Die Rechnung, bitte!

Die Rechnungsprüfung stellt für den Fuhrparkverantwortlichen eine der wichtigsten Aufgaben dar, denn wird hier nicht oder nur unzureichend geprüft, können Werkstattaufenthalte schnell zu unberechenbaren Kostenfallen ausufern. Dabei erfordert bereits die Kontrolle der einzelnen Rechnungspositionen umfangreiche technische Grundverständnisse sowie exakte und zuverlässige fahrzeugspezifische und herstellerkonforme Daten. Wie sonst kann überprüft werden, ob der vereinbarte Stundensatz eingehalten wurde, die Arbeitswerte stimmen, die richtigen Nachlässe beziehungsweise Ersatzteilaufschläge berücksichtigt wurden und die gesamte Rechnungssumme stimmt? Oftmals werden diese Aufgaben jedoch von der Buchhaltung oder dem Fuhrparkmanager inhouse übernommen, dabei sollte bereits im Vorhinein geklärt werden, ob das Unternehmen über die Ressourcen verfügt, die Rechnungen intern prüfen zu lassen, oder ob es die Mitarbeiter anderweitig effektiver einsetzen kann. „Ein Unternehmen sollte sich auf seine Kernkompetenzen konzentrieren können. Unsere Kernkompetenz ist unter anderem eine detaillierte Rechnungsprüfung auf Basis von Einzelpositionen“, erläutert Günter Schleuning, Geschäftsführer der Expert Automotive GmbH.

Doch nicht nur durch eine fachlich korrekte nachgestellte Überprüfung der Rechnung birgt Einsparpotenzial, der eigentliche Hebel ergibt sich maßgeblich auch aus der vorgelagerten „aktiven Reparatursteuerung“. Daher beginnt eine effiziente Rechnungsprüfung laut Hans Glaentzer, Bereichsleiter Flottenmanagement und Fleet-Services bei der Excon Services GmbH, bereits in der Auftragssteuerung: „Wird der Fuhrparkmanager nicht durch eine auftragssteuernde Software unterstützt, ist der Einsatz einer externen Rechnungsprüfung ratsam. Oder aber es wird schon bei Auftragsvergabe klar definiert, welche Positionen und Preise auf der Rechnung akzeptiert werden, so wie es zum Beispiel Fleet Suite macht. Sollte es dann zu Erweiterungen oder Abweichungen kommen, muss für diese eine Freigabe eingeholt werden.“ Dabei sollten Einzelpositionen auf Kostenvoranschlägen oder Gutachten auf Validität und Erforderlichkeit hin überprüft werden. „Eine externe elektronische Vorprüfung macht immer Sinn, es schafft Ressourcen, um sich intern besonders interessanten Fällen widmen zu können, wie zum Beispiel die Durchsetzung von Garantie- und Kulanzansprüchen oder die Vereinbarung von Konditionen mit den Werkstätten“, erklärt Philipp Haac, Leiter Operations bei der Control€xpert GmbH, und führt weiter an, „da ein Großteil des Potenzials bereits in der Freigabe von Karosserie-, Reparatur- und Wartungsaufträgen zu finden ist, werden Kostenvoranschläge bereits im Rahmen der Freigabe detailliert überprüft, wodurch nicht nur die Werkstatt eine verbindliche Freigabe vor Reparaturbeginn erhält, sondern auch der Flottenmanager einen mit der Werkstatt abgestimmten Kostenvoranschlag bekommt.“ Gerade die detaillierte Prüfung des Kostenvoranschlags der Werkstatt vor Reparaturbeginn ist empfehlenswert, da zu diesem Zeitpunkt das Fahrzeug noch nicht repariert ist und der Handlungsspielraum in aller Regel größer sind. Gleichzeitig hat die Überprüfung eines Kostenvoranschlags für alle Beteiligten den Vorteil, dass die Freigabe verbindlich ist und Prozesse wie Reklamationsmanagement und Mahnwesen ausbleiben.

uch im Bereich der Wartungs- und Verschleißarbeiten können Einsparungen erzielt werden: „Eine effiziente Rechnungsprüfung beinhaltet die Überprüfung hinsichtlich der Fahrzeugherstellervorgaben und Plausibilität in Bezug auf Laufleistung und Zeitpunkt der Reparatur. Dabei werden die Einzelpositionen anhand von Arbeitszeiten (Arbeitspositionsnummer und Stunden), Teilen (Teilenummer, Anzahl und Preis) sowie der Kalkulation mit oder ohne Verbundarbeitszeit analysiert. Dies realisieren wir unabhängig von der Nutzung einer TecAlliance Web-Solution oder den Daten-/Solution-Webservices zur Einbindung in Kundensysteme. Mit dem Einsatz von TecCONTROL erfolgt dies bereits im Rahmen der Auftragserstellung durch die Werkstatt. ABei Einhaltung aller vereinbarten Parameter erfolgt die Auftragsfreigabe somit voll automatisiert und ‚per Klick‘ ohne Verzögerung“, gibt Christian Bergmann, Director Sales Fleet&Leasing bei der TecAlliance GmbH, zu verstehen. „Die Einsparpotenziale in diesem Bereich decken meist schon die Kosten für den Datenbezug oder den Einsatz von TecAUDIT zur manuellen Rechnungsprüfung. Im Besonderen bei unserem Produkt TecCONTROL werden aber noch zusätzlich die bestehenden Lieferantenabkommen zwischen Flotte und Werkstattpartner automatisiert herangezogen. Hier liegen nach unseren Erfahrungen die größten Einsparpotenziale im administrativen Aufwand sowie der Kostensenkung. Dadurch werden nicht nur aufwendige technische und kaufmännische Prüfungen und Reklamationen vermieden, sondern die Rechnungsprüfung kann in einen vollautomatischen elektronischen Abrechnungsprozess integriert werden“, fügt Markus Diesch, Sales Manager Fleet&Leasing bei der TecAlliance GmbH, ergänzend an.

Unter dem Strich erhält derjenige, der die Rechnungsprüfung an einen Spezialisten herausgibt, fundierte Leistungen von hoch qualifizierten Mitarbeitern aus den Bereichen Kfz-Wesen, Betriebswirtschaft, IT und Management, darunter Juristen, Sachverständige, Diplom-Ingenieure und -Informatiker. Zudem können sie auf automatisierte Verfahren und umfangreiche Datenbanken mit Fahrzeugdaten, Zubehör, Werkstattkosten et cetera zugreifen. Ein weiterer Gewinn für den Fuhrparkmanager ist die Aufbereitung der Daten für die eigene Buchhaltung, während er jederzeit vollen Zugriff darauf behält, sowie die Messbarkeit des Erfolges über entsprechende Reportingfunktionen. „Durch unsere Wartungssteuerung und den zum Kunden hinterlegten Parametern entlasten wir den Kunden im gesamten Prozess. Von der Steuerung über die detaillierte Beauftragung der folgenden Rechnungsprüfung bis zur Übergabe an die Buchhaltung bildet Fleet Suite den gesamten Prozess ab“, fasst Hans Glaentzer zusammen.

Dass das Einsparpotenzial im Bereich der Rechnungsprüfungen noch nicht vollends ausgeschöpft ist, zeigen aktuelle Entwicklungen: „Der unabhängige Aftermarkt im europäischen Flottengeschäft wird in den nächsten Jahren zunehmend eine wichtigere Rolle spielen“, so Christian Bergmann. Die TecAlliance bietet alle Solutions für Fleet & Leasing der Marke TecRMI bereits heute in 20 Sprachen für 16 europäische Länder an.