Das Schlüssel-Schloss-Prinzip

Wenn man den Fuhrpark dieses „Hidden Champions“ charakterisieren will, muss beachtet werden, dass das Unternehmen mittlerweile in 50 Ländern weltweit vertreten ist, mit Akquisitionen in Italien, Amerika, Großbritannien und Australien.

Trotz dieser Erfolgsgeschichte ist das Unternehmen auch nach 100 Jahren noch immer ein Familienunternehmen mit Hauptsitz im nordrhein-westfälischen Ennepetal. Für den Fuhrpark des Traditionsunternehmens bedeutet dies, einheitliche und internationale Strukturen schaffen. In Deutschland unterhält Dorma eine Flotte von rund 540 Fahrzeugen. International sind es etwa 2.000 Dienstwagen. Die deutsche Flotte teilt sich wiederum in eine Serviceflotte und einen User-Chooser-Fuhrpark auf.

„Bei den Servicefahrzeugen kommen VW Caddys sowie Ford-Transit-Connect-Modelle zum Einsatz. Im User-Chooser-Bereich werden vor allem die Premiummarken Mercedes-Benz, Audi und BMW gefahren, hin und wieder aber auch Modelle von Opel, Ford oder Peugeot“, berichtet Dirk Mähler (Senior Manager, Dorma). Die Fahrzeuge werden derzeit bei drei verschiedenen Leasinggesellschaften mit einer Durchschnittslaufzeit von rund 40 Monaten und 40.000 Kilometern im Jahr geleast.

Noch vor wenigen Monaten steuerte man alle Prozesse inhouse. Doch seit diesem Jahr hat man sich seitens des Unternehmens dazu entschlossen, mit FleetLogistics einen Flottendienstleister für das operative Geschäft mit ins Boot zu nehmen. „Unser Fuhrpark, gerade in Deutschland, wächst zunehmend, sodass hier eine Abgabe der Verwaltungsaufgaben an Fleet- Logistics naheliegend war. Wir erhoffen uns dadurch eine bessere Kostentransparenz und ein professionelles Flottenmanagement“, erläutert Dirk Mähler. Dabei werden die strategischen Prozesse national wie auch international nach wie vor von dem Unternehmen selbst gesteuert. So gibt es beispielsweise eine internationale Dienstwagenordnung mit jeweils lokalen Anpassungen. Operativ jedoch verwaltet jeder Standort seine Flotte selbst. Hier will man in den nächsten Jahren für eine größere Einheitlichkeit sorgen.

Deswegen war es bei der Wahl der passenden Dienstleister wichtig, dass sie auch internationalen Ansprüchen gerecht werden. Dies sei einer der Punkte gewesen, weswegen sich FleetLogistics in der Ausschreibung im letzten Jahr habe durchsetzen können, so Mähler. Das Ausschreibungsverfahren im Falle des Nachrüsters Wollnikom liegt bereits einige Jahre zurück. Hier können die beiden Unternehmen auf eine lange und erfolgreiche Zusammenarbeit blicken. Dennoch, Stillstand ist Rückschritt und so hat man auch hier die Kooperation erweitert. Neu hinzugekommen ist neben den Nachrüstungen noch die Führerscheinkontrolle Drivers Check.

Die Prozesskette
Wie ein Schlüssel nur ins Schloss passt, wenn alle Zähne auf die Zylinder im Mechanismus abgestimmt sind, müssen auch die unterschiedlichen Dienstleister im Fuhrparkmanagement unter einen Hut gebracht werden. Im Fuhrpark von Dorma klappte dies auf Anhieb, wie die Beteiligten berichteten. „Das Tolle an der Sache ist, dass FleetLogistics alle Prozesse von der Führerscheinkontrolle bis zu den Einbauten bündelt. So werden beispielsweise die neuen Fahrzeuge der Serviceflotte von Dorma bei uns angeliefert und ausgerüstet. Anschließend übernimmt FleetLogistics die Überführung der Fahrzeuge zum letztendlichen Flottenkunden. Dieser profitiert hier von einer reibungslosen Zusammenarbeit und bekommt ein sofort einsatzbereites Fahrzeug geliefert“, erläutert der Geschäftsführer von Wollnikom, Claus Wollnik.

Die Serviceflotte von Dorma ist mit einer Spiegelnavigation, Freisprecheinrichtungen und Halterungen für Telefone von Wollnikom ausgestattet. Darüber hinaus werden in Korschenbroich aber auch der Einbau der Werkstatteinrichtungen und die Beklebung der Fahrzeuge vorgenommen. Somit ist der gesamte operative Vorgang der Einsteuerung von der Konfiguration bis zur Auslieferung abgedeckt. Die Zusammenarbeit der Dienstleister verläuft dabei reibungslos. Sebastian Benz von FleetLogistics berichtet: „Wir arbeiten auch in anderen Flotten mit Wollnikom zusammen und können so unseren Flottenkunden eine optimierte geschlossene Prozesskette bei der Einsteuerung anbieten.“

Natürlich ist die Arbeit nach der Einsteuerung nicht getan. Denn Sebastian Benz und FleetLogistics kümmern sich um den kompletten Lebenszyklus der Flottenfahrzeuge von der Einsteuerung bis hin zur Aussteuerung. Das heißt unter anderem Rechnungsprüfung, Fahrer- und Fahrzeugverwaltung, Optimierungspotenziale anhand von Reportings aufzeigen oder mithilfe von Multi-Bidding-Verfahren die besten Anbieter heraussuchen. Am Ende der Laufzeiten erfolgt dann je nach Leasingvertrag die Rückrüstung der Fahrzeuge. In vielen Fällen kann ein Ein- oder Umbau den Restwert jedoch steigern.

Die Führerscheinkontrolle
Bevor jedoch die ersten Kilometer mit dem neuen Firmenwagen zurückgelegt werden, muss der Führerschein des Fahrers kontrolliert worden sein. Bislang wurde bei Dorma die Fahrerlaubnis über eine Abfrage beim Kraftfahrt- Bundesamt kontrolliert. Im Zuge der Umstrukturierung des Flottenmanagements beschloss man bei dem Systemanbieter für Premium- Zugangslösungen, die Überprüfung der Fahrlizenzen an Wollnikom zu delegieren. Die Drivers-Check-Software ist dabei ein Baustein des europaweiten Services von FleetLogistics. „Wir nutzen bei Dorma die sogenannte Eigenkontrolle. Das heißt, alle Dienstwagenfahrer haben diese App heruntergeladen und ein spezielles Siegel auf dem Führerschein wurde aufgebracht. Nach Aufforderung durch Drivers Check scannt jeder Mitarbeiter das Siegel auf seinem Führerschein“, schildert Dirk Mähler den Ablauf der Kontrolle. Eigentlich sei das Siegel für die Kontrolle eines EU-Führerscheins gar nicht nötig, ergänzt Claus Wollnik. Da aber im internationalen Fuhrpark von Dorma nicht alle den neuen europäischen Führerschein besitzen, entschied man sich aus verwaltungstechnischen Gründen, einfach auf allen Fahrlizenzen die kleinen Aufkleber anzubringen. Das Siegel ist im Übrigen kopiergeschützt und erfüllt somit alle rechtlichen Vorgaben in Bezug auf Sicherheit des Kontrollsystems. In dem Siegel ist darüber hinaus eine Stanzung, die sich zerstört, sobald versucht wird, es abzulösen.

Sind die Sicherheitsmerkmale oder das Siegel gescannt (die App kann beides gleichermaßen erkennen), ist die Kontrolle abgeschlossen. Nur angeordnete Überprüfungen werden von dem System gewertet, da ansonsten im Voraus Kontrollen gespeichert werden könnten und damit einem eventuellen Verlust der Fahrlizenz vorausgegriffen werden könnte. Sollte ein Mitarbeiter auch nach wiederholter Erinnerung der Überprüfung nicht nachkommen, wird der entsprechende Fuhrparkleiter informiert, der dann weitere Schritte unternimmt. Mit Drivers Check Pro erhält der Fahrer, wenn er der Kontrollaufforderung nicht Folge leistet, von Wollnikom ein Einschreiben, mit dem er informiert wird, dass er nicht mehr zum Führen des Dienstwagens berechtigt ist, solange er die Fahrlizenz nicht vorlegt.

Sowohl Dirk Mähler von Dorma als auch Sebastian Benz sind von dem System Drivers Check überzeugt: „So nutzen wir bei FleetLogistics die Wollnikom-Lösung selbst für unsere interne Flotte“, berichtet der Leasingfachwirt von FleetLogistics. Die Vorteile dieser Prüflösung liegen auch für Dirk Mähler auf der Hand: „Die Gründe, Drivers Check zu nutzen, waren eben die gute Zusammenarbeit beider Dienstleister miteinander und das schlanke Prüfverfahren. Außerdem erfüllt das Verfahren alle Datenschutzanforderungen und wird daher auch vom Betriebsrat begrüßt.“ Wie zuvor bereits bei der Einsteuerung der Fahrzeuge profitiert der Flottenkunde von der guten Zusammenarbeit der beiden Dienstleister. Ein lästiges Einpflegen der Fahrerdaten vonseiten des Fuhrparkleiters entfällt, da FleetLogistics die Daten monatlich über eine Schnittstelle direkt im Drivers-Check-System aktualisiert. So wird der neue Fahrer automatisch erfasst und kontrolliert beziehungsweise dem automatischen Kontrollprozess zugeführt. Aus dem Unternehmen ausgeschiedene Fahrer werden entsprechend deaktiviert. Das Fuhrparkunternehmen muss einzig eine Erstkontrolle der Fahrlizenzen selbst durchführen.

Neben der einfachen Handhabung und der guten Integration in die Fuhrparkmanagement- App von FleetLogistics sprechen jedoch noch weitere Argumente für die Nutzung der Wollnikom-Lösung. Claus Wollnik hebt beispielsweise die internationale Nutzbarkeit hervor und betont: „Mit Dorma haben wir einen weltweit agierenden Kunden, der die Erwartung hat, Prozesse global aufzusetzen, sowohl FleetLogistics als auch unser Führerscheinkontrollsystem sind dafür bestens gerüstet. Smartphones sind mittlerweile weltweit im Einsatz und mit unserer App sind diese auch in der Lage, weltweit Führerscheine zu kontrollieren.“ Auch in Sachen Kostenoptimierung ist das System zu empfehlen, denn der Verzicht auf ein öffentliches Prüfnetz senkt die Kosten der Führerscheinkontrolle deutlich. Der Kunde zahlt einen festen Preis pro Fahrer pro Monat. Dadurch ist die Kontrolle eine fest kalkulierbare Kostenstelle, die durch keinerlei Zusatzkosten beeinflusst wird.

Auch die Dorma-Mitarbeiter selbst profitieren von der mobilen Lösung. „Die Smartphone- Apps werden überwiegend positiv aufgenommen, da die Vorzüge auch von den Mitarbeitern erkannt werden. Selbst wenn ein Mitarbeiter kein Smartphone besitzt, kann der Führerschein trotzdem von seinem Vorgesetzten oder Kollegen kontrolliert werden“, weiß Dirk Mähler zu berichten. Dabei ist es am anwenderfreundlichsten, wenn alle Funktionen in einer App zu finden sind und keine extra Software beispielsweise für die Führerscheinkontrolle heruntergeladen werden muss.

Mobile Zukunft
Die zeitliche und finanzielle Ersparnis bei der Führerscheinkontrolle resultiert letztlich aus der Rolle des Smartphones im privaten wie auch beruflichen Leben. Es ist davon auszugehen, dass die kleinen Taschencomputer in Zukunft noch stärker in Prozesse eingebunden werden. Das sehen auch die beiden Fuhrparkdienstleister von Wollnikom und FleetLogistics nicht anders. So erläutert Sebastian Benz: „Das Smartphone ermöglicht eine wesentlich stärkere Interaktion zwischen Fuhrparkmanagement und Fahrzeugnutzer. Ein Beispiel ist hier neben der Führerscheinkontrolle auch das Unfallhandling. Hier wird der Fahrer Schritt für Schritt durch die Schadensmeldung geleitet und kann den Unfall genau dokumentieren. Auch Kilometerstände können zeitnah übermittelt werden.“

Mit Blick in die Zukunft kündigt Claus Wollnik an, dass weitere Tools in Planung seien; zum Beispiel die Integration der UVV-Kontrolle in das Reportingsystem der App Drivers Check. Die Umstrukturierung des Fuhrparks von Dorma steht erst ganz am Anfang. Doch mit Fleet- Logistics sind die ersten Schritte in die richtige Richtung gemacht worden. „Wir werden einige Dinge durch das Flottenmanagement von FleetLogistics wieder selbst steuern, was zuvor im Bereich der Leasinggesellschaft gelegen hat. Beispielsweise das Tankkartenmanagement. International wollen wir ebenfalls gemeinsam mit unseren Partnern Wollnikom und FleetLogistics eine Vereinheitlichung der Prozesse vorantreiben“, fasst Dirk Mähler die Entwicklungen zusammen.

 

 

DORMA
Als Unternehmen mit über hundertjähriger Tradition bietet Dorma ganzheitliche Lösungen rund um das Öffnen und Schließen von Türen – von Türbändern über Türschließer bis hin zu automatischen Türsystemen sowie horizontalen Schiebewandsystemen. So ist das Unternehmen heute ein weltweit agierender zuverlässiger Partner für Premium- Zugangslösungen und -Serviceleistungen. Von den rund 7.000 Mitarbeitern weltweit arbeiten rund 40 Prozent in der Unternehmenszentrale in Ennepetal und in den deutschen Niederlassungen und Werken. Die Dorma Gruppe ist in über 50 Ländern vertreten. Die Hauptproduktionsstätten liegen in Europa, Singapur, Malaysia, China sowie Nord- und Südamerika. Dorma ist weltweit für mehr als 150 Millionen Zugangslösungen verantwortlich.

WOLLNIKOM
Als Spezialist für Fahrzeugeinbauten bietet Wollnikom einen bundesweiten Vor-Ort-Einbauservice für Alarmanlagen, Rückfahrsysteme, Telematik, Navigation sowie Handy und Tableteinbauten. Ein Team von 42 talentierten, enthusiastischen und engagierten Mitarbeitern realisiert knapp 20.000 Sondereinbauten im gesamten Bundesgebiet. Im Automobilsektor hat sich die Wollnikom GmbH aus Korschenbroich in den letzten 20 Jahren einen Namen gemacht. Zum Rundumservice gehört auch die neue Führerscheinkontrolle DriversCheck. Für die Zufriedenheit der Kunden sprechen Referenzen wie die Dorma, Deutsche Post, die Deutsche Bahn, LeasePlan, Iveco, Ford, BMW Group und viele andere.

FLEETCOMPANY
Die „FleetCompany“ ist die Deutschland-Gesellschaft der internationalen Fleet Logistics Gruppe, die mit 149.000 Fahrzeugen im Vertragsbestand zu den führenden Flottendienstleistern Europas gehört. Die Fleet Logistics Gruppe ist eine Tochter der TÜV SÜD AG. Dadurch sind FleetCompany und Fleet Logistics zu 100 Prozent herstellerund bankenunabhängig. Die FleetCompany bietet Fuhrparkmanagement-Dienstleistungen an, um Kauf- oder Leasingflotten dauerhaft zu marktgerechten Kosten zu steuern. Die FleetCompany entlastet den Kunden administrativ und schafft Transparenz im Fuhrpark. Das Dienstleistungsportfolio ist modular aufgebaut. Der Kunde wählt die passenden Bausteine von der Einsteuerung bis hin zur Rechnungsprüfung.