Das mobile Büro

Eines gleich vorweg: Unter den Begriff mobiles Arbeiten fallen alle Arbeitsformen, die nicht an einer festen Tätigkeitsstätte ausgeübt werden. Daher ist im Folgenden, wenn es nicht explizit anders formuliert ist, mit dem Ausdruck mobiles Arbeiten sowohl das Arbeiten im Homeoffice als auch auf der Dienstreise gemeint. Das Arbeiten unterwegs oder von zu Hause aus ist ein Trend der letzten Jahre und wird vor allem in größeren Betrieben immer beliebter. So ergab eine Studie des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) in Zusammenarbeit mit dem Leibnitz- Zentrum für Europäische Wirtschaftsförderung (ZEW), dass 26 Prozent der Beschäftigten in Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern mobil arbeiten. Vor sechs Jahren waren es sieben Prozent weniger. Allerdings arbeitet nur ein Fünftel davon vollständig im Homeoffice oder unterwegs. Trotz der Zunahme der flexiblen Arbeitsformen gibt es auch eine andere Seite der Medaille, erklären die Autoren der genannten Studie: „In der öffentlichen Diskussion wird häufig unterstellt, dass ein Großteil der Beschäftigten zumindest ab und an gerne von zu Hause arbeiten würde. Dabei wird regelmäßig übersehen, dass dies gar nicht zutrifft.“ Nur jeder neunte Beschäftigte, dessen Tätigkeit für mobiles Arbeiten geeignet wäre, gibt demnach an, einen unerfüllten Homeoffice-Wunsch zu haben. Es ist dennoch zu erwarten, dass immer mehr Menschen in Zukunft mobil arbeiten werden. Schuld daran tragen verschiedene andere Entwicklungen wie die Digitalisierung der Arbeitswelt, zunehmender Pendlerstress oder moderne Familienmodelle. Flexibilität wird somit nicht nur vom Mitarbeiter, sondern auch vom Arbeitgeber gefordert. Clean-Desk-Konzepte oder Co-Working-Spaces werden in Unternehmen zunehmen. Grund genug also mal hinzuschauen, wie die mobile Arbeitswelt aussieht oder besser aussehen könnte ...

Eine Grundvoraussetzung für das mobile Arbeiten ist die Erreichbarkeit. Im Smartphone-Zeitalter eigentlich kein Problem, zumindest was die Hardware betrifft. Scheitern könnte das Vorhaben jedoch an der Netzabdeckung, denn die ist in Deutschland bekanntlich nicht die beste. In Sachen 4G-Netz ist Deutschland im internationalen Vergleich weit abgeschlagen und liegt noch hinter Ländern wie Albanien oder Polen. Von 5G-Verbindungen ganz zu schweigen. Das hat eine Studie des Aachener Beratungsunternehmens P3 im Auftrag der Grünen-Bundestagsfraktion ergeben. Die Netzabdeckung der jeweiligen Mobilfunk-Anbieter variiert ebenfalls. Auch der heimische Internetanschluss ist sehr stark vom Wohnort abhängig. So sind Glasfaseranschlüsse eher die Ausnahme als die Regel. Wer auf eine Internetverbindung angewiesen ist, sollte also vorher prüfen, ob das mobile Arbeiten technisch überhaupt zu realisieren ist.

In vielen Fällen ist eine permanente Internetverbindung jedoch nicht zwingend erforderlich und ein asynchrones Arbeiten ist daher möglich. Dies bedeutet, man füllt offline Formulare aus, schreibt E-Mails oder arbeitet an Dokumenten, die bei der nächsten konstanten Internetverbindung online aktualisiert werden. Auf Dienstreise gibt es, neben den mobilen Daten, auch häufig die Möglichkeit, sich mit WLAN-Hotspots über Wasser zu halten. Viele Züge, Flugzeuge, Cafés oder Hotels sind mit kostenfreien Internetzugängen ausgestattet.

Egal wie gut die Erreichbarkeit auch sein mag, man sollte den Status immer seinen Kollegen und Mitarbeitern mitteilen. Diese müssen schließlich wissen, wann und wie man während der eigenen Abwesenheit im Büro erreichbar ist. Abwesenheitsnotizen wie „nur in Notfällen“, „eingeschränkte Erreichbarkeit“ oder „bitte nur per E-Mail“ erleichtern das Arbeiten unterwegs. Dabei sollte man auch daran denken, eine Anrufweiterleitung vom Bürofestnetz auf das Mobiltelefon einzurichten. Derzeit ist dies durchaus noch nützlich, auch wenn im Sinne der Konvergenz von Mobilfunk und Festnetz diese Technologien in Zukunft ohnehin verschmelzen werden.

Unterwegs arbeiten bedeutet immer auch, dass man Firmendaten außerhalb des Unternehmens mit sich herumträgt. Der aufgeklappte Laptop im Zug, das Telefonat am Flughafengate, der offene Aktenordner im Café: Immer sind sensible Informationen für Dritte sichtbar, dessen sollte man sich besonders auf Dienstreisen bewusst sein. Die Einsehbarkeit durch Dritte im öffentlichen Raum kann beispielsweise durch spezielle Sichtschutzfolien auf dem Display des jeweiligen Device erschwert werden. So kann der Inhalt des Displays nur in einem bestimmten Winkel gesehen werden. Auch die Datensicherheit durch ungesicherte Netzwerke ist auf der Dienstreise häufig kritisch. Daher sollte auf das Firmennetzwerk nur über eine gesicherte VPN-Verbindung zugegriffen werden. Ebenfalls hilfreich ist eine Sensibilisierung der Mitarbeiter, dass auch auf Dienstreisen Datenschutzrichtlinien eingehalten werden müssen.

Über den Erfolg von mobilem Arbeiten lässt sich trefflich streiten, aber weder die Sicht vieler Arbeitgeber, die eine Leistungsabnahme durch den Kontrollentzug befürchten, stimmt, noch die der Befürworter, dass eine Leistungssteigerung durch die gewonnene Flexibilität eintritt. Das Arbeiten zu Hause oder unterwegs ist schlicht anders als im Büro und hat sowohl Vorals auch Nachteile. Dies hat auch Auswirkungen auf die Motivation und das Arbeitspensum. So kann man nicht erwarten, auf einer mehrstündigen Bahnfahrt ebenso produktiv zu sein, wie wenn man die gleiche Zeit in seinem Büro verbracht hätte. Äußere Faktoren, wie Lärm oder Reisebelastung, mindern unterwegs oft die Produktivität. Dennoch ist es besser auf einer langen Reise überhaupt etwas zu arbeiten, als die Zeit nur abzusitzen. Nur die Erwartungen sollte man nicht allzu hoch hängen. Auch im Homeoffice kann man der Versuchung erliegen, sich von seinem gewohnten Umfeld ablenken zu lassen. Daher ist es wichtig, hier Regeln zu etablieren. So könnte man mit den Familienmitgliedern beispielsweise feste Arbeitszeiten vereinbaren. Eine geschlossene Bürotür könnte signalisieren, dass man ungestört sein möchte. Auch Nachbarn und Freunde müssen wissen, dass man zwar zu Hause ist, aber nicht für einen Kaffee zur Verfügung steht.

Damit die Produktivität insgesamt und das Verhältnis zu den Kollegen nicht leiden, sollte man auf ein ausgewogenes Verhältnis von mobilem Arbeiten und Bürozeit sorgen.

 

Tipps zum mobilen Arbeiten:

• technische Voraussetzung prüfen (Laptop, Smartphone et cetera)
• Erreichbarkeit prüfen (Mobilfunk, WLAN et cetera)
• Abwesenheitsnotiz
• Anrufumleitung
• Datensicherheit beachten
• ausgewogenes Verhältnis zur Bürozeit
• Arbeitspensum richtig einschätzen