Kontrolle ist besser!

Der Fuhrparkverantwortliche sieht sich mit stetig steigenden Anforderungen konfrontiert: Nicht nur immer komplexere gesetzliche Rahmenbedingungen, sondern auch die Vielfalt der Mobilitätsbedürfnisse des Unternehmens müssen berücksichtigt werden. Als wäre dies nicht schon genug, erschwert die Überprüfung der in Rechnung gestellten Kfz-Leistungen, wie die Behebung von Schäden oder Wartungs- und Verschleißarbeiten, zusätzlich das tägliche Geschäft. Gerade für letztere Anforderung soll der Einsatz von externen Dienstleistern für die Rechnungsprüfung Entlastungen bringen. Flottenmanagement zeigt die Vorteile auf.

Kontrolle ist besser!
Kontrolle ist besser!

1 /2

Kontrolle ist besser!
Kontrolle ist besser!

PDF Download

Man glaubt es kaum, aber die Rechnungsprüfung stellt für den Fuhrparkverantwortlichen eine der wichtigsten Aufgaben dar. Dies liegt vor allem daran, dass bei nicht oder nur unzureichender Prüfung der Werkstattkosten diese schnell zu unberechenbaren Kostenfallen werden können. Schnell schleichen sich Fehler bei der Aufstellung der Werkstattleistungen ein oder es werden Leistungen abgerechnet, die nicht im Kostenvoranschlag vereinbart wurden. Die genaue Kontrolle der einzelnen Rechnungspositionen erfordert daher nicht nur umfangreiches technisches Grundverständnis, sondern auch exakte und zuverlässige fahrzeugspezifische und herstellerkonforme Daten. Jedoch werden diese Aufgaben oftmals von der Buchhaltung oder dem Fuhrparkmanager inhouse übernommen, dabei sollte bereits im Vorhinein geklärt werden, ob das Unternehmen über die Ressourcen verfügt, die Rechnungen intern prüfen zu lassen, oder ob es die Mitarbeiter anderweitig effektiver einsetzen kann. Grundlegend ist dabei zu beachten, dass die Rechnungsprüfung nicht als Kostenfaktor, sondern als Prozess- und Kostenoptimierung verstanden werden soll. „Ein Unternehmen sollte sich auf seine Kernkompetenzen konzentrieren können. Unsere Kernkompetenz ist unter anderem eine detaillierte Rechnungsprüfung auf Basis von Einzelpositionen“, erläutert Günter Schleuning, Geschäftsführer der Expert Automotive GmbH.

Doch nicht nur eine fachlich korrekte nachgestellte Überprüfung der Rechnung birgt Einsparpotenzial, sondern die eigentlichen Einsparpotenziale ergeben sich maßgeblich auch aus der vorgelagerten „aktiven Reparatursteuerung“. Daher beginnt eine effiziente Rechnungsprüfung laut Hans Glaentzer, Bereichsleiter Flottenmanagement und Fleet-Services bei der Excon Services GmbH, bereits bei der Auftragssteuerung: „Wird der Fuhrparkmanager nicht durch eine auftragssteuernde Software unterstützt, ist der Einsatz einer externen Rechnungsprüfung ratsam. Oder aber es wird schon bei Auftragsvergabe klar definiert, welche Positionen und Preise auf der Rechnung akzeptiert werden, so wie es zum Beispiel Fleet Suite macht. Sollte es dann zu Erweiterungen oder Abweichungen kommen, muss für diese eine Freigabe eingeholt werden.“ Dabei sollten Einzelpositionen auf Kostenvoranschlägen oder Gutachten auf Validität und Erforderlichkeit hin überprüft werden.

Gerade die detaillierte Prüfung des Kostenvoranschlags der Werkstatt vor Reparaturbeginn ist empfehlenswert, da zu diesem Zeitpunkt das Fahrzeug noch nicht repariert ist und der Handlungsspielraum und damit die Einsparungen in aller Regel größer sind. Gleichzeitig hat die Überprüfung eines Kostenvoranschlags für alle Beteiligten den Vorteil, dass die Freigabe verbindlich ist und Prozesse wie Reklamationsmanagement und Mahnwesen ausbleiben. Die durch die elektronische Vorprüfung frei gewordenen Ressourcen kann der Fuhrparkleiter wiederum nutzen, sich um seine Kunden und Lieferanten zu kümmern. Eine weitere Optimierung erfährt der Prozess, wenn der externe Dienstleister zudem in der Lage ist, automatisiert gegen Herstellerdaten zu prüfen, wozu kaum ein Flottenverantwortlicher in der Lage ist.

Um den hohen Grad der Automatisierung und die dadurch entstehenden Vorteile nutzen zu können, müssen Dokumente in digitaler und vor allem strukturierter Form zu verarbeiten sein: „Im besten Fall werden Rechnungen gar nicht erst ausgedruckt, sondern zum Beispiel via Post- Master vollständig digital versendet. Das bietet zudem die Chance, in Echtzeit mit den Werkstätten in Kontakt zu treten, und beschleunigt den Prozess signifikant“, berichtet Philipp Haac, Leiter Operations bei der Control€xpert GmbH. Die Entwicklungen der letzten Zeit zeigen zudem, dass ein deutlicher Anstieg der Nachfrage nach herstellerkonformen Daten zu verzeichnen ist, um die Eingangsrechnungen automatisiert zu verarbeiten. „Die TecAlliance verfolgt dazu mit TecCONTROL einen noch weitaus effektiveren Ansatz, indem wir bereits bei der Auftragserteilung die Arbeitspositionen und Teilepositionen automatisiert auf Herstellerkonformität prüfen und die Fälligkeit der Arbeit mit der Historie abgleichen. Dabei zieht TecCONTROL automatisiert das gültige Lieferantenabkommen zwischen Werkstatt und Flotte als Berechnungsgrundlage. Nach Auftragsfreigabe erfolgen keine weiteren zeitaufwendigen technischen und kaufmännischen Prüfungen, sondern die Rechnungsprüfung kann in einen voll automatisierten elektronischen Abrechnungsprozess integriert werden“, erläutert Markus Diesch, Sales Manager Fleet & Business bei der TecAlliance GmbH.

Unterm Strich erhält derjenige, der die Rechnungsprüfung an einen Spezialisten herausgibt, fundierte Leistungen von hoch qualifizierten Mitarbeitern aus den Bereichen Kfz-Wesen, Betriebswirtschaft, IT und Management, darunter Juristen, Sachverständige, Diplom-Ingenieure und -Informatiker. Zudem können sie auf automatisierte Verfahren und umfangreiche Datenbanken mit Fahrzeugdaten, Zubehör, Werkstattkosten et cetera zugreifen. Ein weiterer Gewinn für den Fuhrparkmanager ist die Aufbereitung der Daten für die eigene Buchhaltung, während er jederzeit vollen Zugriff darauf behält, sowie die Messbarkeit des Erfolgs über entsprechende Reportingfunktionen. „Durch unsere Wartungssteuerung und die zum Kunden hinterlegten Parameter entlasten wir den Kunden im gesamten Prozess. Von der Steuerung über die detaillierte Beauftragung der folgenden Rechnungsprüfung bis zur Übergabe an die Buchhaltung bildet Fleet Suite den gesamten Prozess ab“, fasst Hans Glaentzer zusammen.

newspaper_img

Aktuelles Magazin

Ausgabe 2/2016

newspaper_img

Sonderausgabe Elektro

Das neue Jahresspecial Elektromobilität.

Beleuchtet alle Aspekte der batteriebetriebenen Mobilität im Unternehmen

Dass das Einsparpotenzial im Bereich der Rechnungsprüfung noch nicht vollends ausgeschöpft ist, zeigen aktuelle Entwicklungen: „Der unabhängige Aftermarkt im europäischen Flottengeschäft wird Jahr für Jahr an Bedeutung gewinnen und weitere Einsparpotenziale ermöglichen“, so Christian Bergmann, Director Sales Fleet & Leasing bei der TecAlliance GmbH. Die TecAlliance bietet alle Solutions für Fleet & Leasing der Marke TecRMI bereits heute in 20 Sprachen für 16 europäische Länder an.

0 Kommentare

Zeichenbegrenzung: 0/2000

newspaper_img

Aktuelles Magazin

Ausgabe 2/2016

newspaper_img

Sonderausgabe Elektro

Das neue Jahresspecial Elektromobilität.

Beleuchtet alle Aspekte der batteriebetriebenen Mobilität im Unternehmen

countdown-bg

Der nächste „Flotte!
Der Branchentreff" 2026