Vertrauensverhältnis

Mit über 6.800 Mitarbeitern ist die DATEV einer der größten Informationsdienstleister und Softwareanbieter in Europa. Da selbst für ein Softwarehaus die Nähe zum Kunden entscheidend ist, steht ein Fuhrpark von 800 Fahrzeugen bereit, der sich überwiegend aus Dienstwagen für Außendienstmitarbeiter zusammensetzt. Inbegriffen sind aber auch Fahrzeuge für Führungskräfte, Poolfahrzeuge sowie einige Lieferwagen und Transporter. Markenseitig setzt sich die Flotte vorrangig aus Modellen deutscher Hersteller zusammen, wie beispielsweise Audi, BMW, Mercedes-Benz und Volkswagen.

Vor gut fünf Jahren entschied sich die DATEV dazu, die Versicherungsleistungen aus den Full-Service- Leasingverträgen zu nehmen und diesen Bereich über die HDI Global SE abzuwickeln. Damit fiel die Zuständigkeit der DATEV-eigenen Abteilung Banken & Versicherungen unter die Leitung von Hagen Lohrmann. Auslöser für die Umstrukturierung war damals die fehlende Kontrolle über die Datenweitergabe: „Von Haus aus haben wir eine hohe Sensibilität, was die Bereiche Daten, Datenschutz, Kostenkontrolle et cetera angeht. Daher war es für uns ein Anliegen, dass wir auch im Bereich des Fuhrparks wissen, wohin unsere Daten übermittelt werden und was mit ihnen passiert. Dies konnten uns die Leasinggesellschaften nicht bieten, da sie natürlich im Interesse des Kunden versuchen, möglichst günstige Konditionen bei Versicherungsgesellschaften zu bekommen, auch wenn dies einen Wechsel des Versicherungsträgers und damit eine weitere Streuung der Daten bedeutet“, erklärt Hagen Lohrmann. Da man beim Nürnberger Softwareanbieter bereits seit Jahrzehnten in vielen Versicherungssparten mit der HDI zusammenarbeitet, gingen erste Überlegungen dahin, Schäden im Fuhrpark auch über diesen Partner abzuwickeln: „Wir haben versucht, das gesamte Versicherungsgeschäft zu zentralisieren, und sind daher auch im Flottenschadenservice mit HDI ins Geschäft gekommen“, führt Hagen Lohrmann weiter aus. Hinzu kommt: „Wir haben bereits vor der Flottenthematik vertrauensvoll mit HDI zusammengearbeitet und daher wissen diese um die Spezifika der DATEV. Gleichwohl wir natürlich auch die Konditionen im Verhältnis zu den Leistungen verglichen haben“, ergänzt der Leiter Banken & Versicherungen bei der DATEV.

Für den Nürnberger Softwarehersteller standen bei der Umstellung vor allem die bessere Kostenkontrolle und der Datenschutz im Vordergrund: „Als die Versicherungen noch über die Leasinggesellschaften abgewickelt wurden, haben wir nur ab und an einmal erfahren, wie unsere Schadenstatistik ist, und konnten dadurch keinen direkten Einfluss nehmen. Daher stand für uns die Frage im Vordergrund, wie wir das Konzept ändern können, sodass wir auf der einen Seite eine bessere Kostenkontrolle haben und auf der anderen Seite den Schutz der Daten verbessern“, erläutert Hagen Lohrmann. Dass eine Umstellung auf ein neues Versicherungskonzept nicht von jetzt auf gleich passieren konnte, war dabei klar, zumal die Versicherungen an Leasingverträge mit drei Jahren Laufzeit gekoppelt waren. Doch schon bei der Ausarbeitung des Konzeptes konnte die DATEV auf das Know-how der HDI zählen: „Wir haben uns zunächst angeschaut, wie der Fuhrpark der DATEV gestaltet ist, und dieses eher konservative Konzept gemeinsam auf neue Füße gestellt. So haben wir beispielsweise bei den Kasko- Versicherungen auf ein Stop-Loss-Prinzip umgestellt, das heißt, dass DATEV den durchschnittlich zu erwartenden Schadenaufwand pro Jahr selbst trägt und wir erst dann einspringen, wenn er darüber hinausgeht. Die Schadenregulierung führen wir hingegen in jedem Fall durch“, erklärt Ingo Frühwirth, Senior Underwriter Kraftfahrt bei der HDI Global SE. Hinzu kommt ein zweiter Bereich – der Flottenschadenservice: Grundlage ist ein Werkstattnetz, in das Kundenfahrzeuge mit einem Schaden gezielt eingesteuert werden. Der Versicherer aus Hannover stellt damit sicher, dass die Schadenabwicklung sowohl fachlich als auch logistisch bestens organisiert ist.

Seit Mai 2011 wurde der Fuhrpark in Etappen von jährlich 250 Fahrzeugen auf das neue Versicherungskonzept umgestellt: „Knapp ein Jahr später zum 1. Juli 2012 war es so weit, dass DATEV einen Fuhrpark hatte, der so groß war, dass wir das Stop-Loss-Prinzip anwenden konnten. Der Flottenschadenservice startete allerdings bereits zum 1. Mai 2011, da beide Seiten das Interesse verbindet, die Schadenzahlen, Schadenhöhe und Schadenbelastungen zu senken. Und durch die gezielte Steuerung in unser Werkstattnetz können diese Aufwendungen reduziert werden“, gibt Ingo Frühwirth zu verstehen. Begleitend wird in einem monatlichen Rhythmus eine Schadenanalyse angeboten, sodass der Kunde zum einen den Überblick behält, aber zum anderen auch in der Lage ist, proaktiv einzugreifen, um die Schadenhäufigkeit zu reduzieren.

Das Leistungsportfolio der HDI Global SE beschränkt sich aber nicht nur auf den Bereich Versicherungen: „Grundsätzlich entwickeln wir mit unseren Kunden zusammen ein maßgeschneidertes Konzept, das war auch bei DATEV so. Neben den Versicherungen bieten wir optional auch weitergehende Services an, wie beispielsweise das Flottenconsulting. Dabei wird die Organisation des Fuhrparks im Detail durchleuchtet und es wird geschaut, welche Prozesse sich optimieren lassen, um am Ende des Tages schlankere Strukturen zu schaffen. Eine andere wichtige Säule ist das Riskmanagement, bei dem wir im engen Austausch mit dem Kunden stehen, um mögliche Quellen für Schäden aufzudecken und darüber das Schadengeschehen in Zukunft positiv zu entwickeln“, erörtert Martin Droesse, Leiter Vertrieb Großkunden bei HDI Global SE.

Vorteile des Stop-Loss-Prinzips
Neben der erhöhten Planbarkeit bei den Kosten stand für die DATEV vor allem die Arbeitserleichterung im Vordergrund: „Der Riesenvorteil für uns ist die Überlegung, dass die reine Schadenabwicklung von HDI übernommen wird. Das heißt: Wir müssen uns zum großen Teil nicht darum kümmern. Natürlich stehen wir unseren Mitarbeitern zur Seite oder stellen den Kontakt her, falls Nachfragen auftauchen. Im Grunde müssen wir uns aber nicht um dieses Thema kümmern“, erklärt der Leiter des Bereiches Banken & Versicherungen bei DATEV.

Für eine optimale Funktion des Stop-Loss-Prinzips wie auch des Flottenschadenservices ist aber auch eine vertrauensvolle direkte Zusammenarbeit nötig: „Ich glaube, dass der Prozess durch Dritte, die dazwischen involviert sind, verlangsamt wird. Die direkte Verbindung zum Kunden kennzeichnet zugleich die generelle Arbeitsweise seitens HDI“, so Martin Droesse. „Wir schätzen natürlich auch den direkten Kontakt vor Ort. So kennen wir beispielsweise auch die Schadensachbearbeiter, die wir in der Vergangenheit nie kennengelernt haben und deren Arbeitsweise uns auch nie nähergebracht wurde. Jetzt ist es uns möglich, bei Schäden einzugreifen und bei Problemen gegenzusteuern. Gleichzeitig schauen wir, dass wir bei dem Stop- Loss-Prinzip tragbare Werte für beide Parteien haben“, fügt Hagen Lohrmann hinzu.

Schäden am Dienstwagen
Bereits mit der Übergabe des Dienstwagens erhält jeder DATEV-Mitarbeiter ein Begrüßungspaket des Versicherers. Darin enthalten ist unter anderem eine Übersicht über Telefonnummern, Ansprechpartner und Verhaltensweisen im Schadenfall. „Für uns ist es wichtig, dass ein schneller Kontakt zur Schadenabteilung hier in Nürnberg hergestellt wird, denn der Mitarbeiter soll mobil bleiben. So organisieren wir mit der Schadenmeldung auch die Steuerung des Dienstwagens in unser Werkstattnetz. Der betroffene Mitarbeiter erhält für die Ausfallzeit einen Ersatzwagen und kann trotz Schaden seiner Arbeit nachgehen. Die Reparaturrechnung wird zunächst von uns übernommen und einmal im Monat mit DATEV abgerechnet“, erklärt Ingo Frühwirth. Für den Nürnberger Softwareanbieter bedeutet das vor allem eins – Entlastung: „Der Mitarbeiter wickelt alles direkt mit dem Schadensachbearbeiter bei HDI ab und nicht mit uns. Wir werden nachgelagert im Rahmen der Schadenstatistik oder bei kritischen Fällen informiert. Ansonsten überlassen wir die Abwicklung komplett HDI, was uns am Ende des Tages entlastet“, schildert Hagen Lohrmann.

Bei der Lösung von Problemfällen setzt man auf den konstruktiven Austausch: „Wir lösen das immer gemeinsam mit dem Leiter der Schadenabteilung und mit dem Sachbearbeiter, mit denen wir einen sehr guten und direkten Kontakt haben. Dadurch finden wir immer eine Lösung“, erläutert der Leiter Banken & Versicherungen bei DATEV. Auch in diesen Fällen sollte die Lösung möglichst schnell gefunden werden, um den Ablauf nicht unnötig zu behindern. „Man kann es vielleicht auf einen Punkt bringen, der heißen würde: schnell und pragmatisch. Das ist eigentlich immer der Versuch, den schnellen telefonischen Kontakt zu den vertrauten Mitarbeitern in der Schadenabteilung herzustellen, die dann wissen, was sie veranlassen müssen und können“, gibt Martin Droesse zu verstehen.

Prävention von Schäden
Ein wichtiger Schritt, um die Schadenhäufigkeit zu senken, ist es, die häufigsten Quellen der Schäden zu identifizieren und sukzessive zu minimieren. Dazu gibt es verschiedene Möglichkeiten: „Was wir anbieten, ist beispielsweise eine monatliche Auswertung aller Schäden inklusive der Ursachen und wichtigen Details. Darüber hinaus wird jedes Quartal eine Übersicht mit den Schadenursachen zur Verfügung gestellt, woraus man erkennen kann: Was ist tatsächlich passiert? Wo sind Auffälligkeiten? Wo gibt es Unterschiede zum Vorquartal? Daraus lassen sich wiederum Maßnahmen ableiten, die dazu beitragen sollen, die Schadenquote zu senken“, erklärt Ingo Frühwirth. „Anhand dieser Liste haben wir eine strukturierte Auflistung, die beispielsweise aufführt, wie viele Glasbruchschäden, Wildschäden oder wie viele Diebstähle wir haben. So können wir entscheiden, wo wir vielleicht eingreifen und die Mitarbeiter informieren müssen“, fügt Hagen Lohrmann hinzu.

Die monatlichen Berichte werden auch an das Management der DATEV weitergegeben. Wenn signifikante Änderungen gegenüber Vormonaten erkennbar werden, dann wird das von der Abteilung Banken & Versicherungen kommentiert. „Wir denken dann auch über sinnvolle Maßnahmen zur Schadenprävention nach. Dabei sind beispielsweise schon mal Fahrertrainings diskutiert worden. Aber wir haben uns vorerst dagegen entschieden, da der Großteil der Schäden nicht auf ein Fehlverhalten der Dienstwagennutzer zurückzuführen ist“, so Hagen Lohrmann.

Ausblick
Schäden im Fuhrpark sind für jedes Unternehmen ein unnötiges Ärgernis, da sie oftmals nicht nur in der Behebung Geld kosten, sondern zur Einschränkung der Mobilität der Mitarbeiter und damit zu Ausfallzeiten führen. Daher sollte man sich bei der Wahl des Versicherungskonzeptes überlegen, worauf ein Schwerpunkt gelegt werden soll und ob nicht vielleicht Eigenleistungen eine Option wären. „Wir beobachten natürlich immer den Markt und vergleichen. Dennoch ist die Prämie nicht das vorrangige Kriterium, sondern es sind die Qualität der Leistungen und der Zusammenarbeit. Hier sind wir sehr zufrieden mit HDI. Zumal wir auch einen Partner brauchen, mit dem wir rechnen können, wenn DATEV weiter wächst. HDI hat das Standing, die Akzeptanz und Größe, ein Unternehmen unserer Größenordnung abzuwickeln“, fasst Hagen Lohrmann, Leiter Banken & Versicherungen beim Nürnberger Softwareanbieter, abschließend zusammen.

 

 

DATEV EG

Die DATEV eG ist das Softwarehaus und der IT-Dienstleister für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte sowie deren zumeist mittelständische Mandanten. Mit rund 40.500 Mitgliedern, mehr als 6.800 Mitarbeitern und einem Umsatz von 881 Millionen Euro (Geschäftsjahr 2015) zählt die DATEV zu den größten Informationsdienstleistern und Softwarehäusern in Europa. Gemeinsam mit ihren Mitgliedern verbessern die Lösungen der Genossenschaft die betriebswirtschaftlichen Prozesse von 2,5 Millionen Unternehmen, Kommunen, Vereinen und Institutionen.

 

HDI RISK CONSULTING GMBH

HDI bietet mehr als nur Versicherung: Von der HDI Global SE und ihrer 100%igen Tochter HDI Risk Consulting GmbH erhalten Sie alle Dienstleistungen rund um ihren Fuhrpark unabhängig aus einer Hand. Die HDI Risk Consulting GmbH unterstützt Mittelständler, Industrieunternehmen und Konzerne bei der Schadenverhütung und beim Aufbau eines betrieblichen Risikomanagements. Dazu bietet HDI Risk Consulting den Kunden Zugriff auf circa 180 Ingenieure und Spezialisten aus den unterschiedlichsten Fachrichtungen.