Auf Kurs gebracht

Einsteuern: laut Duden etwas auf einen bestimmten Kurs, in eine bestimmte Bahn bringen. Im Fuhrparkjargon bedeutet das, ein Neufahrzeug in das System Fuhrpark aufnehmen. Doch der Prozess startet nicht erst mit der physischen Anwesenheit des Fahrzeugs, nein, einen virtuellen Platz in der Planung beziehungsweise in der Software erhält das Fahrzeug bereits mit der Bestellung. Sobald Daten vorhanden sind, startet die Prozesskette der Einsteuerung, deren Glieder wir im Artikel auf Seite 72 dargestellt haben. In unserer Übersicht haben wir bewusst die Leasinggesellschaften ausgeklammert, da insbesondere die Aussteuerung zu deren Standardprozessen als Fahrzeugeigentümer gehört, welches die Leasinggesellschaften per se nun mal sind. Fuhrparkmanagement- und Fuhrparkverwaltungsdienstleister übernehmen viele Prozesse rund um das Flottenleben eines (Kauf-)Fahrzeugs. Sie sehen ihre Wettbewerbsvorteile darin, dass sie als unabhängige und neutrale Instanz im Interesse des Kunden handeln. Im Portfolio der Unternehmen stehen vor der Einsteuerung entweder das Ausschreibungsmanagement oder die Verhandlung mit Fahrzeugherstellern über die Einkaufskonditionen. Manche Dienstleister können ihren Kunden auch Fahrzeugkonfiguratoren anbieten, über welche die Dienstwagennutzer komfortabel ihr Wunschfahrzeug zusammenstellen können. Das Zauberwort der unabhängigen Flottenverwalter heißt zudem Multi-Bidding, also mit den Wunschfahrzeugdaten nicht nur bei einem Lieferanten oder Anbieter anzufragen, sondern bei mehreren, um das beste Preis- Leistungs-Verhältnis herauszufiltern.

Der Hauptteil der Einsteuerung beginnt bei den meisten Dienstleistern mit der Zulassung, unter Umständen mit Wunschkennzeichen und Feinstaubplakette. Dazugehörige Prozesse umfassen unter anderem Erstinspektion, Fahrereinweisung, UVV, Erstbetankung, Fahrzeugwäsche, Beklebung, Management von Ein- und Aufbauten, Protokollierung per Onlinereporting. Anbieter wie PS-Team koordinieren mittels einer IT-Lösung den gesamten Zulassungs- und Logistikprozess bis zur Übergabe des Fahrzeugs an den Nutzer. „Auch die gesamte Vorbereitung der Fahrzeugzulassung übernehmen wir. Für große Flotten realisiert PS-Team gemeinsam mit ausgewählten Zulassungsstellen die zeit- und kostenoptimierte Massenzulassung“, erläutert Geschäftsführer Heinz Moritz. Für den Marktbegleiter DAD Deutscher Auto Dienst GmbH konkretisiert Matthias Gauglitz, Geschäftsführer Vertrieb, einige Prozessschritte und Bausteine wie Lieferterminüberwachung, zentrale, dezentrale und bundesweite Zulassung, Reservierung von Wunschkennzeichen inklusive Dokumenten- und Kennzeichenlogistik, Erstellung und Druck von Dokumenten und Kennzeichen, Feinstaubplaketten, Konfektionierung von Fahrermappen und für Fuhrparks individuell bedruckte Kennzeichenrahmen. Hier zeigt sich die Spezialisierung und Aufstellung der aus dem Bereich der Fahrzeugein- und -aussteuerung erwachsenen Unternehmen, welches die Bedürfnisse von Flotten seit Jahren im Blick und zu ihrem Hauptaufgabengebiet gemacht haben. Die Anlieferung der Fahrzeuge geschieht im nächsten Schritt entweder auf eigener oder fremder Achse. Zum Fahrer direkt, zum Autohaus oder zur alternativen Wunschadresse inklusive Fahrereinweisung und elektronischer Dokumentation des Fahrzeugistzustands lautet dann die Route, die das Fahrzeug auf dem Weg in die Flotte nimmt. Mit der Übergabe ist die Einsteuerung dann abgeschlossen und die Verweildauer bestimmt, wann der Prozess zum letzten Stündlein in der Flotte einsetzt.

Stete Datenkontrolle hilft bei der Analyse, ob ein Fahrzeug vorzeitig oder später als geplant ausgesteuert werden soll. Ina Hansen, Leiterin Vertrieb bei der HLA Fleet Services GmbH merkt dazu an: „Die Austauschplanung bei Mischfuhrparks mit Kauf- und Leasingfahrzeugen bedarf genauer Planung. Dabei ist unsere kaufmännische und technische Expertise für den wirtschaftlich besten Austauschzeitpunkt bei Kauffahrzeugen von großer Bedeutung.“ Auch Thomas Araman, Geschäftsführer Car Professional Management, betont die Wichtigkeit dieses Aspekts: „Der rechtzeitige Austausch von Fahrzeugen unter Beachtung eventuell bestehender Finanzierungsverträge und deren Vertragsparametern bildet die wichtigste Basis für den kostenoptimierten Betrieb eines Firmenfuhrparks. Die Überwachung der definierten Haltedauern und Fahrleistungen ist daher ein wesentlicher Bestandteil des Fuhrparkmanagements der CPM.“

Ob früher oder später, irgendwann ist es so weit: Die Aussteuerung startet. Flankierende Maßnahmen wie Begutachtung, Smart Repair und Aufbereitung helfen, böse Überraschungen zu vermeiden beziehungsweise den zu erwartenden Erlös besser kalkulieren zu können. CarMobility bietet an, ein Vorabgutachten zum Beispiel vier Wochen vor offizieller Abgabe erstellen zu lassen. Deren Tool „Rückgabekoordination“ beinhaltet die Übernahme von zeitraubenden Prozessen wie Abmeldungsdienste, Fahrzeuglogistik und Analyse von Rückgabeschäden. Zum Abgabezeitpunkt sollte der nahtlose Übergang zum neuen Fahrzeug gegeben respektive ein Ersatzfahrzeug organisiert sein. Auch eine gewisse Flexibilität in Bezug auf den Abgabezeitpunkt sollte möglich sein, falls sich die Neufahrzeugauslieferung verzögert. Der Fahrzeugaussteuerungsprozess besteht ebenfalls aus Prozessschritten, wie zum Beispiel der Dokumentensammlung, Zubehörsammlung wie Saisonreifen, Schlüssel, Radiocodes et cetera. Entklebung, Ausbau von Einrichtungen und letztlich die Protokollierung des Istzustands vor Abgabe gehören zu den Schritten, die noch im aktiven Flottenleben stattfinden. Transport zum Lagerplatz, Abmeldung – eventuell in umgekehrter Reihenfolge – Begutachtung und Remarketingvorbereitung sind Schritte, die kurz vor der endgültigen Aussteuerung stattfinden.

Die Veräußerung der Flottenfahrzeuge kann über den Händler erfolgen, der dann je nach Vereinbarung auch das Restwertrisiko trägt. Oder professionelle Wiedervermarkter übernehmen diese Aufgabe. Ari Fleet, HLA Fleet Services, Panopa Fleet Management und Sixt Mobility Consulting können über eigene Remarketingspezialisten und teilweise sogar über eigene Remarketingplattformen diese Dienstleistungen anbieten. Alle anderen verfügen über Kontakte im Netzwerk, sodass hier der Weg zur bestmöglichen Wiedervermarktung kurz und der Informationsfluss sichergestellt ist.

Der Informationsfluss ist bei der Flottenverwaltung von Anfang bis Ende ein wichtiger Punkt. Bei der Vielzahl von Prozessen braucht es eine zentrale Stelle, an der die Daten und Termine zusammenlaufen und auf einen Blick aufrufbar beziehungsweise kontrollierbar sind. Transparenz, Revisionssicherheit und sichere Gefahrenübergänge zu schaffen, zählt zu den essentiellen Faktoren bei der Dokumentation der Ein- und Aussteuerungsprozesse. Der Anspruch an hochkomplexe und gut einzubettende IT-Systeme steigt. Michael Hohn, Abteilungsleiter Panopa Fleet Management, erwartet für die nähere Zukunft folgenden Entwicklung: „Wir gehen davon aus, dass die Nachfrage nach Fuhrparkmanagementdienstleistungen weiter steigen wird. Die Anforderungen, die der Fuhrparkleiter meistern muss, werden immer größer, sodass möglichst viele Inhouse-Prozesse des Kunden durch den Fuhrparkmanagementdienstleister abgewickelt werden. Hier erwartet der Fuhrparkleiter völlige Transparenz. Dies ist allerdings nur durch die enge Vernetzung der Fuhrparkmanagementgesellschaften mit den Lieferanten möglich.“ Thomas Emmert, Geschäftsführer der Sixt Mobility Consulting GmbH, sieht die Aufgaben eines Fuhrparkmanagementdienstleisters auch im Hinblick auf folgende Aspekte: „Strategisch dominiert nach wie vor das Thema Senkung der Fuhrparkgesamtkosten bei gleichzeitiger Steigerung der Servicequalität. Die Fuhrparkmanager wünschen einen Dienstleister, der bei der Identifikation und Hebung von Kosten- und Effizienzpotenzialen nicht nur unterstützt, sondern durch den Prozess leitet. Immer stärker wird der Fuhrparkdienstleister zum Projektmanager.“

Zum strukturellen Wandel im Fuhrparkmanagement gehört auch die Bereitstellung eines flexiblen Angebots, idealerweise modular aufgebaut. So können für die Flotte nach individuellem Bedarf Bausteine ausgewählt werden, um die Ein- und Aussteuerungsprozesse ganz oder in Teilen außer Haus zu geben. Bei der Wahl des richtigen Anbieters sollte der Fuhrparkentscheider auch immer einen Blick auf die Erfahrung des Serviceunternehmens werfen. Mitarbeiter, die bereits von jeder Seite des Fuhrparkgeschäfts aus gearbeitet haben, wie Andreas Nickel, Geschäftsführer der fleet academy UG, seinen beruflichen Werdegang beschreibt, kennen sämtliche Blickwinkel des Flottengeschäfts. Auch ein bereits langjähriger Unternehmensbestand kann für sich sprechen. Ebenfalls kann es Sinn machen, einen Dienstleister aufgrund seiner Kernkompetenz zu wählen, wenn genau die für den Fuhrpark benötigt wird, beispielsweise die Verbringungsdienstleistungen, mit denen PS-Team und DAD Deutscher Auto Dienst groß geworden sind. Die Grundsteine der FAC Concept Fleet and Car liegen im Bereich der peripheren Autoindustrie, Dienstleistungsschwerpunkte sind unter anderem Kfz-Sachverständigenleistungen, Smart Repair und Dellenreparatur. Auch andere Besonderheiten können entscheidend für die Wahl des Dienstleisters sein: Die SNC Logistic GmbH wirbt damit, das Dienstleistungsspektrum in das Umfeld des Kunden zu verlegen, sprich, ortsansässige Unternehmen als Kooperationspartner einzubeziehen.

Die meisten unabhängigen Fuhrparkmanagementunternehmen können es durch ihr breites Produktportfolio durchaus mit den namhaften Leasingund Fuhrparkmanagementgesellschaften aufnehmen. Vom Einkauf bis zum Remarketing kann der Fuhrparkverantwortliche die Verwaltung seines Fuhrparks in eine Hand geben, die transparent, effizient und zu einem guten Preis-Leistungs-Verhältnis die Prozesse koordiniert. Die Ein- und Aussteuerungsprozesse werden sowohl für Kauf- als auch Leasingfahrzeuge angeboten, genauso wie sämtliche weitere Verwaltungsoptionenen - immer mit entsprechender Neutralitätsmaßgabe und Verpflichtung dem Kunden gegenüber. Wichtig ist, dass alles reibungslos, termingerecht und zur Zufriedenheit des Kunden verläuft. Und wenn der Anfang gut ist und das Ende gut ist, dann ist doch eigentlich alles gut, oder