Sparen kann so einfach sein!

Jeder kennt wohl die POCO-Werbespots mit Daniela Katzenberger. Mit schriller Stimme stellt sie immer wieder fest, dass es in den beworbenen Einrichtungshäusern alles zu günstigen Preisen zu kaufen gibt. Auch auf den Prospekten ist sie zu sehen. Als Imageträgerin des Unternehmens steht sie vor allem für eine Botschaft: Sparen kann so einfach sein! Ein gänzlich anderer Imageträger des Unternehmens sind die etwa 400 Fahrzeuge, die Angelika Nothdurft (Fuhrparkleitung/Telekommunikation POCO Einrichtungsmärkte GmbH) und ihr Fuhrparkteam verwalten. Der Mischfuhrpark besteht aus 205 Pkw und noch einmal so vielen Nutzfahrzeugen von 3,5 bis 40 Tonnen. Die Transporter und Nutzfahrzeuge sind mit dem Unternehmenslogo beklebt und sorgen somit für eine gewisse Außenwirkung. Aber auch die Pkw, die größtenteils für den Außendienst bereitstehen, erfüllen neben der Mitarbeitermotivation die Aufgabe der Imagepflege. Daher wurde die Car-Policy des Unternehmens bislang auch nicht für SUV geöffnet, wie Angelika Nothdurft erklärt, „SUV passen nicht so recht zu uns als Möbeldiscounter und außerdem geht die langfristige Betrachtung dann eher in Richtung E-Mobilität“, fügt sie als Begründung an. Dennoch wird auch bei den Pkw auf eine gepflegte Außenwirkung Wert gelegt und hauptsächlich werden Fahrzeuge der Marken Audi, BMW oder Volkswagen vorrangig bei unterschiedlichen Leasinggesellschaften geleast. Im Nutzfahrzeugbereich kommen MAN, Iveco und Opel zum Einsatz. „Das war früher anders“, betont Maren Gutting, ebenfalls für Fuhrpark/ Telekommunikation bei der POCO Einrichtungsmärkte GmbH zuständig. Zuvor sei man fast ausschließlich Audi und VW im Pkw-Bereich und Iveco im Nutzfahrzeugbereich gefahren. Im Hinblick auf Kostenreduzierung zum einen und Mitarbeitermotivation zum anderen entschied man sich jedoch dafür, mehrere Marken anzuschaffen.

Die Kosten waren auch einer der Hauptgründe für die Anschaffung eines neuen Flottenmanagementsystems. Als Angelika Nothdurft vor drei Jahren das Ruder in der Flottenabteilung des Möbeldiscounters übernahm, gab es bereits ein webbasiertes Managementsystem. Doch recht schnell war klar, dass ein neues und effizienteres Tool angeschafft werden musste, wollte man die eigenen Ziele bei der Kosteneinsparung und Transparenz erreichen. Das alte Tool konnte die bereits angesprochene neue Markenpluralität in der Flotte nicht abbilden. Zudem wollte man auch die Versicherungsthematik für den Kfz-Bereich wieder inhouse verwalten. „Daher sind wir auf die Suche gegangen“, erklärt Angelika Nothdurft. „Fündig geworden sind wir dann auf einer Fuhrparkmesse, bei der wir mit Carano ins Gespräch kamen. Damals konnte Carano alle unsere Anforderungen am besten erfüllen. Heute weiß ich, dass das System darüber hinaus noch sehr viel mehr kann“, führt sie weiter aus. Im Moment arbeitet die Fuhrparkverwaltung von POCO mit dem Basismodul Fleet+ von Carano. Das Basismodul ist der Grundstein für ein modulares Anwendungssystem und enthält unter anderem eine Archivfunktion, die Rechte- und Vertragsverwaltung, Sammelrechnungsimporte inklusive Standardvorlagen, Importer sowie das Werkstattmodul. Dieses Grundmodul ist an sich schon sehr umfangreich, sodass bereits alle fuhrparkrelevanten Daten bei POCO verwaltet werden können. Durch regelmäßige Reportings ist eine ständige Kostenkontrolle in allen Bereichen gewährleistet. So kann aufgrund dieser Daten sehr schnell festgestellt werden, wenn zum Beispiel zu viel Kraftstoff verbraucht wird oder ein Kilometerausreißer den Rahmen des Leasingvertrags zu sprengen droht. Generell gilt: Alles, was in das System eingegeben wird, kann auch ausgewertet werden. Dies reicht von einer einfachen Liste bis zu den Managementsichten über das interaktive Tabellen-Dashboard in die „ready to print Reports“ mit detaillierten Analysen. Einer der größten Vorteile liegt aber auch in der Arbeitszeitersparnis. „Durch Fleet+ können sich unsere Mitarbeiter wieder stärker ihren eigentlichen Aufgaben widmen und sind nicht mit der Datenverwaltung der Flotte beschäftigt. Vieles von dem, was zuvor per Hand eingetragen werden musste, läuft nun automatisch ab. Daher können wir auch schon mal bei den einzelnen Filialen vor Ort sein und beispielsweise eine Ladungssicherungsschulung betreuen, die Fahrzeuge in Augenschein nehmen und die Mitarbeiter auf besondere Haftungsrisiken hinweisen. Dies war zuvor nicht möglich“, schildert Angelika Nothdurft. Natürlich bieten die gesammelten Daten auch Möglichkeiten zu Fahrerschulungen oder der Einführung von Bonus- Malus-Systemen, um die Fahrer zu einem bewussteren Fahren zu animieren. Doch nach den ersten neun Monaten mit Fleet+ ist dies bei POCO noch kein Thema. Bislang beobachte man die Prozesse in der Flotte nur.

Bei allen Vorteilen, die das Datensammeln mit sich bringt, gibt es natürlich immer auch Bedenken seitens des Datenschutzes. Datenschützer fürchten um die Sicherheit sensibler Daten, zu denen solche von Unternehmensflotten sicherlich zählen (können). Tatsächlich schützen die Daten aber letztlich die, die sie erheben. Die Bezeichnung Datenschützer ist also etwas irreführend. Für den Schutz der Flottendaten ist im Fall POCO die eigene IT-Abteilung zuständig. Alle Daten sind lokal auf den Rechnern von POCO gespeichert. „Es war uns ein besonderes Anliegen, die Datenhoheit zu bewahren. Somit ist auch der Zugriff auf die Daten durch unsere IT unabhängig von Carano gesichert“, erklärt Angelika Nothdurft.

Die Entwicklung mobiler Lösungen oder Smartphone- Apps spielen eine große Rolle für das Berliner Softwareunternehmen. So schildert Hans-Joachim Guth, Leiter Vertrieb & Service Carano Software Solutions GmbH: „Wir sind davon überzeugt, dass in diesem Bereich noch sehr viel Potenzial liegt. Zum Beispiel können alltägliche Prozesse, die zuvor vielleicht papiergebunden abliefen, mit Apps verbessert und beschleunigt werden. So haben wir auch eine kleine Fahrtenbuch-App oder eine Schaden-App im Portfolio. Einen allgemeingültigen Standard für eine Fuhrpark-App gibt es so jedoch noch nicht, da jeder Fuhrpark anders ist. Apps, die in ihrem Teilbereich über eine Cloud Daten verwalten, können hier als Ergänzung verstanden werden.“

Ein solcher Teilbereich wäre beispielsweise die Führerscheinkontrolle. Hier setzt POCO bereits auf eine App-Lösung von LapID. Gerade bei Flotten mit dezentralen Standpunkten, wie dies bei POCO der Fall ist, können Apps überaus hilfreich sein. Daher sind für Angelika Nothdurft und ihr Team auch andere Anwendungsfälle neben der Führerscheinkontrolle für mobile Onlinedienste denkbar. Konkret arbeiten POCO und Carano auch an der Erfassung der Betriebsstunden der einzelnen Gabelstapler des Möbeldiscounters. Ein Lösungsweg wäre in diesem Fall, die Daten über eine App zu pflegen. Der Vorteil liegt auf der Hand: Viele Mitarbeiter sind ohnehin schon mit einem Smartphone ausgestattet, das als Universalwerkzeug fast alle Aufgaben übernehmen kann. Die Betriebsstunden könnten so einfach je nach Benutzung in die App eingetragen werden und wären im Flottenmanagementsystem immer auf dem aktuellsten Stand.

Neben Verwaltungszwecken dient das Smartphone natürlich in erster Linie der Kommunikation. Es hat diese sogar ein Stück weit verändert, so ist das Telefonieren längst nicht mehr die wichtigste Funktion eines Mobiltelefons. Nachrichten versenden und empfangen steht unangefochten an erster Stelle der am häufigsten genutzten Funktionen eines Smartphones. Es wird also mehr geschrieben als geredet. Auch die Kommunikation zwischen Fahrer und Fuhrpark läuft in der Hauptsache per E-Mail ab, wie Hans-Joachim Guth erläutert. „Beispielsweise wird der Mitarbeiter über eine automatisierte E-Mail über den anstehenden Reifenwechsel benachrichtigt“, führt der Vertriebsleiter von Carano weiter an. Nur für individuelle Anfragen werde noch telefoniert. Ähnlich sieht dies auch für die Kommunikation zwischen Dienstleister und Anwender aus. Wer hier nun allerdings einen Qualitätsverlust in Sachen Kommunikation befürchtet, da er annimmt, nur das persönliche Gespräch könne eine gute Kommunikation gewährleisten, liegt falsch. Denn der regelmäßige Austausch zwischen Softwareunternehmen und Fuhrpark ist sehr wichtig. So erläutert Hans-Joachim Guth: „In der Entwicklung von neuen Programmideen kennen Softwareentwickler natürlich keine Grenzen. Ob dies am Ende des Tages für den Anwender sinnvoll ist, steht jedoch auf einem anderen Blatt. Daher entwickeln wir unsere Produkte immer zusammen mit unseren Kunden. Kommunikation ist hier der Schlüssel zum Erfolg.“

Der Service hört aus Dienstleistersicht also nicht bei der Implementierung der Software auf. Vom ersten Tag der Zusammenarbeit an können beide Seiten voneinander lernen und profitieren. Dies beginnt meist schon mit dem Ausloten der Anforderungen. Bei Carano geschieht dies in einer Art Workshopsituation, wo man auf die einzelnen Herausforderungen des Fuhrparks eingehen kann. Wie auch bei POCO stehen dabei oft die Kostenreduzierung und die Datenhoheit im Mittelpunkt. Nach der Implementierung der individuell abgestimmten Software werden die Mitarbeiter auf dem System geschult. „Die Herausforderung bei POCO war es, einen Mehrmarkenfuhrpark innerhalb eines Programms zu konsolidieren und dabei auch die bereits vorhandenen Daten mit in das neue System zu übernehmen“, schildert Hans-Joachim Guth. Besonders bei einem so heterogenen Fuhrpark wie dem der POCO-Flotte ist dies nicht immer einfach.

Ausblick
Es wurden einige Prozesse in der Flottenverwaltung bei POCO verändert. Dreh- und Angelpunkt des Ganzen ist die neue Flottenverwaltungssoftware. Doch mit der Implementierung der neuen Software ist der Optimierungsprozess der POCO-Flotte noch nicht abgeschlossen. So könnten in Zukunft auch Elektrofahrzeuge durch die Fleet+ Version von POCO verwaltet werden. „In Bezug auf E-Mobilität sind wir noch auf der Suche nach der richtigen Lösung. Wir haben uns auch bereits Transporter mit Elektroantrieb angeschaut. Die größten Herausforderungen sind in diesem Bereich die ländliche Gegend und die hohen Kilometerleistungen, die zum Teil von unseren Mitarbeitern gefahren werden. „Doch“, versichert Angelika Nothdurft zuversichtlich, „es wird auch bei uns in diese Richtung gehen.“ Da sind sie bei Carano bereits an der richtigen Adresse, schließlich wollen die Berliner in den Projekten Shared E-Fleet und e-Mobility Scout so etwas wie eine Blaupause für die Anwendung von Elektromobilität in der Flotte entwerfen. So wird das Sparen auch mit Elektromobilität ganz einfach werden!

 

POCO

POCO gehört zu den Top 5 im deutschen Möbelhandel und erzielt einen Umsatz von 1,5 Milliarden Euro. POCO unterhält 118 Discountmärkte in Deutschland sowie zwei Märkte in Polen und den Niederlanden und beschäftigt derzeit ca. 7.500 Mitarbeiter. Die Zentralen des Unternehmens sind in Bergkamen und Hardegsen ansässig. Für einen Filialisten wie POCO, der eine ständige Expansion anstrebt, spielt auch der Fuhrpark eine große Rolle, sodass mittlerweile 400 Fahrzeuge, sowohl im Pkw- als auch im Nutzfahrzeugbereich, im Einsatz sind.

CARANO SOFTWARE SOLUTIONS GMBH

Die Carano Software Solutions GmbH ist einer der marktführenden Anbieter professioneller Softwarelösungen für den gesamten Fahrzeuglebenszyklus von der Beschaffung bis zum Management. Seit Gründung des Unternehmens im Jahr 1992 liegt der Schwerpunkt auf neuen Technologien für Fuhrparkmanagement, Flottenleasing und Autohandel. Aktuelle Trends und mobile Veränderungen, insbesondere auch im Bereich E-Mobilität, nehmen ständigen Einfluss auf das angebotene Produktportfolio. Zum Kundenstamm zählen über 150 nationale und internationale Unternehmen.