Prozesse effektiv gestalten

„Online“, das ist auch so ein Zauberwort unserer Tage, ein paar Klicks und „ich bin drin“. „Online sein“ ermöglicht den zeitsparenden und relativ unaufwendigen Zugriff auf Informationen aller Art weltweit oder auch die prompte Veranlassung eines Vorgangs mit minutengenauer Nachweisbarkeit in alle Richtungen. „Online“, das hat etwas, „Online“ ist in, optimales oder optimiertes Management ohne „Online“ ist heute kaum noch denkbar.

Abseits anderer Argumente, die für ein Outsourcing von Fuhrparkmanagement- oder Fuhrparkverwaltungs-Aufgaben sprechen mögen, ist es ein Verdienst der Fuhrparkmanagement-Dienstleister, die Entwicklung von sogenannten Direkt-Kommunikationssystemen oder Online-Dialogsystemen für den „kurzen Draht“ zwischen Fuhrparkmanager oder Dienstwagennutzer einerseits und dem Anbieter andererseits beizeiten vorangetrieben zu haben. Nicht selten sind diese Tools in Pilotprojekten mit Kunden kreiert worden, und natürlich ist das inzwischen erreichte Niveau auch ein starkes Argument pro Outsourcing geworden – nach dem allübergreifenden Motto „Kampf dem Papierkrieg“.

Grundsätzliche Motive

Einerseits werden die Ansprüche der Fuhrparkmanager und insbesondere auch der User Chooser an einen Fuhrparkmanagement-Anbieter oder eine Full Service-Leasinggesellschaft immer komplexer. Eine sehr große Bedeutung nimmt die Forderung nach umfassenden Informationen ein. Sowohl Fuhrparkleiter, als auch Dienstwagen-berechtigte Mitarbeiter möchten einen möglichst schnellen und direkten Zugriff auf alle Fuhrpark- und Fahrzeug-relevanten Daten haben. Andererseits lassen sich durch den Einsatz moderner e-Tools elektronische Prozesse im Tagesgeschäft standardisieren und fehlerfrei umsetzen – ein wesentlicher Faktor für die Kostenminimierung. Zudem werden aufwendiger Schriftverkehr, unzählige Telefonate oder zeitraubende Außentermine gespart. Ziel ist, Prozesse in der täglichen Verwaltung des Fuhrparks so effektiv zu gestalten, dass aktiv Zeit gewonnen wird für Optimierungsanalysen und die strategische Weiterentwicklung des Fuhrparks. Nicht selten bieten diese e-Tools die Basis hierfür, sie helfen beispielsweise bei der Kalkulation von Neufahrzeugen, erleichtern das Controlling und sorgen erst für den kompakten Überblick fuhrparkrelevanter Daten.

Fahrzeug-Konfigurator/Leasing-Kalkulator

Diese Online-Angebote gehören längst zum Standard-Sortiment aller Full Service-Leasinggesellschaften, die im Flottengeschäft engagiert sind. Bei allen Anbietern hat der Fuhrparkmanager Zugriff auf die Systeme, meistens muss er sich mit Passwort einloggen, die Mehrzahl der Gesellschaften räumt nach Absprache mit dem Kunden auch dem Dienstwagennutzer den Zugriff ein (wichtig bei User Chooser-Fuhrparks). Es gibt Anbieter, die die elektronische Fahrzeug-Gestaltung nebst entsprechender Kostenermittlung nur ausgewählten Kunden oder nur großen Fuhrparkbetreibern auf Wunsch zur Verfügung stellen. Wenige Unternehmen, wie ALD Automotive, DirectLease, HVB-Leasing, Sixt Leasing oder VR Leasing, bieten darüber hinaus jedermann frei zugängliche Kalkulatoren für den Erst- Check an. Sie können für einen schnellen Fahrzeug-Vergleich Indizien liefern, berücksichtigen aber nicht spezielle Konditionen des einzelnen Fuhrparkkunden (Rahmenverträge, Großmengenrabatte, Car Policy). Die Leasing-Kalkulatoren bleiben auf Anbieterseite ein lebendiges Programm mit gewisser Schlüsselfunktion und zeitunabhängiger Komponente der Kundenbindung. „Was bekomme ich, und was kostet mich was?“, damit lässt sich auch in der Ruhe eines Sonntagnachmittags spielen. Was die Kalkulatoren im einzelnen beinhalten können, mögen die folgenden Beispiele aufzeigen.

So gibt Daimler Fleet Management für das Online-System xFleet an, dass es in punkto Workflow und Dokumente sehr flexibel auf Kundenwünsche angepasst werden kann. Hier kann ein Dienstwagen auch direkt online beim Händler bestellt werden. Hat der Nutzer von xFleet ein Problem, kann er direkt bei dem namentlich für ihn benannten Ansprechpartner anrufen. Durch die sogenannte „act as“-Funktionalität kann ein Vertriebsassistent (VA) oder Systemadministrator (Admin) ohne die sensiblen Zugangsdaten (Passwort) des Nutzers zu kennen, parallel dazu im Gespräch das betreffende Fahrzeug oder die Kalkulation aufrufen und gemeinsam das Problem herausarbeiten. Nun kann der Vertriebsassistent oder Systemadministrator dem Kunden die Lösung beschreiben oder für ihn dieses Problem lösen.

Hat der Nutzer sein Wunschfahrzeug bestellt, kann xFleet mit einem Purchase Ordering System (beispielsweise SAP) des Kunden elektronisch kommunizieren. Dabei werden die Serviceleasingvertragsdaten (Fahrzeug, Monatsraten etc.) von xFleet übermittelt und im System des Kunden automatisch als Innenauftrag angelegt. Im Gegenzug erhält Daimler Fleet Management die entsprechende PON (Purchase ordering number) zurück, die wesentliches Erkennungskriterium im später folgenden elektronischen Datenaustauschprozess (EDI Rechnungen) ist.

Im Online-All-Marken Konfigurator und Kalkulator webQUOTATION der Volkswagen Leasing können Fuhrparkmanager und Fahrer Fahrzeuge gemäß Car Policy kalkulieren. Je nach Vereinbarung können bestimmte Ausstattungsmerkmale als Pflichtauswahl oder optional hinterlegt werden. Innerhalb der nutzerindividuellen „Garage“ können mehrere Fahrzeuge gespeichert und verglichen werden. Eine Bestellung des Wunschfahrzeuges kann dann ebenfalls gleich aus dem Online-System heraus erfolgen.

Die Maske AG als herstellerunabhängiger Anbieter hebt für ihr System MCC folgende Details hervor:

• auf der Startseite kann ein frei formulierbarer Informations- oder Begrüßungstext hinterlegt werden,
• je Nutzerlogin lassen sich begrenzen auswählbare Hersteller (bei spielsweise nur VW und Audi freigeben), auswählbare Fahrzeugtypen (wie A3, A4 und A6), auswählbare Laufzeiten/Laufleistungen (nur 36/40.000 und 48/30.000) oder auswählbare Vertragsart (beispielsweise nur Restwert- oder km-Vertrag),
• und es lassen sich feste Ratengrenzen je Nutzergruppe definieren; der diese Grenze übersteigende Ratenanteil wird als Nutzeranteil ausgewiesen.

Beispiele für weitere Innovationen, aktuell gemeldet: Athlon Car Lease stellt ab sofort auch die „Athlon Selections“-Topangebote im Athlonline-Kalkulator zur Verfügung. Der erste Schritt des Kalkulators liefert ein extra Tabellenblatt, auf dem alle aktuellen Athlon Selections-Angebote (saisonal verschieden) aufgeführt sind. Zudem wird innerhalb des bereits vorhandenen Tabellenblattes „Fahrzeug“ bei der entsprechenden Marke/ Modell dieses als Athlon Selections-Angebot gekennzeichnet. Hansa Leasing hebt als neues Element des Konfigurators die Einführung einer Genehmigungsfunktion durch den Vorgesetzten des jeweiligen Mitarbeiters seit 1. April hervor.

Reporting-Systeme

Können Konfigurator und Kalkulator für den ersten Kosten-Check auch als Online-Schlüsselinstrument charakterisiert werden, so sind die Reportingsysteme für die Alltagsarbeit des Fuhrparkmanagers sicher das Herzstück der Online-Funktionen. Sie liefern einen aktuellen, detaillierten und transparenten Überblick über die Kostensituation des Fuhrparkbetriebs und ermöglichen Controlling, Planung, Analyse und Optimierung der Kostensituation.

Bei LeasePlan beispielsweise heißt das FleetReporting. „Für jedes Fahrzeug werden während der gesamten Laufzeit alle Detailkosten ins System eingespeist“, erklärt Bettina Heinen. „So lässt sich auch schnell feststellen, bei welchen Fahrzeugen Kilometerabweichungen vorliegen, die gegebenenfalls eine Vertragsanpassung erfordern. So wird automaticsh gewährleistet, dass die Kundenverträge stets optimal laufen.“ Alle in FleetReporting gespeicherten Daten könnten mit einem Klick in Excel- Tabellen überführt und weiterverarbeitet werden. Das Tool ermögliche außerdem detaillierte Reports über Unfallschäden sowie Kraftstoffkosten- Auswertungen.

„Für große Fuhrparks lassen sich hier enorme Einsparungen vornehmen“, verdeutlicht Heinen. „Wird zugrunde gelegt, dass ein Liter Hochleistungskraftstoff durchschnittlich 10 Cent teurer ist als normaler Kraftstoff, ergibt sich bei einer 500 Wagen-Flotte mit einem Durchschnittsverbrauch von 7 Litern und 40.000 Kilometern durchschnittlicher jährlicher Laufleistung eine Kostendifferenz von 140.000 Euro pro Jahr.“

Mit dem carmanager online von DirectLease.de hat der Kunde auch die Möglichkeit, Detail- und Managementdaten des Fahrzeugparks in Form von Grafiken (Instrumente auf einem virtuellen Armaturenbrett) anzeigen zu lassen. „Die Armaturenbrett-Übersicht wurde entwickelt“, begründet Geschäftsführer Thomas Mitsch, „um die wichtigsten Variablen und ‚verborgenen‘ Kosten auf einen Blick zu sehen.“

Arval beispielsweise bietet mit dem Tool FleetCom optional auch dem Dienstwagennutzer Zugang zu den Daten seines Fahrzeugs, damit er sich selbst einen Überblick über die Kosten verschaffen kann. An sich erfasst FleetCom im einzelnen:

• Fahrerdaten (wie Stammdaten des Fahrers, seine individuelle Zuzahlung, Liste der genutzten Fahrzeuge, elektronische Führerscheinprüfung)
• Fahrzeugdaten (wie Serien- und Sonderausstattung, Bruttolistenpreis, Zulassungsdaten, letzter erfasster Kilometerstand, zugeordnete Fahrer)
• Vertragsdaten (vereinbarte Leistungen, Laufzeiten und Raten, Soll- und Ist-Kilometerstand, Kostenstelle)
• Kosten (einzeln oder nach Kostenart, über variabel einstellbare Zeiträume kumuliert, relativ oder absolut, für Einzelfahrzeuge, Fahrzeugtypen und die gesamte Flotte hinweg betrachtet)
• Auswertungen (Laufleistungskontrolle, Ausreißerlisten, wie etwa für Kraftstoffverbrauch, Austauschlisten, Bestelllisten)

Auch hier können die Ergebnisse der Auswertungen heruntergeladen und in Tabellenkalkulationen verarbeitet werden zur Optimierung künftiger Budgetierungen.

Die Maske AG stellt beim MFRS (maske Fleet Reporting System) unter anderem fest programmierte Grafiken heraus, die zu den Themen Wartungskosten, Fuhrparkstruktur nach Fabrikat (Hersteller), Fuhrparkstruktur nach Kraftstoff (Diesel/Benzin) und Unfallstatistik generiert werden können.

Beispiele für sonstige Angebote

Das ist ein weites Feld mit permanenter Weiterentwicklung, jedes neue Tool offenbart noch bestehende Potenziale. So informiert die ALD Automotive beispielsweise in einem monatlichen Online-Newsletter Fuhrparkmanager und Dienstwagenfahrer über unternehmensbezogenen Neuigkeiten, Veranstaltungen sowie Nachrichten aus der Branche. Athlon Car Lease bietet innerhalb des Athlonline-Kalkulators die Möglichkeit, fahrzeugspezifische Nachrichten zu hinterlegen, wie etwa technische Innovationen oder Preiserhöhungen. Zudem erhalten die Autohändler die Fahrzeugbestellungen zur Bearbeitung und können anschließend für alle sichtbar die Liefertermine ins Netz stellen.

Der „e-Manager“ ermöglicht LeasePlan-Kunden unter anderem alltägliche Administrations-Aufgaben zu erledigen (Beispiele: elektronischer Bestellanstoß oder Mietwagenreservierungen). Hier sind alle kundenspezifischen Daten wie Beschaffungskonditionen, Dienstwagenordnung, Referenzgruppen, zugelassene Laufzeit- und Laufleistungskombinationen hinterlegt. Steht der Fahrzeugtausch an, bekommt der Kunde unaufgefordert eine Liste der entsprechenden Fahrzeuge mit automatischer Wiedervorlage und muss nicht selbst an die Einhaltung der Fristen denken. Laufzeitüberschreitungen werden so aktiv vermieden.

Gehaltsumwandlungsmodelle

Es ist im Zusammenhang mit der Kostenoptimierung im Fuhrparkmanagement zwar nur mittelbares Randthema insofern, als sich auch über diesen Weg für den Flottenbetreiber weitere Optimierungen von Einkaufskonditionen ergeben können. Aber verschiedene Full Service- Leasinggesellschaften widmen sich (konsequenterweise) auch schon den Gehaltsumwandlungsmodellen online. Auf ihren Internetseiten stellen sie zunächst die Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer grober zusammengefasst dar wie beispielsweise Sixt Leasing:

Arbeitgeber-Vorteile

• Möglichkeit zur Senkung der Lohnnebenkosten
• Leasingraten sind als Betriebsausgaben steuerlich absetzbar
• Möglichkeit zur Optimierung von Einkaufskonditionen durch Erhöhung des Einkaufsvolumens an Fahrzeugen
• Größere Identifikation des Mitarbeiters mit dem Unternehmen
• Erhöhung der Attraktivität des Unternehmens als Arbeitgeber

Arbeitnehmer-Vorteile

• Positive steuerliche Effekte durch Verringerung des Bruttogehaltes realisierbar
• Kostenvorteil durch Inanspruchnahme von Großkundenkonditionen
• Alle drei Jahre ein jeweils aktuelles Modell
• Kein Kapitaleinsatz für die Anschaffung eines privaten Fahrzeugs
• Kein Restwertrisiko, da Fahrzeugrückgabe beim Leasinggeber

Alsdann bieten sie dort Vorteilsrechner für Arbeitgeber und Arbeitnehmer an, die für beide Seiten auf Euro und Cent die rechnerische Win-win-Situation beziffern. Es muss aber auch hier darauf verwiesen werden, dass es im jeweiligen Unternehmen des „innenpolitischen“ Umsetzungswillens bedarf und die Darstellung eines gewissen Verwaltungsaufwandes in den betroffenen Abteilungen auch möglich sein muss.

Fazit: Das Online-Angebot der Fuhrparkmanagement-Dienstleister wächst stetig und wird findig weiterentwickelt. Denn eigentlich lassen sich gerade so Entlastung und Optimierung im Fuhrparkmanagement plausibel, demonstrativ, nachweisbar und damit triftig begründen.