Auf die Bedürfnisse zugeschnitten

Der Fuhrpark
Bei einem Logistikdienstleister denkt man womöglich zuerst an einen großen Lkw-Fuhrpark. Prinzipiell nicht falsch, bei Hellmann wird zwischen einem solchen und einem Pkw-Fuhrpark unterschieden. Tanja Manson ist zusammen mit einer Kollegin für den Pkw-Fuhrpark von Hellmann in der ganzen Bundesrepublik zuständig. „Wir kümmern uns um circa 430 Fahrzeuge“, sagt die zertifizierte Fuhrparkmanagerin. Der Fuhrpark ist durch viele kleinere Standorte dezentral organisiert, wird aber zentral gemanagt. Die Flotte von Hellmann besteht im Wesentlichen aus Modellen des VW-Konzerns sowie aus Fahrzeugen von BMW und Ford. Ein Teil kommt als Pool- beziehungsweise Abteilungsfahrzeug zum Einsatz, zudem gibt es jobbezogene Fahrzeuge beispielsweise für Vertriebsmitarbeiter und darüber hinaus Fahrzeuge für Teamleiter. Alle Pkw im Fuhrpark des Logistikunternehmens werden geleast, dabei wird zwischen Finanzund Full-Service-Leasing unterschieden. Bei Standorten im eher ländlichen Raum und mit einer nur geringen Anzahl an Fahrzeugen werde das Full-Service-Leasing bevorzugt, da hier Rahmenverträge mit unterschiedlichen Service- Dienstleistern schwierig seien. „Derzeit arbeiten wir mit unterschiedlichen Leasinggebern zusammen“, sagt Manson. Die Haltedauer der Fahrzeuge ist unterschiedlich und reicht von 24 Monaten bis zum Höchstfall von 60 Monaten. Die durchschnittliche Laufleistung der Flotte liege bei 35.000 Kilometern. „Wir haben natürlich auch extreme Vielfahrer, die zwischen 60.000 und 80.000 Kilometern im Jahr fahren“, ergänzt sie.

Erster Kontakt und „Go-live“
Zwischen 2014 und 2015 hat Tanja Manson eine Fuhrpark-Weiterbildungsmaßnahme von der Dekra besucht. Dabei ging es unter anderem darum, wie der Fuhrpark möglichst sinnvoll verwaltet werden könne und welche konkreten Möglichkeiten es hier gebe, erzählt sie. Bis dahin führte man bei Hellmann für das Fuhrparkmanagement noch überwiegend Excel-Listen an den verschiedenen Standorten. Man habe dann intern überlegt, welche Bedürfnisse man in Bezug auf eine Fuhrparkmanagement-Software habe und Carano Anfang 2015 erstmals kontaktiert, berichtet  Manson. „Nicht jedes System am Markt kann diese Größe oder Vollumfänglichkeit wie bei Carano abbilden“, erklärt sie diesen Schritt. Für sie seien auch die Piktogramme ein wichtiger Aspekt bei der Software gewesen. „Das ist einer der größten Unterschiede zu allen anderen Anbietern und für mich ein großes Entscheidungskriterium pro Carano gewesen.“ Denn visuelle Darstellungen seien schneller wahrgenommen und verinnerlicht als die herkömmlichen Feldbezeichnungen, so Manson. Auch eine farbliche Darstellung und entsprechende Kontraste waren ihr sehr wichtig. „Zudem gibt es ähnliche Fenster wie bei Windows, so ist das Ganze von der Handhabung einfacher und macht es sehr anwenderfreundlich.“

Die Implementierung der Software Fleet+ bei Hellmann dauerte circa sechs Monate von der Beauftragung bis zum Go-live. Während dieser sechs Monate gab es eine Testinstanz, eine Prüfung seitens der IT-Abteilung von Hellmann und es mussten sämtliche Stammdaten importiert werden. Das Go-live erfolgte schließlich im Februar 2017. Nach einer Erstschulung wurde das Programm sofort genutzt, Excel-Listen und Papierberge waren damit passé. Hans-Joachim Guth, Leiter Vertrieb und Service bei Carano, nennt den Ablauf bei Hellmann ein „Musterbeispiel“.

Zu Beginn gab es – wie prinzipiell bei jedem Projekt – auch kleinere Hürden und Herausforderungen. So mussten vielfältige Daten erfasst werden, um das System mit Leben zu füllen, wie zum Beispiel Warengruppen der Lieferanten. Hans-Joachim Guth erklärt: „Erst in dem Moment, als die Bewegungsdaten in das System eingeschleust wurden, konnte man die Qualität dieser auch bewerten.“

Eingesetzte Tools
Der Logistikdienstleister nutzt im Rahmen von Fleet+ viele Funktionen. Dazu zählen die Stammdatenpflege (Fahrzeug, Fahrer, Lieferanten, Leasinggesellschaften, Behörden et cetera), die Terminplanung – Steuerung gesetzlicher und organisatorischer Termine –, die Tankkartenverwaltung sowie der Rechnungsimport. Hinzu kommt der E-Mail-Versand mit vielen Vorlagen und einem Nachweis des Versands, der gerade bei behördlichen Dokumenten wichtig ist. Ebenfalls werden Vertragsdokumente eingepflegt – beispielsweise bei welcher Leasingfirma ein entsprechender Kontrakt geschlossen wurde und wie lange das Fahrzeug im Einsatz ist.

Daneben werden auch die Tools Datensichtung und -auswertung verwendet. „Das ist immer wichtig: An welcher Kostenstelle habe ich wie viele Fahrzeuge, an welchen Standorten befinden sie sich, wie hoch ist die Laufleistung, wie ist die Vertragslaufzeit, wie ist die Pkw-Gruppe des Mitarbeiters und so weiter“, sagt Manson. Hans-Joachim Guth bezeichnet die Datenauswertung bei Hellmann als proaktives Reporting, da das Logistikunternehmen es nach eigenen Wünschen durchführt. Denn die Standard-Reportings würden nicht immer alle Informationen beinhalten, die Logistikdienstleister benötigten.

Außerdem verwendet Hellmann das Archivtool, über das unter anderem entsprechend gespeicherte Daten der Mitarbeiter beziehungsweise Fahrer, der Fahrzeuge und der Verträge aufrufbar sind. Die Schadenverwaltung nutze man nur in der Basisvariante, erläutert Tanja Manson. Denn „wir haben ja einen Flottenschadenservice über unseren Versicherer und nehmen da auch die Full-Service-Leistung in Anspruch“. Entsprechende Rechnungen, Belege und Meldungen würden aber dennoch in das System zum Fahrzeug eingepflegt. Der Versicherer wickele nach der Schadenregulierung dann direkt mit Hellmann ab. „Dementsprechend brauchen wir die vollumfängliche Erfassung und Verknüpfung dieses Rechnungssystems aus dem Schadensystem erst einmal nicht.“

Kontinuierlich im Gespräch
Der Austausch zwischen Hellmann und Carano ist sehr eng. „Wir treffen uns mindestens einmal im Jahr auf einer Messe und besprechen aktuelle Themen“, sagt Tanja Manson. Hans-Joachim Guth sieht es als sehr wichtig an, regelmäßig das Feedback bei den Nutzern einzuholen. „Wir versuchen, das System für die Bedürfnisse der Kunden entsprechend zu konfektionieren, und wenn es neue Anforderungen gibt, werden diese besprochen und implementiert.“ Die Software sei über die Jahre an den Anforderungen der Kunden  ein Stück weit mitgewachsen, zum Teil durch Anregungen der Kunden als auch durch Investitionen seitens Carano. „Die Software ist für die Standardprozesse im Fuhrparkmanagement State of the Art“, sagt Guth.

Neben diesem regelmäßigen Austausch gibt es auch Kontakt im Rahmen des Pakets „Wartung und Support“, das Hellmann in Anspruch nimmt. Kommt es beispielsweise zu einer Fehlermeldung bei der Software, prüft die IT-Abteilung von Hellmann, ob es von ihrer Seite aus etwas zu tun gibt. Ansonsten wende man sich hier an Carano, so Manson. „Es gibt hier zum einen den Kontakt unserer IT-Abteilung zu Carano, zum anderen aber auch den direkten Kontakt von meiner Seite aus. Letztlich bin ich bei Fragen oder Problemen die Schnittstelle zwischen IT bei Hellmann und Carano.“

Da Carano ein offenes System habe, seien beispielsweise Änderungen in den Programmschnittstellen aber auch ohne den Support des Softwareherstellers möglich. „Das System hat generische Merkmale, es muss nicht bei jeder Kleinigkeit beim Hersteller angerufen werden“, erläutert Guth.

Datenschutz
Das Thema Software im Fuhrpark ruft auch schnell Datenschützer auf den Plan. Hans-Joachim Guth kann hier beruhigen. Als die neue Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im vergangenen Jahr in Kraft trat, führte das Berliner Unternehmen ein großes Update durch, bei dem beispielsweise die Anonymisierung der Daten eines Fahrers oder Geschäftspartners berücksichtigt wurde. Darüber hinaus gebe es Verfahren mit Löschskripten, die in Absprache gemacht werden könnten, wenn es notwendig sei, sagt Guth. Dabei würde auch der Datenschutzbeauftragte der Unternehmung über das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten mit dem Fuhrpark die relevanten Punkte erarbeiten.

Fleet+ ist bei Hellmann auf einem eigenen Server installiert, die Datenhoheit liegt also inhouse. Für den Schutz der Daten ist Hellmann somit selbst verantwortlich. Die Datenhandhabung in Fleet+ entspricht nach Carano-Angaben allen relevanten Anforderungen der DSGVO, zum Beispiel im Hinblick auf die Datenspeicherung.

Bei Ordnungswidrigkeiten im Straßenverkehr hat sich beim Logistikdienstleister der Prozess durch die Nutzung von Fleet+ verändert und dadurch wesentlich vereinfacht. Wurden die Fahrzeugnutzer früher noch vom Logistikunternehmen über die Post der Behörde informiert und gebeten, sich darum zu kümmern, teilt Hellmann der Behörde nun direkt mit, wem das Fahrzeug zur entsprechenden Zeit zur Verfügung gestellt wurde – möglich durch einen raschen Blick in das Flottenmanagementsystem. „Wir teilen lediglich  mit: Folgender Person ist das Fahrzeug zu dieser Zeit überlassen worden – alles datenschutzrechtlich konform“, so Manson. Ab dann wäre es eine Sache zwischen Fahrer und Behörde. Einzige Ausnahme seien Ordnungswidrigkeiten im Ausland, hier werde das Bußgeld direkt auf den Fahrzeughalter, sprich Hellmann, ausgestellt.

Ausblick
Wie geht die Zusammenarbeit zwischen Hellmann und Carano weiter? „Erst einmal ist ein Punkt der Zufriedenheit erlangt“, sagt Manson. Der größte Vorteil sei die einheitliche Verwaltung und Auswertung der Daten. „Hier gibt es keine individuelle Interpretation, alle haben die gleiche Basis. Die Papierakte ist weg, alles ist digital verfügbar und jeder weiß, wo man es findet“, so die zertifizierte Fuhrparkmanagerin. Eine Ausweitung wird aber doch zeitnah umgesetzt.

Noch etwas schwierig gestaltet sich bei Hellmann die Bezifferung der TCO der Flotte. Es gebe viele Variablen – Minderwerte aus Schäden, Mietwagenkosten, ein zusätzlicher Reifensatz – letztlich arbeite man hier viel mit Durchschnittswerten, sagt Manson. Zudem würden Mitarbeiter auch ohne die Tankkarte tanken und über Spesen abrechnen oder Lieferantentankstellen nutzen. So könne man nicht auf den Kilometer genau sagen, wie viel Kraftstoff verbraucht wurde. Und wenn Tankkarten bei Mietwagen verwendet würden, sei da der Kraftstoffverbrauch nicht mehr abgebildet. „Kostenkontrolle ja, TCO nein“, erklärt sie. „Hierfür eine gemeinsame Lösung zu finden, wäre der nächste Schritt“, so Guth.

 Und welche Pläne hat Carano allgemein für die Zukunft? Ziel sei die Schaffung eines Komplettangebots für den Fuhrpark aus einer Hand. „Dieses Angebot ist eine Integrationsplattform zur Vernetzung aller Marktbeteiligten als auch für andere Anbieter von Dienstleistungen oder Softwarelösungen“, erläutert Guth. Die Rolle der Fahrer stehe hier im Fokus, ebenso wie dezentrale Verwaltungsaufgaben des Fuhrparkmanagements besser zu unterstützen. Prozesse im Fuhrpark sollen transparenter und verständlicher abgebildet werden, fügt der Carano-Vertriebschef abschließend hinzu. So wie bei Hellmann bereits geschehen.

 

CARANO SOFTWARE SOLUTIONS GMBH
Schon seit 1992 entwickelt die Carano Software Solutions GmbH Softwarelösungen für fahrzeugbezogene Mobilität. Der Schwerpunkt liegt auf neuen Technologien für Fuhrparkmanagement, Flottenleasing und Corporate Carsharing. Forschungsprojekte in den Bereichen der E-Mobilität und Telematik sind ein wichtiger Faktor, um aktuelle Trends in das Produktportfolio mit einfließen zu lassen. Insgesamt werden circa 250.000 Fahrzeuge mit den Lösungen von Carano beschafft, verwaltet und verkauft.

 

HELLMANN WORLDWIDE LOGISTICS SE & CO. KG
Hellmann Worldwide Logistics hat sich seit seiner Gründung 1871 zu einem der großen internationalen Logistikanbieter entwickelt. Der Hellmann-Konzern hat 2018 mit 10.696 Mitarbeitern einen Umsatz von rund 2,5 Milliarden Euro erzielt. Die Dienstleistungspalette umfasst die klassischen Speditionsleistungen per Lkw, Schiene, Luft- und Seefracht, genauso wie ein umfangreiches Angebot für KEP-Dienste, Kontraktlogistik, Branchen- und IT-Lösungen.