Mit der Zeit gehen?

<p> Wie werden Flotten heutzutage verwaltet? Sind Excel-Listen nach wie vor die Nummer eins? Oder hat ihnen spezielle Verwaltungssoftware mittlerweile den Rang abgelaufen? Wie steht es um die Nutzung von Apps zur Flottenverwaltung? Diesen und weiteren Fragen rund um die digitale Fuhrparkverwaltung haben sich unsere Umfrageteilnehmer gestellt ...</p>

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Rund 250 Flottenverantwortliche nahmen dieses Mal an unserer Onlineumfrage teil. Vor allem Fuhrparkleiter von großen Flotten (über 501 Fahrzeuge) zeigten sich interessiert und stellen mit 28 Prozent die größte Teilnehmergruppe dar. Fuhrparks mit 51 bis 250 Fahrzeugen kommen auf 34 Prozent, setzen sich aber aus zwei Gruppen zusammen (51 bis 100 und entsprechend bis 250 Fahrzeuge). Kleinere Fuhrparks sind in der Umfrage kaum vertreten, für sie lohnt sich meist eine komplexe Softwarelösung zur Verwaltung auch einfach nicht. Insgesamt lediglich acht Prozent der Teilnehmer managen Flotten bis 25 Fahrzeuge. Wie in unseren vorherigen Umfragen sind etwas mehr als drei Viertel (79 Prozent) der Flotten mit Pkw ausgestattet, auch die anderen Werte sind entsprechend ähnlich (18 Prozent mit Kleintransportern und Transportern bis 3,5 Tonnen sowie drei Prozent, welche sonstige Fahrzeuge nutzen).

Eine der wesentlichen Erkenntnisse unserer Umfrage: Excel lebt im Fuhrpark nach wie vor. Und wie ... 41 Prozent unserer Teilnehmer nutzen das Kalkulationsprogramm (nach wie vor), um ihre Flotte zu verwalten. Die Gründe hierfür liegen auf der Hand – mit Excel kommt fast jeder (einigermaßen) zurecht und das Programm ist in der Regel sowieso im Rahmen von Microsoft Office auf den Rechnern. Mit Werten um je 20 Prozent folgen eigene beziehungsweise externe Verwaltungssoftware sowie digitale Lösungen eines Dienstleisters (Grafik 1).

Auch bei der Frage nach Apps für die Flottenverwaltung ist das Gros der Fuhrparks eher noch konservativ unterwegs, was im Hinblick auf die 41 Prozent Excel-Nutzer auch naheliegt. Bei den Applikationen ist die Zurückhaltung gar noch etwas größer; zwei Drittel nutzen sie nicht. Immerhin bei 17 Prozent ist die Einführung mobiler oder webbasierter Applikationen in Planung (Grafik 2).

Die Antworten bei der nächsten Frage sind wenig überraschend. Denn bei der Wahl einer Verwaltungssoftware für die Flotte wird auf Kontinuität gesetzt. 14 Prozent der Befragten haben kürzlich (2018) eine Veränderung vorgenommen. Klar ist: Der Aufwand, ein neues System zu implementieren, ist nicht zu unterschätzen, und bedarf einiger Planung. Daher schrecken hier wohl einige Flotten zurück und bleiben beim Altbewährten (Grafik 3).

Im Folgenden wollten wir wissen, ob die eingesetzte Software die komplette Prozesskette bei der Flottenverwaltung abbildet. Bei etwas mehr als einem Drittel (36 Prozent) ist dies der Fall, sprich, alle Prozesse von der Anschaffung der Fahrzeuge bis zur Aussteuerung laufen mithilfe der entsprechenden Softwarelösung. Die knappe Mehrheit (38 Prozent) nutzt mehrere Teillösungen und kein komplettes System. Bei weiteren 26 Prozent gibt es Lösungen für verschiedene Teilbereiche, beispielsweise eine Software für die Führerscheinkontrolle und eine andere für die Schadenabwicklung (Grafik 4).

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Die Nutzung von Verwaltungssoftware im Fuhrpark dient gemäß unseren Teilnehmern hauptsächlich der Fahrer- und Fahrzeugverwaltung (74 Prozent). Ebenfalls hoch im Kurs: Tankkartenverwaltung, Laufleistungskontrolle sowie Kraftstoffverbrauchsanalyse. Interessant: „Dauerbrenner“ wie die Führerscheinkontrolle und die Schadenabwicklung werden nur bei jedem zweiten Befragten mithilfe einer Verwaltungssoftware abgewickelt. Hier scheinen oftmals andere Lösungen zum Einsatz zu kommen. Wenig im Fokus der Teilnehmer stehen mit jeweils 16 Prozent Telematikanwendungen und die Fahrtenbuchverwaltung (Grafik 5).

Bei der Nachfrage, welche Verwaltungsbereiche den Teilnehmern besonders wichtig sind, wirken die Ergebnisse mit Blick auf die vorherige(n) Antwort(en) zum Teil etwas widersprüchlich. Denn mehr als zwei Drittel (68 Prozent) geben hier die Führerscheinkontrolle an. Waren es doch bei Frage zuvor „nur“ 51 Prozent, die sie im Rahmen der Verwaltungssoftware nutzen. Der vermeintliche Widerspruch kann allerdings aufgelöst werden: Denn die Diskrepanz zwischen den beiden Prozentzahlen liegt wohl vor allem daran, dass die Führerscheinkontrolle nicht bei jeder Softwarelösung integriert oder dazu gebucht ist. Sprich, der Wunsch nach der Führerscheinkontrolle mithilfe einer Flottenverwaltungssoftware ist vielfach da, aber es ist schlicht nicht immer möglich beziehungsweise es wird nicht darauf zugegriffen. Des Weiteren sind den befragten Fuhrparkleitern die Vertragsverwaltung (66 Prozent) und die bereits bei den Antworten zuvor mit hohen Prozentwerten bedachten Punkte Fahrer- und Fahrzeugverwaltung, Laufleistungskontrolle sowie Kraftstoffverbrauchsanalyse (je 63 Prozent) sehr wichtig. Nur eine sehr geringe Bedeutung haben –wie ebenfalls bereits zuvor – Telematikanwendungen und die Fahrtenbuchverwaltung. Auch eine kostenlose Testversion spielt für die Befragten kaum eine Rolle (Grafik 6).

Abschließend fragten wir nach den Softwareschnittstellen zu anderen Unternehmensbereichen. Mehr als der Hälfte der Teilnehmer gibt einen Schnittpunkt zur Buchhaltung an. Nur bei etwas mehr als einem Fünftel liegen Schnittstellen mit der Personalabteilung vor – ob aus Gründen des mittlerweile deutlich strenger regulierten Datenschutzes sei einmal dahingestellt. Erstaunlich niedrig ist der Wert beim Travelmanagement (drei Prozent). Obwohl man ständig von einem zunehmenden Zusammenwachsen von Flotten- und Travelmanagement hört, scheint es doch – zumindest bei unseren Teilnehmern – noch äußerst selten der Fall zu sein.

Fazit
Excel ist in Sachen Fuhrparkverwaltung nach wie vor die Nummer eins. In einer ähnlichen Umfrage vor rund einem Jahr kamen wir auf fast identische Werte (42 Prozent gaben damals an, Excel bei der Fuhrparkverwaltung zu nutzen). Spezielle Verwaltungssoftware hat also noch nicht den kompletten Durchbruch in den Fuhrparks geschafft. Ein Hemmschuh ist neben dem finanziellen Aspekt sicherlich auch der meist etwas aufwendige Umstellungsprozess im Unternehmen. Allerdings dürfte klar sein, dass spezielle Softwarelösungen mit ihren einzelnen Features eine Menge Vorteile und Vereinfachungen – gerade für größere Flotten – mit sich bringen. Bei der Frage, ob man dann mit einer Komplettlösung für alle Prozesse oder mit mehreren Teillösungen arbeitet, herrscht bei den Teilnehmern Uneinigkeit; letztlich gibt es hier aber auch wie so oft im (Fuhrpark-)Leben nicht den einen richtigen Weg.

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