Einer ist keiner

Sich über Produktpreise zu informieren machen heutzutage einschlägige Online-Plattformen recht einfach. So lässt sich schnell herausfinden, welche Anbieter dasselbe Produkt günstiger anbieten. Dass auch im Fahrzeugeinkauf Einsparpotenzial auf ähnliche Art und Weise zutage gefördert werden kann, liegt auf der Hand. Die altbewährte Methode der Ausschreibung, die bereits seit Jahrzehnten gute Dienste in dieser Richtung leistet, stellt sicher, dass die Kostenkalkulation und das Dienstleistungslevel denselben Voraussetzungen unterliegen. Doch im Zeitalter der Digitalisierung bieten sich noch weitere, potenziell weniger aufwendige Möglichkeiten, mehrere Einkaufsquellen geschickt zu nutzen.

Vor- und Nachteile
Multi-Supplier-Strategien verfolgen die Methode, mehrere Anbieter im Wettbewerb für dieselben Produkte an der Hand zu haben und das jeweils günstigste Angebot im entsprechenden Bedarfsfall anzunehmen. Weitere Vorteile dieser Einkaufsstrategie bestehen in der Sicherheit bei Lieferschwierigkeiten einzelner Anbieter, in der hohen Flexibilität bei Bedarfsschwankungen sowie der Vermeidung von Abhängigkeiten. Auch lassen sich so gezielt die Stärken bestimmter Lieferanten nutzen, vor allem, wenn verschiedene Fahrzeugklassen abzudecken sind. Nachteilig erscheint, dass der Aufwand für die Einkaufsabteilung wiederum relativ hoch ist, da die Komplexität der Vorgänge gewisse personelle Ressourcen einfordert. Ein steter Informationsabgleich in Bezug auf die Konditionen entsteht, da stets die Produktbeschaffenheit sowie die Rahmenbedingungen vergleichbar bleiben müssen. Viele Prüfvorgänge ergeben sich, man hat viele verschiedene Ansprechpartner, auszuwertende Angebote und Dokumente. Summa summarum: viele Prozesse.

Zielgruppe
Infrage kommt die Strategie für solche Fuhrparks, die nicht nur eine Mehrmarkenpolitik anwenden, sondern auch eine größere Menge an modell- und markenheterogenen Fahrzeugbestellungen pro Jahr tätigen. Die Empfehlungen gehen von einer mindestens dreistelligen Fuhrparkgröße mit einem Bedarf von mehr als 20 Neufahrzeugen im Jahr aus. „Der Vorteil liegt insbesondere darin, eine Abhängigkeit zu vermeiden und einen gesunden Wettbewerb zu schaffen. Ein ganz wesentliches Element ist es aber, Kleinmengen, das heißt Bestellungen unter 25 Einheiten pro Jahr, im Einkaufsprozess zu vermeiden. Es kann sich für Fuhrparks mit mindestens 25 Bestellungen pro Jahr, mindestens aber 15 pro Hersteller lohnen, um auch auf der Anbieterseite ein Interesse für Ausschreibungen zu schaffen“, so Bernd Hanisch, Director Operations bei der ARI Fleet Germany GmbH. Für Tranchenbestellungen bietet sich das „Bulk- Bid“-Verfahren an. „Hier werden mehrere, oft identische Fahrzeuge durch den Leasingnehmer in einer Bieterrunde abgefragt. Das beste Angebot erhält den Zuschlag zur gesamten Tranche“, definiert Vinzenz Pflanz, CSO bei der Sixt Leasing SE, diese Teilstrategie, die auch im Dienstleistungsangebot der Sixt Mobility Consulting enthalten ist.

Herausforderungen
Wird der Mehrmarkenbezug im Fuhrparkmanagement komplett inhouse umgesetzt, sollte die personelle Besetzung entsprechend angepasst sein, da er den Beschaffungsaufwand im Gegensatz zur Zusammenarbeit mit einem oder zwei Lieferanten steigert, etwa um den Faktor 1,5 ab dem zweiten Lieferanten. Grundsätzlich liegt die Herausforderung beim Multi- Supplier-Management in der Zusammenführung der Daten und Prozesse verschiedener Anbieter. Durch regelmäßige Ausschreibungen können die erzielten Kosteneffekte dann gesichert beziehungsweise ausgebaut werden. Wie in allen Fuhrparkverwaltungsbereichen helfen dabei effektive Verwaltungssoftwares. Ob als fuhrparkeigene Software oder vom Dienstleister gestellt, schaffen die Systeme durch einen hohen Automatisierungsgrad gleichzeitig Transparenz und Prozesssicherheit und vereinfachen beziehungsweise beschleunigen die Vorgänge. „Für kleinere Einheiten eignen sich auch die klassischen Office- Anwendungen, die für Klarheit und Struktur sorgen“, weiß Alexander Braun, Geschäftsführer der COMES Fuhrparkmanagement GmbH.

Outsourcing
Bei vielen Fuhrparkmanagementgesellschaften gehört die Koordination der Multi-Supplier- Strategie zum Dienstleistungsportfolio, zu der sie entsprechende Onlinesysteme zur Verwaltung mitliefern. Für die Auslagerung spricht, dass für alle Anfragen nur ein Ansprechpartner zu kontaktieren ist, der die jeweiligen Angebote professionell einholt und nach den Vorgaben des Fuhrparkmanagements bewertet, aufbereitet und zurückspiegelt, malt Manfred Sensburg, Geschäftsführer der Fleetcar + Service Community GmbH & Co. KG, die Vorzüge aus. „Zudem kann eine Auslagerung des Beschaffungsmanagements an externe Dienstleister eine Möglichkeit sein, um weitere Potenziale zu erkennen und diese dann auch zu nutzen“, so der Experte.

Auch bei der carmobility GmbH empfiehlt man aus Gründen der Zeit- und Prozessoptimierung die Auslagerung und erklärt die eigene Vorgehensweise: „Vor allem profitieren die Kunden von den Marktkompetenzen der Fuhrparkmanagementanbieter, die tagtäglich viele verschiedene Ausschreibungen ihrer Kunden managen. Zunächst fragen wir für unsere Kunden entsprechend ihrer Car-Policy bei den Lieferanten in vordefinierten Zeiträumen wie zum Beispiel vierteloder halbjährlich die Leasingfaktoren ab. Diese werden in der Datenbank gespeichert und bei der Konfiguration zugrunde gelegt. Kombiniert wird der Leasingfaktor dann automatisch mit den angeforderten Servicepaketen wie Wartungs- und Reparaturservices oder Reifenservice. Die Fuhrparkleitung erhält somit transparente Angebote und kann optional den elektronischen Genehmigungsprozess starten“, fasst Matteo Carlesso, Geschäftsführer der carmobility GmbH, die unternehmenseigenen Vorgänge zusammen.

Bei der HLA Fleet Services steht ebenfalls die Multi-Supplier-Variante im Angebot, bei der die Konditionen der Liefergemeinschaft des Kunden im Multi-Supplier-Konfigurator hinterlegt sind. „So erhält der Kunde sofort und immer den besten Preis“, erläutert Matthias Rotzek, Geschäftsführer der HLA Fleet Services GmbH, deren Prinzip. „Die Leasinggesellschaften liefern uns quartalsweise ihre Konditionen, die wir im Multi-Konfigurator hinterlegen. Der Kunde kann somit seine Wunschfahrzeuge unter Berücksichtigung seiner Dienstwagenrichtlinie, die ebenfalls im System hinterlegt ist, konfigurieren und erhält sofort die günstigste Leasingrate aus dem Angebot der erwählten Dienstleister. Danach durchläuft die Konfiguration unseren Online- Genehmigungsprozess, um danach dem Händler übermittelt zu werden“, so das Prozedere.

Abwägungssache
Doch bei aller Konzentration auf die niedrigste Leasingrate, die am Ende dann doch nicht immer auch die günstigste ist: Das Servicelevel muss stets vergleichbar sein beziehungsweise die tatsächlichen Leasingkosten inklusive Endabrechnungsschäden und tatsächlicher Kilometerleistung müssen bis zum Ende der Laufzeit berücksichtigt werden. Und all sowas lässt sich bekanntermaßen nicht mit Sicherheit vorhersagen. Vinzenz Pflanz von der Sixt Mobility Consulting empfiehlt die Abfrage einer aus mindestens fünf Punkten bestehenden Angebotsmatrix und weist darauf hin, dass lineare Interpolation zwischen den Matrixpunkten dabei erlaubt sein muss.

Dennoch: Erfahrungswerte, insbesondere aus einer guten langjährigen Zusammenarbeit mit der einen oder anderen Leasinggesellschaft, lassen sich daher oft nicht in Geld aufwiegen und durch ein kurzfristig günstig erscheinendes Angebot ausgleichen. Wie hieß es noch mal in der Werbung? Wer nicht vergleicht, ist blöd. Das stimmt aber nur, wenn es nachher nicht auch noch heißt: Es wurde am falschen Ende gespart.