Eine Radlänge voraus

Viele Gründe sprechen sowohl für das Angebot von Unternehmen als auch die Inanspruchnahme von Dienstradleasing durch den Mitarbeiter. Aus Unternehmersicht zählt die Motivation des Angestellten mit attraktiven, zeitund ortsgemäßen Mobilitätsalternativen zum Dienstwagen. Der Boom bei den E-Bikes sowie die Lockdowns in der Corona-Krise, in der hauptsächlich regionale Freizeitaktivitäten möglich waren, haben den Zuspruch zusätzlich befeuert. Nicht zuletzt sorgt – wie bei der E-Fahrzeug-Förderung – die politische Unterstützung für ein gesteigertes Interesse am Dienstrad. Denn diese bietet Möglichkeiten, kostengünstig ein Fahrzeug zu nutzen sowie den Klimaschutz sowohl von Unternehmensseite als auch privat auszubauen. Zudem ist erwiesen, dass Angestellte, die regelmäßig aufs (Dienst-) Rad steigen, durchschnittlich zwei Tage im Jahr weniger krank sind, weiß Lara Burger, Pressesprecherin bei der JobRad GmbH. „Das ist nicht nur gut für die eigene Gesundheit, sondern senkt gleichzeitig Krankheitskosten von Unternehmen. Diese Vorteile machen Dienstradleasing zu einem der aktuell gefragtesten Mitarbeiterbenefits, das deshalb immer häufiger Eingang ins Gesundheits- und Mobilitätsmanagement von Arbeitgebern findet.“ Kerstin Tewer, Leitung Innendienst, mein-dienstrad.de, ergänzt: „Da das Leasing von Diensträdern nun auch die tarifgebundenen Mitarbeiter erreicht hat – wie zum Beispiel den öffentlichen Dienst, der bislang nicht leasen durfte –, erlebt das Dienstradleasing noch mehr Zuspruch als ohnehin schon vorher in der freien Wirtschaft. Für immer mehr Arbeitnehmer ist dieses Incentive bei der Jobwahl mit ausschlaggebend.“

Aber auch wichtige steuerrechtliche Meilensteine haben den Erfolg von Diensträdern und Dienstradleasing in den letzten Jahren vorangetrieben: „Interessant werden Diensträder für Mitarbeitende besonders durch die vorteilhafte Gehaltsumwandlung“, fasst André Fenke, Head of Marketing & Communications bei der Arval Deutschland GmbH, zusammen: „Die Leasingrate wird direkt aus dem Bruttogehalt der Mitarbeitenden bezahlt. Seit Januar 2020 ist der geldwerte Vorteil der Fahrradüberlassung für Fahrräder, die ab dem 1. Januar 2019 per Gehaltsumwandlung überlassen wurden, nur noch mit 0,25 Prozent der unverbindlichen Preisempfehlung des Fahrrads zu versteuern. Darüber hinaus entfällt die Versteuerung des geldwerten Vorteils sogar komplett für Fahrräder und Pedelecs mit einer Motorunterstützung bis 25 km/h, die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer zusätzlich zum geschuldeten Lohn überlässt.“ Der umfassende Rundumschutz, der Services wie Wartungsverträge und Diebstahlversicherungen in der Leasingrate beinhalten kann, und die unbegrenzte Privatnutzung zählen ebenfalls zu den ausschlaggebenden Gründen für die Wahl eines solchen Gefährts. Darüber hinaus ist auch der Bezug mehrerer Diensträder möglich, da es bisher keine gesetzliche Beschränkung der Anzahl der Zweiräder gibt.

Die Gestaltung und die finanzielle Umsetzung des Dienstradleasings lassen sich wie oben beschrieben unterschiedlich angehen. Wie beim Dienstwagenleasing handelt es sich beim Bike-Leasing um eine Komponente der Mitarbeitermotivation mit Einfluss auf das Bruttogehalt, gibt Armin Villinger, Generalbevollmächtigter und Leiter Vertrieb Deutschland der Volkswagen Leasing GmbH, zu bedenken. „Deshalb müssen im Regelfall Personalwesen, Lohnbuchhaltung und Betriebsrat involviert werden. Hinzu kommen steuerrechtliche Aspekte. Für die reibungslose Umsetzung ist es wichtig, dass alle an einem Strang ziehen.“

Die derzeit beliebteste Variante des Dienstradleasings ist die der Entgeltumwandlung: Der Arbeitgeber schließt mit dem Dienstradleasinganbieter einen Rahmenvertrag über in der Regel drei Jahre. Zugleich schließen Arbeitgeber und Arbeitnehmer einen Überlassungsvertrag über das gewünschte Rad. Der Arbeitgeber least das vom Mitarbeiter ausgewählte Bike und behält einen Teil des Brutto-Arbeitslohns ein. „Mit dieser Variante kann der Arbeitnehmer bis zu 40 Prozent gegenüber dem Direktkauf sparen“, rechnet Richard Stahlschmidt, Vertriebsleiter Lease a Bike, vor. Zuschüsse durch den Arbeitgeber, beispielsweise die Übernahme von Inspektionskosten oder bestimmten Versicherungen, machen das Modell zusätzlich attraktiv.

„Generell sollte der Arbeitgeber das Thema Dienstradleasing mit seinem Steuerberater abklären“, empfiehlt Oliver Grothues, Vertriebsleiter PUROBIKE GmbH. „Der Steuerberater kennt das Firmenkonstrukt am besten und kann Fragen in Bezug auf Vorsteuerabzugsberechtigung oder die Tarifverträge beantworten.“ Weitere hilfreiche Hinweise beziehen sich darauf, dass in einem Nutzungsüberlassungsvertrag beziehungsweise in einer Änderung zum Arbeitsvertrag die Rechte und Pflichten beider Parteien (Arbeitgeber und Arbeitnehmer) wie auch die Höhe der monatlichen Kosten sowie der sorgfältige und bestimmungsmäßige Umgang mit dem Dienstrad geregelt sein sollten. „Hinsichtlich der rechtlichen und arbeitsschutzrechtlichen Rahmenbedingungen für das Dienstradleasing sind Unternehmen gut beraten, sich an einen zuverlässigen Leasinganbieter zu wenden, der ihnen entsprechende Mustervorlagen und Formulierungen zur Verfügung stellt“, gibt Richard Stahlschmidt interessierten Arbeitgebern mit auf den Weg. Für tarifgebundene Unternehmen empfiehlt es sich, vorab zu prüfen, ob der jeweilige Tarifvertrag eine Entgeltumwandlung ermöglicht. Ein wichtiger Hinweis kommt von Axel Hillebrandt, Leitung Marketing & IT Bikeleasing-Service GmbH & Co. KG: „Bei der Überlassung von Diensträdern zur betrieblichen und privaten Nutzung müssen Arbeitgeber neben steuerrechtlichen Regelungen vor allem die für jedes Unternehmen verbindlichen Unfallverhütungsvorschriften (UVV) zum Arbeits- und Gesundheitsschutz beachten.“

Das Steuerportal Haufe informiert, was bei der Übernahme des Fahrrads nach Ende der Leasinglaufzeit zu beachten ist: Die Differenz zwischen dem für das Dienstrad tatsächlich gezahlten Preis und dem üblichen Marktwert für das gebrauchte Fahrrad muss als geldwerter Vorteil versteuert werden. Zur Berechnung des Restwerts setzen die Finanzbehörden pauschal einen Betrag von 40 Prozent des ursprünglichen Neupreises an. In der Praxis übernehmen jedoch die meisten Leasinganbieter die Steuerlast für den geldwerten Vorteil des Arbeitnehmers über die Pauschalversteuerung nach § 37b EStG. Achtung: Eine spätere Übernahme des Dienstrads sollte nicht von vorneherein vereinbart werden, andernfalls gilt der Arbeitnehmer als wirtschaftlicher Leasingnehmer. 

Die verschiedenen Anbieter legen unterschiedliche Schwerpunkte bei ihren Services und Paketen, schließlich soll der Dienstradnutzer wie auch der Arbeitgeber so wenig Aufwand wie möglich mit dem Verwaltungsprozess haben.

Vorab können interessierte Arbeitnehmer mittels Leasingrechner die Konditionen des Wunschrads prüfen. Umfangreiche Absicherungen erleichtern die Nutzung des Dienstrads im Alltag und machen die Kosten planbar, beispielsweise können Verschleißversicherungen oder Inspektionsversicherungen abgeschlossen werden. In Apps lassen sich die Verträge praktisch verwalten, Servicetermine buchen oder Schäden melden. Auch bei Ausnahmen durch veränderte Lebens- oder Arbeitssituationen haben die Radleasingdienstleister schnelle und verträgliche Lösungen parat. Bei einigen Anbietern wie mein-dienstrad.de können Selbstständige, Freiberufler und kleine Unternehmen online einen Leasingantrag stellen, über den innerhalb kürzester Zeit entschieden wird. Auch bieten die Internetseiten der Dienstradleasinganbieter eine Übersicht über sämtliche Fachhändler, mit denen sie zusammenarbeiten, sodass Interessierte die in ihrer Region zuständigen Partner einfach finden können. Und last, but not least versorgen die Anbieter Unternehmen mit Infomaterialien, um die Belegschaft zum Fahrradleasing weiter zu motivieren.

Mit einem etwas anderen innovativen Konzept hat sich Company Bike auf Konzerne und führende Mittelständler spezialisiert, wie Maximilian Acht, CEO von company bike solutions GmbH, ausführt. Er geht auf Besonderheiten des Angebots ein: „Die Mitarbeiter unserer Kunden betreuen wir über die gesamte Vertragslaufzeit hinweg – von der individuellen Bike- Beratung und der persönlichen Übergabe der Räder inklusive Einweisung direkt am Arbeitsplatz bis zu unserem mobilen Reparaturservice bei den Unternehmen vor Ort. Auswahl und Bestellung der Räder funktionieren bequem und jederzeit über das Company Bike Portal des Arbeitgebers, das wir für jedes Unternehmen individuell und im Corporate Design gestalten.“ Auch die Arbeitgeber profitieren mit Company Bike von gut abgestimmten Prozessen: Ein zentraler Ansprechpartner betreut den Kunden, auch über mehrere Standorte hinweg, sämtliche Vorgänge werden digital, effizient, transparent, einfach und schnell abgewickelt. Zudem legt der Full-Service- Anbieter viel Wert auf vielfältige, kundenfreundliche Rücknahmeoptionen, sollte ein Mitarbeiter vor Ende der Vertragslaufzeit aus dem Unternehmen ausscheiden. Dazu gehört die Rückgabe des Fahrrads, der Kauf zu einem attraktiven Restwert, die Mitnahme des Vertrags ins Privatleasing oder gegebenenfalls zum neuen Arbeitgeber sowie die Weitergabe des Company Bikes an einen Kollegen. Auf diese Weise können Arbeitgeber sicher sein, dass kein Fahrradfuhrpark auf ihrem Gelände entsteht.

Fazit: Wenn das Fahrrad zu einem interessanteren Statussymbol für bestimmte Mitarbeiter geworden ist als der Dienstwagen, dann ist Dienstradleasing eine wichtige und wertvolle Ergänzung im Mobilitätsangebot von Unternehmen. Gerade in Zeiten, in denen es um Motivation, Klimaschutz und nachhaltige Ziele geht, sollte diese Alternative durchgedacht und mit allen Unternehmensinstanzen auf den Weg gebracht werden.