Je nach Bedarf

Heutzutage muss geschäftliche Mobilität einer Vielzahl von Ansprüchen gerecht werden. Neben dem Hauptaspekt Wirtschaftlichkeit sollten ebenfalls den Punkten Einfachheit und Praktikabilität, Motivation und Effizienz sowie Zuverlässigkeit Beachtung zukommen. In der Regel liegt der Fokus bei der dienstlichen Mobilität auf dem Automobil, das kurz- oder längerfristig einem Mitarbeiter zur Verfügung stehen kann. Denn es erfüllt alle oben angesprochenen Kriterien und lässt sich situativ gut mit weiteren Fortbewegungsmitteln ergänzen.

Leasing
Großer Beliebtheit erfreut sich nach wie vor die Finanzierungsart Leasing, laut Dataforce sind 60 Prozent der gewerblich genutzten Fuhrparks geleast. Die Vorteile für Unternehmen liegen auf der Hand: keine Kapitalbindung, steuerliche Absetzbarkeit der Raten, kalkulierbare Raten optional inklusive Full Service beim Leasinggeber aus einer Hand, Erneuerung der Fahrzeuge in bestimmten Zyklen, kein Restwertrisiko und einiges mehr. „Generell gilt: Unternehmen, die Mitarbeitern eine regelmäßige und dauerhafte Mobilitätsoption zur Verfügung stellen wollen, sollten dafür Leasingfahrzeuge nutzen. Der Leasingnehmer bestimmt hier Marke, Modell und Ausstattung und kann dem Fahrer damit ein individuell auf seine Wünsche abgestimmtes Fahrzeug zur Verfügung stellen“, fasst Tim Beltermann, Leiter Vertrieb und Marketing bei der Alphabet Deutschland GmbH, die eindeutigen Argumente für Leasing zusammen. Hier spielt auch das Thema Motivation eine übergeordnete Rolle, indem die persönlich zugeordneten Dienstwagen zur Mitarbeitergewinnung genutzt werden. Nachteilig wirkt sich beim Leasing aus, dass die Laufzeit der Verträge in der Regel bindend ist. Scheiden Mitarbeiter aus, lassen sich persönlich zugeordnete und daher individuell konfigurierte Fahrzeuge nur schwer weiterreichen. Dann hängt es von der Kulanz des Leasinganbieters ab, den Vertrag zu modifizieren oder unter Einbezug von Mehrkosten vorzeitig zu beenden.

Kauf
Kauf ist die andere Option, längerfristig Fahrzeuge im Unternehmen zu nutzen. Die Wahl dieser Finanzierungsform ist häufig eine Frage der Unternehmenspolitik. Und im Rahmen der heutigen Zinspolitik eine attraktive Möglichkeit, Firmenkapital zu investieren. Fakt ist, dass Kauf, ebenso wie Leasing, nur sinnvoll ist, wenn Fahrzeuge über einen längeren Zeitraum im Unternehmen verbleiben sollen. Ein Grund ist die Abschreibung, der andere der starke Wertverlust innerhalb der ersten Monate, sodass sich eine kurze Haltedauer betriebswirtschaftlich nicht rechnen würde. Grundlage für alle Wirtschaftlichkeitsberechnungen stellen die Total Costs of Ownership eines Fahrzeugs dar, die unter Berücksichtigung aller Kosten über die Haltedauer – inklusive Wertverlust – den Benchmark setzen. Doch zur Wirtschaftlichkeit zählt ebenfalls die effiziente Nutzung der Fahrzeuge. So kann ein Fahrzeugpool bestehend aus Leasing- oder Kauffahrzeugen unwirtschaftlich sein, wenn die Auslastung der Fahrzeuge nicht optimal ist. Für bestimmte Kurzzeitnutzungen können allerdings Alternativen in Betracht gezogen werden, mit denen eine höhere Flexibilität bei geringerer finanzieller Belastung erreicht werden kann.

Wenn es zu temporären Spitzen beim Bedarf an dienstlich genutzten Fahrzeugen kommt, sei es durch zeitlich begrenzte Projekte oder eine Anzahl von Mitarbeitern in der Probezeit, oder weil Ersatz für Werkstattaufenthalte benötigt wird, stellt sich immer die Frage, wie sich diese Lücken am wirtschaftlichsten füllen lassen. Ein Fahrzeugpool aus gekauften beziehungsweise geleasten Wagen oder Corporate Carsharing stellen Lösungsmöglichkeiten dar, die jedoch nur standortgebunden umsetzbar sind. Eine andere Möglichkeit wäre die Miete, die sich sowohl für Mitarbeiter ohne Dienstwagenanspruch als auch als Anschlussmobilität an jedem Ort auf der Welt eignet. Autovermieter wie auch Leasinganbieter selbst oder mit ihren Kooperationspartnern können sowohl Kurzals auch Langzeitmieten realisieren. Unterschieden wird hier nach Mietdauer. Bis zu 30 Tage Miete fällt unter die Kurzzeitmiete, darüber hinaus, je nach Anbieter begrenzt bis zwölf Monate, eignen sich Langzeitmietfahrzeuge für den mittelfristigen Einsatz.

Kurzzeitmiete
Die im Verhältnis höchsten Fahrzeugkosten auf den Monat gerechnet fallen bei der Kurzzeitmiete an. In der Tabelle haben wir aus den uns von Autovermietern und Leasinggebern zur Verfügung gestellten Kosten einen Mittelwert gebildet, der die Kostentendenz aufzeigt. Die Nettopreise gelten für Firmenkunden und sind für einen Volkswagen Passat Variant 2.0 TDI Blue Motion (150 PS) mit Businessausstattung (Navigation, Einparkhilfe, Freisprecheinrichtung), da er zu den beliebtesten Flottenfahrzeugen des Jahres 2016 zählte und bei allen Leasinganbietern und Autovermietern gelistet ist.

Tage- oder wochenweise, üblicherweise bis zu 30 Tage, stellen Vermieter Kurzzeittarife in Rechnung. Wer noch kürzer mieten möchte, kann auf eine Vielzahl von Carsharing-Anbietern zurückgreifen, bei denen die stundenweise Miete von Fahrzeugen noch passgenauer auf den zeitlichen Gebrauch abgestellt ist. In den Tarifen sind sämtliche Kosten für Versicherung, GEZ, Kfz-Steuer, Wartung und Verschleiß, Logistik, Schadenmanagement sowie Pflege inkludiert. Hinzurechnen muss der Fuhrparkmanager optional Kilometerkosten, die über die Inklusivkilometer hinausgehen, und regelmäßig die anfallenden Kraftstoffkosten. Dafür erhält der Nutzer vollste Flexibilität hinsichtlich der Nutzungsdauer. „Je kürzer die Laufzeiten sind, desto flexibler sind auch die jeweiligen Mobilitätslösungen. Allerdings ‚erkauft‘ man sich diese Flexibilität durch einen Grad der Standardisierung. Denn individuelle Konfigurationen von Fahrzeugen, wie man sie beim Leasing kennt, fallen bei den Vermietangeboten zum größten Teil weg. Auch die freie Wahl der inkludierten Dienstleistungen, wie zum Beispiel Wartung und Verschleiß, Versicherungen, Kfz-Steuer, Rundfunkgebühren, ist bei den Vermietlösungen nicht gegeben, da es sich zum größten Teil immer um eine Art Full-Service-Paket handelt“, bringt es Joerg Feldheim, Geschäftsführer der VWFS-Tochter Euromobil Autovermietung GmbH, auf den Punkt.

Ein weiterer positiver Aspekt ist die kurzfristigere Verfügbarkeit von Fahrzeugen. „Bei der Kurzzeitmiete sind sie am selben Tag verfügbar, bei der Langzeitmiete innerhalb von 72 Stunden. Aufgrund der kurzfristigen Verfügbarkeit ist allerdings eine individuelle Fahrzeugkonfiguration nicht oder nur sehr begrenzt möglich. Diese Einschränkung wird jedoch durch die hohe Flexibilität und attraktive Raten wettgemacht“, so Frank Langbein, Commercial Sales Director bei der Hertz Autovermietung.

Mithilfe von Rahmenabkommen können Unternehmen besondere Konditionen, Ausstattungen und Zusatzleistungen abgestimmt auf die Firmenkundenbedürfnisse aushandeln. Dazu zählen beispielsweise Einwegmieten, kostenloser Holund Bringservice innerhalb der Stadtgrenzen, bestimmte Marken und Modelle, höherwertige Ausstattungen oder leistungsstärkere Fahrzeuge. Standard bei den Anbietern sind transparente Rechnungen individuell nach Kundenwunsch, Reportings und Onlinezugänge mit hinterlegten Kundendaten und -konditionen, also Prozesse, die die Anmietungsvorgänge insgesamt effizient und komfortabel machen.

Kurzum: Kurzzeitmiete ist für jedes Unternehmen eine sinnvolle Ergänzung in seinem individuellen Mobilitätskonzept. Vor allem wenn kurzfristig flexible Mobilität benötigt wird, ist die Kurzzeitmiete für Dienstreisende und temporäre Mitarbeiter gewöhnlich die beste Lösung. Der Vorteil für Unternehmen ist dabei eine Fixkostenentlastung durch die Reduzierung des vorgehaltenen Fuhrparks. Um die Nutzung von Mietwagen in den Firmenalltag einzubinden, sollte es klare Verantwortlichkeiten innerhalb des Unternehmens geben.

Langzeitmiete
Zeiträume jenseits der Kurzzeitmiete, also ab einem Monat bis zu zwölf Monaten, fallen unter die Langzeitmiete. Hauptzielgruppe für diese Art der Mobilitätslösung sind die Firmenkunden. Anbieter dieser Programme, sowohl Autovermieter als auch Leasingunternehmen, beobachten eine gestiegene Nachfrage nach einer flexiblen Fuhrparkgestaltung. „Die Zielgruppe ist dabei vielfältiger als im Leasinggeschäft. Für welche Unternehmen Arval Mid-Term Rental interessant ist, hängt also immer sehr stark von den individuellen Bedürfnissen der Kunden ab: Attraktiv ist das Angebot etwa für Unternehmen, bei denen sich durch zeitlich begrenzte Projektaufträge ein kurzfristiger Fahrzeugbedarf ergibt, der nicht mit längerer Vorlaufzeit planbar ist. Ein weiteres typisches Szenario sind Unternehmen, die bei ihren Mitarbeitern bereits in der Probezeit mit einem Dienstwagen punkten wollen. Auch bei Mitarbeitern kurz vor dem Ruhestand wollen Unternehmen sich häufig nicht langfristig an Fahrzeuge binden“, formuliert Christian Schüssler, Commercial Director und Prokurist bei der Arval Deutschland GmbH, die Beweggründe für ein Interesse an der Langzeitmiete.

Die Einsatzzwecke bilden demnach eine Schnittmenge aus denen der Kurzzeitmiete und des Leasings: „Langzeitmieten hingegen decken einen kurzfristigen Mobilitätsbedarf und dienen einer bedarfsgerechten Anmietung mit flexibler Vertragsdauer. Langzeitmietwagen stellen eine flexible Ergänzung zum klassischen Leasingfahrzeug dar. Einsätze können hier zum Beispiel die Überbrückung der Lieferzeit des eigentlichen Dienstwagens sein, aber auch das Abfedern von Auftragsspitzen. Außerdem kann mit einer Langzeitmiete die Probezeit eines neuen Mitarbeiters überbrückt werden. Zielgruppe sind hier vor allem dienstwagenberechtigte Mitarbeiter eines Unternehmens“, definiert Karsten Rösel, Geschäftsführer ALD automotive, den Begriff.

Einen weiteren Aspekt bringt Marcus Scholz, Director Business Unit Contract Sales bei der Europcar Deutschland GmbH, ins Spiel: „Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen lohnt es sich, die Kosten für Firmenwagen oder Fahrzeugpool mit denen für Langzeitmieten zu vergleichen. Ein eigener Fahrzeugpool lohnt sich ab einer Auslastung von 75 bis 80 Prozent. Bei der Optimierung der Fahrzeugpool-Auslastung unterstützen Langzeitmieten, die in der Regel bereits bei einer Laufzeit von vier Wochen beginnen, indem sie zum Beispiel Bedarfsschwankungen auffangen. Da ein weiterer wesentlicher Unterschied darin besteht, dass der Mietwagen jederzeit zum Wunschdatum abgegeben werden kann, während das Leasingfahrzeug für die gesamte Laufzeit beim Leasingnehmer verbleibt, muss ein Kunde also in der Gesamtkalkulation abwägen, ob eine niedrigere monatliche Rate beim Leasing in Verbindung mit einer definierten längeren Laufzeit oder die flexible Fahrzeugmiete inklusive aller relevanten Serviceleistungen die bedarfsgerechtere Lösung darstellt.“

Der Nutzer kann des Weiteren von einer relativ kurzfristigen Verfügbarkeit profitieren. Bei einigen Anbietern lassen sich die Fahrzeuge in gewissem Rahmen individuell konfigurieren, was normalerweise nicht unbedingt üblich ist. Für die Maske Fleet GmbH spricht Geschäftsführer Michael Busch: „Unsere Auto-Langzeitmiete bietet die Möglichkeit, Fahrzeuge bereits ab einer Mietdauer von einem Monat aus unserem Fahrzeugpool anzumieten. Die Laufzeit entscheidet der Kunde frei und in der Länge ohne Einschränkung. Für Unternehmen, die gerne langfristig planen und Fahrzeuge individuell für sich beziehungsweise ihre Mitarbeiter konfigurieren möchten, bietet sich die Premium-Langzeitmiete an, bei der genau diese beiden Themen im Vordergrund stehen. Zur Auswahl stehen leichte Nutzfahrzeuge bis 3,5 Tonnen, auch mit branchenspezifischer Ausstattung, und natürlich Pkw, beides herstellerübergreifend. In beiden Fällen ist kein zwischenzeitlicher Fahrzeugwechsel notwendig.“ Auch Athlon Rental wirbt damit, dass das hauseigene Produkt nur Vorteile mit sich bringt: „So ist in der Regel während der Laufzeit kein Fahrzeugtausch vorgesehen. Die Mietfahrzeuge verfügen über eine Businessausstattung und auf Wunsch gibt es noch eine Tankkarte obendrauf“, beschreibt Frank Pöhler, Country Sales Manager New Business & Rental Services die angebotenen Dienstleistungen.

Dieser Aspekt wirkt häufig als Nachteil, wenn innerhalb von bestimmten Zeiträumen, meist nach drei bis sechs Monaten, das Fahrzeug vonseiten des Vermieters getauscht wird. Andererseits kann dies auch als vorteilhaft umschrieben werden, wie es Oliver M. Busch, Geschäftsführer der ES Dienstleistungsgesellschaft mbH, ein Unternehmen der EUROPA SERVICE Gruppe, zusammenfasst: „Der Mieter hat im Gegensatz zum Leasing keine festen Laufzeiten und kann nach Bedarf die Produkte wechseln, also im Winter Allrad und im Sommer ein Cabrio fahren.“ Darüber hinaus schätzen viele Kunden eine modellspezifische Reaktivität. „Ein neues Modell zum Marktstart zu fahren, um im Folgejahr ein anderes neues Modell zu fahren, lässt sich so komfortabel umsetzen. Genauso die schon genannte Flexibilität bei der Wahl der Fahrzeugkategorie“, so Peter Heid, Mitglied der Geschäftsleitung CCUnirent System GmbH. Das erhöht unter Umständen sogar die Motivation. Auch wenn Dieter Jacobs, Geschäftsleitung Fuhrparkmanagement bei LeasePlan Deutschland, die Langzeitmiete nicht unbedingt als Motivationsinstrument betrachtet: „Mietformen – welche Dauer auch immer sie haben mögen – eignen sich jedoch weniger zur Mitarbeitermotivation. Ein klassischer Dienstwagen ist ein Leasingfahrzeug und kann vom Mitarbeiter – im Rahmen der Car-Policy – auf seine individuellen Bedürfnisse hin konfiguriert werden. Unserer Erfahrung nach kalkulieren Dienstwagenfahrer durchschnittlich 40 Fahrzeuge in unserem Fahrzeug- Konfigurator, bevor sie sich für das Modell ihrer Wahl entscheiden. Diesen Motivationseffekt kann ein Mietfahrzeug nur schwer ersetzen.“

Mobilitätsberatung
Doch das soll und muss es ja auch nicht. Denn im Idealfall besteht ein Fuhrpark nicht nur aus einer Art von Fahrzeugen. „Bei den Kosten in der Einzelbetrachtung wird die Langzeitmiete gegenüber dem Leasing in der Regel verlieren. Aber hier muss die Bewertung dahingehen, dass man die Kosten für den gesamten Fahrzeugpool unter die Lupe nimmt“, rät Christine Meyer, Geschäftsführerin Caro Autovermietung GmbH. Wirkliche Effizienz bei der geschäftlichen Mobilität wird durch einen passenden Mix der entsprechenden Mobilitätslösungen erreicht. Philipp Berg, Leiter Vertrieb & Marketing bei der Daimler Fleet Management GmbH, weiß, wo der Trend im Fuhrparkmanagement hingehen wird: „Fuhrparkmanager wünschen sich ganzheitliche, internationale und flexible Fuhrparklösungen. Wir beobachten einen erhöhten Kundenbedarf, die Fahrzeuge während der Laufzeit effizient nutzen zu wollen. Das Leasing- und Fuhrparkmanagementgeschäft wird sich zukünftig noch stärker in Richtung Mobilitätsdienstleistungen bewegen. Kunden suchen Anbieter, die Mobilitätslösungen wie beispielsweise Corporate Carsharing anbieten können. Es kommt darauf an, dass der Kunde ein umfassendes und maßgeschneidertes Angebot erhält, welches alle Aspekte berücksichtigt.“

Eine ebensolche Entwicklung beobachtet Vinzenz Pflanz, COS Sixt Leasing SE: „Auch bei Sixt Leasing nehmen wir ganz verstärkt den Trend war, dass man ein Prestigeobjekt nicht mehr im eigentlichen Sinne besitzen muss, sondern das exklusive Recht zur Nutzung ausreicht. Davon ausgehend hat sich der Motivationsfaktor eines Leasingfahrzeugs in jedem Fall erhöht. Immer mehr Flottenkunden wünschen sich neben einem flexiblen Mobilitätsmix auch einen umfassenden Fuhrparkservice. Mit der überspannenden Produktgruppe ‚MaaS – Mobility as a Service‘ kann der Kunde bereits heute flexibel aus den Produkten Drive Now, myDriver und Mietfahrzeug in nahezu beliebiger Kombination, auch zu einer Flatrate, wählen.“

Die Dienstleister als Berater nehmen eine wichtige Position als Geschäftspartner für den Fuhrparkbereich ein. Doch wie in allen Bereichen des Controllings ist die Kenntnis der genauen Kosten wesentlich für die mittelfristige Planung. „Neben den anfallenden Kosten sollte hauptsächlich der Einsatzzweck des Fahrzeugs genau definiert und daraufhin entschieden werden. Ausschlaggebend sind hier die gewünschte Laufzeit und das Anforderungsprofil der Ausstattung des Fahrzeugs“, weiß Jochen Seitz, Geschäftsführer Raiffeisen- Impuls Fuhrparkmanagement GmbH & Co. KG.

Fazit
„Hauptargumente für den Einsatz von Mietfahrzeugen sind die Orientierung am tatsächlichen Bedarf, die Flexibilität, die Minimierung finanzieller Risiken, die Reduzierung langfristiger Verpflichtungen und die schnelle Verfügbarkeit“, sagt Niels Rathsmann, Director of Sales und Mitglied der Geschäftsleitung von Enterprise Deutschland, als ein Vertreter der Mietwagenbranche und bringt die wesentlichen Aspekte auf den Punkt. Leasingfahrzeuge rechnen sich langfristig und tragen zur persönlichen Motivation bei, da sie individuell konfiguriert werden können. Die beizeiten notwendige Flexibilität macht sie aber nicht generell zur besten Mobilitätslösung. Um Mobilität im Fuhrpark unter den Aspekten Wirtschaftlichkeit, Effizienz, Flexibilität und Motivation so ausgewogen wie nur möglich offerieren zu können, gilt es, alle Optionen im Blick zu haben und sie intelligent einzusetzen. Am besten dafür ist, dass die jeweiligen Kontakte und Geschäftsbeziehungen bereits bestehen.