Sparen leicht gemacht

Warum denn eigentlich überhaupt Rechnungen prüfen? Schließlich könnte man ja auch einfach darauf vertrauen, dass Kfz-Leistungen wie Reparaturen oder Wartungen ordnungsgemäß durchgeführt und abgerechnet werden. Doch um zu verhindern, dass sich Werkstattkosten durch unzureichende Kontrolle zu einer Kostenfalle entwickeln, sollte der Fuhrparkleiter den Aufgabenbereich der Rechnungsprüfung auf keinen Fall vernachlässigen.

Zunächst gilt es allerdings zu verstehen, was Rechnungsprüfung überhaupt heißt. Denn dabei handelt es sich um mehr als nur die nachträgliche Prüfung der tatsächlichen Rechnung. Die Rechnungsprüfung fängt schon vor der eigentlichen Dienstleistung an. Schließlich muss schon vorab geprüft und schriftlich festgehalten werden, welche Maßnahme die Werkstatt an einem Fahrzeug überhaupt erbringen soll. Ist die Leistung erst einmal erbracht, ist es zu spät und sie muss bezahlt werden.

Im Nachgang wird im Rahmen der Rechnungsprüfung dann geprüft, ob alle im Kostenvoranschlag festgehaltenen Arbeiten ordnungsgemäß und zum abgesprochenen Preis erfolgt sind. Hierzu zählt auch die Kontrolle der Material- und Arbeitskosten. Bereits ein kleiner Zahlendreher kann schon dafür sorgen, dass die Werkstattkosten ins Unermessliche steigen. Eine detaillierte und gründlich durchgeführte Rechnungsprüfung kann genau diese Zusatzkosten verhindern und dem Unternehmen so bares Geld sparen!

Damit der Fuhrparkleiter bei der endlosen Flut an Rechnungen den Überblick behalten kann, dienen beispielsweise Softwareprogramme als Unterstützung. Doch auch mit der digitalen Unterstützung bleibt die Rechnungsprüfung ein Zeitfaktor - insbesondere bei einem Fuhrpark mit mehreren hundert Fahrzeugen. Mittlerweile bieten viele Leasingunternehmen den Prüfprozess daher als Teil ihrer Dienstleistung an, um den Fuhrparkleiter zu entlasten. Eine weitere Variante stellt die komplette Auslagerung an einen Dritten dar.

In beiden Fällen profitiert der Fuhrparkleiter von der Expertise und dem Knowhow der Spezialisten im Kfz-Bereich sowie in der Betriebswirtschaftslehre. Neben der langjährigen Erfahrung in der Rechnungsprüfung haben die Anbieter die Möglichkeit, auf sämtliche Fahrzeugdaten und Zubehörlisten zuzugreifen. So kann sichergestellt werden, dass keine unnötige Reparatur erfolgt oder ein zu hoher Preis verlangt wird. Gleichzeitig wird im Nachgang geprüft, ob die Rechnung ordnungsgemäß erstellt und keine zusätzlichen Leistungen berechnet wurden, die im schlimmsten Fall nicht einmal erbracht wurden. Die Investition in einen externen Dienstleister kann sich in diesem Fall also im wahrsten Sinne auszahlen.