Auf dem Weg zum Einsatz

Im Krisenjahr 2020 gab es auch bei den gewerblichen Fahrzeugzulassungen einen Rückgang. Eine Kombination aus dem zeitweisen Stillstand der Automobilproduktion, den geschlossenen Autohäusern, den eingeschränkten Öffnungszeiten der Behörden sowie dem reduzierten Bedarf an Mobilität in den Unternehmen führte zu einem Minus von etwa 22,4 Prozent im Vergleich zum Vorjahr. Zwar heißt es hier vielleicht, aufgeschoben ist nicht aufgehoben. Denn wenn sich weitestgehend Normalität eingestellt hat, wird die Fahrzeugbeschaffung möglicherweise nachgeholt. Dennoch, die Fahrzeuge, die auch unter Pandemieeinfluss in Betrieb genommen werden, müssen die gewohnten Prozesse durchlaufen, bis sie vom Dienstwagennutzer übernommen werden können: Zulassung, Abholung beim Händler / im Werk beziehungsweise Transfer, Übergabe mit Einweisung. Die Digitalisierung vereinfacht auch hierbei vieles. Die Notwendigkeit der virtuellen Abwicklung, wo eine persönliche pandemiebedingt nicht möglich war, hat deren Verbreitung auch im Bereich der Einund Aussteuerung weiter beschleunigt.

Anforderungen der Kunden 
Schon vor der Pandemie stieg der Informationsgrad und dadurch auch die Erwartung der Fuhrparkentscheider an die Dienstleister, was diese durchaus begrüßen. Full-Service-Angebote sind auch bei den Prozessunterstützern gefragt, vor allem Einsteuerungsservices wie Zulassung und Überführungen. Schnelligkeit und Flexibilität sind dabei wesentliche Kriterien, wenn Fuhrparkentscheider mit immer kürzeren Vorlaufzeiten Aufträge erteilen. Die entscheidende Stellschraube für die Leistungsfähigkeit hierfür ist heutzutage ein durchdachtes, hochtechnisiertes Prozessmanagement, das auf digitaler Unterstützung, wenn nicht sogar künstlicher Intelligenz aufgebaut ist. Zudem braucht es ein effizientes Netzwerk an Standorten, das eine reibungslose Verzahnung der Prozessschritte möglich macht. Die Zusammenarbeit mit weiteren Prozessdienstleistern ist somit auch unabdingbar, um dem Fuhrparkkunden sämtliche Services rund um die Einsteuerung aus einer Hand bieten zu können. „Schnittstellen werden immer wichtiger, sind oftmals obligatorisch und tragen zur Datenqualität und Geschwindigkeit bei. Die Zusammenarbeit mit den Flottenkunden ist außerdem geprägt durch eine gemeinsame Weiterentwicklung des Qualitätsmanagements, sodass wir bereits sehr früh Lösungsansätze für zukünftige Herausforderungen miteinander angehen können“, beschreibt Mirko Wittschen, Bereichsleitung Operations, DAD Deutscher Auto Dienst GmbH, die Prozessoptimierung, die in dem Unternehmen eine lange digitale Tradition besitzt. An der Digitalisierung kommt keiner mehr vorbei im Wettbewerb, wenn es um Reaktionszeiten und Kostensenkung geht. Diese nutzt auch die C.U.N.O GmbH, wie Geschäftsführer Cüneyd Kocak angibt: „Die Digitalisierung ermöglicht uns Schnittstellen zu schaffen, Kommunikationswege deutlich zu verkürzen und die Reaktionszeiten zu beschleunigen. Die Anpassung unserer Prozesse an die Digitalisierung bietet effektive Ergebnisse, was auch zur Steigerung der Kundenzufriedenheit führt.“

Zulassung 
Als sehr zeitaufwändig gelten sämtliche Vorgänge rund um die Zulassung. Nicht zuletzt, weil eine Digitalisierung dieser nur schleppend vonseiten der Behörden angegangen wurde und auch die Umsetzung der letzten Stufe, der digitalen Zulassung durch Unternehmen beziehungsweise juristische Personen, noch auf sich warten lässt. Kein Wunder, dass Fuhrparkverantwortliche diese Aufgaben überwiegend outsourcen. Denn dadurch sparen sie sich Zeit für ihre Kernaufgaben und geben die anderen Aufgaben ab an erfahrene Spezialisten, die die Prozesse optimal und effizient gestalten und so mit hoher Qualität und geringer Fehlerquote agieren können.

Das PS Team, langjährig erfahrenes Softwareunternehmen und spezialisiert auf Kfz-Prozessmanagement, verfügt über eine besondere Expertise. Jens Conrad, Director Fleet bei PS Team, beschreibt die Rolle des Dienstleisters in Bezug auf die Digitalisierung der behördlichen Zulassung mit dem Namen i-Kfz: „Von Stufe 1 an waren wir in beratender Funktion in das Thema i-Kfz eingebunden. Das wird nun für Flotten interessant: i-Kfz 4 ist angekündigt und wird Unternehmen in die Lage versetzen, Fahrzeuge internetbasiert zuzulassen. Noch gibt es keine Antwort auf die Frage, wie sich juristische Personen zweifelsfrei digital identifizieren und Bevollmächtigungen zwischen juristischen Personen digital erteilen lassen. Daran arbeiten wir gerade. Sobald es sicher möglich ist, bieten wir unseren Kunden die digitale Zulassung an. Wir sind in viele E-Government-Projekte eingebunden und werden im Mobilitätssektor eine Vorreiterrolle bei der Umsetzung digitaler Verwaltungsprozesse einnehmen.“ Bis die Zulassung vom Schreibtisch des Fuhrparkleiters möglich ist, werden sich noch viele Dienstleister für die Flotten in die Zulassungsstellen begeben müssen.

Überführung 
Holt der Fahrer seinen neuen Dienstwagen nicht selbst beim Hersteller beziehungsweise im Werk oder im Autohaus seines Vertrauens ab, wird dies in der Regel von Dienstleistern verbracht. Fahrzeuge zu überführen kann einerseits auf eigener Achse, also mit Fahrer, oder auf Fremdachse mit einem Autotransporter erfolgen. Für beide Arten bieten sich spezialisierte Unternehmen an, die über geschulte Mitarbeiter verfügen. Eine besondere Herausforderung stellt das Überbringen von Elektrofahrzeugen dar, die, wenn sie gefahren werden, über eine ausreichende Batterieladung verfügen sollten – für die Fahrt und auch für die nachfolgende Übergabe und Einweisung beim Kunden. Kommen sie auf einen Transporter, muss hierbei stets das höhere Eigengewicht berücksichtigt werden, aber das haben die Spezialisten stets im Blick. „Unser Geschäft – sei es der Transport von Fahrzeugen oder deren technische Bearbeitung – bleibt trotz Digitalisierung ein physisches. Dennoch vereinfacht und beschleunigt die Digitalisierung die Prozesse, der Abstimmungsaufwand verringert sich, die Kommunikation und Beauftragung erfolgen über Schnittstellen automatisch. Auch die Auftragssteuerung und termingerechte Erfüllung profitieren von digitalen Prozessen. Dazu zählt auch die Nutzung neuer Daten- und Forecasttools, um mittels statistischer Prognosen die Auslastung unserer Terminals und Transportgesellschaften besser steuern zu können und Engpässe frühzeitig verhindern zu können“, beschreibt Hakon Straßheim, Key-Account-Manager BLG Automobile Logistics GmbH & Co. KG, die Einbindung der Digitalisierung in die Überführungsprozesse.

Einweisung 
Spätestens kurz vor der Übergabe laufen die Prozesse zusammen, bei der auch verschiedene Dienstleister Hand in Hand arbeiten müssen. Der Digitalisierung sei Dank von überall, transparent und in Echtzeit, an einem Punkt. Wenn das Fahrzeug in die Hände des Fahrers übergeht, muss die Zulassung erfolgt sein, die Kennzeichen müssen montiert, die Dokumente beisammen, sämtliche individuellen Vereinbarungen in Bezug auf Zubehör oder Folierung für den Kunden erfüllt, eventuell muss das Elektrofahrzeug genügend geladen und die Einweisung vorbereitet werden. Eine Einführung in die Funktionen des neuen Dienstwagens gehört auch zum Arbeitsschutz, gilt der Wagen doch als Betriebsmittel und die Ein- beziehungsweise Unterweisung als Teil der Unfallverhütungsvorschriften (UVV). Eine Dokumentation dieser gehört ebenso zum Portfolio der Dienstleister.

Weitere Services 
Die Disruption im Mobilitätsmarkt bringt auch die Dienstleister dazu, ihr Aufgabenfeld zu erweitern. Mit der Expertise bei softwaregestützten Prozessen hat beispielsweise PS Team weitere Produkte entwickelt, die eng mit der Ein- und Aussteuerung und dem Flottengeschäft verzahnt sind. driviva ist beispielsweise eine Lösung, die der Plattformökonomie im engeren Sinne entspricht: Auftraggeber und -nehmer werden zusammengeführt und Services von Drittanbietern wie Factoring oder Versicherungen integriert. Da die Lösungen agil an die Anforderungen bestimmter Zielgruppen angepasst werden können, eignen sie sich auch, um kleine, spezialisierte Märkte anzusprechen und Anbieter von „Auto-Flatrates“ und „Auto-Abos“ zu adressieren, führt Jens Conrad von PS Team aus. Auch bei der DAD Deutscher Auto Dienst GmbH schaut man über den Tellerrand: Im Bereich der E- und Hybridfahrzeuge entwickelt das Unternehmen vollumfassende, ganzheitliche Mehrwertkonzepte, um den kompletten Anforderungskatalog – neben den klassischen Produkten – für seine Kunden anbieten zu können. Diese zusätzlichen und innovativen Bausteine werden zeitnah das Dienstleistungsangebot ergänzen und sollen die Partner des DAD in vielen Aufgabenbereichen maßgeblich entlasten. 

Prozessdienstleister müssen den Markt genau beobachten und in ihrem Entwicklungsvermögen flexibel und reaktionsschnell sein, Trends antizipieren und ihre Prozesse frühzeitig optimieren. Schließlich soll ihre Arbeit eine Unterstützung für Flotten sein und diesen nicht nur zeitliche, sondern auch kostenseitige Entlastung bieten.