Guter Rat zahlt sich aus

In der Krise ist ein schneller Ausweg aus finanziellen Engpässen gefragt. Soforthilfen und zinslose Kredite lindern die Not nur bedingt oder kurzfristig, vor allem, wenn Kredite wieder zurückgezahlt werden müssen. Nachhaltige Kostensenkungen müssen her, doch wo ansetzen? Hier ist ein neutraler Blick von außen hilfreich. Gerade wenn bestimmte Bereiche eines Unternehmens „nebenher“ gemanagt werden, wie es oft bei kleineren Firmen beziehungsweise bei kleineren Fuhrparks der Fall ist. Aufräumen in der Fuhrparkverwaltung verspricht leicht mal ein Einsparpotenzial von 15 bis 20 Prozent, hört man aus einschlägigen Kreisen. Die Mitteilung des Bundesamts für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA), in einem Sondermodul des Förderprogramms Beratungsdienstleistungen für kleine und mittlere Unternehmen zur schnellen (Corona-)Krisenbewältigung zu bezuschussen, hat möglicherweise den einen oder anderen Fuhrparkverantwortlichen dazu bewogen, eine Beratungsleistung für sein Unternehmen oder auch einen Teilbereich wie den Fuhrpark in Anspruch zu nehmen. Gut, wenn der Antrag früh und schnell gestellt wurde, denn die schlechte Nachricht lautet: Die Zahl der Anträge übertraf die Menge der Haushaltsmittel bei Weitem und aufstocken will die Regierung die Summe auch nicht. Sprich: Dieser Topf ist nun leer.

Beratungszuschuss 
Dennoch ist die Inanspruchnahme von Beratungsleistungen sicherlich ein guter Ansatz, Kostentreiber im Fuhrpark ausfindig zu machen und Wege zu finden, diese zu eliminieren. Abseits der „Corona-Hilfe“ bietet das BAFA weitere Module zur „Förderung unternehmerischen Know-hows“ für den Mittelstand an. Je nach Voraussetzungen stehen bis zu 3.200 Euro an Beratungszuschuss in Aussicht. Detailinformationen zu den Voraussetzungen und Anforderungen gibt es auf der Internetseite des BAFA unter www.bafa.de. Wenn es darum geht, Alternativen für jahrelang im wahrsten Sinne des Wortes eingefahrene Strukturen zu finden, lohnt es sich, jemanden mit neutralem Blickwinkel hinzuzuziehen. (Hersteller-)Neutral ist dabei auch ein wichtiges Stichwort: Die Kostenoptimierung unter Gesichtspunkten der Transparenz und Nachhaltigkeit sollte im Vordergrund stehen, der Fuhrparkberater ausschließlich den Wünschen und Zielen des Auftraggebers verpflichtet sein. Das bedeutet nicht automatisch, dass Leasing- und Fuhrparkmanagementgesellschaften außen vor sind. Schließlich verfügen sie über jahrelange Expertise auch in speziellen Bereichen des Fuhrparkmanagements. Und können gezielt, gerade mit individuellen Angeboten oder besonderen Produkten, zur Verbesserung der Kostenstruktur in der Flottenverwaltung beitragen.

Partner finden 
Wer den Betrieb seiner Dienstfahrzeuge auf den Prüfstand stellen möchte, sollte zuerst einmal Ziele formulieren: Was möchte das Unternehmen herausfinden? Was möchte es verbessern? Wie kann dies erreicht werden? Mit welchen Dienstleistungen kann der Fuhrparkberater selbst uns unterstützen? Dabei hilft es, eigene Prioritäten zu vermerken, welche Punkte sehr wichtig oder weniger wichtig beim Aufräumen im Fuhrpark sind. Auf der Suche nach dem geeigneten Partner für die Fuhrparkoptimierung gilt es, herauszufinden, wer am besten diese Ziele erreichen kann. Aber Vorsicht, der Begriff Berater ist keine geschützte Berufsbezeichnung. Theoretisch kann jeder sich so nennen. Zertifikate namhafter Insitutionen wiederum helfen bei der Orientierung. Zum Beipiel bietet die DEKRA Akademie Lehrgänge zum Fuhrpark(management-)berater an, die mit einer Prüfung und Zertifizierung abschließen. Dennoch, eine Internetrecherche (bei Eingabe über Google) spuckt mehr als 20.000 Ergebnisse für den Begriff „Fuhrparkberatung“ aus, daher sollten Interessenten hergehen und hier konkretere Suchbegriffe nennen. Auch können neutrale Instanzen wie Branchenverbände oder das eigene Netzwerk Empfehlungen aussprechen. Einen ersten Einblick in das Leistungsportfolio bieten die Websites der Dienstleister selbst. Achten sollten Interessenten darauf, dass der Anbieter eine möglichst große Schnittmenge der gewünschten Dienstleistungen im Portfolio hat, sodass anzunehmen ist, dass er in diesen Bereichen auch über eine möglichst umfangreiche Expertise verfügt. Referenzen zu lesen, kann sich auch als hilfreich erweisen. Auch wer künftig verstärkt mit digitalen Fuhrparkmanagementlösungen arbeiten möchte, sollte hierfür das Know-how beim Dienstleister abchecken.

Sobald sich eine Favoritenkreis gebildet hat, können infrage kommende Anbieter hinsichtlich der individuellen Optimierungsmaßgabe geprüft werden. Teils stehen kostenlose Fuhrparkchecks als „Lockmittel“ auf den Seiten. Auch hierüber lässt sich die Arbeitsweise des Dienstleisters kennenlernen und einschätzen. Ein persönliches Gespräch bringt den oder die Fuhrparkverantwortliche(n) sicher weiter. Wichtige Fragen bei der Wahl des passenden Partners könnten Folgende sein: Wie lange ist er in der Fuhrparkbranche tätig? Über welche Personalstärke verfügt er? Auf welche Kooperationspartner kann er zurückgreifen? Kann eine persönliche Vor-Ort-Betreuung sichergestellt werden? Wie erfolgt die Kommunikation? Wenn weitere Dienstleistungen im Anschluss vereinbart werden, können Einsparziele festgeschrieben werden? Wie gut kann er auf individuelle Wünsche des Auftraggebers eingehen

Optimierungsansätze 
Bei einer umfassenden Fuhrparkanalyse sollten sämtliche Prozesse des Managements durchleuchtet werden. Möglicherweise bieten sich ja Optimierungsansätze schon beim Controlling selbst. Verbesserungen bereits bei der Personalaufstellung, Aufgabenverteilung und der Fort- und Weiterbildung helfen, die Organisation zu straffen und die Arbeitsweise effizienter zu gestalten. Zu Kostentreibern können die Fahrzeugwahl (Marke, Modelle, Ausstattung), das Fahrverhalten sowie die Prozesse selbst werden. Deshalb müssen vor allem diese drei Punkte genau unter die Lupe genommen und kleinschrittig angeschaut werden.

Kostentreiber lassen sich aber nur dann identifizieren, wenn der Verantwortliche einen Überblick über sämtliche Verträge und laufende Kosten, auch Teilkosten, hat. Hier ist mitunter ein ganzer Berg an Dokumenten ausfindig zu machen und zu sichten. Gerade das Einkaufsmanagement verspricht entscheidende Optimierungsmöglichkeiten. Darüber hinaus gibt es grundlegende Fragen: Entspricht die Car-Policy den aktuellen Anforderungen? Welche Dienstleistungen benötigt der Fuhrpark? Welche davon lassen sich über ein Full-Service-Leasing abbilden und welche können inhouse organisiert werden? Wann sind zuletzt Ausschreibungen gelaufen, um die Angebote des Marktes abzufragen? Ist grundsätzlich eine Änderung des Fuhrparks hin zu schadstoffreduzierten Fahrzeugen vorgesehen? Antworten auf diese Fragen helfen bereits in den Vorgesprächen mit potenziellen Fuhrparkberatern.

Zu guter Letzt können die anzustoßenden Veränderungen auch durch eigenes, aufgefrischtes und erweitertes Know-how flankiert werden, indem der Fuhrparkverantwortliche beziehungsweise sein Team regelmäßig Fort- und Weiterbildungsveranstaltungen besucht. Ein zeitgemäßes Fuhrparkmanagement unterliegt ständiger Anpassung und bedarf eines Augenmerks auf aktuelle und nachhaltige Mobilitätstrends. Die einschlägigen neutralen und langjährig erfahrenen Anbieter wie der Bundesverband Fuhrparkmanagement, die DEKRA Akademie, die diversen TÜV-Organisationen wie auch andere stehen zur Auskunft bereit.

Kostenoptimierung im Fuhrpark

In einer lockeren Folge möchte Flottenmanagement in den nächsten Ausgaben einen Blick auf bestimmte Bereiche der Fuhrparkverwaltung richten, in denen sich durch Optimierung von Prozessen, Strukturen oder Einkaufsbedingungen Kostensenkungen erreichen lassen. Insbesondere die Positionen Finanzierung, Car-Policy, Einkauf, Schadenmanagement sowie Digitalisierung bergen einiges an Einsparpotenzial und es lohnt sich, sie einer Status-quo-Prüfung zu unterziehen. In den nächsten Monaten widmen wir uns verschiedenen Themen und geben Ihnen hilfreiche Tipps und Informationen an die Hand. Damit können Sie überprüfen, was Sie bereits gut und richtig machen und wo es noch Verbesserungspotenzial gibt. Gerne dürfen Sie uns auch Anregungen oder Ihre Erfolgsrezepte zukommen lassen. Wie konnten Sie Ihre Kostensteigerungen in den Griff bekommen? Bei welchem Thema suchen Sie händeringend Hilfe? Wir freuen uns auf Ihre Zuschriften unter post@flotte.de.