Firmenwagennutzung und geldwerter Vorteil

In der Prozesskette von der Ermittlung des geldwerten Vorteils bis zur Abführung der erforderlichen Steuern und Sozialabgaben sind mehrere Bereiche in einer Firma beteiligt: Fuhrparkmanagement, Personal beziehungsweise Personalabrechnung und Finanzabteilung. Oft ist nicht konkret festgelegt, wer für die Ermittlung des geldwerten Vorteils für die Firmenwagennutzung zuständig und somit verantwortlich ist. Auch dadurch können Unklarheiten und Fehler entstehen, die sich negativ bei Lohnsteueraußenprüfungen und Betriebsprüfungen auswirken.

Nachstehend werden die wichtigsten grundsätzlichen Regelungen der steuerlichen Vorgaben sowie Sonderfälle der Firmenwagengestellung und die Abgrenzung zwischen steuerfreier und steuerpflichtiger Firmenwagennutzung dargelegt. Außerdem wird aufgezeigt, welche Sachverhalte bei der Lohnsteueraußenprüfung momentan im Fokus stehen und speziell geprüft werden.

Ansatz geldwerter Vorteil
Nur wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer arbeitsvertraglich oder aufgrund einer Nutzungsvereinbarung einen Firmenwagen zur privaten Nutzung überlässt, erfolgt ein Ansatz eines geldwerten Vorteils. Der geldwerte Vorteil besteht mit Überlassung des Fahrzeugs bereits in der Nutzungsmöglichkeit (BFH-Urteil vom 21.3.2013).

Kein Ansatz geldwerter Vorteil
Wenn der Arbeitnehmer zur Privatnutzung des Firmenwagens nicht (mehr) befugt ist, erfolgt kein Ansatz eines geldwerten Vorteils. Ein schriftliches Nutzungsverbot für Privatfahrten genügt und ist rechtswirksam (BFH-Urteile vom 21.3.2013 und 18.4.2013). Falls der Arbeitnehmer den Firmenwagen ausschließlich für beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten nutzt, ist ebenfalls kein geldwerter Vorteil anzusetzen.

Berechnungsmethoden
Für die Ermittlung des geldwerten Vorteils gibt es zwei Berechnungsmethoden. Die pauschale Methode (Prozentmethode) ist als Regelfall vom Gesetzgeber zwingend vorgeschrieben. Der Arbeitnehmer kann der Anwendung dieser vorrangig geltenden Pauschalierung nur „entkommen“, wenn er ein Fahrtenbuch führt und somit die individuelle Methode (Einzelnachweis aller Fahrten und der Gesamtkosten des Fahrzeugs) angewendet wird. Im Regelfall berechnen Arbeitgeber den geldwerten Vorteil über die Prozentmethode, da dies gegenüber der Fahrtenbuchmethode einen wesentlich geringeren administrativen Aufwand bedeutet und das Risiko einer Nichtanerkennung der Fahrtenbuchführung seitens des Finanzamts dadurch vermieden wird.

Der Arbeitnehmer hat jedoch die Möglichkeit, über seine Einkommensteuererklärung mittels Fahrtenbuchführung eigenverantwortlich die individuelle Methode anzuwenden. Dies ist für Arbeitnehmer gegenüber der Prozentmethode dann vorteilhaft, wenn im Verhältnis zu den Gesamtkilometern mehrheitlich Dienstkilometer im Kalenderjahr mit dem Firmenfahrzeug durchgeführt werden. In diesem Fall ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer am Ende des Kalenderjahres die Gesamtkosten des genutzten Firmenfahrzeugs zu bescheinigen. Nur so kann der geldwerte Vorteil für die tatsächlich gefahrenen Privatkilometer konkret ermittelt werden.

Bruttolistenpreis als Bemessungsgrundlage
Bei der Ermittlung des Bruttolistenpreises bei der Prozentmethode werden häufig Fehler gemacht. Dies ist in der Lohnsteueraußenprüfung einer der wichtigsten Prüfungspunkte. Bruttolistenpreis im Sinne der gesetzlichen Regelung ist – die im Zeitpunkt der Erstzulassung – im Inland maßgebende unverbindliche Preisempfehlung (UPE) des Herstellers zuzüglich Sonderausstattungen und Mehrwertsteuer. Ausgangspunkt der pauschalen Wertermittlung ist in allen Fällen der Listenpreis und nicht der vom Arbeitgeber tatsächlich gezahlte Kaufpreis. Preisnachlässe jeglicher Art bleiben außer Ansatz und dürfen nicht bei der Ermittlung des Bruttolistenpreises mindernd berücksichtigt werden. Zu den Preisnachlässen gehören auch Sonderzubehöre, für die der Arbeitgeber nichts bezahlt hat.

Ein besonderes Augenmerk haben die Finanzbehörden auf sogenannte Flotten- beziehungsweise Businesspakete, die ein privater Kunde nicht erhalten kann. In diesem Fall ist die UPE der einzelnen Werte der Sonderausstattung des Flottenpakets und nicht der begünstigte Paketpreis relevant. Keine Zurechnung zum Bruttolistenpreis erfolgt bei Kosten für den nachträglichen Einbau von Sonderausstattungen, Kosten für das Autotelefon beziehungsweise die Freisprechanlage und bei dem Wert eines weiteren Satzes Reifen einschließlich Felgen. Zulassungs- und Überführungskosten gehören AUTOR ebenso nicht zum Bruttolistenpreis bei der Prozentmethode. Aufgrund der vorgenannten Ausführungen ist erkennbar, dass die Gesamtsumme einer Fahrzeugrechnung niemals identisch mit dem Bruttolistenpreis im Sinne der gesetzlichen Regelung sein kann.

Wechsel des Firmenwagens
Die Finanzverwaltung vertritt die Auffassung, dass bei einem Wechsel des Firmenwagens im Laufe eines Monats der Monatsbetrag aus dem überwiegend genutzten Fahrzeug zu ermitteln ist. Der volle Monatsbetrag ist übrigens stets zu werten, auch wenn dem Arbeitnehmer im Monat der Firmenwagen nur teilweise (zum Beispiel erstmalige Nutzung eines Firmenwagens am Monatsende) zur Verfügung steht.

Fahrten Wohnung/erste Tätigkeitsstätte
Benutzt der Arbeitnehmer den Firmenwagen sowohl für Privatfahrten als auch für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, so ist der auf die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte entfallene geldwerte Vorteil zusätzlich zu berechnen. Der geldwerte Vorteil beträgt für jeden Kilometer der einfachen Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte monatlich 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises. Diese Fahrten sind durch die Anwendung der Prozentmethode (1 Prozent für Privatfahrten) nicht mit abgegolten.

Fehlt es am Vorhandensein einer ersten Tätigkeitsstätte, ist auch kein zusätzlicher geldwerter Vorteil für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte anzusetzen. Aufgrund der Reisekostenreform am 01. Januar 2014 erfolgt die Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte vorrangig anhand dienst- und arbeitsrechtlicher Festlegungen durch den Arbeitgeber. Sind solche nicht vorhanden oder nicht eindeutig, werden hilfsweise quantitative (zeitliche) Kriterien herangezogen. Somit hat erstmals der Arbeitgeber einen Gestaltungsspielraum bei der Festlegung der ersten Tätigkeitsstätte, der sich bei der Berechnung des geldwerten Vorteils bei Firmenwagennutzung entsprechend auswirken kann.

Aufgrund mehrerer Urteile folgt die Finanzverwaltung der Auffassung des BFH, wonach bei Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (abweichend vom Monatsprinzip) eine Einzelbewertung der tatsächlich durchgeführten Fahrten mit 0,002 Prozent des Bruttolistenpreises je Entfernungskilometer und je Fahrt vorgenommen werden kann. Hierfür hat der Arbeitnehmer kalendermonatlich mit Datumsangabe schriftlich zu erklären, an welchen Tagen er den Firmenwagen tatsächlich für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genutzt hat. Die bloße Anzahl der Tage (ohne Datumsangabe) reicht nicht aus. Der Arbeitgeber ist allerdings nicht zur Durchführung der Einzelbewertung verpflichtet. Es bleibt ihm unbenommen, den geldwerten Vorteil mit monatlich 0,03 Prozent vom Bruttolistenpreis zu werten. Der Arbeitnehmer kann die Einzelbewertung im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung gegenüber seinem Finanzamt erklären, wenn der Arbeitgeber die Einzelbewertung nicht vornimmt. Die Einzelbewertung ist für diejenigen Arbeitnehmer günstig, die monatlich an weniger als 15 Tagen direkte Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mit dem Firmenwagen durchführen.

Ausnahmen Ansatz geldwerter Vorteil
Wenn allerdings der Arbeitnehmer den Firmenwagen während eines vollen Kalendermonats nachweislich weder zu Privatfahrten – auch nicht durch Familienangehörige – noch zu Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte nutzen kann, weil dieser nicht zur Verfügung steht (zum Beispiel Urlaub, Krankheit, Auslandsaufenthalt) entfällt der Ansatz eines geldwerten Vorteils. Nachweislich bedeutet das: Abstellung des Fahrzeugs auf dem Betriebsgelände und Schlüsselabgabe beim Arbeitgeber (Wegfall der Nutzungsmöglichkeit).

Wird ein Firmenwagen ausschließlich zu solchen Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte überlassen, durch die eine dienstliche Nutzung des Fahrzeugs an der Wohnung begonnen oder beendet wird, so ist ein geldwerter Vorteil für diese Fahrten nicht anzusetzen. Durch die vorgenannte Sonderregelung sind auch diejenigen Arbeitnehmer begünstigt, denen ein Firmenwagen im Rahmen eines Bereitschaftsdienstes auch für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zur Verfügung steht. Denn in diesen Fällen ist die Kfz-Gestellung für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte eine „notwendige Begleiterscheinung betriebsfunktionaler Zielsetzungen“ und nicht eine Entlohnung für die Zurverfügungstellung der Arbeitskraft. Es handelt sich also um eine Leistung im ganz überwiegenden eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers. Folglich ist in diesen Fällen für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte kein geldwerter Vorteil anzusetzen. Der BFH hat entschieden, dass eine Ermittlung des geldwerten Vorteils für die Privatnutzung nach der Ein-Prozent-Methode nicht bei Fahrzeugen vorzunehmen ist, die nach ihrer objektiven Beschaffenheit und Einrichtung typischerweise so gut wie ausschließlich nur zur Beförderung von Gütern bestimmt und für die Nutzung zu privaten Zwecken nicht geeignet sind.

Nutzungsverbot Privatnutzung
Ein geldwerter Vorteil darf nicht angesetzt werden, wenn der Arbeitnehmer zur Privatnutzung des Firmenwagens nicht (mehr) befugt ist. Die Finanzverwaltung folgte der Rechtsprechung des BFH auch für Poolfahrzeuge. Ist dem Arbeitgeber kein bestimmtes Fahrzeug zugewiesen, sondern steht ein Fahrzeugpool für dienstliche Zwecke zur Verfügung, genügt ein schriftliches Nutzungsverbot des Arbeitgebers für private Zwecke. Beispiel: Ein Arbeitnehmer, der auch im Außendienst beschäftigt ist, hat für dienstliche Fahrten Zugriff auf einen Fahrzeugpool. Für insgesamt 25 Außendienstmitarbeiter stehen 15 Firmenfahrzeuge zur Verfügung. Jedem Außendienstmitarbeiter ist schriftlich vom Arbeitgeber untersagt worden, die Fahrzeuge für Privatfahrten zu nutzen. Bei dem Arbeitnehmer und seinen Kollegen ist kein geldwerter Vorteil anzusetzen, da die Firmenfahrzeuge nicht zur privaten Nutzung überlassen worden sind und das schriftliche Nutzungsverbot genügt, um vom Ansatz eines geldwerten Vorteils abzusehen.

Haftung des Arbeitgebers
Der Arbeitgeber haftet nach § 42d EStG für die Lohnsteuer, den Solidaritätszuschlag und die Kirchensteuer, wenn er den durch die private Nutzung des Firmenwagens entstehenden geldwerten Vorteil nicht oder nicht korrekt als Sachbezug dem Barlohn zurechnet. Gleiches gilt für die Sozialversicherung und die Umsatzsteuer. Es wird empfohlen, eine eindeutige arbeitsrechtliche Regelung zu treffen, ob der Arbeitnehmer den Firmenwagen privat nutzen darf oder nicht. Sofern wegen eines Verstoßes des Arbeitnehmers gegen das Nutzungsverbot arbeitsrechtliche Sanktionen ergriffen worden sind (zum Beispiel Abmahnung), sollten diese zu den Lohnunterlagen genommen werden, allein um die Ernsthaftigkeit der arbeitsrechtlichen Vereinbarung zu dokumentieren.

Fazit
Die am Prozess Firmenwagennutzung beteiligten Mitarbeiter und vor allem die verantwortlichen Personen für die Ermittlung des geldwerten Vorteils sollten ein aktuelles Wissen der steuerlichen Vorgaben vorhalten, um Probleme und eventuell hohe Nachforderungen bei Lohnsteueraußenprüfungen zu vermeiden. Aufgrund meiner Erfahrungen als Referent bei Weiterbildungsmaßnahmen für Fuhrparkmanager sind oft steuerliche Regelungen nicht bekannt oder werden nicht korrekt angewandt. Deshalb ist eine Weiterbildung der Fuhrparkmanager auch im Bereich der Firmenwagensteuer eine gute Investition für die Unternehmen.

 

AUTOR

GERHARD NOLLE war vor seiner Pensionierung Leiter Gesamtvergütung und Sozialleistungen bei DEKRA SE in der Hauptverwaltung Stuttgart mit konzernweiter Verantwortung für das Fuhrpark- und Reisekostenmanagement und die betriebliche Altersversorgung. Weiterhin ist Gerhard Nolle als Fachreferent „Steuern im Fuhrpark“ bei der Weiterbildung zum „zertifizierten Fuhrparkmanager (DEKRA)“ und als Steuerexperte für den Bundesverband Fuhrparkmanagement e.V. tätig.