Schneller und besser

Wer kennt dies nicht: Wenn man auf der Suche nach einer bestimmten Sache ist, findet man auf dem Weg zu seinem Ziel etwas ganz anderes. So erging es auch Thomas Lütkebohmert, Geschäftsführer der Halisch GmbH. „Eigentlich waren wir auf der Suche nach einem neuen Zeiterfassungssystem. Jetzt nutzen wir WEBFLEET sehr breit gefächert, von der Arbeitszeiterfassung über die Navigation bis hin zur Auftragsverwaltung“, erläutert Thomas Lütkebohmert. Die alte Stechuhr hatte, nach fast 40 Jahren, ausgedient und musste ersetzt werden. Dass man dabei auf ein System von TomTom Telematics stieß, war Zufall. Markus Föcking hatte von einer früheren Recherche noch im Hinterkopf behalten, dass der Telematik- und Navigationsspezialist auch Zeiterfassung kann. Nach einem kurzen Blick auf das Produktportfolio von TomTom Telematics war klar, dass noch sehr viel mehr Potenzial für die Flotte des Großküchenspezialisten dahintersteckt. So sei man dann mit Robert Rosemann und der comuniverse GmbH in Kontakt gekommen. Die Firma ist als Vertriebspartner vor Ort und zuständig für den Einbau der Geräte und die Beratung in Sachen TomTom Telematics. „In der Flotte der Halisch GmbH kommen Fahrzeugortungsgeräte der Tom- Tom LINK 410-Serie und Driver Terminals der TomTom PRO 8275-Serie zum Einsatz“, erläutert Rosemann die Einzelheiten.

Die Geräte sind in der Kundendienst- und Montageflotte des mittelständischen Unternehmens verbaut. Hier kommen Opel Vivaro, Mercedes- Sprinter sowie ein 7,5-Tonner von Mercedes- Benz zum Einsatz. „Unser Fuhrpark ist eine Mischflotte, das heißt, es kommen sowohl Kauffahrzeuge als auch Leasingmodelle zum Einsatz. Die Leasingfahrzeuge haben jedoch eine feste Rückkaufvereinbarung. Das heißt, die einzelnen Fahrzeuge sind länger als die üblichen drei Jahre im Einsatz“, charakterisiert Thomas Lütkebohmert den Fuhrpark. Alle Fahrzeuge verfügen über Einbauten zum Werkzeug- und Materialtransport. „Diese sind Marke Eigenbau, da unsere Anforderungen relativ speziell sind“, wie die beiden Geschäftsführer erklären. „So trägt jeder Fahrer die Verantwortung für sein Fahrzeug und richtet dies nach den eigenen Wünschen selbst ein.“

Auch die Installation von Driver Terminal und Ortungsgerät ist von Fahrzeugtyp zu Fahrzeugtyp unterschiedlich. „Wir verbauen die Systeme mit fahrzeugspezifischen Halterungen. Das heißt, die Halterungen sind ideal an beispielsweise die Opel-Vivaro-Modelle angepasst, funktionieren aber nicht in einem Sprinter. Die Basiskomponenten können jedoch leicht in ein anderes Fahrzeug umgerüstet werden, wenn in der Flotte ein Wechsel stattfindet“, beschreibt Rosemann die Installation. Der Vorteil dabei ist, dass zum einen eine rückstandslose Entfernung möglich ist und zum anderen die Geräte bei Fahrzeugrückgabe in die nächste Fahrzeuggeneration mitgenommen werden können. Einzig die Halterung muss ersetzt werden.

Nach etwa einer Dreiviertelstunde sind die Ortungsgeräte und Driver Terminals in den Fahrzeugen verbaut und können ihre Arbeit aufnehmen. Dank der permanent gemessenen Daten des TomTom LINK 410 stehen dem Fuhrparkleiter sowohl die Daten in Echtzeit als auch die Verlaufsdaten darüber zur Verfügung, wann, wo und wie die Fahrzeuge genutzt werden. Dazu kommt im Falle der Halisch GmbH noch das Driver Terminal PRO 8275, das wiederum via Bluetooth mit dem LINK 410 verbunden ist. Auch ohne das Driver Terminal bleiben die Ortungsfunktionen bestehen, da das Ortungsgerät unabhängig davon arbeitet und fest im Fahrzeug installiert ist. Dies ist beispielsweise wichtig für die Manipulationssicherheit der Fahrtenbuchfunktion.

Doch Thomas Lütkebohmert und Markus Föcking wollten mehr als nur ein elektronisches Fahrtenbuch für ihre Flotte. Daher haben sie sich als Ergänzung zum Fahrzeugortungsgerät für das sieben Zoll große Driver Terminal entschieden. Dieses dient zur Fahrerkommunikation, Auftragsverwaltung und wird natürlich auch als Navigationsgerät genutzt. Das PRO 8275 kommt sogar in der Werkshalle der Halisch GmbH zum Einsatz und hat dort die bereits erwähnte Stechuhr abgelöst. Statt Stempelkarten halten die Mitarbeiter nun eine Karte mit RFID-Chip vor den Scanner. „Hier zeigt sich bereits, wie vielfältig die Schnittstellen der Telematikplattform WEBFLEET genutzt werden können. So kooperieren wir mit einer Vielzahl von Softwareherstellern, die uns Apps zur Verfügung stellen und die Nutzermöglichkeiten unseres Systems stetig erweitern“, führt Wolfgang Schmid, Country Sales Manager Germany von TomTom Telematics, aus.

Nicht nur bei der Arbeitszeiterfassung wurde die Papierform abgelöst, auch die Auftragsverwaltung läuft nun digital ab. „Wenn ein neuer Auftrag reinkommt, legen wir diesen in WEBFLEET an. Da stehen dann Adresse, Kontaktdaten, Art der Störung und eventuelle weitere Hinweise gleich mit drin. Das bekommt der Monteur auf sein PRO 8275 übermittelt. Er kann den Auftrag als gelesen markieren und später vor Ort angeben, dass er mit den Arbeiten begonnen hat. Die Möglichkeit, den Auftrag abzulehnen, besteht natürlich auch“, erklärt Markus Föcking den Ablauf. So haben die Verantwortlichen immer einen minutenaktuellen Überblick über die Arbeitssituationen auf den unterschiedlichen Baustellen und können neue Aufträge effizient verteilen. Von der Handhabung funktioniert die Fahrerkommunikation ähnlich einfach und intuitiv wie das Nachrichtenschreiben auf einem Smartphone. So können beispielsweise auch Nachrichten vom Fahrer an die Firma verschickt werden oder Mitteilungen während der Fahrt vorgelesen werden – ohne dass dabei zusätzliche Kosten entstehen.

Eine Besonderheit ist auch die Nutzung der TomTom Traffic Echtzeit-Verkehrsdaten. Wenn spontan ein neuer Auftrag reinkommt, erkennt das System, wer geografisch und zeitmäßig am nächsten zum entsprechenden Einsatzort liegt, und kann den Fahrer benachrichtigen. Die jeweilige Verkehrssituation wird dank TomTom Traffic bei dieser Berechnung erfasst und in die Berechnung miteinbezogen. Einem Kunden kann man so bis auf die Minute genau sagen, wann ein Techniker vor Ort sein wird, um sich des Problems anzunehmen. „Dies ist gerade in unserer Branche sehr wichtig. Denn Gastronomen sind relativ zeitsensibel und sind öfters einkaufen oder anderweitig unterwegs und brauchen daher eine genaue Terminierung“, weiß Markus Föcking zu berichten. „Die Verknüpfung mit unserer Navigation geht sogar so weit, dass nicht einmal eine Adresse vorhanden sein muss, um eine Zielführung zu starten. Es können auch Punkte in der Karte markiert werden, alternativ sendet die Zentrale den Auftrag inklusive Adresse direkt auf das Gerät des Fahrers. Sobald der Fahrer den Auftrag annimmt, startet die Zielführung automatisch. In anderen Branchen ist dies eine überaus wichtige Funktion, beispielsweise bei Abschleppdiensten oder Erntefahrzeugen“, führt Wolfgang Schmid weiter aus.

Nach dem Auftrag können die gesammelten Daten über die Onlineplattform WEBFLEET ausgewertet und der nächste Arbeitstag vorbereitet werden. Auf der einen Seite kann Thomas Lütkebohmert bestimmte Fragen an das System formulieren und auswerten. „Wenn ich beispielsweise wissen möchte, wie oft ein bestimmtes Fahrzeug an einer Adresse gewesen ist, kann ich mir dies von dem System auswerten lassen. Gerade bei Langzeitaufträgen kann dies von Vorteil sein. So kann auch dem Kunden gegenüber belegt werden, wie oft und wie lange wir vor Ort waren, um Arbeiten durchzuführen“, erklärt der Geschäftsführer der Halisch GmbH. Auf der anderen Seite können schon im Voraus die Verantwortlichen die Arbeiten auf die Techniker verteilen. Diese können am Abend vorher einsehen, was ihnen am nächsten Tag bevorsteht, und mit den Planungen beziehungsweise dem Zusammenstellen der Ersatzteile beginnen.

Das Einsparpotenzial an Zeit ist dadurch enorm. Die Koordinationsaufgaben werden erleichtert, die Kommunikation wird beschleunigt und die Verwaltung immens entlastet. Ein weiteres Beispiel dafür ist die bereits erwähnte Arbeitszeiterfassung. Die Arbeitszeitdaten werden nach dem Scannen der RFID-Karte mit dem PRO 8275 und der Eingabe der Kostenstellennummer im Gerät direkt auf die entsprechende Kostenstelle übermittelt. „Gerade weil wir auch einen Wochenendnotdienst unterhalten, der entsprechend anders berechnet wird, ist diese Zuweisung auf unterschiedliche Kostenstellen für die Zuschläge wichtig. Vor allem weil Arbeitszeit und Arbeitsweg dokumentiert werden“, führt Markus Föcking aus. Zuvor musste jede Stempelkarte einzeln ausgewertet werden.

Dass das neue System funktioniert und die Arbeit der Firma voranbringt, merkt der Geschäftsführer nicht zuletzt auch an der Akzeptanz unter den Mitarbeitern, so berichten die Verantwortlichen der Halisch GmbH: „Wir haben vor der Einführung mit ein wenig Skepsis seitens der Fahrer gerechnet. Der Mehrwert der Geräte, auch für die letztendlichen Nutzer, ließ jedoch jeden anfänglichen Zweifel verstummen. So verringert sich für den Monteur der Schriftverkehr, die Arbeit lässt sich besser strukturieren und die sehr gute Navigation erleichtert die Anfahrt. Insofern ließe sich von einer Win-win-Situation sprechen.“

Neben der Zeitersparnis werden auch die Kosten gesenkt und die Arbeitsqualität wird gesteigert, wie die Beteiligten versicherten. Allein schon der Wegfall der Infotainmentsysteme in den Fahrzeugen amortisiere die Anschaffungskosten. Durch die diversen Reportingmöglichkeiten könne man zudem ein professionelles Qualitätsmanagement betreiben und Probleme gezielt ansprechen.

Nach mehr als zehn Monaten Nutzungsdauer haben die Geschäftsführer der Halisch GmbH bereits die nächste Erweiterung im Blick. Denn die Wahl der Lösung von TomTom Telematics sei eine langfristige Entscheidung gewesen. So wolle man neben der Arbeitszeiterfassung auch ein System, das Lieferscheine digital erfasst. Im Idealfalle sollen diese Daten dann in einer Warenwirtschaft direkt weiterverarbeitet werden. Mit der Kamera des PRO 8275 können beispielsweise Ersatzteile gescannt und direkt einer Rechnung zugeordnet werden. Damit treten keine Verwechslungen bei Produkttypen auf – und das Lager bekommt auch rechtzeitig eine Nachricht, wenn Ersatzteile knapp werden. Diese Erweiterung dürfte die Arbeitsabläufe weiter verbessern und beschleunigen, sodass sich die Mitarbeiter der Halisch GmbH um ihr Kerngeschäft, die Planung, den Einbau und die Wartung von Gastronomieküchen kümmern können.

HALISCH GMBH

Seit nunmehr 45 Jahren steht die Halisch GmbH aus dem münsterländischen Borken im Dienste der Großküchentechnik. Neben der Planung, dem Handel mit und der Herstellung von Großküchen ist vor allem der Kundendienst das Aushängeschild. Service wird hier großgeschrieben. An 365 Tagen im Jahr steht das 20 Mann starke Unternehmen seinen Kunden zur Verfügung. Dies erfordert Schnelligkeit und Flexibilität, die zu jeder Zeit gegeben sind. Die Halisch GmbH ist somit der ideale Servicepartner für die Gastronomie und die Gemeinschaftsverpflegung.

TOMTOM TELEMATICS

TomTom Telematics ist der Geschäftsbereich von TomTom für Flottenmanagement, Fahrzeugtelematik und Connected-Car-Dienste. WEBFLEET ist eine Software-as-a-Service-Lösung, die von kleinen und großen Unternehmen zur Verbesserung der Fahrzeugleistung, zum Einsparen von Kraftstoff, zur Fahrerunterstützung und Steigerung der gesamten Flotteneffizienz genutzt wird. Außerdem bietet TomTom Telematics Dienste für die Versicherungsbranche, Autovermieter und Leasinggesellschaften sowie für Firmen an, die sowohl Unternehmen als auch Endkunden ansprechen.