Kosten einfach senken

Bei einer Ausschreibung unterscheidet man grundsätzlich zwei Formen: zum einen die offene Ausschreibung, bei der es jedem Anbieter möglich ist, ein Angebot zu unterbreiten, und zum anderen die beschränkte Ausschreibung, bei der der Kreis der Anbieter aufgrund bestimmter Kriterien begrenzt ist. Bei der offenen als auch der beschränkten Ausschreibung gelten die Regeln eines formellen Verfahrens mit bestimmten Fristen. Sollte hingegen keine Ausschreibung erfolgen, wird von einer freihändigen Vergabe gesprochen. Die verschiedenen Varianten sollen zur Förderung eines breiten Wettbewerbs beitragen und Transparenz in dem Ausschreibungsverfahren schaffen. Zudem muss aber auch hinsichtlich des Auftraggebers unterschieden werden: Aufträge von öffentlich-rechtlichen Institutionen unterliegen je nach Umfang den rechtlichen Regelungen im Rahmen der World Trade Organization (WTO), der Europäischen Union (EU) und des nationalen Vergaberechts. Dabei ist unter anderem geregelt, dass öffentliche Ausschreibungen bekannt zu machen sind. Dies kann beispielsweise in Tageszeitungen, amtlichen Veröffentlichungsblättern oder auf Internetportalen erfolgen; auch auf www.bund.de können öffentliche Ausschreibungen veröffentlicht werden. Neben den amtlichen Veröffentlichungsblättern und Portalen gibt es auch noch zahlreiche gewerbliche Fachblätter und Portale, die sich der Veröffentlichung von Ausschreibungen widmen. Aufträge aus der Privatwirtschaft sind hingegen nicht an diese formalen Vorgaben gebunden.

Doch was bringt eine Ausschreibung für einen Fuhrparkleiter? Betrachtet man zum Beispiel den Bereich des Fahrzeugleasings, ist es ohne Weiteres möglich, verschiedene Leasingraten für ein Fahrzeug zu erhalten und diese miteinander zu vergleichen. Dies funktioniert so lange gut, bis weiche Faktoren, wie beispielsweise die Beratung/Betreuung, Flexibilität, Kundenfreundlichkeit oder Fahrzeugabwicklung, ins Spiel kommen. Denn diese Faktoren lassen sich nicht – im Gegensatz zu den reinen Leasingraten – in Heller und Cent abbilden und vergleichen. Und genau für diesen Fall ist eine professionelle Ausschreibung von Vorteil: Damit fordert der Fuhrparkverantwortliche zuvor ausgewählte Anbieter auf, ein schriftliches Angebot abzugeben. Die Auswahl der infrage kommenden Leasinganbieter hängt dabei in der Praxis stark von den Gegebenheiten der Unternehmensflotte ab. So spielen beispielsweise Branche, Einsatzart oder Unternehmenspolitik bei der Anbieterauswahl eine Rolle. Wichtig zu beachten ist, dass zuvor eine Vorauswahl getroffen wird – Verbände wie der Verband markenunabhängiger Fuhrparkmanagementgesellschaften e. V. (VMF) raten hier zu maximal sechs Anbietern. Damit die Angebote auch vergleichbar sind, muss darauf geachtet werden, die individuellen Anforderungen und das Fuhrparkprofil so detailliert wie nötig, aber so einfach wie möglich zu dokumentieren.

Inhalte einer Ausschreibung
Der Erfolg einer Ausschreibung ist unmittelbar vom Detaillierungsgrad abhängig. Daher müssen von Anfang an die Ziele der Ausschreibung genau definiert werden. Das bedeutet, dass die Antworten auf die Fragen „Was wollen Sie danach erreicht haben?“ sowie „Welche Veränderungen sollen erzielt werden?“ gleich zu Beginn geklärt sein müssen und am besten schriftlich fixiert werden. Befolgt man die „Goldenen Regeln“ zur Ausschreibung des VMF sollte nach der Definition des Zielergebnisses auch die Definition der Auswahlkriterien erfolgen. Hier sollte das Augenmerk besonders bei neuen Anbietern auf Details wie Größe, Nähe von Niederlassungen, Betreuung, Referenzen et cetera gelegt werden. Aus diesen Definitionen heraus sollte eine Auswahl von maximal sechs Anbietern stattfinden, welche die oben genannten Kriterien erfüllen. Alles andere wäre zu viel und aufwendig zu analysieren.

Welche Angaben sollte die Ausschreibung beinhalten? Der Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e. V., kurz BME, gibt im „Leitfaden und Best Practice aus der BME-Fachgruppe ‚Fuhrparkmanagement‘“ eine detaillierte Handlungsbeschreibung: So sollte das Grundgerüst einer Ausschreibung unter anderem allgemeine Informationen zur ausgeschriebenen Flotte, den Ablauf der Ausschreibung, die Anforderungen an die Anbieter, die Einkaufskonditionen, die Leasing- und Servicekonditionen sowie Informationen zu Preisbindung und über Referenzen beinhalten. Ganz entscheidend ist auch hier der Detaillierungsgrad der Ausführungen zu Ausschreibungsgrundlagen, Zusammensetzung des Fuhrparks und weiteren Rahmenbedingungen. Praktischerweise hat der BME gemeinsam mit Anbietern und Anwendern hierzu in der Fachgruppe einen Gliederungsentwurf für eine professionelle Flottenlösung erarbeitet (siehe Tabelle).

Analyse und Bewertung der Angebote
Liegen alle Angebote vor, beginnt ein wesentlicher Teil der Ausschreibung: die Analyse und Bewertung. Hierbei ist zu erkennen, dass es trotz hohem Detaillierungsgrad nicht immer einfach ist, Angebote miteinander zu vergleichen. Denn gelegentlich kommt es trotz akribisch formulierter Anfragen zu Antworten, die sich nicht ohne Weiteres in das Schema einfügen lassen. Daher gilt: Je eindeutiger die Anforderungen in der Ausschreibung definiert sind und je weniger Spielraum die Ausschreibung für variable Antworten bietet, umso genauer wird das Ergebnis. Um diese zeitraubende Arbeit etwas zu erleichtern, haben sowohl der VMF als auch der BME Standardvorlagen für eine professionelle Ausschreibung im Fuhrparkmanagement entwickelt. „Unsere Vorlage hilft den Unternehmen, ihre Anforderungen, Ziele und Auswahlkriterien klar zu definieren. Erst dann kann über einen optimierten Auswahlprozess effizient der passende Dienstleister gefunden werden“, erklärt Michael Velte, Verbandsvorsitzender und Geschäftsführer der Deutschen Leasing Fleet GmbH.

Fazit
Trotz des hohen Aufwands einer Ausschreibung rentiert sich diese Form der Auftragsvergabe für den Fuhrparkverantwortlichen: Die Angebote sind spezifisch auf die Anforderungen der eigenen Flotte abgestimmt. Die Konditionen und Rahmenbedingungen halten einem Vergleich mit anderen Anbietern stand. Einsparungen lassen sich genau beziffern, ohne dass Kompromisse bei den Anforderungen seitens der Flotte eingegangen werden müssen. Gleichzeitig bindet die Antwort des Anbieters diesen an seine angegebenen Konditionen. Im Gegenzug muss sich auch der Flottenbetreiber an seine Anforderungen und Fristen halten. Daher sollte eine Ausschreibung nur dann durchgeführt werden, wenn eine Neuvergabe von Aufträgen beabsichtigt ist.

 

GLIEDERUNGSENTWURF NACH BME:
• Anzahl Kfz
• Anzahl Neukauf pro Jahr
• „Kernfahrzeuge“
- Anteile Marken
- Anteile Modelle
- Laufzeiten
- Laufleistungen
• Car-Policy
- Wie sieht sie aus (Plan) und wie wird sie gelebt (Ist)
- Marken und Modelle
- Kaufpreise
- Total Cost of Ownership
- Sonderausstattung (Restwertmanagement)
• Gewünschtes Logistikkonzept (Übergabe, Abholung, auch Winterreifen)
• Einbauten nach Werk, falls nötig
- „Komfortextras“: Netze, Navigationssysteme etc. (zumeist problemfrei, wenn 100 % rückrüstbar)
- „Funktionsextras“: Kastenwägen, Werkzeugregale, Werbebeschriftung
• Vertragsbeginn
- Zulassung
- Übergabe? (Was passiert bei Verzögerungen der Übergabe?)
• Versicherung (maßgeschneiderte Angebote für Leasing existieren zwar bereits – aber: Versicherung aus dem Paket herauszunehmen und gesondert auszuschreiben kann gute Einsparungen bringen)
• Rückgaberegelungen
- Eigene Aufbereitung? Spart Geld, wenn Kapazität vorhanden
- Pauschale denkbar – Anbieter profitiert auch: keine Diskussion mehr, ob bei der Endabnahme noch versucht wird, Profit herauszuschlagen
• Betreuerteam auf Anbieterseite (Größe, Struktur und Background)
• Zahlungsziele (können allerdings separat eingepreist werden)
• Reifen
- Runflat – viel teurer als Reserverad: bei Platten viel höhere Kosten
- Ganzjahresreifen: Winter und Sommer schlechter und gefährlicher. Einhellige Meinung: fast immer unsinnig
- Logistikkonzept (Wann, wo und wie wechseln?)
• Preisbindung – begrenzt relevanter Punkt, da sie mit dem ersten Modellwechsel ausgehebelt wird
• Weiche Ausschreibungsfaktoren zu Struktur, Kooperation etc., die in Freitextfeldern angegeben werden können
- Diese qualitativen Faktoren zeigen die Dienstleistungsbereitschaft der einzelnen Anbieter und liefern eine gute Grundlage für das spätere Verständnis der Dienstleistungsbeziehung.
- So können z. B. „Billigangebote“, die auf lange Sicht hohe Prozesskosten mit sich bringen, besser als solche identifiziert werden.