermehrt hinzugekommen. „Besonders der Bedarf, die Fahrer und Kunden direkt in die Systeme einzubeziehen, steigt. Mit unseren mobilen Anwendungen comm.mobile können diese Personengruppen selbstständig auch auf ihren mobilen Endgeräten ein Fahrzeug konfigurieren, Autos aus einem Fahrzeugpool buchen und sich an weiteren – auch kundenindividuellen – operativen Fuhrparkmanagementprozessen (zum Beispiel Schadenmanagement, Fahrzeugübergabe und -rückgabe) sinnvoll beteiligen“, sagt Lavinio Cerquetti, Vorstand der community4you AG. Die Software gewährleistet so eine schnelle und reibungslose Geschäftsabwicklung, da Leiter, Lieferanten und Fahrer zeitgleich über alle Prozessschritte zu jeder Zeit informiert sind, und beendet eventuelle Systembrüche, da alle relevanten Daten in einem zentralen System gebündelt werden.

KI
Zuletzt noch der Punkt der KI: Diese hat durchaus das Potenzial, die Fuhrparksteuerung erheblich zu verbessern. Durch die Analyse von Fahrzeugdaten in Echtzeit lassen sich etwa eventuelle Wartungsaufgaben vorhersagen. Die proaktive Instandhaltung (Stichwort predictive maintenance) kann helfen, Aus- oder sogar Unfälle zu minimieren. Auch eine mögliche Rechnungs- oder Vertragsprüfung durch die KI, selbstverständlich noch einmal vom Fuhrparkverantwortlichem kontrolliert, wird die Kosten durch einen geringeren Arbeitsaufwand reduzieren. Klaus Böckers, Vice President Nordics, Central and Eastern Europe, Geotab GmbH, zeigt einen weiteren Vorteil auf: „Egal ob integrierte oder After-Sales-Lösung, die Fahrzeuge von heute generieren Daten – und zwar eine ganze Menge. Da können Nutzer leicht den Überblick verlieren. Hier können AI-basierte Lösungen Klarheit schaffen, wie zum Beispiel Geotab Ace. Ähnlich der Interaktion mit ChatGPT können Fuhrparkmanager durch natürliche Spracheingabe schnell Antworten von der KI erhalten, ohne selbst Datenexperten zu sein oder Zeit für das Erstellen von Reports aufwenden zu müssen.“

Fazit
Eine Fuhrparkmanagementsoftware hilft, die Verwaltung der Flotte effizient und damit kostenoptimiert zu gestalten, wodurch sich die Ausgaben für die Software selbst schnell rechnen. Dazu wird der Fuhrparkverantwortliche in seiner Arbeit entlastet, also ein Gewinn für alle Seiten. Durch den modularen Aufbau steht einer Erprobung also nichts mehr im Wege.