Virtuelle Treffen

Meetings per Videostream halten Unternehmen prinzipiell schon seit ziemlich langer Zeit ab. Erste Entwicklungen von visuellen Konferenzen gab es schon parallel zur Fernsehtechnologie in den 1930er-Jahren. Erst Ende des zwanzigsten Jahrhunderts mit der Verbesserung der Komprimierung von Sprach- und Bilddateien, die via Internet hinund hergeschickt werden, gelang die massentaugliche Verbreitung. Heute lässt sich eine Videokonferenz auf nahezu allen mobilen und stationären Geräten durchführen. Die qualitative Bandbreite steht und fällt dabei mit der Wertigkeit der Ausstattung sowie dem Mobilfunkstandard respektive der Internetgeschwindigkeit.

Derzeit erlaubt es die Corona-Pandemiesituation, einen Einblick in all diese Bandbreiten zu erhalten, wenn auf diversen Kanälen Videoschaltungen aus Wirtschaft, Politik, Kultur oder Privathaushalten in mehr oder weniger guter Qualität zu sehen sind. Viele Firmen sind nun gezwungen, Termine, die sonst persönlich stattfinden, virtuell durchzuführen. Dabei stellen sie fest, dass Videomeetings – zumindest für den Moment – als guter Kompromiss herhalten können. Hierüber können Gespräche und Verhandlungen von Angesicht zu Angesicht geführt, Präsentationen realisiert, Inhalte geteilt, Schulungen abgehalten werden, und das alles unmittelbar und protokollierbar. Vorteilhaft, weil man sich schnell auch über große Distanzen austauschen kann. Und das alles mit relativ geringem Aufwand, ohne Reisezeit und -kosten. Dennoch mehren sich die Stimmen, dass Videokonferenzen nicht den persönlichen Kontakt und auch die Kreativität, die bei direkten Treffen freigesetzt wird, ersetzen kann, sollen sie auch nicht in jedem Fall. Aber zurzeit bleibt das die einzige Alternative, die unter anderem deshalb eine starke Nutzungsfrequenz verzeichnet. Caroline Rünger, Product Marketing Manager Microsoft Teams bei Microsoft Deutschland, berichtet, dass am 31. März Nutzerinnen und Nutzer mehr als 2,7 Milliarden Minuten in virtuellen Besprechungen über Teams online waren. „Seit dem 16. März ist die Zahl damit um mehr als 200 Prozent gestiegen. Die Gesamtzahl der Videoaufrufe in Teams stieg im März um über 1.000 Prozent. Teams-Nutzerinnen und -Nutzer aktivieren bei Besprechungen in Teams die Videofunktion doppelt so oft wie vor dem Ausbruch von COVID-19“, so die Managerin.

Je nach Anforderungen des Unternehmens bieten die Softwarefirmen unterschiedliche Versionen mit unterschiedlichem Funktionsumfang beziehungsweise für unterschiedlich große Teilnehmergruppen an, zumeist in modularen Paketen zu unterschiedlichen Preisen. Die vornehmlich gewünschten Eigenschaften beziehen sich auf einfache Handhabung, egal auf welchem Gerät, störungsfreie Video- und Bildqualität, Skalierbarkeit je nach Bedarf sowie gut nachvollziehbare Lizenzmodelle. Um herauszufinden, welche Videokonferenzsoftware den eigenen Ansprüchen gerecht wird, sollten Unternehmen oder Abteilungen ihre Datenschutzbeauftragten/ihren Betriebsrat miteinbeziehen und mithilfe von Testversionen ausprobieren, welches System ihnen in Bezug auf Funktionsumfang und Handling zusagt und auch die Sicherheitsanforderungen des oder der nutzenden Unternehmen erfüllt. Datenschutzexperten wie die von datenschutzexperte.de empfehlen, Businessversionen zu wählen, da diese oftmals höheren Sicherheitsstandards entsprechen. Wer darauf großen Wert legt, sollte sich auch erkundigen, wo die Server des Anbieters stehen, denn gerade in EU-Ländern gilt ein hohes Schutzniveau. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat auf seiner Website ein umfangreiches Kompendium (Stand April 2020) veröffentlicht, das ausführlich auf die unterschiedlichen Systeme eingeht, eine Gefährdungsanalyse durchführt und Umsetzungsempfehlungen ausspricht. Abschließend stellt es Hilfsmittel zur Beschaffung von Lösungen inklusive Auswahlkriterien und Beispielen für ein Leistungsverzeichnis bereit. Weitere Handlungsempfehlungen gibt das Portal datenschutz-generator. de: Übertragungen sollten verschlüsselt erfolgen, die geschäftliche Nutzung sollte erlaubt sein (da datenschutzrechtliche Zusicherungen auf Geschäftskunden beschränkt sein können). Bildschirmübertragung oder Aufzeichnung sollten eine ausdrückliche Zustimmung voraussetzen. Gesprächsverläufe und Aufzeichnungen sollten, wenn nicht anders vereinbart, grundsätzlich nach Gesprächsende gelöscht werden. Es sollten keine Verhaltensprofile der Teilnehmer gebildet werden oder diese Funktion sollte abgeschaltet werden können.

Fazit: So viele zu beachtende Aspekte fallen bei persönlichen Treffen grundsätzlich nicht an, doch zum Zeitpunkt unseres Redaktionsschlusses waren diese aus epidemiologischen Gründen immer noch zu vermeiden. Mit dem Gesprächspartner nahezu persönlich zusammenzukommen gelingt dennoch mit der geeigneten Videokonferenzsoftware. Die große Auswahl an Systemen erfordert die vorherige Auseinandersetzung damit, welche Funktionen benötigt werden und welche Sicherheitsstandards aus Unternehmenssicht einzuhalten sind. Dann muss das System auch noch mit dem des Gegenübers zusammenpassen. Bisher gibt es noch keine Plattform, auf der man sich mit unterschiedlichen Systemen zusammenschalten kann. Das ist jedoch nur eine Frage der Zeit. Aber die Dienstreisen (mit Firmenwagen und Co.) wird das niemals ganz ersetzen, denn haptisch vorführen lässt sich per Video derzeit noch kein Produkt.