Haben Apps für die Fahrzeugrücknahme einen Mehrwert?

Wer Risiken minimiert, senkt die Kosten seines Fuhrparks. Dabei zielt ein sinnvolles Risikomanagement weniger darauf ab, kriminelle Absichten oder „Abzocke“ aufzudecken. Vielmehr bergen Unachtsamkeit, Nachlässigkeit und Versehen in den Routineprozessen die größten Gefahren.

Nicht umsonst spricht man im Remarketing bei der Rücknahme eines Dienstwagens von einem „Gefahrenübergang“. Neben dem sorgfältigen Umgang mit dem Pkw über den gesamten Lebenszyklus trägt eine vernünftig geplante und sauber dokumentierte Rücknahme dazu bei, die Nachforderungen der Leasinggesellschaften niedrig zu halten. Klare Regeln für die Übergabe, wie der Verband der markenunabhängigen Fuhrparkmanagementgesellschaften sie in der zertifizierten „Fairen Fahrzeugrücknahme“ definiert hat, sind heute auch bei herstellergebundenen Leasinggesellschaften gang und gäbe. Allerdings werden sie in der Hektik des Alltags nicht immer eingehalten. Dabei handelt es sich in der Regel nicht um böse Absicht, sondern um „Flüchtigkeitsfehler“.

In den unstrittigen Fällen, in denen das Rücknahmeprotokoll reine „Formsache“ ist und in den Akten verschwindet, richten Nachlässigkeiten und Versäumnisse keinen Schaden an. Interessant wird es erst, wenn es zum Konflikt zwischen Fuhrparkmanagement, Leasinggesellschaft und Fahrzeugnutzer kommt. Dann ist derjenige im Vorteil, der die Rückgabe sauber dokumentiert hat.

Doch hängt die Qualität des Rücknahmeprotokolls von der Art der Erfassung ab. Dabei ist heute alles denkbar – von ausgedruckten Listen, die händisch ausgefüllt werden, über teilweise digitalisierte Prozesse bis hin zu Protokollier-Apps für Tablet und Smartphone. Da jeder Medienbruch einen Informationsverlust nach sich ziehen kann, empfehlen sich durchgängige, webbasierte Lösungen. Vollständige und belastbare Informationen erhalten Anwender von Protokollier-Apps. Die Anwendung leitet den Sachverständigen sicher durch die Eigentumsrückgabe und garantiert, dass er keinen Punkt vergisst oder übersieht, da er die Protokollierung sonst nicht abschließen kann. So gibt das Protokoll den aktuellen Zustand des Fahrzeugs exakt wieder.

Nachdem der Fahrzeugnutzer das Protokoll unterschrieben hat, gelangt es automatisch an die Leasinggesellschaft, das Fuhrparkmanagement sowie alle übrigen Beteiligten: Leasinggesellschaften ermitteln die Höhe von Nachforderungen auf einer eindeutigen und belastbaren Grundlage. Sollte das Fuhrparkmanagement dennoch einmal nicht damit einverstanden sein, können die Verantwortlichen jederzeit auf das Protokoll zugreifen. Durch die medienbruchfreie Übermittlung gelangt es vollständig ins Backoffice, wo es jederzeit eingesehen werden kann. So ist auch ausgeschlossen, dass Fuhrpark oder Fahrer für Schäden zur Verantwortung gezogen werden, die während des weiteren Transports des Fahrzeugs entstanden sind.

Apps für mobile Endgeräte entfalten auf diese Weise für beide Seiten, Fuhrpark und Leasinggesellschaft, ihren Nutzen. Im Onlinemagazin „mobile zeitgeist“ startete im Juni eine dreiteilige Serie mit dem provokanten Titel „Warum man keine App braucht“. Darin heißt es: „Eine App muss einen klaren Mehrwert bieten.“ Und weiter: „Ein Business-Modell sollte im Idealfall auf jeder Plattform funktionieren – egal, ob auf Handy, Desktop oder Schiefertafel. Nur wenn die Vorteile von Mobile genutzt werden, macht eine App dafür Sinn.“

Das Flottenmanagement, so das aktuelle CVO (Corporate Vehicle Observatory) Fuhrpark-Barometer von Arval, bewertet den Nutzen von Apps für die Fuhrparkverwaltung hoch. Bei großen Fuhrparks liegt die Zustimmung sogar bei 46 Prozent. Keine Frage: Das etablierte Geschäftsmodell zwischen Leasinggesellschaft, Fuhrparks und Dritten als Vermittlern, wie etwa den Autohäusern, funktioniert auch völlig ohne Apps. Aber: Digitale Protokolle machen es sicherer, kostengünstiger und konfliktärmer. Sie bieten einen Mehrwert – und handlicher als Schiefertafeln sind Tablets und Smartphones allemal.