Budget für Höchstmaß an Flexibilität

Wer Alternativen zum Pendeln mit dem eigenen Auto oder dem Dienstwagen sucht, stößt heute auf eine Vielzahl von Möglichkeiten den Weg zur und von der Arbeit zu absolvieren: Sei es das Zufußgehen bei einer kurzen Entfernung zur Arbeitsstelle, das Fahrrad oder der öffentliche Personennahverkehr (ÖPNV) in Form von Bussen oder Bahnen. Ab etwa zwanzig Kilometern kann das Pendeln zur Arbeit ohne einen Pkw jedoch schon die Nutzung mehrerer verschiedener Mobilitätsformen – der sogenannten multimodalen Mobilität – erforderlich machen. Das hat womöglich zur Folge, dass die Zeit für das Pendeln deutlich ansteigt und/oder sich der Komfort bei der Buchung, Nutzung beziehungsweise der Abrechnung mit dem Arbeitgeber gegenüber der Nutzung des Autos für diese Strecken verschlechtert. Ein Mobilitätsbudget soll dem Mitarbeitenden ein Höchstmaß an Flexibilität bieten, aber dabei die Aufwände aufseiten der Arbeitgebenden wie auch der Arbeitnehmenden möglichst geringhalten. So stellt der Arbeitgebende ein zuvor festgelegtes Budget bereit, welches der Mitarbeitende ganz nach Belieben für verschiedene Verkehrsmittel über den Monat einsetzen kann – oftmals nicht einmal beschränkt auf geschäftliche Fahrten. Auch das Restbudget, was am Ende des Monats nicht ausgeschöpft wurde, lässt sich bei einigen Unternehmen aufsparen.

Für Eva Rothe, Commercial Director bei der Arval Deutschland GmbH, sind alternative Mobilitätsangebote wie das Mobilitätsbudget für die Mitarbeitenden nicht ein Ersatz des Firmenwagens, sondern eine Ergänzung des betrieblichen Mobilitätsportfolios: „Nach wie vor erfreut sich der Dienstwagen großer Beliebtheit. Laut dem Arval Mobility Observatory Fuhrpark-Barometer 2022 bauen 56 Prozent der befragten Unternehmen ihren Bestand an Firmenfahrzeugen weiter aus. Zudem werden alternative Angebote wie Bike-Leasing, Mobilitätsbudgets und Co. auch nicht als Ersatz für den klassischen Firmenwagen, sondern vielmehr als Ergänzung gesehen. Doch auch Arbeitnehmende, die keinen Anspruch auf ein Firmenfahrzeug haben, erwarten, dass das eigene Unternehmen ihre Mobilität unterstützt. Bieten Unternehmen Alternativen zum klassischen Dienstwagen an, können sie auf ganzer Linie davon profitieren. Solche zusätzlichen Benefits stellen für Bewerber:innen – neben dem Gehalt – einen ausschlaggebenden Faktor bei der Wahl des Arbeitgebenden dar. Sie motivieren die Belegschaft und steigern sowohl Loyalität als auch Zufriedenheit. Zudem erhöht ein breites Mobilitätsangebot die Attraktivität des Unternehmens für alle und zeigt, dass die Lebenswirklichkeiten der Mitarbeitenden beziehungsweise derer, die es potenziell werden wollen, erkannt werden.“ Somit kann sich die Ergänzung der Unternehmensmobilität in Zeiten von remote oder hybridem Arbeiten und der lauten gesellschaftlichen Forderung nach mehr Klimaschutz nicht nur in Bezug auf die dienstwagenberechtigten Mitarbeitenden lohnen. Denn Konzepte wie ein Mobilitätsbudget schließen einen größeren Kreis an Personen ein, die sich auf Firmenkosten fortbewegen können oder aufgrund ihrer Position sogar müssen.

Steuerlich sind die Alternativen zum Firmenwagen für Unternehmen reizvoll: Viele Firmen versteuern Mobilitätsleistungen unter „Sachbezüge“ und profitieren so ganz legal von den Vorteilen. Nutzen Mitarbeitende ihren Dienstwagen für private Fahrten, muss hier der geldwerte Vorteil versteuert werden. Beim Mobilitätsbudget spielt auch die Art und Höhe des Budgets eine Rolle. Dies kann sich steuerlich günstiger auf die Kosten auswirken. Jedoch sollten sich Arbeitgebende im Voraus mit steuerlichen und arbeitsrechtlichen Aspekten beschäftigen, denn die steuerlichen Vorgaben für die Berechnung des geldwerten Vorteils für private Fahrten mit Dienstfahrzeugen sind eindeutig gesetzlich geregelt. Die Verfahren für die Nutzung eines Mobilitätsbudgets jedoch noch nicht. Hier können je nach Mobilitätsart unterschiedliche Regeln gelten und Kosten für Steuern und Sozialabgaben anfallen. Gleichzeitig müssen Budgetverbräuche „verursachergerecht“ erfasst, abgerechnet und einzelnen Mitarbeitenden zugeordnet werden. Das kann einfach über eine Software per App von darauf spezialisierten Anbietern erfolgen. Bei der Umsetzung eines Mobilitätsbudgets für Mitarbeitende sollte sich das Fuhrparkmanagement in jedem Fall juristisch und steuerlich beraten lassen.

Die Erweiterung des Angebots personenbezogener Dienstwagen um ein Mobilitätsbudget erfordert jedoch nicht nur eine mentale Umorientierung, denn ab diesem Zeitpunkt entscheiden die Mitarbeitenden über ihre Mobilität bei geschäftlichen und privaten Fahrten. Sie ist auch mit organisatorischem Aufwand verbunden. Dies sollten Unternehmensführung, Betriebsräte sowie Mobilitätsmanager nicht unterschätzen und dementsprechend die Kosten einkalkulieren: So sind beispielsweise eigentlich simple Fragen wie „Wer ist berechtigt, von wem welche Leistungen in Anspruch zu nehmen?“ oder „Wer kommt letztlich finanziell dafür auf?“ bei einem Mobilitätsbudget nicht mehr so leicht zu beantworten. Entscheidend für die Beantwortung dieser Fragen ist, welche Vereinbarungen der Arbeitgebende mit den Dienstleistenden im Rahmen des Mobilitätsbudgets getroffen hat und ob der Arbeitnehmende beispielsweise für die Inanspruchnahme einzelner Leistungen der Dienstleistenden eigene vertragliche Regelungen eingehen muss. Dann würde nur die finanzielle Seite durch den Arbeitgebenden geregelt. Alternativ könnte auch zwischen Arbeitgebenden und Dienstleistenden ein echter Vertrag zugunsten Dritter, nämlich zugunsten des Arbeitnehmenden bestehen.