Einfach und schnell

Früher war alles besser, hört man oft. Das scheine kontrolliert werden können stimmt aber nicht immer. Blickt man ein paar Jahre zurück, da war die Fuhrparkwelt in Sachen Führerscheinkontrolle noch deutlich komplizierter. Meist wurde sie händisch (sprich per Sichtkontrolle) durchgeführt, der Vorgang musste dann schriftlich festgehalten werden. Ein großer Umstand und Zeitfresser, sodass es wohl auch in einigen Fuhrparks nicht so genau genommen wurde mit den regelmäßigen Kontrollen. Und das trotz drohender horrender Strafen bei Vergehen – Freiheitsstrafen von bis zu einem Jahr oder Geldstrafen sind möglich.

Mittlerweile hat sich allerdings einiges vereinfacht. Eine Sichtkontrolle ist zwar nach wie vor nötig, jedoch nur noch im Rahmen der Erstprüfung beziehungsweise nach Ablauf der Fahrerlaubnis. So sagt Niels Krüger, Geschäftsführer TCS Technology Content Services GmbH: „Wir verwalten bei Bedarf die Ablauffristen mit. Somit hat der Fuhrparkleiter einen sicheren Überblick über die Fahrer, die Führerscheinklassen und mögliche Befristungen.“ Bei der KEMAS GmbH läuft es ähnlich, zudem gibt das System rechtzeitig vor Ablaufdatum eine Erinnerung an den Führerscheininhaber. „Wird der Führerschein nicht aktualisiert, bekommt der Mitarbeiter den entsprechenden Fahrzeugschlüssel nicht mehr ausgehändigt“, sagt Peter Vogel, Senior Sales Manager Fuhrpark & Mobilität.

Die wiederholten Kontrollen der Führerscheine können dabei mit verschiedenen Systemen absolviert werden, die Möglichkeiten reichen hier von (Smartphone-)Apps und browserbasierten Lösungen über öffentliche Prüfstationen (Tankstellen et cetera) bis zu Prüfanlagen, die im Unternehmen oder Dienstwagen selbst installiert sind.

Digitalisierung
Die Digitalisierung ist natürlich auch längst im Bereich der Führerscheinkontrolle angekommen. So sagt Jörg Schnermann, Geschäftsführer der LapID Service GmbH: „Immer mehr Unternehmen setzen bei der Führerscheinkontrolle auf elektronische Lösungen, hier insbesondere auf Kontrollmethoden via App und Smartphone. Die Digitalisierung von Prozessen trägt dazu bei, dass die Kontrollen immer flexibler werden, mehr Führerscheinarten abgedeckt werden und so die Prozesse noch effizienter und lückenlos gestaltet werden können.“

Für Richard Gandlau, Geschäftsführer der Wollnik & Gandlau Systems GmbH, war und ist die Digitalisierung gar „das Fundament und der Antriebsmotor hinter unserem Produkt DriversCheck“. Als erste und einzige Lösung auf dem Markt ermögliche es seit 2015 eine vollautomatische Führerscheinkontrolle mit Schlüsseltechnologien wie der künstlichen Intelligenz, so Gandlau.

Daneben gibt es weitere Ansätze der Unternehmen (siehe auch Tabelle) wie RFID-/NFC-Etiketten, Barcodes und auch spezielle Hologramme, die auf den Fahrlizenzen angebracht werden. Sie können dann entsprechend vom Smartphone (ein-)gelesen werden – das Ganze läuft ähnlich wie bei einer Kontrolle mit Scan- oder Prüfgerät ab.

Hersteller wie Sycada oder TomTom Telematics setzen hingegen auf eine Verknüpfung der Kontrolle an ein Telematiksystem. Eine Überprüfung ist so vor jedem Fahrtantritt möglich. Wolfgang Schmid, Sales Director D-ACH bei TomTom Telematics, sagt, dass rein smartphonebasierte Lösungen im Bereich Führerscheinkontrolle für einige Anwendergruppen zwar zielführend eingesetzt werden könnten. Insbesondere im Hinblick auf Datenschutzbestimmungen und die Total Cost of Ownership würden sich die vermeintlichen Kostenvorteile dieser Lösungen bei genauerer Betrachtung jedoch schnell relativieren.

Datenschutz
Die zunehmende Digitalisierung ist für viele Datenschützer ein heikles Thema. Was passiert genau mit den Daten bei der Führerscheinkontrolle? Wie sind die Daten gesichert? Kai Rosenthal, Datenschutz bei der LapID Service GmbH, erläutert: „Bereits seit 2016 wird der Datenschutz bei LapID und insbesondere die Auftragsverarbeitung durch den TÜV Süd überprüft und ist seitdem jedes Jahr zertifiziert worden. Zusätzlich zur Überprüfung durch den TÜV Süd wird der Datenschutz auch regelmäßig durch unseren externen Datenschutzbeauftragten auf die Probe gestellt. Ein umfangreiches Datenschutz– und Datensicherheitskonzept stellt dabei sicher, dass die Daten der Nutzer richtig und sicher verarbeitet werden. Berücksichtigt werden hierbei auch Aufbewahrungs- und Löschfristen. Die Führerscheinkontrolle an sich entspricht hierbei auch den höchsten Datenschutzanforderungen, denn bei der Kontrolle via LapID Siegel werden außer der Siegelnummer keine Daten an die Prüfstation und das LapID System übermittelt. Bei der Kontrolle via Smartphone werden alle Daten, die zur Überprüfung herangezogen worden sind, nach erfolgreicher Kontrolle und Dokumentation im System umgehend gelöscht.“

Gerade vor dem Hintergrund der letztes Jahr in Kraft getretenen EU-Datenschutz- Grundverordnung (kurz: EU-DSGVO) gab und gibt es immer noch Unsicherheiten auf dem Markt. Andreas Rupp, Geschäftsführer von E-FCON, kann hier schnell beruhigen: „Die Daten wurden auch schon vor der DSGVO auf einem Server mit dem höchsten Zertifizierungsstandard gespeichert, daher hat dieses Thema keine Folgen für uns.“ Die Avrios International AG ist ebenfalls auf der sicheren Seite, Robin Guldener, Co-Founder und CPO, sagt: „Wir haben unsere Lösung 2018 auf den Markt gebracht und somit bereits mit Rücksicht auf die DSGVO entwickelt.“

Ausblick
Daten entstehen im Fuhrparkbereich (fast) überall, daher hat man sie am liebsten gebündelt vorliegen. Die Tendenz geht bei sämtlichen Themen der Fuhrparklandschaft hin zur Vernetzung, gerade im Bereich Halterhaftung und den damit verbundenen einzelnen Kontrollen. So sagt René Roeder, Geschäftsführer fleet innovation GmbH: „Während die Unternehmen in puncto Führerscheinkontrolle bereits wach geworden sind, sind UVV und Fahrerunterweisung noch schlafende Riesen, die nur mit einer ganzheitlichen Herangehensweise zu bewältigen sind. Zumal Halterhaftung mit den unternehmenseigenen Systemen kompatibel sein muss, wenn sie zukunftsfähig sein will.“

Vielen Kunden ist es wichtig, „alles aus einer Hand“ zu bekommen, im Optimalfall von einem Dienstleister. Mirko Drenger, Geschäftsführer der CheckTech Service GmbH, will genau hier ansetzen: „Die Vernetzung verschiedenster Dienstleistungen rund um den Fuhrpark ist für ein effizientes Fuhrparkmanagement unumgänglich. Daher kommunizieren wir über die von uns bereitgestellten Schnittstellen bereits heute mit zahlreichen Anbietern von Softwarelösungen für das Fuhrparkmanagement, um die Nutzung unserer Lösung schnell und einfach zu ermöglichen.“ Robin Guldener von Avrios bestätigt: „Insellösungen gehören der Vergangenheit an und produzieren als weiteres zu pflegendes System mehr Verwaltungsaufwand als sie einsparen.“

Ebenfalls eine Option: eine modular aufgebaute Telematiklösung. So weiß Benjamin Tschache, Business Development Manager DACH bei der Sycada Deutschland GmbH, zu berichten: „Mit einem einzigen System lassen sich vielfältige Funktionalitäten wie beispielsweise elektronisches Fahrtenbuch, Disposition, Connected Navigation, Fahrverhalten, Verbräuche und eben auch die Führerscheinkontrolle abbilden.“

Verschiedene Systeme – verschiedene Vorteile. Letztlich kommt es auf unterschiedliche Faktoren wie Fuhrparkgröße und -struktur sowie die vorhandenen Prozesse und Abläufe im Unternehmen an, welche Lösung bei der Führerscheinkontrolle am geeignetsten ist. Hilfreich kann im Zweifelsfall auch eine Testversion sein, die unsere aufgelisteten Anbieter ausnahmslos anbieten.

Festzuhalten bleibt: Der Aufwand ist sowohl für den Fuhrparkleiter als auch den Fahrzeugnutzer mithilfe der Systeme extrem gering. Ausreden für das Auslassen von Kontrollen sollte es also nicht mehr geben.