Frei in der Wahl

In Deutschland stellt der persönlich zugeordnete Dienstwagen nach wie vor ein Statussymbol dar, rund zwei Drittel der Neuzulassungen gehen auf Unternehmen zurück. Doch das positive Image bröckelt. Wie im Arval Mobility Observatory 2021 analysiert, ziehen Firmen als nächste Alternativen zum festen Dienstwagen die Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln (32 Prozent) und das Mobilitätsbudget (31 Prozent) in Betracht. Befragt nach den in den nächsten drei Jahren potenziell genutzten Alternativen nennen sogar 52 Prozent der Interviewten das Mobilitätsbudget. Dass dies auch jetzt schon immer öfter in Betracht gezogen wird, zeigen Pilotprojekte beziehungsweise Praxisberichte bekannter Unternehmen und Arbeitgeber wie SAP, der Stadt Bremen oder der Stadt Hamburg. In Bremen haben sich Anfang des Jahres alle sieben Geschäftsführer kommunaler Unternehmen, deren Verträge verlängert oder neu geschlossen wurden, für ein Mobilitätsbudget statt für einen Dienstwagen entschieden. In Hamburg stellen im Pilotprojekt des RealLabHH zahlreiche Unternehmen, darunter die Handelskammer Hamburg, das Reeperbahnfestival, der Zeit-Verlag, Funke Medien Hamburg und die in der Region ansässige Acer Computer GmbH, pro Betrieb rund 50 Mitarbeitenden ein Budget von bis zu 50 Euro pro Monat zur Verfügung, das diese für über die „HVV Switch“-App buchbaren Mobilitätsangebote (Bus, U- und S-Bahnen, Carsharing, E-Scooter, Ridesharing-Service Moia) nutzen können. Bei SAP weitet man den Pilotversuch, der an den Standorten Berlin und Potsdam gestartet war, auf alle Unternehmensstandorte aus. Das neue Mobilitätsbudget lasse sich daher aus mehreren Angeboten zusammenstellen, neben denen der Deutschen Bahn auch verschiedene ÖPNV-Tickets, Fernbusse, E-Roller, Car- oder Bikesharing, Mietwagen, Mitfahrdienste oder Taxi, so Fuhrparkleiter Steffen Krautwasser in einem Bericht der Rhein-Neckar-Zeitung. Teilnehmende Mitarbeiter erhielten dafür pro Jahr ein festes, virtuelles Budget. Analog zum Dienstwagen seien damit nicht nur Fahrten zum Arbeitsplatz, sondern auch in der Freizeit oder in den Urlaub abgedeckt. Lediglich das Flugzeug sei ausgenommen. Sollte am Jahresende noch etwas vom Budget übrig bleiben, werde es allerdings nicht ausgezahlt, sondern für nachhaltige Projekte ausgegeben.

Letztlich geht die Umsetzung solcher Projekte auch auf die Bedürfnisse einer wachsenden Zahl an Mitarbeitern zurück, die zufriedener mit multimodalen Mobilitätsangeboten sind als mit einem Dienstwagen. Multimodal bedeutet in diesem Falle, nicht nur auf ein Verkehrsmittel beschränkt zu sein, sondern aus einer Auswahl das im Augenblick oder in einem Zeitraum beste, also günstigste, schnellste, nachhaltigste oder zufriedenstellendste nutzen zu dürfen. Nutzen dürfen heißt hier, ein bestimmtes Budget als Gehaltszusatz oder als Gehaltsbestandteil im Rahmen eines nach Position im Unternehmen zugeordneten Budgets für die private und/ oder dienstliche Mobilität verwenden zu dürfen. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, das Budget als zu versteuernden Gehaltsbestandteil für Nicht-Dienstwagenberechtigte zu vergeben. Mit einem fixen monatlichen Mobilitätszuschuss in geringerer Form als für Dienstwagenberechtigte kann dieses Angebot auch für Arbeitnehmer mit niedrigeren Gehaltsstufen erstellt werden und so für mehr Gerechtigkeit sorgen und sich positiv auf das Betriebsklima auswirken.

Wenn sich aufgrund von Standortfaktoren Arbeitswege beispielsweise innerhalb einer Stadt besser und schneller mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder einem Fahrrad zurücklegen lassen, Parkplätze möglicherweise Mangelware sind oder Nutzer gar keinen Führerschein besitzen, dann müssen Alternativen her, um Fachkräfte und Spezialisten an ein Unternehmen zu binden. In der Regel erreicht das Angebot von Firmenwagen nur etwa fünf Prozent der Mitarbeiter. Mit einem Mobilitätsbudget können alle betrieblichen Mobilitätsbedürfnisse bedient und zudem kann auch mittelfristig eine Reduktion des Fuhrparks umgesetzt werden, was sich in der Nachhaltigkeitsbilanz positiv auswirken kann. Katja Hornung, Marketing- Managerin bei MOBIKO, dazu: „Was wir nunmehr stark beobachten: Mobilitätsbudgets wurden vor ein paar Jahren noch fast ausschließlich von kleineren Firmen eingeführt. Das hat sich deutlich gewandelt, denn vor allem die großen Unternehmen haben mit einem zunehmenden Kostendruck zu kämpfen. Dieser betrifft vor allem die Bereitstellung klassischer Fahrzeugangebote, aber auch den Kostenanstieg, den die CO₂-Bepreisung verursacht. Die Herausforderung ist nun, die Flexibilität für Mitarbeitende zu bewahren, aber zeitgleich die Kosten sowie den CO₂-Ausstoß im Griff zu haben. Dafür braucht es neue Angebote, als dessen Herzstück sich das Mobilitätsbudget eignet.“

Vorbereitung im Unternehmen 
Externe Dienstleister können unterstützen, das Potenzial für ein Mobilitätsbudget und dessen Umsetzbarkeit im Unternehmen zu analysieren. Tatsächlich kann es sich lohnen, in diesem Zuge Pilotprojekte mit eingeschränkten Nutzerkreisen zu starten oder Vorstufen zu testen, beispielsweise Downsizing von Dienstwagen plus Zurverfügungstellen des „übrigen“ Budgets. Wenn die Vorzeichen für die Einführung eines Mobilitätsbudgets gut stehen, also der Anklang im Unternehmen vorhanden und die Geschäftsführung positiv eingestellt ist, müssen diverse Vorkehrungen wie die Anpassung der Car-Policy (wie genau das Budget verwendet werden darf – auch privat, von Familienangehörigen, mit welchen Nachweisen et cetera) oder Regelungen in Bezug auf den Arbeitsvertrag beziehungsweise das zur Verfügung zu stellende Budget getroffen werden. Das Wichtigste dabei ist, dass die verschiedenen Rechnungen und Belege für die Nutzung der jeweiligen Mobilitätsformen an einer Stelle zusammenlaufen und zugeordnet werden können. Die Vorreiter des Mobilitätsbudgets denken bereits digital und bieten App- und Softwarelösungen an, die eine elektronische Belegerfassung beinhalten.

Steuerliche Regelungen 
Insgesamt ist die Versteuerung des Mobilitätsbudgets recht komplex aufgrund verschiedener Ansätze und Optionen für Arbeitnehmer und Arbeitgeber (siehe auch Seiten 62ff). Paragraf 37 b EStG kann hier weiterhelfen, denn er besagt im Tenor, dass alle nicht in Geld bestehenden betrieblichen Zuwendungen, die zusätzlich zum vereinbarten Lohn erbracht werden und 10.000 Euro im Jahr nicht übersteigen, einheitlich mit einem Pauschalsteuersatz von 30 Prozent abgegolten werden können. Wenn ein Arbeitnehmer nur ein Jobticket in Anspruch nimmt und diese Option zusätzlich zum Lohn gewährt wird, unterbleibt die Versteuerung. Ein Dienstfahrrad wird als verwendungsgebundene Zusatzleistung ebenfalls steuerfrei gestellt. Bei einer Gehaltsumwandlung wird dies hingegen als voll steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn angesehen.

Mobilitätsbudget per App 
Das Mobilitätsbudget von MOBIKO ermöglicht Mitarbeitern, alle verfügbaren Verkehrsmittel und Mobilitätsservices weltweit zu nutzen und die Kosten beim Arbeitgeber ganz einfach per App abzurechnen. Anstatt die eingereichten Mobilitätsbelege pauschal zu versteuern, gewährleistet ein intelligenter Steueralgorithmus eine wirtschaftliche Optimierung und steuerkonforme Rückerstattung aller Ausgaben. Der Mitarbeiter bekommt schon beim Einreichen angezeigt, wie steuersensitiv seine Mobilitätsausgabe ist. Die Rückerstattung der eingereichten Mobilitätskosten soll dann automatisch im Folgemonat ohne großen Aufwand mit der Gehaltszahlung erfolgen. Je nach Mobilitätsnutzung kann der Mitarbeiter dabei mit einer deutlich höheren Nettoerstattung rechnen als bei einer reinen Gehaltserhöhung, so Katja Hornung. „In Zukunft möchten wir unser Angebot weiter auf die gesamte betriebliche Mobilität ausweiten. In der App können Unternehmen bereits heute neben dem freien Mitarbeiterbudget auch Angebote wie Dienstwagen und Dienstrad budgetär verwalten. In Zukunft soll der gesamte Mobilitätsmix zusammengebracht werden. Hierzu gehört auch die Erfassung von Mobilitätsvermeidung und emissionsneutrale Fortbewegung.“ Mit der Mobilitätsbudget App des Startups rydes, an dem unter anderem Porsche beteiligt ist, können Mitarbeiter sich egal wo, egal wann mit dem Fortbewegungsmittel ihrer Wahl bewegen. „Wir bieten hierbei das größte Partnerschaftsnetzwerk Europas an – egal ob das Taxi, Car-, Bike-, Scootersharing oder der ÖPNV, über unsere App können alle Arten der Mobilität gebucht werden. Den CO₂-Fußabdruck kompensieren wir vollständig über unsere zertifizierten Kompensierungspartner. Die HR und Flottenmanager können darüber hinaus das Budget ganz einfach in einem Tool verwalten, wir legen hierbei einen großen Wert darauf, uns in die vorhandenen IT-Systeme wie zum Beispiel SAP oder DATEV zu integrieren, damit die administrativen Prozesse erheblich reduziert werden können. In der Zukunft werden wir noch mehr Mobilität integrieren, die auch Mitarbeiter in ländlichen Regionen zufriedenstellt“, führt René Braun, CEO & Co-Founder rydes, das Konzept des Unternehmens aus.

Fazit: Mobilitätswandel und Klimaschutz, aber auch individuelle Bedürfnisse der Mitarbeiter machen ein Umdenken bei den betrieblichen Mobilitätsangeboten nötig. Der Zuspruch zeigt, flexible Lösungen mit digitaler Umsetzung sind im Kommen. Damit sollten sich moderne und zukunftsgerichtete Betriebe befassen. Letztlich stellt der Fachkräftemangel, aber auch Umstände wie Kostensteigerungen und Nachhaltigkeitsansprüche in der gesamten Wirtschaftskette diese Zugzwänge her.