Intelligente Datenvisualisierung

Mit den etwa 21.000 Fahrzeugen zählt die DB FuhrparkService GmbH zu den größten Flottenbetreibern Deutschlands. Zwei Drittel des Fuhrparks entfallen dabei auf Pkw, wovon 2.500 Fahrzeuge personenbezogen sind, also klassisch als Dienstwagen bezeichnet werden können. Bei den übrigen Pkw sowie der riesigen Anzahl an leichten wie schweren Nutzfahrzeugen, Anhängern und Sonderfahrzeugen handelt es sich um Betriebsfahrzeuge, die bahnintern beispielsweise in Bereichen der Infrastrukturerhaltung oder anderen Dienstleistungsbereichen wie Facilitymanagement und Sicherheitsdienst zum Einsatz kommen. Bei solch einer Fuhrparkgröße ist es natürlich essenziell, die Kosten im Blick zu haben, wie Jens Peter Schneider, Leiter Fuhrparkmanagement und Bereitstellung Langzeitmiete bei der DB FuhrparkService GmbH, zu berichten weiß: „Wir prüfen grundsätzlich bei jeder Fahrzeuganschaffung die wirtschaftlichste Beschaffungsvariante. Das bedeutet, egal ob es sich um ‚Massenware‘ im Bereich Kompaktklasse oder um ein Sonderfahrzeug für den Bau von Oberleitungstrassen handelt, wird geprüft, ob ein Kauf oder doch Leasing infrage kommt.“

Neben den reinen Anschaffungskosten müssen innerhalb der Kostenkontrolle natürlich auch Schäden und die Aufwendungen für deren Behebung – kurz: das Schadenmanagement – mit einkalkuliert werden. Genau darum ging es auch beim ersten Treffen zwischen DB FuhrparkService und auto fleet control. Schnell zeigte sich dabei, dass eine komplette Auslagerung des operativen Schadenmanagements aufgrund der professionellen internen Schadenabwicklung bei der Deutsche-Bahn-Tochter gegenwärtig nicht infrage kam, wie Michael Pfister, Geschäftsführer bei auto fleet control, im Gespräch mit Flottenmanagement schildert. „DB FuhrparkService hatte großes Interesse an unseren Angeboten und besuchte daher unsere kostenlosen Online-Webinare, die wir regelmäßig rund um das Schadenmanagement anbieten. Dabei stand insbesondere unsere Software im Fokus, die neben unserer aktiven Schadenprozesssteuerung eine exzellente Daten- sowie Prozesstransparenz garantiert und zudem die Möglichkeit bietet, diese Daten unseren Kunden in Echtzeit zu visualisieren“, erläutert Michael Pfister.

Die Initialzündung für eine Zusammenarbeit ergab sich aufgrund einer Neuausrichtung der Absicherung von Eigenschäden im Angebot der DB FuhrparkService GmbH und einer somit möglichen Umstellung von Kaskoversicherung auf das sogenannte bahninterne Schadenkonto Ende 2016. „Unsere Aufgabe als Tochtergesellschaft der Bahn ist es, kostengünstig Mobilität für den Konzern bereitzustellen. Schon vor einigen Jahren hatte sich abgezeichnet, dass die Schadenhäufigkeit in den vergangenen 15 Jahren sehr gleichförmig auf einem Level bleibt. Daher haben wir Ende 2015 Konzerngesellschaften, die mehr als 500 Fahrzeuge ihr Eigen nennen, geraten, auf die Kaskoversicherung zu verzichten, was jedoch nur bedingt auf Zustimmung stieß. Erst durch die Entwicklung des ‚Schadenkontos‘ konnten wir hier Kosten einsparen“, gibt Carsten Wagner, Leiter Technischer Service bei der DB FuhrparkService GmbH, zu verstehen. Bei dem eigens entwickelten Produkt handelt es sich im Prinzip um eine Versicherungsersatzleistung: Die einzelnen Gesellschaften zahlen einen Beitrag, der ungefähr der Höhe der Versicherungsprämie entspricht, in einen eigenen Geldtopf ein. Die anfallenden Schäden und deren Behebung werden dann aus diesem Geldtopf beglichen. „Das Produkt hat den Vorteil, dass dabei die Versicherungssteuer in Höhe von 19 Prozent und auch die Kosten für die Aufwendungen der Versicherung gespart werden und wir zudem am Ende des Jahres den Saldo an unsere Kunden zurückgeben“, schildert Carsten Wagner. Am Ende des Jahres erhalten die Tochtergesellschaften durch das „Schadenkonto“ bis zu 25 Prozent der eingezahlten Beiträge zurück.

Doch wie kann man das volle Potenzial der dynamisch erhobenen Daten analysieren und nutzen? Excel-Tabellen stoßen hier schnell an ihre Grenzen, was Optik und damit die Übersichtlichkeit, aber auch die Funktionalität und Aussagekraft betrifft. „Im Frühjahr 2017 zeigte uns auto fleet control beim Termin in Hamburg, dass sie die eigene Software auch als reine ‚Software as a Service‘-Lösung zur Verfügung stellen oder man im Sinne eines hybriden Ansatzes gemeinsam mit auto fleet control die Schäden in der AFC-Software abwickeln kann. Dabei gefiel uns besonders die grafische Aufarbeitung der Daten innerhalb ihres angebundenen Reporting-Tools. Das Team von auto fleet control entwickelte daraufhin eine angepasste Reporting-Variante, welche unsere Daten exakt nach unserem Anforderungsprofil visualisierte“, erklärt Jens Peter Schneider und führt weiter aus: „Dadurch ließ sich die akute Herausforderung bewältigen, unsere Daten transparent und kundenfreundlich darzustellen und damit das Potenzial der in unserem System generierten und gesammelten Daten, speziell im Schaden- und Versicherungsbereich, zu erkennen. So war es uns mit vertretbarem Aufwand möglich, wertvolle Erkenntnisse zutage zu bringen, welche die Basis für intelligentere Entscheidungen in der Zusammenarbeit mit unseren Kunden bilden.“ Die Transparenz, die nötig war, um die Daten besser zu verstehen und aus ihnen Mehrwert zu generieren, konnte dieses angepasste Reporting-Tool liefern: „Wir benötigten eine intelligente Analyse und aussagekräftige Visualisierungen für unsere Daten. Genau dies hat uns auto fleet control angeboten: Unsere Daten, die wir mit unseren eigenen Systemen gewonnen hatten, in webbasierte Oberflächen mit hoher Informationsdichte zu bringen. Dazu gehört ein hohes Maß an Kreativität und eine ganze Menge Know-how“, ergänzt Carsten Wagner. „Als ein Marktführer im Bereich Risiko- und Schadenmanagement und hier vor allem als Komplettabwickler war uns auto fleet control zwar bekannt. Wir haben aber eine ganz neue Seite des Unternehmens entdeckt: einen Berater und einen Sparringspartner, der inhaltlich das Schadengeschäft aus eigener Abwicklung hervorragend kennt und gleichzeitig leistungsstarke Software-Komponenten mit eigener Manpower mit uns konzipiert sowie für uns umsetzt“, merkt Jens Peter Schneider weiterführend an.

Bei der gemeinsamen Entwicklung der Oberflächen zeigte sich schnell, dass sich die Hoffnungen bewahrheiteten: „Wir mussten auto fleet control nur sehr wenig zu den Daten und den Interessenlagen unserer Kunden erklären, da unsere Ansprechpartner die Problemstellungen aus eigenen Erfahrungen kannten und daher problemlos durchdringen konnten. Die Basis dafür war aber auch, dass sie uns aufmerksam zugehört haben. Das klingt vielleicht banal, ist aber essenziell. Somit ließ sich die Entwicklungszeit deutlich reduzieren, da von Anfang an auf inhaltlicher wie auch fachlicher Augenhöhe gemeinsam gearbeitet wurde“, berichtet der Leiter des Technischen Services der DB Tochtergesellschaft und ergänzt: „Die Workshops zur Erstellung der Lastenhefte und die anschließende Umsetzung waren intensiv, extrem konstruktiv und produktiv. Hier zahlte sich auch die Beratungskompetenz enorm aus. Denn es wurde immer wieder deutlich, dass auto fleet control in der Lage war, unsere Kundenwünsche zu hinterfragen, um daraus die eigentliche Essenz herauszuarbeiten, was letztlich zu besseren Ergebnissen geführt hat.“ Auch der Anspruch der DB FuhrparkService, eine Lösung zu finden, die über die Funktionen eines reinen Reporting- Tools hinausgeht, wurde erfüllt. Denn es sollte wesentlich mehr Transparenz und Detailkenntnis geschaffen werden, um auf der einen Seite die eigenen Kunden beim Umgang und bei der Auswertung der Daten zu unterstützen, aber auf der anderen Seite Auffälligkeiten zu erkennen und hieraus Maßnahmen zu schnüren. Denn erst durch die korrekte Deutung der Daten und die Erarbeitung von Handlungsempfehlungen kann das volle Potenzial dieses Reporting-Tools ausgeschöpft werden. Die DB-Tochter stellte im Gespräch ausdrücklich klar, dass dabei keine Sanktionen zur Debatte stehen, da ohnehin die Daten bewusst anonymisiert erfasst werden. Letztlich ist der Schlüssel zum Erfolg die Sensibilisierung der Fahrer mit Bezug auf die Schadenschwerpunkte. Diese können beispielsweise durch interne Schulungen, die in einer konzerneigenen Gesellschaft, welche auf Basis der nun gewonnenen Erkenntnisse die Trainingsinhalte individuell abstimmt, durchgeführt werden. Dies geschieht entweder durch intensive Präsenztrainings oder spezielle Webinare. Nicht zuletzt liefert das neue Reporting-Tool also auch eine Grundlage für die Auswertung zum Erfolg der getroffenen Maßnahmen.

Ausblick
Dass das volle Potenzial der Zusammenarbeit noch nicht ausgeschöpft ist, wissen die Verantwortlichen beider Seiten nur zu gut: So wäre laut Jens Peter Schneider eine Ausweitung der bisherigen Benchmark-Möglichkeiten auf andere Konzerne interessant. Heute bietet die Lösung jedem Kunden einen Benchmark gegen den Gesamtkonzern – dies um vergleichbare Branchen zu erweitern wäre hochinteressant, um Transparenz in die Höhe von beispielsweise Rücknahmeschäden zu bringen. Für Michael Pfister wäre der nächste logische Schritt die Nutzung der Abwicklungs-Software von auto fleet control: „Momentan spielen wir die Ergebnisdaten in unser System ein und bereiten diese visuell intelligent in dem neuen Reporting-Tool auf. Wenn DB FuhrparkService zukünftig auch unsere aktive Schadenprozesssteuerung für die Abwicklung der Schäden nutzen würde, könnten die Aussagen der Reportings um weitere wertvolle Informationen aus dem eigentlichen Schadenprozess angereichert werden. Das hätte den Vorteil, dass die DB FuhrparkService noch konkretere Handlungsempfehlungen an die eigenen Kunden geben könnte, weil sie dadurch Zugriff auf wichtige Prozessdaten hätte, die belegen, wie die Schadenkosten exakt entstanden sind.“

Nicht zuletzt hätte die Arbeit auf dieser gemeinsamen Plattform auch für die DB-Tochter Vorteile. „Uns würde es vom Grundsatz schon weiterhelfen, wenn wir auf dem System von auto fleet control arbeiten könnten, da dort die ganze Datenstruktur auf den Einsatzzweck maßgeschneidert ist. Derzeit müssen wir die Daten erst aus unserem System ziehen und für die Plattform aufbereiten. Letztlich sind wir aber mit der gemeinsam erreichten Lösung schon einen großen Schritt vorangekommen und haben durchweg positives Kundenfeedback erhalten. Bereits während des Projektes haben wir weiterführende Ideen entwickelt und bleiben dazu mit unserem Partner im Austausch“, erläutert Carsten Wagner. Schlussendlich ist eine Vertiefung der Zusammenarbeit, zum Beispiel auf Basis des hybriden Schadenmanagements in gemeinschaftlicher Form über das System von auto fleet control, für alle Beteiligten von großem Interesse. Denn damit bietet das Unternehmen auch für Konzerne integrierbare Lösungen an, die vorhandene Strukturen aufgreift und sinnvoll ergänzt. So kann eine aktive Schadenprozesssteuerung nahtlos an interne Dienstleistungsprozesse angebunden werden.

 

DB FUHRPARK SERVICE

Die DB FuhrparkService GmbH übernimmt das Mobilitätsmanagement für die Bahn und bietet den Konzerngesellschaften umfassende Mobilitätslösungen für den Straßenverkehr aus einer Hand an. Das Unternehmen ist verantwortlich für die Fuhrparkberatung, das Flottenmanagement, die Langzeitmiete, die Interimsfahrzeuge und den Chauffeurdienst sowie den Einkauf und das Remarketing der Fahrzeuge über die DB Autohäuser. Zusätzlich bietet die DB FuhrparkService GmbH mit dem Sharing-Angebot von Flinkster und Call a Bike sowie dem Mobilitätsbudget als Alternative zum persönlichen Firmenfahrzeug oder zum Firmenrad zeitgemäße und umweltfreundliche Mobilitätslösungen für die Mitarbeiter der Bahn an.

 

AUTO FLEET CONTROL (AFC)

Mit über 90.000 abgewickelten Kfz- Schäden pro Jahr und einem derzeitigen Bestand von rund 140.000 Fahrzeugen ist auto fleet control der größte Anbieter für innovative Lösungen im Bereich Schadenmanagement. Darüber hinaus bietet auto fleet control in den Bereichen Versicherungs-, Risiko- und Mobilitätsmanagement maßgeschneiderte Beratungsleistungen für Fuhrparkflotten, Leasinggesellschaften sowie Versicherungen an und setzt diese konsequent für seine Kunden um. Weitere Informationen unter www.autofleetcontrol.de