Der digitale Fuhrpark

Je größer die Flotte, desto mehr Verwaltungsaufwand entsteht und desto eher lohnt sich die Anschaffung einer Flottensoftware. Viele Softwareanbieter geben eine Mindestgröße von zehn Fahrzeugen aufwärts an. Nach oben hin ist dies natürlich offen, denn einem Programm ist es egal, ob es 10 oder 1.000 Einheiten verwalten muss, solange genügend Speicherkapazität vorhanden ist. Umso spannender ist der Befund, dass bei unserer aktuellen Onlineumfrage zum Thema Flottensoftware nur 58 Prozent aller Teilnehmer einen Fuhrpark von mehr als zehn Einheiten betreuen. Immerhin 13 Prozent verwalten eine Flotte von über 500 Fahrzeugen.

Die verhältnismäßig hohe Beteiligung von Kleinstflotten spiegelt sich gleich auch in unserer ersten Grafik wider (Grafik 1). 55 Prozent der mehr als 100 Umfrageteilnehmer nutzen für die Verwaltung ihrer Flotte lediglich eine Excel-Tabelle. Dies ist nur möglich, wenn der Fuhrpark entsprechend überschaubar ist. Allerdings planen 22 Prozent der Excel-Nutzer in nächster Zeit, auf ein professionelles Verwaltungsprogramm umzusatteln. Dabei bieten sich ihnen prinzipiell drei Möglichkeiten: ein selbst geschriebenes Programm, eine Spezialsoftware eines Anbieters oder die von Leasinggesellschaften und anderen angebotenen Programme.

Aktuell greifen 19 Prozent auf eine freie Software eines Dienstleisters zurück. Jeweils 13 Prozent haben ein selbst geschriebenes Verwaltungsprogramm oder eine Lösung ihrer Leasing- oder Dienstleistungsanbieter. Maximale Freiheiten in der Konfigurierung der Flottensoftware genießen Unternehmen, die selbst ein Verwaltungssystem programmieren. Allerdings ist dies auch der mit Abstand aufwendigste Weg, ein digitales Flottenmanagementsystem zu nutzen, und lohnt sich wohl nur bei großen bis sehr großen Flotten mit mehr als 500 Einheiten, wenn man nicht schon von Haus aus mit Softwareprogrammierung zu tun hat. Deutlich bequemer ist die Nutzung einer externen Software, da man neben dem eigentlichen Programm auch einen gewissen Service dazu erhält. Auch hier gibt es bereits eine Vielzahl von Konfigurationsmöglichkeiten, da viele Systeme modular aufgebaut sind. Für dienstleistergebundene Programme spricht, dass alles aus einer Hand kommt und wohl der unkomplizierteste Weg ist.

Auch Smartphone-Apps sollen das Leben vereinfachen und verbessern, doch bei allem Enthusiasmus um die neue Technik fragt man sich, ob die Nutzung von Smartphones in den Fuhrparks überhaupt schon angekommen ist. 29 Prozent unserer Umfrageteilnehmer würden dies bejahen und setzen entsprechend Apps in ihrer Flottenverwaltung ein (Grafik 2). Dieses Ergebnis kann auf zweierlei Weise interpretiert werden: Man könnte sagen, es sind bereits rund 30 Prozent, die auf diese Technik setzen. Andererseits bietet der Markt noch ein gewisses Potenzial für neue Apps. Zumal wenn man bedenkt, dass die Mehrheit (76 Prozent) die Flottensoftware seltener als alle fünf Jahre wechselt (Grafik 3). Ältere Systeme mögen vielleicht gar nicht mehr kompatibel mit Programmen mobiler Endgeräte sein. Nur acht Prozent wechseln die Software alle zwei Jahre. Ein Befund, der eigentlich nicht verwundern kann, denn die Implementierung einer neuen Verwaltungssoftware ist immer auch mit enormem Aufwand verbunden. Besonders wenn viele verschiedene Prozesse in einer zentralen Verwaltungssoftware zusammenfließen.

Allerdings werden in den wenigsten Fällen alle Prozesse von der Einsteuerung bis zur Fahrzeugrückgabe über eine einzige Software abgebildet (Grafik 4). Oftmals setzen Flotten auf einzelne Lösungen in den jeweiligen Teilbereichen. Dabei greifen sogar 25 Prozent auf spezialisierte Software für die verschiedenen Verwaltungsaufgaben zurück. Warum nur 17 Prozent die komplette Prozesskette mit einem Programm abbilden, kann pauschal nicht beantwortet werden. Ursachen für diesen Befund könnten beispielsweise eine Schnittstellenproblematik, Dienstleisterpluralität und gewachsene Prozessstrukturen sein.

Am häufigsten werden digitale Flottenmanagementsysteme für die Verwaltung von Fahrern und Fahrzeugen eingesetzt (Grafik 5). Von unseren Umfrageteilnehmern gaben dies 83 Prozent als Verwendungszweck an. Bei den anderen möglichen Funktionen herrschte weniger Einigkeit. So verwalten gerade einmal 58 Prozent der Umfrageteilnehmer ihre Tankkarten, Fahrtenbücher oder Führerscheinkontrolle über ein zentrales System. Am seltensten werden Aussteuerungsprozesse mit der Flottensoftware gesteuert. Dies ist nur bei 17 Prozent unserer Teilnehmer der Fall. Dass beispielsweise die Führerscheinkontrolle oder die Tankkarten von einigen nicht im Managementsystem verwaltet werden, mag daran liegen, dass es dafür eigenständige Systeme gibt. Generell spricht das Nutzungsprofil unserer Umfrageteilnehmer dafür, dass es noch ein enormes Potenzial für eine Konsolidierung der einzelnen Aufgaben innerhalb eines Systems gibt.

Interessanterweise verschiebt sich die Gewichtung der einzelnen Verwaltungszwecke, wenn man nach der Relevanz selbiger fragt (Grafik 6). So gaben nur 64 Prozent der Teilnehmer an, dass sie die Fahrer- und Fahrzeugverwaltung als einen „besonders“ wichtigen Aspekt der elektronischen Verwaltungsprogramme ansehen. Immerhin 83 Prozent nutzen diese Funktion. Genau anders herum ist dies bei der Terminverwaltung, nur knapp die Hälfte der Teilnehmer verwendet dieses Tool, aber für insgesamt 71 Prozent ist es wichtig. Was sich zunächst einmal widersprüchlich anhört, lässt sich damit auflösen, dass nicht alle derzeit über das Wunschsystem verfügen. Auch hier weist einiges auf ein schlummerndes Marktpotenzial im Softwarebereich hin. So nennen auch mehr Umfrageteilnehmer die Führerscheinkontrolle als wichtigen Aspekt (64 Prozent), als es letztlich Nutzer dieses Tools gibt (58 Prozent, Grafik 5). Ähnliche Beispiele lassen sich für die Schadenabwicklung, Ein- und Aussteuerungsprozesse oder die Hinterlegung der Car-Policy anführen, wenn man die beiden Grafiken 5 und 6 miteinander vergleicht.

Nicht zuletzt zeigt Grafik 6 aber auch, dass Funktionen, wie die Mehrplatzfähigkeit, Vertragsverwaltung oder die frei definierbaren Import-/ Export-Schnittstellen, eher eine untergeordnete Rolle spielen. Dies ist möglicherweise auch darauf zurückzuführen, dass sie nahezu in jedem Flottenmanagementsystem anzutreffen sind und daher eher als Standardfunktion wahrgenommen werden.

Fazit
Alle Welt spricht vom digitalen Wandel. Ein Prozess, der im privaten sehr viel schneller vonstattengehen kann als in der Fuhrparkbranche. Daher ändern sich viele Verwaltungsvorgänge in der Flotte gerade erst. Es reicht jedoch nicht, einzelne Aspekte zu digitalisieren, wenn diese dann nebeneinander laufen. Die große Herausforderung ist die Verknüpfung aller Verwaltungssysteme miteinander. Nur so lassen sich Einsparungen erzielen und Optimierungspotenziale aufdecken. Anhand unserer Onlineumfrage konnte aufgezeigt werden, dass noch Entwicklungspotenzial im Digitalisierungsprozess der Flotten steckt. Dabei sind die Bedürfnisse jedoch sehr individuell, wenn man sich das Ergebnis der Grafik 6 anschaut.