Bestellung nach Maß

Implementierung
Wenn Enis Sahli davon spricht, dass sie den Fuhrpark von Otto in Deutschland mit nur zwei Leuten verwalten, mag man dies zunächst fast gar nicht glauben. Zwar sind dabei die Fahrzeuge des Logistikspezialisten Hermes ausgenommen, dennoch bleiben noch insgesamt 1.500 User-Chooser-Fahrzeuge in seiner Obhut. „Ermöglicht wird dies unter anderem durch die intelligenten Flottensoftwarelösungen in unserem Haus“, berichtet Sahli. Seit 2009 arbeitet Otto gemeinsam mit InNuce Solutions zusammen. 2010 implementierte das Hamburger Softwareunternehmen die ersten Servicebausteine. Simon Weitendorf (Geschäftsführer von InNuce) und Christian Reck waren von Anfang an dabei und können von einigen Hürden bei der Umstellung auf die elektronische Flottenverwaltung bei Otto berichten: „Die Implementierung in die IT-Struktur bei Otto war sicherlich eine Herausforderung für uns. Denn es wurde nicht einfach eine Software auf die Firmenrechner installiert. Dieses gemeinsame Projekt umfasste sowohl die Einbettung in eine bereits vorhandene Verwaltungsstruktur als auch die Optimierung der Flottenverwaltung.“

Insgesamt hat es fast ein halbes Jahr in Anspruch genommen, bis die finale Version implementiert war. Bei den Abstimmungsprozessen habe die regionale Nähe der Unternehmen sehr geholfen. Nach wie vor ist Christian Reck für Enis Sahli der Ansprechpartner, wenn es doch mal zu Problemen mit der Flottensoftware kommt oder Erweiterungen gewünscht sind. Derzeit nutzt der Fuhrpark von Otto die Softwarebausteine QuotationScape, TenderScape und FleetScape von InNuce. „Damit sind von der Einsteuerung bis hin zur Aussteuerung alle Prozesse automatisiert“, kann der Fleetmanager des Onlinehändlers berichten.

Konfiguration und Ausschreibung
Die Pkw der User-Chooser-Flotte sind in der Regel mit einem Drei-Jahres-Leasingvertrag und einer Laufleistung von 20.000 Kilometern im Jahr ausgestattet. Allerdings ist dies keine unbedingte Vorgabe, erläutert Enis Sahli, gerade Außendienstmitarbeiter würden oft auch andere Leasingverträge erhalten, da deren Laufleistung entsprechend höher sei. Ohnehin ist die Car-Policy wenig restriktiv. So ist es auch problemlos möglich, alternative Antriebe in den Fuhrpark zu integrieren. Hier will man vom Konzern aus eine deutliche CO₂-Reduzierung der Flotten bis 2020 durchsetzen.

Geleast werden die Dienstwagen bei insgesamt fünf verschiedenen Gesellschaften. Schon hier zeigt sich eine erste Hürde bei der Suche nach der richtigen Softwarelösung. Denn das Ausschreibungsverfahren sollte nach Maßgabe des Kunden vollständig prozessual abgebildet werden können und es sollten automatisch die besten Leasingkonditionen angezeigt werden. Dazu müssen die Konfigurationssoftware TenderScape und der Baustein für die Ausschreibung QuotationScape perfekt aufeinander abgestimmt sein. „Im Falle von Otto sprechen wir hier von etwa 5.000 Fahrzeugen in 30 verschiedenen Laufleistungen, die ausgeschrieben werden. Das sind dann in Verbindung mit Ausstattung und Motorisierung etwa 150.000 mögliche Kombinationen“, bringt es Christian Reck auf den Punkt. „In einer persönlichen Anfrage sind diese Datenmengen gar nicht handelbar“, ergänzt Enis Sahli. Diese Zahlen verdeutlichen auch, dass eine konfliktfreie Konfiguration von Fahrzeugen eine komplexe Angelegenheit sein kann. Alleine die Produktionskosten für die Konfigurationssoftware lagen laut den Entwicklern bei mehr als 600.000 Euro.

Doch der Aufwand hat sich gelohnt. Kunden wie Otto können im Konfigurator eigene Beschränkungen und Vorgaben, je nach unternehmenseigener Car-Policy, hinterlegen. Somit kann der Dienstwagenberechtigte nur Modelle konfigurieren, die ihm laut Vertrag auch zustehen. Gleichzeitig wird dem Fahrer auch die Leasingrate angezeigt und der geldwerte Vorteil errechnet. Das Tool sollte darüber hinaus webbasiert funktionieren. Somit hat der Mitarbeiter die Möglichkeit, von praktisch jedem Ort aus seinen neuen Dienstwagen zu konfigurieren.

Zuvor nutzte Otto nur eine Leasinggesellschaft. Jetzt kann das Unternehmen die beste Leasingrate von fünf verschiedenen Gesellschaften auswählen. Alleine dadurch ergeben sich monatliche Einsparungsmöglichkeiten bei den Raten und letztlich auch bei den Personalkosten. Die Kostenoptimierung ist aber nur ein Vorteil der softwaregestützten Konfigurationsund Ausschreibungsverfahren. Als Fleetmanager sieht Enis Sahli immer auch die Bedürfnisse der Dienstwagenberechtigten. Diese profitieren von einer immensen Zeitersparnis und Flexibilität. So kann er berichten: „Auch unsere Dienstwagenfahrer sind mit dem Konfigurator vollauf zufrieden. Das kann man am besten daran ablesen, dass sich bislang noch niemand ernsthaft über die Software bei mir beschwert hat.“ (grinst)

Verwaltung
Neben der Konfiguration und Ausschreibung ist ein zentraler Softwarebaustein die Flottenverwaltung. Hier hat man sich bei Otto ebenfalls für eine Lösung von InNuce entschieden. „Die Integration der elektronischen Flottenverwaltung in unsere SAP-IT-Struktur war bei der Ausschreibung eine Grundvoraussetzung, die FleetScape von InNuce vollauf erfüllen konnte. So werden die Fahrerdaten automatisiert an die Personalabteilung unseres Unternehmens weitergeleitet. Auch viele Schnittstellen zu den Zulassungsstellen, Versicherern, Dienstleistern et cetera sind in der Software vorhanden“, schildert Enis Sahli. Im Zusammenspiel mit den anderen Softwarelösungen ergibt sich somit eine lückenlose Verwaltungsstruktur, welche enorme finanzielle, personelle und zeitliche Einsparungen mit sich bringt. Dabei sind die einzelnen Bausteine unbeschränkt kombinierbar und skalierbar. „Es ist prinzipiell egal, ob der Fuhrpark 2.000 Fahrzeuge umfasst oder nur 20. Die Softwarelösungen funktionieren bei allen gleich und können frei miteinander kombiniert werden“, erläutert Simon Weitendorf.

Sieht man mal von den finanziellen und zeitlichen Ersparnissen ab, ergeben sich auch noch weitere Vorteile bei der Nutzung einer elektronischen Flottenverwaltung. Diese liegen vor allem in der Praktikabilität der Software, von der wiederum beide Seiten, Dienstwagenfahrer und Fuhrparkleiter, profitieren können. Die Dienstwagennutzer vergleichen einfach, welche Fahrzeuge in ihrer Gehaltsklasse für sie am geeignetsten sind. Flottenverwalter können sich wiederum durch die Reduzierung der eigenen administrativen Aufgaben mehr dem Feld der Beratung zuwenden und haben gleichzeitig mit umfangreichen Reportings einen starken Hebel für weitere Optimierungen im Fuhrpark.

An diesem Punkt drängt sich die Frage auf, inwieweit sich das Aufgabenfeld eines Fuhrparkmanagers durch die Verwaltungstools verändert. Denn mit der Zunahme an Software im Flottenalltag sinken die prozessual immer wiederkehrenden administrativen Aufgaben des Fuhrparkleiters. Auch wenn dadurch Personalkosten eingespart werden, vollständig ersetzen wird der Computer den Fuhrparkleiter wohl nie. Dieser muss sich vielmehr mit der Frage beschäftigen, wie das Flottenmanagement im Unternehmen zu gestalten oder zu optimieren ist. Enis Sahli, der seit mehr als einem Jahrzehnt in der Fuhrparkbranche tätig ist, kann diese Entwicklung bestätigen: „Bei meiner Tätigkeit bleibt dank der Software mehr Zeit, um beratend tätig zu sein. Man kann sich mehr mit den Fahrzeugnutzern auseinandersetzen und Prozesse optimieren. Der Dienstleistungsgedanke wächst hierbei. Dies ist natürlich wiederum besonders in einem User-Chooser-Fuhrpark, wie dem unseren, wichtig.“

Zukunftsprojekt
Die Kooperation der beiden Hamburger Unternehmen läuft nun schon seit sechs Jahren, ein Ende ist nicht in Sicht, im Gegenteil. Da Enis Sahli durch den Rückgang der administrativen Aufgaben mehr Zeit für operative Planungen hat, sind auch schon die ersten Optimierungsprojekte vorbereitet. „Die Zusammenarbeit mit InNuce ist sehr gut und wir werden diese weiter pflegen und eventuell erweitern. Hier ist zurzeit eine Implementierung einer Poolfahrzeugverwaltungssoftware im Gespräch. Momentan läuft die Mietverwaltung der etwa 30 Fahrzeuge noch mithilfe von Excel-Tabellen.“

Von der Zusammenarbeit profitieren natürlich beide Unternehmen. So erläutert Simon Weitendorf: „Wir lernen von jedem Kunden. Doch die besonderen Herausforderungen einer großen Flotte wie der von Otto bringen es mit sich, dass man die eigene Produktentwicklung auch auf die Belastbarkeit und Funktionsweise testen kann. Im Falle von Otto war dies sozusagen unsere Nagelprobe, die wir mit der Individualisierung unserer Standardbausteine bestehen mussten.“ Was hier im Großen angewendet wurde, ließe sich in Teilen auch wieder in die Produktentwicklung der nächsten Softwarelösungen investieren. Dies käme dann auch einer anderen Kundengruppe zugute, die vielleicht aufgrund eines kleineren Fuhrparks nur die standardisierten Softwarebausteine bevorzugt. Somit erhält dann jeder Fuhrpark eine passende Software und eine Fahrzeugbestellung nach Maß!

 

INNUCE SOLUTIONS
InNuce Solutions entwickelt branchenspezifische Fuhrparksoftwareprodukte „made in Germany“ für die verschiedensten automobilen Dienstleister. Dabei profitieren die Kunden vom einzigartigen InNuce-Solutions- Konzept: bewährte Standardsoftware, individuell angepasst, kombiniert mit großem Branchen-Know-how. Für mehr Wertschöpfung, weniger Prozesskosten und absolute Praxistauglichkeit. Die Entwicklungsschwerpunkte liegen auf prozessbasierten, serviceorientierten, webzentrierten und individualisierbaren Standardsoftwareprodukten für die Bereiche Fuhrparkmanagement, Fahrzeugkonfiguration, Fahrzeugkalkulation, Schadenmanagement und Autoleasing.

 

OTTO GMBH & CO. KG
Seit mehr als sechs Jahrzehnten bietet OTTO Fashion- und Lifestyleprodukte auf Bestellung und ist heute eines der erfolgreichsten E-Commerce-Unternehmen. Besonders der vielfach prämierte Onlineshop otto.de steht im Zentrum des Erfolgs. 80 Prozent des Gesamtumsatzes wird mittlerweile über otto.de und weitere Onlinespezialshops erwirtschaftet. Werner Otto gründete das Unternehmen OTTO 1949. Es befindet sich noch immer im Besitz der Familie. Dr. Michael Otto, Sohn des Unternehmensgründers, machte als langjähriger Vorstandsvorsitzender aus dem damaligen Otto-Versand die international tätige Handels- und Dienstleistungsgruppe Otto Group mit 123 Unternehmen in 20 Ländern. Allein am Standort Hamburg sind 4.200 Mitarbeiter beschäftigt.