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Die Telematik ist längst im Fuhrpark angekommen. Von der Fahrstilanalyse bis hin zum komplexen Flottenmanagement kann sie vieles leisten. Wir schauen hier auf einen kleinen Teilbereich: das elektronische Fahrtenbuch. Eine Marktübersicht.

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Telematik ist im Lkw-Markt bereits verbreitet und akzeptiert da sie zu mehr Effizienz und damit zu Kosteneinsparungen bei den Touren führen kann. Im Pkw-Flottenbereich, in dem die Fahrzeuge häufig auch privat genutzt werden dürfen, hat sie jedoch einen schwereren Stand aufgrund von Datenschutz und „Überwachungsangst“. In einem Teilbereich wiederum nimmt die Akzeptanz zu, denn hier kann der einzelne Dienstwagennutzer bares Geld sparen: die Fahrtenbuchfunktion auf Basis von GPS-Modulen. Doch auch Geräte ohne Telematik, nur mit Bewegungssensor oder mit Datenabgriff aus dem Fahrzeugspeicher kommen vor (siehe Tabelle). Eine einfache Berechnung, ob das Fahrtenbuch oder die Ein- Prozent-Versteuerung sich eher lohnt, kann helfen: Sind die gefahrenen Privatkilometer niedrig und ist der Neupreis des Dienstwagens hoch, lohnt sich in der Regel die genaue Aufzeichnung der Privatkilometer. Wenn das Ergebnis von (1 /100 x Neuwagenpreis) – (0,03 x Privatkilometer) = monatlich zu versteuernder Privatanteil positiv ist, rechnet sich die genaue Aufzeichnung der Privatkilometer. Ist der Betrag negativ, rechnet sich die Ein-Prozent-Methode.

Während manuelle Fahrtenbücher aufwendig zu erstellen sind und die Aufzeichnung höchste Genauigkeit für das Finanzamt einfordert, machen elektronische Lösungen den Hauptteil der Arbeit automatisch, aus Datenschutzgründen werden nur Dienstfahrten detailliert dargestellt und beispielsweise häufige Ziele im System hinterlegt. Lediglich beim örtlichen Finanzamt sollte der Dienstwagennutzer die Anerkennung des elektronischen Fahrtenbuchs abfragen. Dann lassen sich die Daten via PC, häufig auch als App oder per Tasteneingabe direkt am Gerät rechtssicher aufbereiten und weitergeben.

TomTom Telematics hat in einer eigenen Marktanalyse aus dem Jahr 2013 das durchschnittliche Einsparpotenzial bei Nutzung eines elektronischen Fahrtenbuchs erfasst: Dadurch lassen sich Fehler beim Ausfüllen vermeiden und der Aufwand der manuellen Aufzeichnungen von bis zu vier Stunden pro Monat und Fahrer entfällt. Auch steuerlich gesehen ist das Einsparpotenzial interessant. Bei einem Fahrer mit einem Bruttogehalt von 3.000 Euro (verheiratet, 1 Kind, Steuerklasse 3), einer Kilometerleistung von 35.000 (davon 14 Prozent privat) und einem Fahrzeuglistenpreis von 55.000 Euro können das bis zu mehreren Tausend Euro pro Jahr sein (bei 45 Prozent persönlichem Spitzensteuersatz, 5,5 Prozent Solidaritätszuschlag des Firmenwagenfahrers, zudem Gesamtkosten von circa 14.000 Euro per annum bestehend aus laufenden Betriebskosten und Fixkosten). Auch der Arbeitgeber kann durch den geringeren Arbeitgeberanteil im Bereich Sozialversicherungen et cetera im konkreten Beispiel mehrere Hundert Euro pro Jahr und Arbeitnehmer einsparen.

Der Einbau und die Aktivierung der Systeme erfolgen durch die und mit Anleitung der Dienstleister, wie beispielhaft bei diesen Unternehmen: „Alle administrativen Arbeiten werden von Wollnikom im Vorfeld erledigt, nach dem Einbau steht die Funktion in vollem Umfang zur Verfügung“, so Vertriebsleiter und Prokurist Reimund Clusen. Bei Produkten der Ctrack Deutschland GmbH läuft das so: „Nach Erwerb des elektronischen Fahrtenbuchs von Ctrack ist der Einbau der Hardware der nächste Schritt. Das Service & Support Team führt diesen professionell und zuverlässig beim Kunden vor Ort durch. Direkt nach der Hardware-Installation logt sich der Anwender auf Ctrack.Online ein und genießt alle Vorteile unseres elektronischen Fahrtenbuchs“, beschreibt Maria Johanning, Country Manager, den Vorgang.

Und bei vielen Konzepten mit GPS-Modul kommt noch eine Vielzahl von aufrüstbaren Features hinzu, sodass via Telematik ein umfassendes Flottenmanagement möglich ist. Es lässt sich beispielsweise die Führerscheinkontrolle durchführen, Arbeitszeiten wie auch Kilometerstände können erfasst, das CO2- und Tankmanagement verbessert, Termine verfolgt werden und vieles Nützliche mehr. Welche Erweiterungsmöglichkeiten die einzelnen Systeme bieten, steht unter anderem in der Tabelle. Beim Produkt der Vimcar GmbH werden beispielsweise in Kürze zusätzliche Funktionalitäten für Flottenkunden zur Verfügung stehen: optionales Live-Tracking, ein Diebstahlschutz und verschiedene Analysen zur Auswertung der Fahrzeugauslastung sind nur einige Beispiele. Die Hardware muss dafür nicht ausgetauscht werden, sondern kann weiter verwendet werden, berichtet Geschäftsführer Andreas Schneider.

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Die Anschaffungskosten amortisieren sich in der Regel zügig. „Bei täglichen Kosten ab 30 Cent pro Fahrzeug amortisiert sich ein Telematiksystem häufig bereits ab dem ersten Tag der Nuzung und unabhängig von der Größe des Fuhrparks. Einsparungen ergeben sich beispielsweise über die Reduzierung des administrativen Aufwands, über die genauere Erfassung und Dokumentation von Daten wie etwa von Fahrtund Arbeitszeiten sowie über die optimierte Disposition von Mitarbeitern im Außendienst“, weiß Dr. Uwe Bertram, Geschäftsführer der Sycada Deutschland GmbH, vom Einsatz seiner Systeme.

Doch die Durchdringung von Telematikassistenz beschränkt sich – in Deutschland zumindest – immer noch auf wenige Branchen. Ulric E. J. Rechtsteiner, Geschäftsführer der Arealcontrol GmbH: „Traditionell sind die Branchen Transport/Logistik und Handwerk/Service eher aufgeschlossen als Industrieunternehmen mit Außendienstflotten. Das Mindestlohngesetz hat Anfang letzten Jahres viele Unternehmen motiviert, die mobile Zeiterfassung auf Telematikbasis zu realisieren. Die Dokumentations- und Nachweispflichten können dadurch einfach erfüllt werden.“ Handelt es sich lediglich um das Produkt Fahrtenbuch, fällt die Überzeugungsarbeit geringer aus. Das erlebt Lars Bornemann, CEO und Vorstand der Bornemann AG, in seinem Tagesgeschäft: „Grundsätzlich ist wenig Überzeugungsarbeit nötig. Da das Logbook aktuelle Datenschutzrichtlinien und -gesetze einhält, indem hier beispielsweise nur die Anfangs-und Endpunkte einer Fahrt aufgezeichnet werden und nicht die gesamte gefahrene Strecke, ist die Akzeptanz wesentlich höher. Hier besteht kein besonderes Augenmerk auf einer bestimmten Branche, jedoch fällt auf, dass die Entscheidungsfreude in kleinen und mittelständischen Unternehmen wesentlich höher ist als in großen Unternehmen und Konzernen.“ Bei der Technology Content Services GmbH stoßen die Berater schon hin und wieder an Grenzen, erzählt Geschäftsführer Niels Krüger: „Im gewerblichen Bereich ist die Argumentation pro Telematik einfacher, da dort nahe an gesetzlichen Vorgaben agiert wird und der Fahrer auch nicht ein Prozent für ein Monteurfahrzeug tragen möchte. Im ‚normalen‘ Dienstwagenbereich möchte der Fahrer wiederum nicht transparent werden, Betriebsräte blocken, weil ein Dienstleister zwar den Datenschutz garantieren kann, aber im Anforderungsfall seitens des Arbeitgebers die Daten auch zu Privatfahrten herausgeben muss. Insofern gibt es erhebliche Diskussionsfelder rund um das Thema Connected Cars/Fahrtenbuch und wem gehören die Daten!“

Auch wenn die Telematik in Individualflotten keinen so leichten Stand hat, ist die Fahrtenbuchfunktion doch ein Argument, das im Fuhrpark oder vom einzelnen Fahrer in Erwägung gezogen werden sollte. Die Technik verändert und verbessert sich ständig und für die Anbieter ist die Gewährleistung eines umfassenden Datenschutzes ein wichtiges Vertriebsinstrument. K.-Theodor Hermann, Leiter Vertrieb der Vispiron Carsync GmbH, fasst es in passende Worte: „Telematik ist heute anders als noch vor einigen Jahren absolut zuverlässig und bietet neben beherrschbarem Datenschutz und Schutz der Privatsphäre einen Mehrwert für Fahrer und Unternehmen.“

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