Reisekosten bei Auswärtstätigkeiten

Nachstehend erfolgt ein Überblick über die Reisekostenarten und Begriffsdefinitionen einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit und der ersten Tätigkeitsstätte. Die Lohnsteueraußenprüfer haben unter anderem verstärkt den Fokus auf Prüfung der korrekten Abwicklung der Reisekostenabrechnungen nach aktueller Rechtsprechung gelegt.

Begriff der Auswärtstätigkeit
Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und nicht an seiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig ist. Eine Auswärtstätigkeit liegt auch vor, wenn der Arbeitnehmer gar keine erste Tätigkeitsstätte hat und er bei seiner Tätigkeit nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten tätig wird. Das Vorliegen einer Auswärtstätigkeit ist weder von einer bestimmten Kilometergrenze noch von einer bestimmten Abwesenheitsdauer von der Wohnung oder der ersten Tätigkeitsstätte abhängig.

Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte
Die Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte erfolgt vorrangig anhand der dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen durch den Arbeitgeber. Sind solche nicht vorhanden oder die getroffenen Festlegungen nicht eindeutig, werden hilfsweise quantitative (zeitliche) Kriterien herangezogen. Der Arbeitnehmer kann je Dienstverhältnis höchstens eine erste Tätigkeitsstätte haben, gegebenenfalls aber auch gar keine erste Tätigkeitsstätte, sondern nur auswärtige Tätigkeitsstätten. Ein Arbeitnehmer ohne erste Tätigkeitsstätte ist außerhalb seiner Wohnung immer auswärts tätig. Eine erste Tätigkeitsstätte wird nur dann begründet, wenn der Arbeitnehmer einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung dauerhaft zugeordnet ist und dort dauerhaft tätig werden soll (Prognoseentscheidung für die Zukunft). Die dienst- oder arbeitsrechtliche Zuordnung des Arbeitgebers muss vom Arbeitgeber eindeutig dokumentiert werden. In Betracht kommen hierfür beispielsweise Regelungen im Arbeitsvertrag oder in den Reiserichtlinien oder dienstrechtliche Verfügungen. Nicht mehr entscheidend ist, ob an der vom Arbeitgeber festgelegten Tätigkeitsstätte der qualitative Schwerpunkt der Tätigkeit liegt. Auch Tätigkeiten von untergeordneter Bedeutung (Hilfs- oder Nebentätigkeiten) sind ausreichend für die Zuordnung der ersten Tätigkeitsstätte. Für Firmenwagennutzer kann sich eine entsprechende Arbeitgeberzuordnung bezüglich Versteuerung des geldwerten Vorteils für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte günstig auswirken.

Beispiel: Der in Karlsruhe wohnende Arbeitnehmer A übt seine Tätigkeit auf Dauer an vier Tagen am Sitz der Geschäftsleitung in Stuttgart und an einem Tag in der Woche an der Betriebsstätte in Karlsruhe aus. Der Arbeitgeber hat ihn der Betriebsstätte in Karlsruhe zugeordnet.

Arbeitnehmer A hat in Karlsruhe seine erste Tätigkeitsstätte. Unerheblich ist, dass er überwiegend in Stuttgart und an der Betriebsstätte in Karlsruhe nur an einem Tag in der Woche tätig ist. Bei der Tätigkeit in Stuttgart handelt es sich um beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten. Für die Versteuerung des geldwerten Vorteils für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sind lediglich die Entfernungskilometer von seiner Wohnung in Karlsruhe zur Betriebsstätte Karlsruhe und nicht die Entfernungskilometer zwischen Karlsruhe und Stuttgart relevant.

Fehlt es an einer dauerhaften Zuordnung des Arbeitnehmers zu einer betrieblichen Einrichtung durch dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegung, beispielsweise wenn der Arbeitgeber auf eine Zuordnung verzichtet hat oder ausdrücklich erklärt, dass organisatorische Zuordnungen keine steuerliche Wirkung entfalten sollen, ist aufgrund zeitlicher Kriterien von einer ersten Tätigkeitsstätte auszugehen, an der der Arbeitnehmer

> typischerweise arbeitstäglich oder
> je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder
> mindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßig Arbeitszeit
> dauerhaft (= unbefristet, für die gesamte Dauer des Dienstverhältnisses oder über 48 Monate hinaus) tätig werden soll.

Beispiel: Mitarbeiter B soll einmal wöchentlich zum Firmensitz nach Stuttgart fahren. Dort soll er anfallende Büroarbeiten erledigen und an Dienstbesprechungen teilnehmen. Eine dauerhafte Zuordnung zu einer bestimmten betrieblichen Einrichtung hat der Arbeitgeber nicht vorgenommen.

Der Mitarbeiter hat keine erste Tätigkeitsstätte, da der Arbeitgeber keine dauerhafte Zuordnung zu einer betrieblichen Einrichtung vorgenommen hat und die zeitlichen Kriterien für eine erste Tätigkeitsstätte am Firmensitz in Stuttgart bei einer Tätigkeit von einem Tag in der Woche nicht erfüllt sind. Aufgrund der vorgenannten Änderungen durch die Reisekostenreform haben viele Außendienstmitarbeiter keine erste Tätigkeitsstätte mehr und sind bei Firmenwagennutzung von einer Versteuerung für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte befreit.

Fahrtkosten bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten
Unter Fahrtkosten sind die tatsächlichen Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer durch die persönliche Benutzung eines Beförderungsmittels entstehen, zu verstehen. Bei Benutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln ist der entrichtete Fahrpreis anzusetzen.

Bei Benutzung eines eigenen Fahrzeugs können folgende pauschale Kilometersätze je gefahrenem Kilometer höchstens angesetzt werden:

> für Kraftwagen (gilt auch für Elektrofahrzeuge) 0,30 Euro
> für andere motorbetriebene Fahrzeuge 0,20 Euro

Eine Pauschale für die Mitnahme von weiteren Personen und Kilometersätze für die Benutzung eines Fahrrades sind nicht mehr vorgesehen.

Elektrobike bei Auswärtstätigkeiten
Benutzt der Arbeitnehmer ein ihm gehörendes Elektrobike für beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten, gilt für einen pauschalen steuerfreien Fahrtkostenersatz Folgendes:

> Bei einem Elektrobike kommt der Kilometeransatz von 0,30 Euro nicht in Betracht, da es sich nicht um einen Kraftwagen handelt.

> Der für andere motorbetriebene Fahrzeuge geltende Kilometersatz von 0,20 Euro kann nur erstattet werden, wenn das Elektrobike verkehrsrechtlich als Kraftfahrzeug einzuordnen ist (beispielsweise weil der Motor auch Geschwindigkeiten von über 25 Stundenkilometer unterstützt).

> Ist dies nicht der Fall, scheidet auch der pauschale Kilometeransatz von 0,20 Euro aus, weil das Elektrobike dann nur motorunterstützt und nicht motorbetrieben wird.

BahnCard
Stellt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine BahnCard zur Verfügung, ist dieser Sachbezug steuerfrei, wenn der Arbeitnehmer die BahnCard ausschließlich zur Verbilligung der beruflichen Fahrten wegen Auswärtstätigkeiten verwendet. Wird die BahnCard vom Arbeitgeber angeschafft und vom Arbeitnehmer sowohl beruflich als auch privat genutzt, liegt wegen des ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesses des Arbeitgebers kein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil vor, wenn nach der Prognose zum Zeitpunkt der Vergabe der BahnCard die ersparten Kosten für Einzelfahrscheine, die im Rahmen der beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten ohne Nutzung der BahnCard während der Gültigkeitsdauer anfallen würden, die Kosten der BahnCard erreichen oder übersteigen. Tritt diese Prognose aus unvorhersehbaren Gründen nicht ein, ist keine Nachversteuerung eines geldwerten Vorteils vorzunehmen.

Ein steuerfreier Reisekostenersatz des Arbeitgebers kommt auch in Betracht, wenn der Arbeitnehmer die BahnCard oder Monatskarte selbst anschafft und diese auch für beruflich veranlasste Fahrten im Rahmen von Auswärtstätigkeiten nutzt. Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer die entstandenen Aufwendungen für die BahnCard in voller Höhe steuerfrei erstatten, wenn die Kosten der während des Gültigkeitszeitraums ersparten Einzelfahrkarten für die beruflichen Fahrten den Preis der BahnCard erreichen oder übersteigen.

Verpflegungspauschalen
Bei eintägigen Auswärtstätigkeiten beträgt die Verpflegungspauschale im Inland für jeden Kalendertag bei einer Abwesenheit von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte von mehr als acht Stunden 12 Euro. Unternimmt der Arbeitnehmer mehrere Auswärtstätigkeiten an einem Kalendertag, sind die Abwesenheitszeiten an diesem Kalendertag zusammenzurechnen. Bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten im Inland betragen die Verpflegungspauschalen für jeden Kalendertag bei einer Abwesenheit von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte von 24 Stunden 24 Euro und für den An- und Abreisetag ohne Erfordernis einer Mindestabwesenheitszeit 12 Euro. Bei Auslandsreisen gelten bezogen auf die maßgeblichen Länder unterschiedliche Auslandsverpflegungspauschalen. Die Verpflegungspauschalen sind zu kürzen, wenn der Arbeitnehmer anlässlich oder während der Auswärtstätigkeit vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten Mahlzeiten erhält. Bei einer längerfristigen beruflichen Auswärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte kann ein steuerfreier Arbeitgeberersatz der Verpflegungspauschalen nur für die ersten drei Monate ab Beginn der Tätigkeit erfolgen. Allerdings kommt es bei einer vierwöchigen Unterbrechung – unabhängig vom Grund der Unterbrechung – zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist. Auch bei einem Wechsel des Auftraggebers oder Kunden kommt es selbst bei einem räumlichen Zusammenhang zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist.

Unterkunftskosten
Anlässlich einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit im Inland können in den ersten vier Jahren die auf den Arbeitnehmer entfallenden Unterkunftskosten regelmäßig in tatsächlicher Höhe vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt werden. Nach Ablauf von 48 Monaten sind die tatsächlichen Unterkunftskosten im Inland bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit im Inland mit höchstens 1.000 Euro monatlich zu berücksichtigen. Im Ausland ist bei einem Einzelnachweis nach Ablauf von 48 Monaten die Notwendigkeit der Unterkunftskosten zu prüfen.

Erstattet der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer nicht die im Einzelnen nachgewiesenen Unterbringungskosten, kann er für jede Übernachtung im Inland – zeitlich unbegrenzt – einen Pauschbetrag von 20 Euro steuerfrei zahlen. Bei Auslandsreisen werden bezogen auf die maßgebenden Länder unterschiedliche Auslandsübernachtungsgelder anerkannt.

Bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten ist ein Wechsel zwischen Übernachtungspauschbetrag und tatsächlich nachgewiesenen Übernachtungskosten auch innerhalb ein und derselben Auswärtstätigkeit möglich.

Reisenebenkosten
Reisenebenkosten sind Kosten, die im Zusammenhang mit der beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit noch entstehen. Darunter fallen beispielsweise Kosten für Taxi- oder Mietwagenbenutzung, Kosten für Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck, Porto, Parkplatzgebühren und Straßenbenutzungsgebühren. Reisenebenkosten kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer bis zur Höhe der tatsächlich entstandenen Aufwendungen lohnsteuerfrei ersetzen, wenn diese durch geeignete Unterlagen nachgewiesen beziehungsweise glaubhaft gemacht werden.

Fazit
Eine aktuelle Kenntnis und Anwendung der gesetzlichen Regelungen und Sonderfälle im Reisekostenrecht erspart den verantwortlichen Fachbereichen in den Betrieben Ärger bei Lohnsteueraußenprüfungen, welche zu Nachforderungen führen können. Die Regelungen des Reisekostenrechts können auch auf die Firmenwagenversteuerung Auswirkungen haben. Bei entsprechender Gestaltung seitens der Arbeitgeber können bei Firmenwagennutzung Versteuerungen für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte optimiert oder auch ganz vermieden werden.

 

AUTOR

GERHARD NOLLE war vor seiner Pensionierung Leiter Gesamtvergütung und Sozialleistungen bei DEKRA SE in der Hauptverwaltung Stuttgart mit konzernweiter Verantwortung für das Fuhrpark- und Reisekostenmanagement und die betriebliche Altersversorgung. Weiterhin ist Gerhard Nolle als Fachreferent „Steuern im Fuhrpark“ bei der Weiterbildung zum „zertifizierten Fuhrparkmanager (DEKRA)“ und als Steuerexperte für den Bundesverband Fuhrparkmanagement e.V. tätig.