Eine Vision wird real

Dass jedes Fuhrparkfahrzeug Kosten verursacht, ist klar. Dass Kosten Belege bedeuten, ist auch klar. Und dass Belege in einem professionell organisierten Fuhrpark sinnvoll geprüft und zugeordnet werden (müssen), sollte auch klar sein. Wenn aber jeder Beleg, wie es früher üblich war, in Papierform abgeheftet und in Ordnern sortiert wird, kommen über die Menge der Fahrzeuge und deren Laufzeit meterweise Akten zusammen. Welch Hilfe bedeutet da die papierlose Verwaltung, die nicht nur Platz spart, sondern auch ein schnelleres Finden von bestimmten Dokumenten sowie eine bessere Übersicht ermöglicht.

Mittlerweile bezeichnet jedes Leasingunternehmen sein Angebot an digitaler Dokumentenverwaltung und elektronischen Prozessen von der Fahrzeugbestellung bis hin zur Aussteuerung als Standard. Schließlich bedeutet dies auch für den Dienstleister Platzersparnis und effizientere Verwaltungsprozesse. Doch nicht jede Firma setzt bisher auf digitale Akten. Daher können die Dienstleister nach wie vor Dokumente in jeglicher Form liefern. Der Trend geht jedoch zur Digitalisierung.

Wichtig für die Unternehmensflotten ist bei der Wegbereitung der papierlosen Verwaltung dann, die eigenen Prozesse so zu gestalten, dass Medienbrüche vermieden werden, indem die entsprechenden Schnittstellen zur rein digitalen Verarbeitung der Daten und Dokumente von den jeweiligen Dienstleistern zur Verfügung gestellt werden. Die beistehende Tabelle bietet einen Überblick darüber, welche Prozesse bei den Leasinggesellschaften papierlos abgewickelt werden können und welche weiteren digitalen Lösungen sie anbieten. Bei allen Systemen ist eine Mehrbenutzer- beziehungsweise Mandantenfähigkeit Standard. Auch können die Kunden bei allen Anbietern eigene Reports kreieren. Zudem stellen alle Dienstleistungsunternehmen ihren Kunden Fahrzeugkonfiguratoren zur Verfügung, über die die Nutzer ihre Fahrzeuge auswählen und bestellen können.

Aber nicht nur die Verwaltung läuft zunehmend papierlos ab, auch beobachten die Verantwortlichen den Wunsch nach Einbeziehung der Dienstwagennutzer wo möglich via App: „Wenn die Fahrer relevante Termine und Services eigenständig abwickeln können, bedeutet dies für alle Beteiligten schlankere Prozesse und für den Fuhrparkleiter noch mehr Entlastung“, sagt Gunter Glück, Geschäftsleitung Vertrieb und Kundenbetreuung bei der LeasePlan Deutschland GmbH.

Auf diesen Zug sind bereits einige Dienstleister aufgesprungen und haben jüngst ihre neu entwickelten Applikationen vorgestellt. „Neben unserem Kundenportal ‚My ALD‘, das wir im April als komplette Neuentwicklung auf den Markt gebracht haben, haben wir auch viele unserer Tools für Fahrer und Dienstwagennutzer revolutioniert: Das heißt, ‚My ALD‘ steht nun auch als Fahrer-App zur Verfügung und bringt unseren Kunden viele Vorteile. So ersetzen wir zum Beispiel heute bereits die gesamte Fahrermappe mit dieser digitalen und völlig unkomplizierten Lösung“, erläutert Karsten Rösel, Geschäftsführer der ALD AutoLeasing D GmbH, einige der Neuerungen.

Und auch bei der Deutschen Leasing Fleet betont man die Wichtigkeit der neuen App: „Wir haben gerade unsere neue ‚Flotten-App‘ bereitgestellt. Sie verfolgt das Ziel, den Nutzer an möglichst vielen Punkten während der Vertragslaufzeit bei Fragen und Problemen zu unterstützen. Nach dieser Zielsetzung erfolgt auch die Weiterentwicklung der App“, so Geschäftsführer Michael Velte.

Die neue Generation der „digital native“-Fuhrparkleiter erwartet geradezu die digitale Aufbereitung sämtlicher Daten. „Immer mehr Fahrzeugprozesse müssen online in der Cloud oder direkt über eine App abgewickelt werden. Wir arbeiten stets an der Kundenzufriedenheit und bilden in diesem Sinne immer mehr Kundenprozesse digital ab“, formuliert Björn Bender, Leiter Vertrieb DB Rent, die Vorgehensweise seines Unternehmens.

Als neuen Hebel zur Kostensenkung werden Telematikanwendungen schon heute in mehr als einem Viertel der großen Unternehmen genutzt, so das Ergebnis der CVO-Studie von 2016. „Laufende Kosten im Fuhrpark, wie etwa der Kraftstoffverbrauch oder die Wartungskosten, lassen sich damit signifikant senken. Mit Arval Smart Experience bieten wir bereits ein umfassendes Portfolio an Services, die unseren Kunden das Fuhrparkmanagement mithilfe fahrzeugbezogener Inhalte erleichtern“, führt Christian Schüßler, Commercial Director und Prokurist bei der Arval Deutschland GmbH, beispielhaft an.

Eine weitere große Herausforderung sieht Helmut Schuller, Country Sales Manager/Big Accounts bei der Athlon, in der Unterhaltung einer Art Mobilitätsplattform, auf die Mobilitätsanbieter, Kunde und deren Nutzer aktiv direkt oder via App zugreifen können. „Dabei wird die Fuhrparkverwaltung, welche sich in der Regel nur auf die Verwaltung von Fahrzeugen bezieht, nur einen Teil ausmachen. Der andere Teil wird immer stärker durch neue Mobilitätsthemen wie Fahrradleasing, Carsharing et cetera bestimmt, die im Gegensatz zum Fahrzeug rein nutzerbezogen verwaltet und gemanagt werden müssen.“

Bei Daimler Fleet Management liegt ein Entwicklungsschwerpunkt auf der digitalen Aufbereitung von immer mehr Informationen und der empfängerorientierten Aufbereitung der Daten mittels Reports, Dashboards und Info-Cockpits auf Grundlage von standardisierten Schnittstellen. „Künftig wird man dem Fuhrparkmanager und -nutzer zur besseren Steuerung des Fuhrparks zunehmend neben den TCOs, also den fahrzeugbezogenen Kosten, auch fahrbetriebsbezogene Informationen zur Verfügung stellen oder intelligente Entscheidungshilfen für die nächste Dienstwagenbestellung anbieten“, führt Geschäftsführer Philip Berg die Entwicklungsschritte aus.

Auch bei Sixt liegt der Fokus auf der Zusammenführung aller Daten eines Kunden, ob national oder international: „Wir können mit dem Sixt Global Reporting länder- und dienstleisterübergreifende Daten zu allen Mobilitätslösungen eines Kunden konsolidieren – und zwar unabhängig davon, ob der Kunde bereits bei Sixt Leasing oder Sixt Mobility Consulting aktiv ist. Mit dem Sixt Global Reporting erhält der jeweilige internationale Fuhrparkmanager alle wesentlichen Daten auf einen Blick und auf einen Klick – rund um die Uhr und überall“, erläutert Vinzenz Pflanz, Chief Sales Officer bei der Sixt Leasing AG, die Vorteile der Lösung.

Kosteneinsparungspotenziale erkennen und nutzen bleibt das Thema der Stunde in den meisten Fuhrparks: „Die klassische Fuhrparkmanagementsoftware wird zukünftig ergänzt um Themen wie Dokumentenverwaltung sowie Räder/Reifen- und Schadenmanagement. Daneben werden weitere Funktionalitäten wie die Einbindung von Telematikdaten und Fahrzeugtracking hinzukommen. Mit diesen Daten werden sich dann auch Produkte, die auf den Prinzipien ‚Pay how you drive‘ – besonders im Versicherungsbereich – immer stärker durchsetzen. Auch hier gilt es, die Kosteneinsparungspotenziale zu nutzen“, betont Harald Heßke, Geschäftsführer der Volkswagen Leasing GmbH.

Altbewährte und ausgereifte Fuhrparkverwaltungssoftwarelösungen haben demnach längst nicht ausgedient, sondern laufen in Sachen Kosten- und Prozessoptimierung zur Höchstform auf – mit den entsprechenden aktuellen Modifikationen und Ergänzungen. Kein Dienstleister kommt mehr ohne digitales Angebot aus, auch Apps für Fuhrparkleiter sowie Dienstwagennutzer sind ein Wettbewerbsvorteil in der Branche. Die papierlose Fuhrparkverwaltung ist Realität und beispielhaft für die unaufhaltsame Digitalisierung unseres Lebens.