Mitwirkungspflichten des Dienstwagenberechtigten bei der Aussteuerung von Dienstwagen

So sind die Fragen der Rückgabe des geleasten Dienstwagens an den Leasinggeber oder die Abgabe eines gekauften Fahrzeugs nach Ablauf der Abschreibung zum Weiterverkauf insbesondere auch an arbeitsrechtliche Vorfragen gebunden, die schon gleich zu Anfang bei der Dienstwagenüberlassung vertraglich geregelt werden sollten. Das bedeutet, dass die fuhrparkinternen Prozesse für die Ein- und Aussteuerung sich auch in den Regelungen der Dienstwagenüberlassungsverträge abbilden lassen. Denn gerade bei der Dienstwagenrückgabe lauern zahlreiche Fallstricke.

Schon vor der Fahrzeugüberlassung ist die Rückgabepflicht zu klären
Noch bevor das Fahrzeug für den Dienstwagenberechtigten konfiguriert und bestellt wird, sind die Spielregeln für die spätere Fahrzeugüberlassung zu klären. Denn ein Dienstwagenüberlassungsvertrag muss prozesstechnisch spätestens vor der Übergabe der Fahrzeugschlüssel an den dienstwagenberechtigten Nutzer geschlossen und unterschrieben sein. Dazu gehört vor allem die Regelung der Herausgabeverpflichtung des Mitarbeiters. Während sich eine solche Herausgabepflicht für ausschließlich zur dienstlichen Nutzung – also als Arbeitsmittel – überlassene Dienstfahrzeuge ebenso wie für rein dienstlich nutzbare Poolfahrzeuge jederzeit durch das Direktions- und Weisungsrecht des Arbeitgebers entschädigungslos regeln lässt, spielt die eigentliche Musik bei der Rückforderung von Dienstfahrzeugen, bei denen auch die private Nutzung gestattet wird.

Überlässt nämlich der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer einen Dienstwagen auch zur privaten Nutzung, stellt dies einen geldwerten Vorteil und Sachbezug dar. Die Privatnutzung ist damit steuer- und abgabenpflichtiger Teil des geschuldeten Arbeitsentgelts und somit folgerichtig auch zugleich Teil der regulären Arbeitsvergütung. Die Gebrauchsüberlassung zur Privatnutzung ist insoweit regelmäßig eine zusätzliche Gegenleistung für die geschuldete Arbeitsleistung (vgl. BAG, Urteil vom 21.03.2012, 5 AZR 651/10; LAG Rheinland- Pfalz, Urteil vom 12.03.2015, Az. 5 Sa 565/14; ArbG Düsseldorf, Urteil vom 13.01.2017, Az. 14 Ca 3558/16). Sie ist so lange geschuldet, wie der Arbeitgeber Arbeitsentgelt leisten muss. Die Faustregel für Fuhrparkprofis lautet daher: Solange ein Mitarbeiter Arbeitsentgelt erhält, darf er bei Einräumung der Gestattung einer Privatnutzung den Dienstwagen auch weiterhin privat nutzen. Das ist bei der grundsätzlichen Regelung der Rückgabe- und Widerrufsgründe zu beachten.

Die „wasserdichte“ Rückforderung des Dienstwagens muss klar formuliert sein
Die rechtssichere Vorbereitung der Fahrzeugrückgabe erfolgt nicht erst bei der eigentlichen Vorbereitung der Fahrzeugrückgabe, sondern schon viel früher durch diesbezügliche Regelungen im Dienstwagenüberlassungsvertrag und/ oder in der Car-Policy. Die meisten Probleme im Zusammenhang mit der Rückgabe von Fahrzeugen durch die Mitarbeiter an das Fuhrparkmanagement lassen sich durch klare Regeln vermeiden, die der Dienstwagenberechtigte noch vor der eigentlichen Fahrzeugüberlassung unterzeichnen sollte.

Hier kommt es ganz entscheidend auf eine transparente Gestaltung der Widerrufsvorbehalte und Widerrufsgründe in den vorgenannten Regelwerken an.

Typische sachliche Widerrufsgründe sind:
• die Freistellung des Arbeitnehmers von der Verpflichtung zur Arbeitsleistung im Zusammenhang mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses durch Kündigung oder Aufhebungsvertrag,
• das Ruhen des Arbeitsverhältnisses,
• die Änderung der Arbeitsaufgabe des Dienstwagenberechtigten beziehungsweise des zugewiesenen Aufgabengebiets,
• der Beginn der Freistellungsphase in der Altersteilzeit,
• der Wegfall der tatsächlichen Arbeitsleistung zum Beispiel wegen Arbeitsunfähigkeit und Krankheit über sechs Wochen nach Ablauf der Entgeltfortzahlungszeiträume,
• der Verlust der Fahrerlaubnis oder ein Fahrverbot, • die Durchführung von Wartungs- und Reparaturarbeiten oder die Ersatzbeschaffung.
Daneben ist auch eine nur vorübergehende Entziehung des Fahrzeugs bei Schwangerschaft (Mutterschutz/Elternzeit) sowie im Urlaub anzudenken und zu regeln.

In der Praxis scheitern Widerrufsvorbehalte beziehungsweise Widerrufsklauseln häufig an der sogenannten AGB-Kontrolle durch die Gerichte nach den §§ 305 ff. BGB, weil Widerrufsgründe nicht hinreichend konkret, transparent und nachvollziehbar angegeben sind. Deswegen muss für den Mitarbeiter von vornherein klar sein, unter welchen konkreten Voraussetzungen er seinen Dienstwagen wieder an den Arbeitgeber zurückgeben muss und wann er dabei das eingeräumte Recht zur privaten Nutzung des Dienstwagens wieder einbüßt – bis hin zu der Frage, ob und wann ihm dafür gegebenenfalls eine Nutzungsausfallentschädigung zustehen soll.

Die Vereinbarung entsprechender Widerrufsgründe im Rahmen einer Dienstwagenordnung/ Car-Policy in Form einer Betriebsvereinbarung nach BetrVG ermöglicht insoweit einen „formalen“ Ausschluss der gerichtlichen AGB-Kontrolle, weil insoweit der Betriebsrat im Rahmen seiner Mitwirkungsrechte Arbeitnehmerinteressen wahrt. Dennoch sollte auch hier entsprechend sorgfältig formuliert werden.

Bringen oder Holen?
Zumutbar ist eine Rückgabe des Dienstwagens regelmäßig dann, wenn der Arbeitnehmer von der Arbeitspflicht befreit ist und kein (Arbeits-)Entgelt (mehr) beanspruchen kann. Die Kernfrage ist dabei dennoch, wer das Fahrzeug dann eigentlich wohin bringen muss. Fragen über Fragen: Muss der Dienstwagennutzer das Dienstfahrzeug selbst zur Rückgabe hinbringen? Oder muss der Mitarbeiter das Fahrzeug gar nicht selbst bringen, sodass eine Abholung eingeplant werden muss? Für Krankheitsfälle hat das LAG Berlin-Brandenburg (Urteil vom 10.01.2013, 10 Sa 1809/12) entschieden, dass der Arbeitnehmer während der krankheitsbedingten Arbeitsunfähigkeit nicht verpflichtet ist, den Dienstwagen beim Arbeitgeber abzuliefern. Mit anderen Worten ist der Leistungsort der Rückgabe in diesem Fall der Wohnort des Arbeitnehmers. Das bedeutet, das Fuhrparkmanagement muss den Dienstwagen einschließlich Papieren und Schlüssel beim Arbeitnehmer zu Hause abholen.

Für alle anderen Fälle sollte schon bei der Dienstwagenüberlassung eine klare Regelung zur Fahrzeugrückgabe explizit vereinbart werden. Denn es versteht sich nicht von selbst, dass der Mitarbeiter den Wagen ohne besondere Vereinbarung bei Leasingende direkt zum Autohaus nach Wahl des Leasinggebers überführt und dort einem Gutachter vorstellt. Immerhin ist der Dienstwagennutzer ja nicht am Leasingvertrag beteiligt, auch wenn er letztlich davon profitiert hat. Auch die Mitwirkung bei der Begutachtung anlässlich der Fahrzeugrückgabe, die sicherlich auch im Eigeninteresse des Fahrzeugnutzers liegt, kann und sollte deshalb arbeitsrechtlich bei der Fahrzeugüberlassung als Pflicht des Fahrzeugnutzers geregelt werden.

Was aber, wenn der Mitarbeiter die Herausgabe des Fahrzeugs verweigert?
Weigert sich ein Dienstwagenberechtigter aber, sein Fahrzeug wieder herauszugeben, beispielsweise mit der Begründung, dass ihm noch rückständiger Arbeitslohn oder eine Provision zusteht, ist Vorsicht geboten. Jedenfalls bei ausschließlich zur dienstlichen Nutzung zur Verfügung gestellten Dienstwagen stellen solche – vermeintlichen – Zurückbehaltungsrechte rechtlich eine „verbotene Eigenmacht“ dar. Nach einem Urteil des LAG Köln (vom 24.03.2006, Az. 11 Sa 811/05) steht dem Arbeitnehmer insoweit gerade kein Recht zum Besitz zu, wenn der Dienstwagen ausschließlich als Arbeitsmittel überlassen wurde. Ein Hinweis darauf, dass sich der Mitarbeiter in diesem Falle gegenüber dem Arbeitgeber schadenersatzpflichtig machen kann, ist in der Praxis meist hilfreich.

Ein echtes Zurückbehaltungsrecht nach § 273 BGB wegen Gegenansprüchen, wie wegen etwaiger rückständiger Gehaltsforderungen, steht dem Mitarbeiter allenfalls dann zu, wenn er zur Privatnutzung des Dienstwagens berechtigt ist. Dem kann jedoch begegnet werden, indem Zurückbehaltungsrechte des Fahrzeugnutzers im Überlassungsvertrag grundsätzlich vertraglich ausgeschlossen werden und der Dienstwagenberechtigte insoweit auf eine Entschädigung verwiesen wird. Eine Entziehung des Fahrzeugs mit Entschädigung ist nämlich nicht unbillig.

Herausgabe contra Schadenersatz?
Das Landgericht Bielefeld hat in einer aktuellen Entscheidung (LG Bielefeld, Urteil vom 18.05.2018, Az. 15 O 78/15) insoweit klargestellt, dass dem Mitarbeiter dann ein Ersatzanspruch zusteht, wenn der Arbeitgeber sich weigert, die Arbeitsleistung des Mitarbeiters entgegenzunehmen. Denn in diesem Falle entfällt zugleich die Überlassung eines Dienstwagens für die dienstliche Nutzung. Durfte der Mitarbeiter aber nach den Regelungen des Arbeitsvertrags oder des ergänzenden Dienstwagenüberlassungsvertrags das Dienstfahrzeug ohne Beschränkung auch zu privaten Zwecken nutzen, dann steht ihm insoweit gegenüber dem Arbeitgeber ein Schadenersatzanspruch zu. Dies folgt daraus, dass die private Nutzungsmöglichkeit an dem Dienstfahrzeug als Entgeltbestandteil zu qualifizieren ist.

Mit der rechtswirksamen Vorenthaltung des Dienstwagens zur Privatnutzung steht dem Arbeitnehmer ein Ersatzanspruch für die ihm nicht ermöglichte private Nutzung des Fahrzeugs zu (§ 280 Abs. 1 Satz 1 BGB bzw. § 615 BGB). Zur Höhe und Berechnung des Schadens hatte bereits das Bundesarbeitsgericht (BAG) eine Nutzungsausfallentschädigung auf der Grundlage der steuerlichen Bewertung der privaten Nutzungsmöglichkeit mit monatlich 1 Prozent des Listenpreises des Kraftfahrzeugs im Zeitpunkt der Erstzulassung anerkannt (BAG, Urteil vom 21.03.2012, 5 AZR 651/10; BAG, Urteil vom 19.12.2006, Az. 9 AZR 294/06; BAG, Urteil vom 27.05.1999, 8 AZR 415/98; LG Bielefeld, Urteil vom 18.05.2018, Az. 15 O 78/15). Dabei kommt es nicht darauf an, ob der Mitarbeiter nach Entziehung des Dienstwagens anderweitig ein Ersatzfahrzeug nutzt. Ausgeschlossen ist insoweit jedenfalls, dass der Mitarbeiter Schadenersatz in Höhe der Kosten einer Ersatzbeschaffung verlangen kann.

 Prozesssteuerung zur Fahrzeugrückgabe heißt also, die Rückgabesachverhalte bereits vor der Dienstwagenüberlassung vertraglich zu regeln, wobei die individuellen Abläufe beim Fuhrparkmanagement in den vertraglichen Rückgaberegeln abgebildet und in diese eingebunden werden sollten. Während die Definition der Rückgabeprozesse Aufgabe des Fuhrparkprofis ist, bedarf es zur Vorbereitung von deren rechtssicherer Umsetzung meist professioneller Rechtsberatung. Vorsorge und Beratung gehören daher auch zu den Aspekten der Prozesssteuerung bei der Ein- und Aussteuerung.