Kein Selbstläufer

Alle sprechen von der Digitalisierung, jedes Unternehmen scheint bereits online zu sein, fast nichts läuft mehr ohne das Internet – glaubt man zumindest. Doch in den Fuhrparks der Unternehmen dreht sich die Welt oftmals noch ein bisschen anders. So könnte man das teilweise überraschende Ergebnis unserer aktuellsten Onlineumfrage zum Stand der Digitalisierung der Fuhrparkwelt zusammenfassen. Fast 300 Fuhrparkverantwortliche nahmen an der Umfrage teil und ermöglichen uns einen Einblick in den Flottenalltag von heute. Das Teilnehmerfeld war dabei sehr ausgeglichen, so befinden sich etwa gleich viele Flottenleiter mit Fuhrparks unter 25 Fahrzeugen (33 Prozent) wie Fuhrparkmanager mit mehr als 100 Einheiten (37 Prozent) unter den Teilnehmern. Hauptsächlich handelt es sich bei den Flotten um Pkw-Fuhrparks.

Digitale Verwaltung
Die gute Nachricht aus Sicht der Softwareanbieter für die Flottenverwaltung ist, dass eine Marktsättigung in diesem Bereich noch längst nicht erreicht worden ist. Nur 14 Prozent nutzen eine selbst geschriebene, 30 Prozent eine Software eines Drittanbieters und sechs Prozent der Teilnehmer greifen auf die Softwarelösung einer Leasinggesellschaft zurück (Grafik 1). Das macht in Summe exakt 50 Prozent. Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass rund die Hälfte ohne eine Spezialsoftware ihren Fuhrpark verwaltet. Ganze 42 Prozent (!) nutzen für die Organisation der Flottenfahrzeuge eine Excel-Tabelle und sogar sechs Prozent der Teilnehmer setzen auf eine Verwaltung in Papierform. Ein Ergebnis, das im digitalen Zeitalter etwas verwundert. Sicherlich ist dies auch darauf zurückzuführen, dass immerhin elf Prozent der Umfrageteilnehmer weniger als fünf Fahrzeuge zu verwalten haben. Der Befund wirft die Frage auf, ab wie vielen Fahrzeugen sich eigentlich eine digitale Flottenverwaltung überhaupt lohnt. Einige Anbieter unserer Special-Abfrage zu diesem Thema geben an, dass sich eine Software bereits ab einem Fahrzeug lohnen kann (S. 78).

Apps im Fuhrpark
Auch ohne eine Flottensoftware können Prozesse im Fuhrpark digital ablaufen, zum Beispiel die Führerscheinkontrolle. Die Frage nach dem Digitalisierungsgrad der Flottenprozesse insgesamt zeigt, dass die Digitalisie- rung schrittweise erfolgt. Nur vier Prozent der Flotten werden komplett digital verwaltet, immerhin 51 Prozent haben mehr als die Hälfte der Prozesse digitalisiert (Grafik 2).

Der Einstieg in die digitale Flottenwelt scheint die Führerscheinkontrolle zu sein, denn 46 Prozent der Umfrageteilnehmer gaben an, diese bereits via Smartphone-App durchzuführen (Grafik 3).

Andere Bereiche wie das Schadenmanagement, Fahrtenbuch oder die Fahrerkommunikation werden deutlich seltener über eine App abgewickelt. Gerade beim Schadenmanagement erscheint eine App auch nicht das ideale Werkzeug zu sein. Wer will sich schon nach einem Unfall durch eine Software betreuen lassen? Besser erscheint es hier, aus Sicht des verunfallten Dienstwagenfahrers, mit einer Person zu telefonieren.

Ganz anders sieht dies auf der Dienstreise aus. Mobilitäts-Apps für Zug, Flug oder Carsharing werden von den Mitarbeitern gerne genutzt (Grafik 4). Die Diskrepanz zwischen den Zahlen aus Grafik 3 in den Punkten Führerscheinkontrolle und Fahrtenbuch ergibt sich daraus, dass bei der Grafik 4 zugrunde liegenden Frage nach den Apps des Fahrers gefragt wurde. So kann die Führerscheinkontrolle in der jeweiligen Flotte via Smartphone erfolgen, ohne dass der Fahrer diese App selbst auf seinem Diensthandy haben muss. Es könnten beispielsweise nur die Abteilungsleiter mit einer Führerscheinkontroll-App ausgestattet worden sein, um die Fahrlizenzen der Mitarbeiter zu kontrollieren. Auffällig ist hierbei, dass auch die Apps der Autohersteller immerhin von einem Viertel der Dienstwagenfahrer heruntergeladen werden. Die Begleitsoftware zum eigenen Auto wird in Zukunft wohl noch an Bedeutung gewinnen, da immer mehr Funktionen im Fahrzeug via App gesteuert oder überprüft werden können.

Telematik und Datenschutz
Geeigneter scheint die Verwendung einer App für die Fahrtendokumentation zu sein. Dennoch verwenden nur 24 Prozent eine Fahrtenbuch-App. Dies mag auch daran liegen, dass Telematik und elektronisches Fahrtenbuch noch nicht in den deutschen Fuhrparks angekommen zu sein scheinen. 77 Prozent der Umfrageteilnehmer verzichten demnach auf die Verwendung von Telematik in ihren Flotten (Grafik 5). Die angegebenen Gründe, die für die restlichen 23 Prozent den Einsatz von Telematik rechtfertigen, sind unterschiedlich. Die Teilnehmer gaben in etwa gleich häufig an, dass das Tracking der Fahrzeuge (14 Prozent), die Fahreranalyse (11 Prozent), die Verbindung zu einem elektronischen Fahrtenbuch (11 Prozent) und die Fahrzeuglogistik (11 Prozent) Grund für den Einsatz von Telematik sei. Da Mehrfachnennungen möglich waren, ist davon auszugehen, dass die Flottenmanager Telematik aus mehreren Gründen heraus einsetzen. Dass Telematik überhaupt nur bei den wenigsten Flotten Anklang findet, kann teilweise mit der Branche begründet werden. Wenn der Dienstwagen ein reines Motivationsinstrument ist, braucht es auch kein Fahrzeug-Tracking. Sehr viel häufiger wird jedoch der Datenschutz ins Feld geführt. Die Angst vor dem gläsernen Mitarbeiter ist bei vielen Betriebsräten groß.

In einigen Unternehmen ist der Fuhrparkleiter selbst für den Datenschutz zuständig (Grafik 6). Einen extra Datenschutzbeauftragten leisten sich ganze 70 Prozent. Interessant ist jedoch, dass acht Prozent angaben, dass niemand für den Datenschutz im Unternehmen zuständig ist. Dies dürften in der Regel Unternehmen sein, die weniger als zehn Mitarbeiter haben und entsprechend auch einen kleinen Fuhrpark unterhalten. Aber Vorsicht: Die pauschale Aussage, dass jedes Unternehmen mit weniger als zehn Mitarbeitern keinen Datenschutzbeauftragten braucht, ist falsch. Es kommt auf die Branche und die Kerntätigkeit des Unternehmens an und ist im Einzelfall zu prüfen.

Ausblick
Wie die Flottenverwaltung in einigen Jahren aussehen wird, ist von den Teilnehmern sehr unterschiedlich eingeschätzt worden. So gehen 50 Prozent davon aus, dass der Fuhrparkmanager in Zukunft mehr zu einem Datenmanager wird, 50 Prozent glauben dies nicht (Grafik 7). Gleichzeitig gehen immerhin 42 Prozent der Teilnehmer der Onlineumfrage davon aus, dass ihr Fuhrpark in Zukunft vollständig digital und automatisiert verwaltet wird. Mit Blick auf die Ergebnisse der Onlineumfrage wird die Entwicklung zum digitalen Fuhrpark allerdings kein Selbstläufer werden. Dafür läuft im Flottenalltag noch zu viel analog.