Das geht alle an

„UVV“ - das klingt irgendwie schon wie ein Warnsignal. Automatisch drängen sich Begriffe wie „Unfall“, „Vorsorge“, „Versicherung“ auf, wenn denn nicht „unausweichlich“ oder gar „unheilschwanger“. Und von alledem steckt auch etwas drin. Tatsächlich meint die Abkürzung die so genannten Unfallverhütungsvorschriften, das sind Berufsgenossenschaftliche Vorschriften (BGV) für Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz, die für jedes Unternehmen und jeden Versicherten in der gesetzlichen Unfallversicherung in Deutschland verbindlich gelten und unbedingt beachtet werden müssen.

Im Einzelnen beinhalten die Unfallverhütungsvorschriften (früher mit UVV, seit 2000 mit BGV gekennzeichnet) als autonomes Recht:

1. Einrichtungen, Verordnungen und Maßnahmen, welche die Unternehmer zur Verhütung von Arbeitsunfällen, Berufskrankheiten und arbeitsbedingten Gesundheitsgefahren zu treffen haben sowie die Form der Übertragung dieser Aufgaben auf andere Personen,

2. das Verhalten der Versicherten zur Verhütung von Arbeitsunfällen, Berufskrankheiten und arbeitsbedingten Gesundheitsgefahren,

3. vom Unternehmer zu veranlassende arbeitsmedizinische Untersuchungen und sonstige arbeitsmedizinische Maßnahmen vor, während und nach der Verrichtung von Arbeiten, die für Versicherte oder für Dritte mit arbeitsbedingten Gefahren für Leben und Gesundheit verbunden sind,

4. Voraussetzung, die der Arzt, der mit Untersuchungen oder Maßnahmen nach Nummer 3 beauftragt ist, zu erfüllen hat, sofern die ärztliche Untersuchung nicht durch eine staatliche Rechtsvorschrift vorgesehen ist,

5. die Sicherstellung einer wirksamen Ersten Hilfe durch den Unternehmer,

6. die Maßnahmen, die der Unternehmer zur Erfüllung der sich aus dem Gesetz über Betriebsärzte, Sicherheits-Ingenieure und andere Fachkräfte für Arbeitssicherheit ergebenden Pflichten zu treffen hat,

7. die Zahl der Sicherheitsbeauftragten, die nach § 22 SGB VII (Sozialgesetzbuch) unter Berücksichtigung der in den Unternehmen für Leben und Gesundheit der Versicherten bestehenden arbeitsbedingten Gefahren und der Zahl der Beschäftigten zu bestellen sind.

Die nicht unerhebliche Relevanz dieser Vorschriften auch für Fuhrparkbetreiber rührt schlicht und ergreifend aus der Tatsache heraus, dass hier der Arbeitsplatz ein Auto ist beziehungsweise ein mehr oder weniger deutlicher Teil der Arbeitszeit eines Mitarbeiters hinter dem Lenkrad verbracht wird. Und damit gehört das Thema, dass der Fuhrparkmanager vielleicht zur Beruhigung seines Gewissens schon einmal auf die rechte Schreibtischecke gelegt hat, mitten auf den Tisch.

Nicht nur ein Thema für den Transporter- und Lkw-Bereich
„Unfallverhütungsvorschriften verbinden viele Fuhrparkverantwortliche bisher primär mit dem Thema Ladungssicherheit und dieses wiederum besonders mit Transportern und Lkw“, hat Matthias Gauglitz, Geschäftsführer der DAD Deutscher Auto Dienst GmbH, herausgefunden. „Allein diesen Ausschnitt des Fuhrparks zu betrachten, reicht aber bei weitem nicht aus. Denn: Der Unfallverhütungsvorschrift Fahrzeuge unterliegen alle gewerblich genutzten Fahrzeuge, und damit auch alle Dienstwagen und Poolfahrzeuge, der Kombi des Außendienstmitarbeiters, das Fahrzeug der Führungskraft, der Wagen des technischen Servicemitarbeiters, der des Auslieferungsfahrers. Dienstfahrzeuge und Poolfahrzeuge sind demnach Arbeitsplätze, und daher ist der Arbeitgeber verpflichtet, auch hier Maßnahmen des Arbeitsschutzes zu treffen.“

Gauglitz verweist auf die Unfallverhütungsvorschrift Fahrzeuge (BGV D 29), § 57, wonach die Fahrzeuge nach Bedarf, mindestens aber einmal jährlich, durch einen Sachkundigen auf ihren betriebssicheren Zustand geprüft werden müssten. Die Prüfergebnisse seien schriftlich zu dokumentieren und mindestens bis zur nächsten Prüfung zu archivieren.

Wer darf diese Prüfung durchführen? Die Prüfung können durchführen
• eigene geschulte beziehungsweise ausgebildete Mitarbeiter (beispielsweise Kfz-Meister; die BG bietet darüber hinaus eine Qualifizierung zum Sachkundigen an)

• autorisierte Kfz-Werkstätten (beispielsweise im Rahmen einer Inspektion; hierbei ist unbedingt darauf zu achten, dass auf der Rechnung explizit auf die vorgenommene UVV-Prüfung Bezug genommen wird)

• technische Überwachungsorganisationen (beispielsweise TÜV, DEKRA) oder

• Dienstleister, die die entsprechende Qualifikation vorweisen (auch freie Werkstätten, Reifenhandelsketten etc.)

Hierbei werden die allgemeine Betriebssicherheit des Fahrzeuges in Bezug auf die Verkehrssicherheit (nicht erforderlich, wenn bei dem Fahrzeug bei einer zeitnah erfolgten TÜV-Prüfung keine Mängel beanstandet wurden) und die Arbeitssicherheit geprüft. Prüfschwerpunkte sind neben allen beweglichen Anbauteilen die Themen Ladungssicherheit, Warnkleidung, Haltegriffe und Anhängerkupplung. Insbesondere das Thema Ladungssicherheit wird trotz vielerlei Aufklärungsarbeit immer noch unterschätzt.

Es drohen persönliche Haftung und hohe Bußgelder
Wird das Thema Arbeitssicherheit im Fuhrpark – hier also speziell die Kfz-Sicherheit – vernachlässigt, kann dies auch zu einem Bußgeld gegen den Fuhrparkverantwortlichen führen. Bei einem Unfall mit einem Dienstwagen, der auf die Nichteinhaltung der Unfallverhütungsvorschriften zurückzuführen ist, kann zudem die Berufsgenossenschaft im Zweifelsfall ihre Versicherungsleistung verweigern und das Unternehmen in Regress nehmen. Vor diesem Hintergrund und natürlich auch zur Verringerung des Unfallrisikos, aus Sorge um die Gesundheit ihrer Mitarbeiter/innen sowie für einen störungsfreien Geschäftsbetrieb sollten sich Fuhrparkverantwortliche also definitiv mit dem Thema UVV beschäftigen.

Das unterstreicht auch Thomas Krüger, Geschäftsführer der TCS Technology Content Services GmbH als Partner des TÜV Rheinland: „Die Berufsgenossenschaften schreiben vor, dass die eingesetzten Fahrzeuge den Bestimmungen des Arbeitsschutzes gerecht werden. Daraus folgt: Unternehmer und Fuhrparkleiter haften persönlich für result ierende Konsequenzen eines nicht vorschriftsgemäßen Fuhrparks. Die BGGrundsätze für die Prüfung von Fahrzeugen bestehen aus zwei Teilen, der ‚Prüfung von Fahrzeugen durch Fahrpersonal’ (BGG 915) und der ‚Prüfung von Fahrzeugen durch Sachkundige’ (BGG 916). Diese beiden Grundsätze enthalten eine Zusammenstellung von Hinweisen zur Feststellung des betriebssicheren Zustandes von Fahrzeugen, die dem Geltungsbereich der Unfallverhütungsvorschrift ‚Fahrzeuge’ (BGV D29) unterliegen. Der betriebssichere Zustand umfasst sowohl den verkehrssicheren als auch den arbeitssicheren Zustand.“

Darüber hinaus verweist auch Krüger auf staatliche Verordnungen. Für Fahrzeuge, die am öffentlichen Verkehr teilnehmen, sind hier insbesondere § 23 Abs. 1 und 2 Straßenverkehrs-Ordnung (StVO) und § 31 Abs. 2 Straßenverkehrs- Zulassungs-Ordnung (StVZO) zum Ansatz zu bringen, nach denen Unternehmen und Fahrer verpflichtet sind, sich durch regelmäßige Kontrollen vom vorschriftsmäßigen Zustand der Fahrzeuge zu überzeugen. Die Betriebssicherheit hängt ebenfalls von einer ordnungsgemäßen Vorbereitung der Fahrzeuge und der Verteilung und Sicherung der Ladung für die Fahrt ab.

Zentrale oder dezentrale Fahrzeugstationierung?
Wie kann aber eine solche Prüfung dokumentiert werden? Die Berufsgenossenschaft beispielsweise stellt hierzu die Formulare „Prüfpunkteprotokoll“ und „Prüfbefund“ zur Verfügung, die auch im Internet abrufbar sind. Das Prüfpunkteprotokoll muss bei jeder Prüfung erstellt und bis zur nächsten aufbewahrt werden. Im Prüfbefund finden sich eventuell erforderliche Maßnahmen und deren Erledigung. Der Prüfbefund bildet zusammen mit dem Protokoll die erforderliche Dokumentation der Prüfung und sollte idealerweise in dieser Form erstmalig vor der Auslieferung des Fahrzeuges durch den ausliefernden Fahrzeughändler erfolgen. Natürlich gibt es verschiedene Möglichkeiten für die organisatorische Abwicklung.

Leichteres Spiel hat der Fuhrparkleiter, sind seine Fahrzeuge komplett vor Ort stationiert. Sowohl mit einer internen Lösung als auch in Abstimmung mit seinem Werkstätten-/Reifenpartner lässt sich dann die UVV-Prüfung relativ einfach durchführen, dokumentieren und überprüfen. Welche der Möglichkeiten der Fuhrparkleiter hier letztendlich wählt, steht in Abhängigkeit zur vorhandenen Manpower, der Fuhrparkgröße und der Qualifikation der Mitarbeiter beziehungsweise Werkstätten/Institutionen.

Insbesondere wenn der Fuhrparkleiter einen bundesweit verstreuten Fuhrpark verwaltet, wird es schwieriger, das Thema UVV verlässlich zu koordinieren. Um einen wirklichen Überblick über den jeweiligen Prüfstatus aller Fahrzeuge zu haben, müsste also der Fuhrparkverantwortliche bei den jeweiligen – ebenfalls räumlich verstreuten und je nach Servicevertrag unterschiedlichen – Partnern wie Werkstätten, Reifenpartnern, technischen Prüforganisationen oder auch anderen Dienstleistern die UVV-Prüfung für jedes der Fahrzeuge mit beauftragen.

Hier besteht dann für ihn teilweise noch die zusätzliche Herausforderung, dass manche Organisationen am jeweiligen Fahrzeugstandort gar keine UVV-Prüfung anbieten oder nicht alle Fahrzeugtypen geprüft werden können. „Zudem müssen die Fahrer der Fuhrparkfahrzeuge angewiesen werden, zuverlässig alle notwendigen Prüfungen termingerecht durchführen zu lassen“, ergänzt Matthias Gauglitz. „Erfahrungsgemäß kann dies in einem Großteil der Fuhrparks allerdings nicht ohne ausgefeiltes mehrstufiges Reminder-System umgesetzt werden.“

Eine nicht zu unterschätzende Aufgabe
Hinzu kommt bei vielen Fuhrparks die Problematik, dass sie aus unterschiedlichen Fahrzeug- Kategorien zusammengesetzt sind, vom „normalen“ Pkw über den Transporter bis hin zum Lkw. Außerdem besteht häufig ein Mix aus Poolfahrzeugen und Fahrzeugen, die bestimmten Mitarbeitern fest zugeordnet sind. Zudem verändert sich ständig der Fahrzeugbestand. Hier die UVV-Prüfungen zuverlässig, termingenau und für jedes Fahrzeug – sei es nun Poolfahrzeug oder Mitarbeiterfahrzeug – durchzuführen, ist für den Fuhrparkverantwortlichen schon eine nicht zu unterschätzende Aufgabe.

Auch die gegebenenfalls erforderliche Mängelbeseitigung und die ordnungsgemäße Dokumentation des gesamten Vorganges erfordern einen nicht unerheblichen Aufwand. Die notwendige Kontrolle, ob die UVV-Prüfung überhaupt durchgeführt wurde, ist gemeinhin praktisch nur durch Zusendung der Prüfunterlagen erkennbar. Hier hat der Fuhrparkleiter zunächst einmal lediglich die Möglichkeit der Reaktion. Ein weiterer, aufwendiger Punkt ist die Pflege der Daten hinsichtlich der erforderlichen Terminverfolgung.

Er kann aber auch präventiv tätig werden, denn es stellt sich noch die Frage nach den geeigneten Zeitpunkten. Auf jeden Fall bietet sich schon einmal an, die erste UVV-Prüfung mit der Auslieferungs-Inspektion zu kombinieren. Das ist aber innerhalb des Prozesses der Fahrzeugauslieferung nicht unbedingt eine Selbstverständlichkeit, deshalb ist eine entsprechende Vereinbarung mit den ausliefernden Partnern im Vorfeld zwingend erforderlich. Dabei können auch die durch die BG vorgesehenen Formulare genutzt werden, die dann aber dem Händler mit dem Fahrerhandbuch zur Verfügung gestellt werden müssen. Ein Anschreiben an den Fahrer und eine ausreichende Anzahl Formulare für zukünftige Prüfungen können ebenfalls dem Handbuch beigelegt werden.

Des Weiteren besteht die Möglichkeit, im Rahmen einer Inspektion die Prüfung vornehmen und sich den Prüfbericht in elektronischer Form zusenden zu lassen. Falls erforderlich, können in der Werkstatt eventuelle Mängel sofort behoben werden. Mögliche Nachteile dieser Lösung aber: Nachdem das Fahrzeug den ausliefernden Händler verlassen hat, kommen vielleicht auch etliche Werkstätten zum Zuge, zu denen der Fuhrparkleiter dann seltener einen direkten Kontakt hat.

Dann müsste der Fahrer beim Werkstatt-Besuch selbst den Anstoß zur UVV-Prüfung geben. Außerdem ist nicht unbedingt bei allen Fahrzeugen jährlich eine Inspektion notwendig, wenn die entsprechende Laufleistung noch nicht erreicht ist. Der Fuhrparkleiter erfährt zwar von der Prüfung, er muss sich aber eine eigene Terminverfolgung aufbauen, um noch offene Prüfungen anzustoßen.

Was benötigt der Fuhrparkleiter, um der UVVThematik Herr zu werden?
Zu den wichtigsten Aspekten müssen für ihn eine Gesamtübersicht über den UVV-Status aller Fahrzeuge, ein zuverlässiges Terminvereinbarungs-, Reminder- und Dokumentationssystem mit einfachem und direktem Zugriff auf alle Prüfberichte sowie natürlich Partner an allen Fahrzeugstandorten gehören, die die UVV-Prüfung durchführen können und dürfen.

Auf Grund der meist sehr begrenzten zeitlichen Kapazitäten des Fuhrparkmanagers ist es daher durchaus empfehlenswert, einen Dienstleister einzuschalten, der seinen eigenen Koordinations- und Dokumentationsaufwand erheblich reduzieren kann. „Je nach Struktur des Fuhrparks kann es auch sinnvoll sein,“ rät Matthias Gauglitz, „wenn die UVV-Prüfung zum Fahrzeug kommt und nicht das Fahrzeug zur UVV-Prüfung an einen anderen Ort, beispielsweise in eine Werkstatt gebracht werden muss. Dies spart dem einzelnen Fahrer und damit dem gesamten Unternehmen viel Zeit und macht die Prüfung möglichst komfortabel. Es sei denn, die UVVPrüfung kann mit einem anderen Termin zusammen erledigt werden – beispielsweise mit der HU-Untersuchung, einer Inspektion oder dem Reifentausch.“

„Bereits bei der Fahrzeugübergabe durch einen Händler oder das Leasing-Unternehmen können wir die Durchführung einer UVV zum Thema Arbeitssicherheit zur Verfügung stellen und rechtssicher dokumentieren“, stellt TCS-Geschäftsführer Thomas Krüger das Leistungspaket „Fahrzeugprüfung gemäß Unfallverhütungsvorschrift“ vor. „Schon diese Erst- UVV kann online eingesehen werden. Danach erinnern wir das Unternehmen und den Fahrer rechtzeitig an die nächste Prüfung, um den 12-Monatsrhytmus einzuhalten.“

Zu den Leistungen (siehe www.e-flotte.de) gehören unter anderem die Fahrzeugprüfung und Überprüfung an über 340 Service-Stationen, der Check der technischen und arbeitstechnischen Betriebssicherheit sowie Online-Zugänge für Arbeitgeber und autorisierte Mitarbeiter zur Einsicht und Verwaltung. „Der wesentliche Nutzen für den Fuhrparkbetreiber besteht in der Online-Pflege und dem Reporting via Internet, im zuverlässigen Erinnerungs- und Eskalations- Funktion, so dass die sichere Erfüllung der gesetzlichen Halterpflichten jederzeit gewährleistet ist, und in unserem bundesweiten, flächendeckenden Servicenetz.“

„Als Spezialist für IT-gestützte Dienstleistungen für Fahrzeugflotten wird der DAD traditionell von seinen Kunden auf diverse Themen rund um ihren Fuhrpark angesprochen – von der Fahrzeugeinsteuerung bis zur -aussteuerung, also von allen vor- und nachgelagerten Prozessen über die Fahrzeuglogistik, das Dokumentarmanagement bis hin zu Risk-Themen wie die Führerscheinkontrolle“, beschreibt Geschäftsführer Matthias Gauglitz. „Dabei ist uns stets wichtig, unsere Kunden bei der Optimierung der Prozesse und der Weiterentwicklung ihrer Strukturen zu unterstützen und ihnen optimale Lösungen zu bieten. Auch wir haben kundenindividuelle Lösungen erarbeitet, um UVV-Prüfungen effizient durchführen zu können. Dabei bieten wir dem Fuhrparkmanager ein flexibles System, in dem die UVV-Prüfer zum Fahrzeug kommen oder die UVV-Prüfung im Rahmen von Hauptuntersuchung (HU) und Inspektionen mit erledigt wird.“