Prozesse digitalisieren

Routineaufgaben bestimmen in vielen Fällen den Arbeitsalltag eines Fuhrparkverantwortlichen: von der Ein- und Aussteuerung der Fahrzeuge über die Bearbeitung von Schäden beziehungsweise Unfällen bis zur Überwachung aller Flottenaktivitäten. Viele der aus diesen Prozessen stammenden Informationen liegen heute schon als Daten vor, sprich in digitaler Form. Dies schafft wiederum die Grundlage, diese Daten elektronisch und automatisiert weiterverarbeiten zu können. Spezialisiert auf diese Datenverarbeitung sind sogenannte Prozessdienstleister, die durch Kombination von Schnittstellen zu Behörden und Dienstleistern sowie der Automatisierung von Routineaufgaben dem Fuhrparkverantwortlichen allerhand Arbeit abnehmen können.

Doch ab wann lohnt sich der Einsatz eines Prozessdienstleisters? Hier gehen die Meinungen der Anbieter etwas auseinander, was aber auch an der Abwägung von Kosten und Nutzen liegt. Niels Krüger, Geschäftsführer der TCS Technology Content Services GmbH, meint: „Bereits ab einer Flottengröße von zehn Fahrzeugen lohnt sich der Einsatz eines externen Dienstleisters, um alle mit dem Fahrzeug und dem Fahrer verbundenen Prozesse, wie Fahrzeugbewirtschaftung, Terminkontrollen, Rechnungsprüfungen, Schadenmanagement und vieles mehr, umfassend und rechtssicher abwickeln zu können.“ Matteo Carlesso, Geschäftsführer der CarMobility GmbH, setzt die Schwelle bei circa 50 Fahrzeugen an, ab der Kunden von zeitaufwendigen Routineaufgaben spürbar entlastet und mit dem Fachwissen der Prozessdienstleister gezielt unterstützt werden können. Dennoch ist auch er der Meinung, dass sich in einigen Fällen auch schon vorher das Outsourcing lohnen kann: „Im Wesentlichen kommen beim Outsourcing von Fuhrparkmanagementprozessen zwei Dinge zusammen. Zum einen wollen viele Fuhrparkmanager sich stärker auf ihr eigentliches Kerngeschäft konzentrieren. Damit einher geht die Fokussierung auf das eher strategische und taktische Managen einer Fahrzeugflotte. Die administrativen und prozessualen Aufgaben werden dann an eine Fuhrparkmanagementgesellschaft ausgelagert. Zum anderen fehlt es vielen Betrieben häufig am prozessualen und technischen Know-how, um einen Fuhrpark effizient zu managen. Auch IT-Möglichkeiten sind oft nicht in ausreichendem Maße vorhanden und die internen Ressourcen sind teilweise zu begrenzt“, erläutert Matteo Carlesso. Aus Sicht der DAD Deutschen Auto Dienst GmbH lohnt sich das Outsourcing in jedem Fall: „Das Outsourcing auf einen kompetenten und verlässlichen Partner zahlt sich bei jeder Flottengröße aus. Es geht über die reine Zeit- und Kostenersparnis hinaus, wenn wir als Dienstleister unsere Flottenkunden nicht nur bei ihrer Fahrzeugzulassung oder dem Dokumentenmanagement unterstützen, sondern mit smarten, digitalen Lösungen zur Digitalisierung begleiten“, gibt Dr. Mirko Dobberstein, Geschäftsführer DAD, zu verstehen.

Aufgrund des hohen Digitalisierungsgrads der Prozessdienstleister ist es jedem Anbieter sowohl teilweise wie auch komplett möglich, die Steuerung des Fuhrparks zu übernehmen: „Wir decken mit über 20 Leistungskategorien den gesamten Workflow eines Fuhrparks ab: beginnend bei der Fahrzeugbeschaffung und Finanzierung bis hin zum Remarketing. Dies ermöglicht eine voll umfängliche TCO-orientierte Kostenbetrachtung und Steuerung. Unsere Kunden können je nach Bedarf Komplett- oder Teillösungen in Anspruch nehmen. Wir führen beispielsweise alle Fahrzeug- und Vertragsstammdaten. Wir verauslagen alle Kosten und erstellen zu den vereinbarten Terminen eine konsolidierte Abrechnung“, erläutert Henning Schick, Director Sales Europe bei der ARI Fleet Germany GmbH. Carsten Schäfer, Director Fleet bei der PS-Team Deutschland GmbH & Co. KG, sieht einen großen Vorteil bei einer Komplettlösung: „Wir übernehmen systemgestützt sämtliche Prozesse rund ums Flottenfahrzeug – von der Einsteuerung über die Aussteuerung bis zur Datenlieferung in den Remarketing-Channel. Dabei legen wir Wert auf einen ganzheitlichen Ansatz: Wir bilden den gesamten Lebenszyklus des Fahrzeugs ab. Neben der operativen Dienstleistung bieten wir unseren Kunden, etwa den Full-Service-Leasinggesellschaften, auch die Steuerung der Prozesse inklusive Dienstleistern über unsere Systeme an. Hierdurch schaffen wir eine maximale Transparenz über den Status je Fahrzeug mit einem einzigen System.“

Wie weit die Digitalisierung des Fuhrparkmanagements reicht, ist jedem Kunden überlassen: „Digitale Bestellworkflows, Datenaustausch mit anderen Dienstleistern als auch mit dem Kunden vereinfachen die Zusammenarbeit enorm. Da wir bei Fahrzeugen jedoch auf ein sehr emotionales Thema stoßen, ist der Kontakt zu einem Autohaus mit der Möglichkeit von Probefahrten und Besichtigungen der Modelle oft sehr wichtig“, weiß Michael Hohn, Head of Fleet Management bei der IMPERIAL Industrial Logistics GmbH, zu berichten. Auch Matthias Rotzek, Managing Director bei TraXall Germany, sieht zwar eine zunehmende Digitalisierung, trifft aber hier auch auf Hemmnisse: „Einzelne Prozesse werden bereits digital gemanagt. Flottenmanagement besteht allerdings nicht nur aus einzelnen Prozessen, sondern auch aus spezifischem Know-how, das bei einer vollständigen Digitalisierung integriert werden müsste.“

Fazit
Prozessdienstleister verspüren ein zunehmendes Interesse an digitalen Prozessen seitens der Kunden. Dies scheint vor allem darin begründet zu sein, dass die Kunden auch die neuen Möglichkeiten erkennen, die durch die Erhebung von Fahrzeugdaten und deren Verarbeitung entstehen, um ihre Flotte effizient und kostensparend zu steuern. „Alle Unternehmen müssen Kosten reduzieren und da bieten digitale Anwendungen den größten Hebel. Der Grad der digitalen Transformation ist sehr unterschiedlich ausgeprägt. Es gibt Unternehmen, die sämtliche Prozesse inklusive Fuhrparkmanagement mit eigenen Systemen durchgängig abbilden, viele integrieren Lösungen wie unsere Auftragsplattformen in ihre Systeme sowie Abläufe und wieder andere stehen am Anfang und unterstützen erst einzelne Arbeitsschritte mit einer App“, erläutert Carsten Schäfer. Aber auch die Dienstleister müssen sich an den Markt anpassen: „Neue Lösungen müssen sich in die steuernden, digitalen Prozesse integrieren lassen. Ohne digitale Anbindung haben neue Lösungen keine Akzeptanz auf dem Markt. Da viele Partner auch heute noch mit Systemen arbeiten, die unter anderen Voraussetzungen entwickelt wurden, ist eine durchgängige digitale Integration selten und viele Medienbrüche sind an der Tagesordnung“, gibt Dr. Mirko Dobberstein abschließend zu verstehen.