Qualifizierung nicht notwendig?

Über 1.500 Frauen und Männer, die sich in ihrem Unternehmen um den Firmenfuhrpark kümmern, hat Dataforce befragt. Fünf verschiedene Größenklassen wurden berücksichtigt: bis zu 4 Fahrzeuge, 5–9, 10–24, 25–49 und 50 und mehr Fahrzeuge waren zu betreuen. Insgesamt gaben 66,2 Prozent der Befragten an, weniger als fünf Stunden in der Woche für den Bereich Fuhrparkmanagement aufzuwenden. Je geringer die Anzahl der Fahrzeuge, desto weniger, logisch. Doch sogar 32 Prozent bei Fuhrparks mit mehr als 50 Fahrzeugen haben nicht mehr Zeit, auch wenn über alle Größenklassen noch weitere Kolleginnen oder Kollegen mit Teilaufgaben befasst sind. Durchschnittlich sind es 8,1 Stunden, die insgesamt wöchentlich unternehmensweit für Aufgaben im Fuhrpark verwendet werden. Von 2,5 Stunden bei ein bis vier Fahrzeuge bis zu 31,4 Stunden bei 50 und mehr. Die Abwicklung von Schäden beansprucht dabei die meiste Zeit (28,4 Prozent), gefolgt von der Beschaffung von Neufahrzeugen (20,5 Prozent). Nur in 5 Prozent der Fälle gibt es eine eigene Abteilung Fuhrparkmanagement, meist kümmert sich die Geschäftsführung direkt um das Thema (56,5 Prozent) oder die allgemeine Verwaltung (12,8 Prozent). Den Mitarbeiter, der sich die ganze Woche um den Fuhrpark kümmert, scheint es in den untersuchten Größenordnungen sehr selten zu geben. Wer nicht ausgebildet ist, hat in der Regel auch wenig Ansprechpartner innerhalb des Unternehmens, die bei der Einarbeitung wichtige Informationen weitergeben können. Zudem werden die Themen gerne als Teilzeitaufgabe einem guten Mitarbeiter übertragen.

Eben noch Personalsachbearbeiter, Controller, Einkäufer … jetzt verantwortlich für den Fuhrpark. Viele kommen zu diesem „Job“, ohne zu wissen, was auf sie zukommt – und vor allem ohne Einarbeitung. Fuhrparkverantwortlicher wird man auch schon mal durch einen freundschaftlichen Schulterschlag des Geschäftsführers, der die Aufgaben bis vor Kurzem noch selbst übernommen hat. Das Problem ist, dass es eine Berufsausbildung oder ein definiertes Berufsbild nicht gibt, obwohl die zu übernehmende Verantwortung sehr hoch ist. Sowohl gegenüber den Menschen als auch in Bezug auf die Höhe der Budgets. Mit der Aufgabe sind zudem persönliche Haftungsrisiken verbunden. Je mehr Fahrzeuge zu betreuen sind, desto vielfältiger, vernetzter und komplexer werden die Aufgabenpakete. Hier einige Tipps aus dem Bootcamp für Fuhrparkprofis. So schaffen Sie es, die ersten 100 Tage zu überleben und eine sinnvolle Einarbeitung zu erhalten:

Profi-Tipp 1: Überblick verschaffen
Verschaffen Sie sich zuallererst einen Überblick darüber, mit was Sie es konkret zu tun haben und wie die bisherigen Prozesse und Schnittstellen im Unternehmen aussehen.

Profi-Tipp 2: Organisation erfassen
Stellen Sie sicher, dass Sie eine saubere Basis für den Start in die neue Aufgabe bekommen. Es sollte eine schriftliche Stellenbeschreibung geben und es muss klar geregelt sein, welche Aufgaben und Pflichten zu erledigen sind. Wird darauf nicht eingegangen, sollten Sie die Finger von der neuen Aufgabe lassen.

Profi-Tipp 3: Fachwissen durch Schulung
Suchen Sie sich eine Schulungsmöglichkeit. Nicht immer möglich, aber ideal ist eine Schulung vor Antritt der neuen Tätigkeit. Aber Vorsicht bei der Auswahl! Wie überall gilt, billig und schnell ist nicht gleich gut. Tagesseminare sind gut, um einen Überblick zu bekommen. Eine fundierte Ausbildung ersetzen sie jedoch nicht. Der Bundesverband Fuhrparkmanagement e. V. (BVF) empfiehlt die berufsbegleitende Ausbildung zum/zur zertifizierten Fuhrparkmanager/-in, angeboten von der DEKRA Akademie. Praktika sind eine weitere Möglichkeit, sich Grundlagen zu erarbeiten. Eine Woche an der Seite eines erfahrenen Kollegen in einem anderen Unternehmen ist Gold wert.

Profi-Tipp 4: Regelmäßige Informationen
Nicht nur zu Beginn, auch später ist aktuelles Wissen wichtig. Fachbücher sind rar, überteuert und meist schon vor Drucklegung nicht mehr aktuell. Aktualität und ein breites Themenangebot sind entscheidend. Der Fuhrparkverband bietet seinen Mitgliedern eine breite Sammlung von Fachwissen und Lehrvideos im Fuhrparkcockpit auf seiner Homepage und zusätzlich Tagesseminare und Workshops zu speziellen Themen. Darüber hinaus gehören eine Rechtsberatung und die Beratung in Steuerfragen ebenso zum Leistungsumfang wie die Möglichkeit der Kommunikation mit allen Kolleginnen und Kollegen via Mailingliste. Außerdem sind Fachzeitschriften, Fachvorträge auf Veranstaltungen bei Autohäusern und Dienstleistern oder die jährlich stattfindende zweitägige Fachmesse „Flotte! Der Branchentreff!“ gute Möglichkeiten, Wissen zu sammeln und sich zu vernetzen.

Profi-Tipp 5: Netzwerke nutzen
Jeder Fuhrpark ist anders. Patentrezepte sind rar und ständige Veränderungen an der Tagesordnung. Die Möglichkeiten, sich mit Kolleginnen und Kollegen auszutauschen, Erfahrungen mit Dienstleistern abzufragen, nach Problemlösungen zu suchen oder von neuen Entwicklungen zu erfahren, sind essenziell. Zum Beispiel bei den bundesweit stattfindenden RegioTreffs des Fuhrparkverbandes. Hier haben ausschließlich Fuhrparkverantwortliche die Möglichkeit zur Teilnahme, auch Nichtmitglieder. Dienstleister haben keinen Zutritt.

Aber selbst wenn Sie alle Tipps akribisch umsetzen: Die Einarbeitung dauert bis zu Ihrem letzten Arbeitstag! Es gibt wenige Aufgaben, die so abwechslungsreich sind und deren Umfeld so stark permanenten Veränderungen unterliegt. Als Fuhrparkverantwortliche(r) weiß man morgens meist nicht, ob der kommende Arbeitstag Dinge bereithält, die man noch nicht kannte. Die Kombination aus der Arbeit mit Menschen, technischen, betriebswirtschaftlichen und rechtlichen Themen macht den Beruf sehr spannend. Eine gehörige Portion Organisationstalent, starke Nerven und ein gutes Händchen für den Umgang mit Menschen sind neben solidem Fachwissen Faktoren für den Erfolg und die Voraussetzungen, in diesem Job Spaß zu haben.

Autoren: Axel Schäfer, Marc-Oliver Prinzing, Bundesverband Fuhrparkmanagement

Weitere Informationen und die Langfassung der Profi- Tipps, wie Sie „die ersten hundert Tage als Fuhrparkverantwortliche/- r überleben“, finden Sie im Fuhrparkcockpit des Fuhrparkverbandes. Zugänglich für Mitglieder über die Homepage www.fuhrparkverband.de.

 

Was Sie keinesfalls tun sollten:

• Verändern Sie nichts und treffen Sie keine grundlegenden Entscheidungen, bevor Sie sich einen Überblick verschafft haben.

• Lagern Sie nichts an Dienstleister aus, solange Sie nicht wissen, was der Inhalt dieser Leistungen sein sollte und worauf Sie achten müssen.

• Nehmen Sie die Aufgabe nicht an, wenn Sie das Gefühl haben, dass die Geschäftsleitung nicht hinter Ihnen steht oder Ihnen nicht die notwendigen Mittel an die Hand gibt.

 

 

AUTOR

AXEL SCHÄFER ist seit 2010 Geschäftsführer des von ihm mit initiierten und mit gegründeten Bundesverbandes Fuhrparkmanagement e. V. Zuvor war er viele Jahre erfolgreich im Vertrieb bei führenden Leasinggesellschaften tätig, bevor er sich 1991 selbstständig machte. Der diplomierte Finanzierungs- und Leasingwirt (VWA) ist seit 1992 als Autor, Trainer/Fachreferent in Deutschland, Österreich und der Schweiz tätig. Seine Kernkompetenz liegt nach wie vor in Fuhrparkmanagement und Leasing. Von 1992 bis 2012 war er Autor und Herausgeber des Praxishandbuchs Fuhrparkmanagement, aktuell gibt er das Fuhrparkcockpit für Mitglieder des Fuhrparkverbandes heraus, eine digitale Know-how-Sammlung, die umfangreiches Fuhrparkwissen bereitstellt.