Die Rechnung bitte!

Seit einiger Zeit verändert die digitale Revolution den Alltag vieler Menschen, ähnlich wie vor mehr als 200 Jahren die industrielle Revolution die bestehenden Arbeitsverhältnisse auf den Kopf stellte. Auch die Fuhrparkbranche ist von diesem fundamentalen Wandel erfasst. So ist es nicht verwunderlich, dass jeder unserer Artikel in diesem Special im Grunde ein elektronisches System behandelt. Diese elektronischen Abrechnungs- und Kontrollsysteme erleichtern die Arbeit des Fuhrparkleiters um ein Vielfaches. Dadurch verschiebt sich auch der Aufgabenschwerpunkt des Fuhrparkleiters von der Flottenverwaltung hin zu einer Prozessoptimierung.

Allerdings werden nicht alle Optimierungspotenziale gleich stark ausgeschöpft. Haben laut unserer Onlineumfrage zum Thema Tankkarten auf Seite 86 88 Prozent der Unternehmen mindestens eine Tankkarte in der Flotte, so ist die Verbreitung von Telematiksystemen längst nicht so stark ausgeprägt. Durch eine kürzlich veröffentlichte Studie von Dataforce wurde bekannt, dass nur knapp 20 Prozent der befragten Unternehmen Telematik- und/oder Fuhrparkmanagementsysteme im Einsatz haben. Überdurchschnittlich häufig ist die Nutzung entsprechender Systeme in den Branchen Verkehr und Logistik, Wasserversorgung, Entsorgung, Recycling und Handel ausgeprägt. Die Analyse der Flottenart verdeutlicht grundsätzlich, dass Telematiklösungen hauptsächlich in Flotten mit Lkw eingesetzt werden, heißt es in der Studie. Als Grund für die Ablehnung in reinen Pkw-Flotten werden meist Bedenken bezüglich des Datenschutzes ins Feld geführt. Dass dies nicht unbedingt gerechtfertigt ist, zeigt unser Artikel zum Thema Fahrtenbuch und Telematik auf Seite 80.

Auch wenn wie bereits erwähnt die meisten Flotten seit Langem auf eine Tankkarte zurückgreifen, um ihre Kraftstoffkosten im Blick zu behalten, sind die Entwicklungen in diesem Feld noch längst nicht am Ende angekommen. Alternative Kraftstoffe und zusätzliche Services erweitern die Möglichkeiten der Tankkarte, wie der Artikel auf Seite 88 veranschaulicht. Einige der zu diesem Thema befragten Experten können sich gar das Ende der physischen Karte vorstellen. Alles online würde dann die Devise lauten.

Ein wichtiger Zusatzservice bei der Tankkarte, egal ob physisch oder nicht, ist die Führerscheinkontrolle. Diese kann an vielen Tankstellen oder anderen Akzeptanzstellen deutschlandweit durchgeführt werden. Die Daten werden dann elektronisch gesammelt und an den Flottenleiter weitergegeben. Doch es gibt neben diesem öffentlichen Prüfsystem auch sogenannte interne Systeme der Führerscheinkontrolle. Hier stehen sich die unterschiedlichsten Ansätze gegenüber. Von dem zentralen Prüfterminal in der Hauptverwaltung des Unternehmens bis hin zur App auf dem Smartphone der Dienstwagennutzer sind mittlerweile viele Systeme auf dem Markt. Unser Artikel auf Seite 74 behandelt das Für und Wider der verschiedenen Vorgehensweisen.

Bei der Rechnungsprüfung ist das Vorgehen relativ einfach: Alle Rechnungen werden gesammelt und überprüft. Dazu ist natürlich gerade bei Werkstattrechnungen ein gewisses technisches Grundverständnis vonnöten. Daher decken spezielle Rechnungsprüfer Kostenfallen sehr viel schneller auf, als dies ein Fuhrparkleiter neben seinem eigentlichen Tagesgeschäft tun könnte. Hierbei beschleunigt die Digitalisierung von Rechnungen den Vorgang. Doch manchen Rechnungsprüfern ist selbst das nicht schnell genug, wie unser Artikel auf Seite 78 beweist, manche Dienstleister werden bereits vor der Rechnungsstellung aktiv.

Angesichts der stark wachsenden Präsenz in den Medien könnte man behaupten, das, was vor ein paar Jahren die Führerscheinkontrolle war, ist nun die UVV-Fahrerunterweisung. Auf diesem Feld tut sich derzeit einiges. Sicher auch gestützt durch die Entwicklungen der Digitalisierung. So ist es vonseiten der IT relativ egal, ob eine Führerscheinkontrolle dokumentiert wird oder eine absolvierte UVV-Prüfung. Darüber hinaus bieten viele Dienstleister selbst die Fahrerunterweisung mittlerweile standortunabhängig über das Internet an. Eine Entwicklung, von der nicht nur der Fuhrparkleiter und das Unternehmen profitieren können, sondern auch der Dienstwagenfahrer. Wie diese Systeme genau funktionieren, bringt der Artikel auf Seite 84 auf den Punkt.

Insgesamt ermöglichen digitale Prozesse einen Zeitgewinn für den Fuhrparkleiter, der die gewonnene Zeit dann wiederum in andere Projekte investieren kann. So können einfache Maßnahmen wie die Einführung einer elektronischen Führerscheinkontrolle als Katalysator für weitere Maßnahmen dienen. Zum Beispiel die Zusammenlegung von Travelmanagement und Fuhrparkmanagement. Ein Trend, der durch eine Digitalisierung der Arbeitswelt überhaupt erst möglich wird.