Partnerschaftliches Verhältnis

Für die Adolf Würth GmbH & Co. KG gehört Nachhaltigkeit zu den wichtigsten Strategiefeldern, auf welchen die Entwicklung des Unternehmens in den nächsten Jahren entscheidend vorangetrieben werden soll. Erklärtes Ziel ist es, bis zum Jahr 2024 für alle Standorte in Deutschland inklusive aller Niederlassungen klimaneutral zu sein. Die Mobilität ist dabei für einen nicht unerheblichen Anteil der Gesamtemissionen verantwortlich. Daher hat sich die Adolf Würth GmbH & Co. KG vorgenommen, bis 2024 alle Neufahrzeuge auf Elektroantrieb umzustellen und im Rahmen der Möglichkeiten den Ausbau der benötigten Ladeinfrastruktur zu unterstützen. Doch was heißt das im Detail? „Wir haben in Deutschland über 80 Gesellschaften, die einen Fuhrpark haben. Das sind umgerechnet 9.500 Fahrzeuge, wovon allein 4.200 Fahrzeuge auf die Adolf Würth GmbH & Co. KG entfallen. Zentral betreuen wir im Fuhrparkmanagement rund 7.000 Fahrzeuge von 76 Gesellschaften; der übrige Teil wird von den Gesellschaften in vielen Belangen selbst gesteuert“, erläutert Alexander Volpp, Fuhrparkleiter der Adolf Würth GmbH & Co. KG und Leiter der zentralen Fuhrparkabwicklung der Würth Shared Services GmbH, und fährt fort: „Wir analysieren jetzt, wo Kohlenstoffdioxidemissionen verringert werden können, und kompensieren den Betrag, der dann 2024 noch übrig ist. Für unseren fast ausschließlich aus Dieselfahrzeugen bestehenden Fuhrpark haben wir folgende Vorgehensweise beschlossen: Ab 2023 bieten wir im Innendienst nur noch Elektrofahrzeuge an; im Außendienst ab 2024. Das heißt, dass alle Fahrzeuge, die dann aus dem Leasing gehen, durch rein elektrische Fahrzeuge ersetzt werden, sodass wir 2026/2027 auf einen vollständigen Elektrofahrzeugfuhrpark umgestellt haben.“ 

Als Alexander Volpp 2015 die Verantwortung für den Fuhrpark übernommen hatte, erfolgte das Fuhrparkmanagement noch über eine umgebaute SAP-Lösung, die eigentlich zur Immobilienverwaltung gedacht war. Diese war natürlich nur wenig geeignet, um auf Dauer die Herausforderungen, die ein so großer Fuhrpark mit sich bringt, zu bewältigen. Daher stand als eine der ersten Amtshandlungen an, in eine Software zu investieren, die es ermöglicht, die vielen fuhrparkrelevanten Prozesse zu digitalisieren und damit das Fuhrparkmanagement zu optimieren. Im Auswahlverfahren stieß man dann auf etwas ungewöhnliche Weise – über eine Fernsehwerbung – auch auf die community4you AG. Nachdem man mit den verschiedenen Anbietern immer mehr ins Detail gegangen war, kristallisierte sich heraus, dass die community4you AG der geeignete Partner wäre, um den Fuhrpark der Würth-Gruppe auch auf zukünftige Herausforderungen vorzubereiten. „Mit dem Auswahlprozess hat die Würth-Gruppe damals auch für sich entschieden, eine langfristig sichere Investition tätigen zu wollen. Diese Sicherheit konnten wir als community4you AG durch verschiedene Faktoren vermitteln: Wir konnten der Würth-Gruppe zeigen, dass wir dem Markt technologisch zwei bis zweieinhalb Jahre voraus sind. Wir haben in den gesamten zwanzig Jahren unseres Bestehens kontinuierlich an unserer Fuhrpark-Software gearbeitet und hier bereits frühzeitig auf künstliche Intelligenz gesetzt. Unsere Software hat kein Ablaufdatum – sie passt sich den Trends an“, gibt Uwe Bauch, Vorstandsvorsitzender der community4you AG, zu verstehen. Schon hier zeigt sich eine enge Verbundenheit der Unternehmen in ihren Zielsetzungen und Credos. „Würth hat schon immer Partnerschaften gesucht, die lange halten. Was mich in den Verhandlungen mit Herrn Bauch begeistert hat, ist die Tatsache, dass man auf Augenhöhe miteinander diskutieren kann, und so haben wir uns für community4you entschieden. Dabei war mir aus meiner 26-jährigen Erfahrung in der IT bei Würth aber klar, dass trotz der Höhen und Tiefen, die eine Partnerschaft mit sich bringt, am Ende etwas Gutes entstehen wird, und dieses Ergebnis sehen wir heute auch“, erklärt Marco Hagenmüller, Head of Purchasing & Licensing bei der Würth IT GmbH und zuständig für den IT-Einkauf in der Würth-Gruppe.

Umsetzung 
Mit der Implementierung der comm.fleet-Fuhrparkmanagement-Software ging auch die Zentralisierung der Flottenverwaltung der einzelnen Würth-Unternehmen einher. Mit einem Team aus 21 Mitarbeitenden, welche in drei Arbeitsgruppen aufgeteilt sind, steuert Alexander Volpp alle Belange des Fuhrparks der deutschen Würth-Gruppe: die kaufmännische Administration der Fahrzeugbestellungen und Kontrolle von Bestellbestätigungen, Bearbeitungen von Bußgeldbescheiden et cetera innerhalb des kaufmännischen Teams. Alle technischen Prozesse wie Fahrzeugübergabe/-tausch inklusive Einweisung und Überlassungsbedingungen sowie der gesamte Rückgabeprozess werden über die technische Gruppe gesteuert. Und schlussendlich gibt es auch ein Team, das sich ausschließlich mit dem Bereich Schadenmanagement beschäftigt und hier sogar 8.500 Fahrzeuge betreut. Dazu gehören auch 1.500 Fahrzeuge aus Tochtergesellschaften, die bis auf das Schadenmanagement ihre Flotte selbst managen.

Dreh- und Angelpunkt in der Flottenverwaltung der Würth-Gruppe ist comm.fleet, welche sich als zentrale Fuhrparkmanagement-Software für alle Belange rund um den Fuhrpark etabliert hat. „Wir schauen bei allen Projekten, dass comm.fleet immer das System ist, worüber alles abgebildet wird. In der Vergangenheit hatten wir die Situation, dass die verschiedenen Arbeitsgruppen mit unterschiedlichen Softwarelösungen gearbeitet haben. comm.fleet bietet uns den Vorteil, alle fuhrparkrelevanten Prozesse über eine Plattform abzubilden: vom Fahrzeugkonfigurator comm.cars, worüber die Fahrzeuge bei den sieben angeschlossenen Leasinggebern gemäß der jeweils geltenden Car-Policy konfiguriert werden können, über comm.mobile als mobile Schnittstelle zu den Dienstwagennutzern bis hin zur Umsetzung unserer Elektromobilitätsstrategie“, wie Alexander Volpp zu verstehen gibt. „Was man hier auch wirklich sehen muss, sind die Zentralisierungsmöglichkeiten von comm.fleet. Die ganzen Insellösungen, die vorher herrschten, sind Geschichte und alle fuhrparkrelevanten Prozesse können nun zentral auf einer Plattform verwaltet werden. Das hat zur Folge, dass sich Kenndaten der Flotte viel einfacher und vor allem schneller auswerten lassen, was gleichzeitig auch zu einer Verkürzung der Entscheidungsprozesse führt. Diese Transparenz bei allen fuhrparkrelevanten Daten ist ein großer Vorteil der Software in der täglichen Arbeit. Gleichzeitig sollte man verstehen, dass der gesamte Bereich der Digitalisierung, der im Fuhrpark angeschoben wurde, seit der Konzeption vor fünf Jahren durch neue Geschäftsprozesse, die eingegliedert wurden, stetig erweitert wurde. Diese stetige gemeinsame Weiterentwicklung der Software ist natürlich etwas, wovon nicht nur Würth profitiert. Dieses Know-how stellen wir auch anderen Kunden zur Verfügung, die ihr Fuhrparkmanagement digitalisieren“, ergänzt Stefan Krohn, Projektleiter bei der community4you AG und zuständig für die Projekte mit Würth.

Der Umfang einer Fuhrparkmanagement-Software hängt dabei von vielen Faktoren ab: „Im Kontext der Fuhrparkgröße und Anzahl der Mitarbeitenden stellt sich vor allem die Frage nach der Anbindung von Schnittstellen an das System. Pro Jahr gehen bei uns beispielsweise knapp 40.000 fuhrparkrelevante Rechnungen ein. Da ist man natürlich bestrebt, dass diese möglichst digital und somit effizient verarbeitet werden. Und genau an diesem Punkt stellen uns Behörden oft vor eine Herausforderung: Das Ausgangsmedium bei Kfz-Briefen, Bußgeldbescheiden et cetera ist Papier. Daher sind wir gerade dabei, intelligente Extraktionsmöglichkeiten zu entwickeln, die es uns ermöglichen, das Stück Papier in einen strukturierten Datensatz umzuwandeln“, erläutert Michael Müller, Flottenmanagement International/ Prozessdigitalisierung Flottenbereich bei Würth Shared Services GmbH. „Wir sagen, dass im Rahmen der Digitalisierung heute circa 95 Prozent der Prozesse im Fuhrpark digital abgebildet werden können. Das versetzt unsere Kunden natürlich auch in die Lage, von einem beliebigen Ort in der Welt über ein Notebook, Smartphone oder Tablet ihre Arbeit zu erledigen. Das ist eine Stärke der community4you AG und hat sich ja gerade 2020 und 2021 als sehr nützlich erwiesen“, fügt der Vorstandsvorsitzende der community4you AG hinzu.

Ausblick 
Die eingangs beschriebene Umstellung des Würth-Fuhrparks auf Elektromobilität ist eine Herausforderung, der sich die Würth-Gruppe gemeinsam mit community4you stellt. Denn diese noch neue Mobilitätsform erfordert auch ein Umdenken bei den Nutzern: „Wir werden wohl nie dahin gelangen, dass man in drei Minuten bis zu 1.000 Kilometer Reichweite nachladen kann, wie wir es heute von unseren Dieselfahrzeugen kennen. Mit einem Elektrofahrzeug sollte man nach Bedarf nachladen und den Akku nicht leer fahren, um ihn dann wieder vollzuladen. Dann funktioniert Elektromobilität mit den heute verfügbaren Modellen auch auf längerer Strecke. Daher bin ich der Meinung, dass Elektromobilität heute schon für viele Anwendungsfälle funktioniert“, gibt Alexander Volpp zu verstehen. Bereits heute ist eine Tank- und Ladekarte in comm.fleet eingebettet, über die sich fast alle Ladesäulen in Deutschland abrechnen lassen. Daneben fördert Würth aber auch die Infrastruktur: „Jeder Mitarbeitende, der ein Elektroauto bekommt, erhält von uns auch eine Förderung für eine intelligente Wallbox, die abrechnungsfähig ist. Wir sind momentan dabei, die Software so zu erweitern, dass die Abrechnung der Stromkosten über die Wallbox mit dem individuellen Strompreis des Mitarbeitenden erfolgen kann“, erklärt Alexander Volpp. Um dieses Projekt und auch Folgeprojekte umzusetzen, befinden sich beide Unternehmen im ständigen Austausch: „Aufgrund der Corona-Pandemie findet der regelmäßige persönliche Austausch derzeit nur selten statt. Dennoch haben wir einmal wöchentlich pro Modul eine Telefonkonferenz, die je nach Status des Projekts von fünf Minuten bis zu zwei Stunden dauern kann. Wir merken hier wirklich, dass es sich nicht um eine Kunden-Lieferanten- Beziehung handelt, sondern um eine Partnerschaft“, gibt Michael Tzschoppe, Leiter SAP Integration bei der Adolf Würth GmbH & Co. KG, abschließend zu verstehen.

WÜRTH-GRUPPE

Die Würth-Gruppe ist Weltmarktführer in ihrem Kerngeschäft, dem Vertrieb mit Montage- und Befestigungsmaterial. Sie besteht aktuell aus über 400 Gesellschaften und ist in mehr als 80 Ländern vertreten. Sie beschäftigt über 81.000 Mitarbeitende. Davon sind über 33.000 fest angestellte Verkäufer im Außendienst. Im Geschäftsjahr 2020 erzielte die Würth-Gruppe einen Umsatz von 14,41 Milliarden Euro. Die Adolf Würth GmbH & Co. KG, Mutterunternehmen der Würth-Gruppe, ist marktführend in Deutschland und beschäftigt über 7.400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Im Geschäftsjahr 2020 erwirtschaftete das Unternehmen einen Umsatz von 2,21 Milliarden Euro.

COMMUNITY4YOU

Die community4you AG ist mit 20 Jahren Erfahrung im Bereich Business Software und ausgezeichnet als Top Innovator 2021 der führende Anbieter besonders leistungsfähiger Fuhrparkmanagement Software und Leasingmanagement Software in Europa. Die Software Module der comm.fleet Produktlinie können den gesamten Workflow im Fuhrpark aus einer Hand abbilden. Durch umfangreiche Customizing Optionen wird die Standard Software auf die individuellen Prozesse und Strukturen der Kunden angepasst - je nach Kundenwunsch sowohl on Premise als auch als SaaS.