Flotte total digital

Fuhrparkmanager stehen vor vielen Herausforderungen: Zum einen sollen sie die Kosten für Kraftstoffverbrauch und Personal senken, zum anderen für Sicherheit sorgen, rechtskonform agieren und immer neue Vorgaben beachten. Um nur einige der Faktoren zu nennen, mit denen Verantwortliche rechnen müssen. Umso wichtiger ist die Entlastung durch eine passgenaue Software. Doch welche Lösungen eignen sich wirklich für das vielschichtige Management der eigenen Flotte

Mit sieben Fragen direkt ans Ziel: Um aus der Fülle an Angeboten das richtige Produkt zu wählen, müssen Fuhrparkmanager keine IT-Experten sein. Es reicht, sieben Fragen zu stellen – und mit der Antwort die ideale Lösung zu finden:

1. Ist die Software ganzheitlich? Eine gute Fuhrparklösung integriert sämtliche Objekte und berücksichtigt dabei alle Beschaffungsarten wie Leasing oder Kauf. Sie erfasst Verträge, Dienstleister, Organisationen und Fahrer und ordnet neue und alte Daten kontextbezogen zu. Außerdem unterstützt sie alle relevanten Prozesse und ermöglicht die Bearbeitung von Dokumenten in diversen Formaten. Last, but not least übernimmt sie wichtige Aufgaben zum Beispiel zur Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben zur Halterhaftung oder bei der Erstellung tagesaktueller Reports.

2. Ist die Software funktional? Um Fuhrparkmanager zu entlasten, ist eine gute Software nicht nur ganzheitlich, sondern auch einfach zu bedienen. Dazu gehören neben der intuitiven Bedienbarkeit eine leichte durchzuführende Datenpflege und medienübergreifende Prozesse. Damit alle Beteiligten rund um die Uhr in einem System arbeiten können, ist die Software webbasiert, geräteunabhängig und mobil.

3. Ist die Software wirtschaftlich? Neben niedrigen Lizenz- und Einführungskosten kommt es in Sachen Wirtschaftlichkeit vor allem auf eine überschaubare Wartung und Weiterentwicklung an. Eine gute Lösung stellt geringe Anforderungen an Hardware und Administration und integriert laufende Kosten. Weitere Einsparpotenziale bieten effizientere Prozesse sowie maximale Transparenz bei strategischen Entscheidungen – zum Beispiel bei der Auswahl des günstigsten Angebots.

4. Ist die Software sicher? Um ihren Anwendern nachhaltige Sicherheit zu bieten, ist eine gute Fuhrparklösung in puncto Datenschutz und Zugriff getestet und zertifiziert. Sie gewährleistet Prozessund Revisionssicherheit und schützt die Investition. Damit wird sie sowohl den rechtlichen als auch den formellen Rahmenbedingungen gerecht.

5. Ist die Software anpassbar Eine gute Fuhrparklösung lässt sich komplett an das Corporate Design des Unternehmens anpassen. Parameter, Kalkulationen und Prozesse sind leicht zu ändern, Skalierungen in Bezug auf Organisationen, Fahrzeuge, Länder und Dienstleister jederzeit möglich. Sie ist außerdem einfach in bestehende IT-Landschaften zu integrieren und bindet alle Akteure ein.

6. Ist die Software internationalisierbar Übersetzung allein genügt nicht – eine gute Software muss sich auf allen Ebenen an die Bedingungen anderer Länder anpassen lassen. Sie ist sprachlich auf die Bedürfnisse sämtlicher User abgestimmt, reportet länderübergreifend und ermöglicht eine reibungslose Kommunikation. Die Lizenzierung ist für alle Länder möglich und lässt sich jederzeit systematisch erweitern.

7. Ist die Software von Branchenkennern? Fuhrparkexperten sprechen die Sprache der Branche, kennen alle Anforderungen und arbeiten an weiterführenden Lösungen. Beim Thema Softwarelösung mit einem Experten zusammenzuarbeiten, ist deshalb nicht nur eine nachhaltige Investition in die Zukunft, sondern macht auch einfach mehr Spaß.

Die richtige Software für sich auszuwählen, ist kein Hexenwerk: Wer die sieben Fragen im besten Sinne für sein Unternehmen beantworten kann, ist bei der Entscheidung für eine Flottenlösung auf der sicheren Seite.