Die Problemlöser

Zu der Arbeit eines Fuhrparkmanagers gehören viele Aufgaben, vor allem das Schadenmanagement kann oft eine Herausforderung darstellen, besonders in Flotten mit mehr als 50 Fahrzeugen. Die Abwicklung der Schadenfälle frisst in der Regel sehr viel Zeit und Ressourcen, daher liegt es nahe, diesen Bereich an einen Dienstleister abzugeben.

In den meisten Full-Service-Leasing- Angeboten können Schadenmanagementsysteme als Modul dazugebucht werden oder sind bereits in den Leistungen enthalten. Doch nicht immer setzt sich der Fuhrpark ausschließlich aus Leasingfahrzeugen zusammen. Ganz zu schweigen von den Kauffuhrparks. Daher hat sich Flottenmanagement einmal mit den unabhängigen Schadenmanagementdienstleistern befasst und diese in einer kleinen Übersicht zusammengestellt. Hierbei wurden vor allem klassische Schadenmanager wie die Consense Assekuranz Service GmbH, Fuhrparkmanagementanbieter wie zum Beispiel die e-flotte, Versicherungsmakler und mit der Dekra Claims GmbH auch Sachverständige berücksichtigt. Auswahlkriterium war die Unabhängigkeit des Schadenmanagementangebots von weiteren Leistungen des Unternehmens. Die Schadenabwicklung sollte hier eine eigenständige Produktleistung sein.

Einsparpotenzial
„Mit einem professionellen Schadenmanagement sind Einsparungspotenziale von bis zu 40 Prozent zu erreichen. Wir ermöglichen dies unter anderem durch niedrige Stundenverrechnungssätze (15 Prozent unter Standortsätzen), einen kostenlosen Hol- und Bringdienst, kostenloses Abschleppen, Reverse Factoring mit Liquiditätsschonung und durch die Vermeidung der Umsatzsteuer in Rechtsfällen“, berichtet Niels Krüger, Geschäftsführer der e-flotte. Einsparungen von bis zu 40 Prozent, das hört der Fuhrparkleiter natürlich gerne. Gerade in kostensensiblen Flotten ist die Abgabe des Schadenmanagements an einen externen Dienstleister eine sinnvolle Maßnahme, wenn dies nicht sowieso aus Personalknappheit notwendig geworden ist. Denn Schadenfälle gehören im Flottenmanagement mit zu den größten Kostenpunkten und lassen sich darüber hinaus nur sehr schwer in die Finanzplanung einkalkulieren. Das Dienstleistungsunternehmen steht den Flotten dabei nicht nur als Berater zur Seite, sondern übernimmt auch entsprechende Aufgaben.

So erläutert Thorsten Fiedler, Vorstandsvorsitzender der Eurogarant AutoService AG, die Vorzüge des Outsourcings in diesem Flottenbereich: „Der Fuhrpark wird durch die Vergabe von administrativen Tätigkeiten deutlich entlastet, ohne dadurch in der Entscheidungsfindung eingeschränkt zu werden. Durch unser eigenes Werkstattnetz können alle Vorgaben des Fuhrparks bezüglich der Abwicklung, der Ersatzfahrzeuge, Reparaturen, Abstimmungen mit Leasinggebern und Versicherungen eins zu eins umgesetzt werden. Alle Rechnungen, die im Zusammenhang mit der Schadenbearbeitung der betreuten Fahrzeuge entstehen, durchlaufen den Prüfvorgang und werden dann innerhalb einer Woche beglichen und vorfinanziert. Dadurch erhält die Flotte nur eine Gesamtabrechnung und keine einzelnen Abrechnungen, die aufwendig verbucht und geprüft werden müssen.“

Es können demnach durch eine effizientere Abwicklung des Schadenfalls und durch die Zeitund Aufwandsersparnis Kosten gesenkt werden. Fast alle Schadenmanager in unserer Übersicht bieten neben der Koordination der Werkstätten, Gutachter oder Versicherer auch eine Vorfinanzierung und Rechnungsprüfung an. Durch eine Schnittstelle zur Buchhaltung des Unternehmens wird so die Verwaltung von Schadenfällen optimiert. Abgerundet wird dieser Full Service zumeist noch durch eine 24-Stunden-Hotline, bei der sich die Fahrer zu jeder Zeit melden können. Doch ein professionelles Schadenmanagement kann noch mehr, vor allem was die Vermeidung von Kosten betrifft.

Schadenprävention
Ziel ist es, in allen Bereichen möglichst qualitative Leistungen zu einem angemessenen Preis zu erhalten. Das ist auch bei der Fahrzeuginstandsetzung nicht anders. Da kann es von Vorteil sein, wenn man auf ein gutes Netzwerk an Werkstätten und Teilelieferanten wie Global Automotive, Bosch Car Service oder Reparaturund Lackierungsspezialisten wie FAC Concept oder ColorMotion zurückgreifen kann, die sich auf Schadenbehebung in der Flotte spezialisiert haben. Doch im Idealfall kommt es gar nicht dazu, dass eine Delle oder ein Kratzer im Lack behoben werden muss. Schadenmanager kümmern sich nämlich nicht ausschließlich um die Unfallabwicklung, sondern können auch Hilfestellung bei der Reduzierung von Schäden in der Flotte leisten.

Daher schildert Rainer Hansen, Geschäftsführer der Consense GmbH: „Der deutlichste Faktor zur Kostenminderung ist die Reduzierung von Schadenereignissen. Hierzu analysieren wir gründlich in Gesprächen mit den Fuhrparkverantwortlichen die Möglichkeiten, die das Unternehmen gegenüber seinem Dienstwagennutzer als umsetzbar erachtet, und erstellen gemäß dem Ergebnis Vorschläge aus unserem Portfolio. Wir bieten ein breit gefächertes Angebot an Möglichkeiten von der Belohnung bei Schadenfreiheit über Beratungstätigkeiten oder praktische Fahrerschulung bis hin zu Maßnahmen, die den Nutzer finanziell berühren.“

Eine wirkungsvolle Schadenprävention funktioniert nur auf Grundlage von aussagekräftigen Reports. Der Fuhrparkverantwortliche muss die Schadenzusammenhänge kennen, um die Fahrer zu sensibilisieren und entsprechend zu schulen. Dies ist vor allem bei Parkschäden, Glasbruch oder bei Fehlverhalten und Alkoholmissbrauch wichtig. Vor dem Hintergrund von Datenschutzbestimmungen oder innerbetrieblichen Vorgaben führen immer mehr Unternehmen die Fahrertrainings oder Beratungen eigenständig mithilfe der gelieferten Riskmanagementdaten durch. Der Schadendienstleister kann hierbei vor allem wichtige Tipps bei der Auswertung der gesammelten Daten und bei der Umsetzung von Präventionsmaßnahmen geben. Manche Anbieter, wie die Dekra, bieten auch eigene Fahrertrainings an.

Digitale Prozesse
Ein effizientes Schadenmanagement hängt, wie bereits erwähnt, von vielen verschiedenen technischen und betriebswirtschaftlichen Faktoren ab. Reportings und Analysen helfen dabei herauszufinden, an welchen Stellen Verbesserungen notwendig sind. Gibt es beispielsweise eine Unfallursache, die besonders häufig auftritt? Wie oft sind die Schäden unter der Selbstbeteiligungsschwelle? Wie hoch sind die Folgekosten für Nutzungsausfall, Leihfahrzeuge und Sachbearbeitung nach Unfällen? Eine professionelle Auswertung der Schadenkosten wäre, müsste man sie klassisch auf dem Papier durchführen, eine Mammutaufgabe. Doch glücklicherweise gibt es ja den Computer. Digitale Prozesse gehören beim Flottenmanagement mittlerweile fast selbstverständlich zum Arbeitsablauf.

Der Flottenversichungsspezialist HDI-Gerling launchte kürzlich mit KControl eine Webanwendung für die Schaden- und Fuhrparkverwaltung. Damit erhält der Fuhrparkmanager auf Knopfdruck einen umfassenden Überblick über alle Schäden, Fahrzeug- und Vertragsdaten in seinem Fuhrpark. Jens Könemann, Leiter der Kraftfahrt-Services-Abteilung bei HDI-Gerling, erläutert dazu: „Ein Flottenmanager erkennt auf diesem Weg viel klarer und schneller die Stellschrauben, an denen es sich in seinem Fuhrpark zu drehen lohnt. Das spart Verwaltungsaufwand und erhöht die Wirtschaftlichkeit.“ Interessant ist diese Softwarelösung für Flotten, die nur ungern Kompetenzen an einen Dienstleister abtreten wollen.

Natürlich haben auch die klassischen Schadenmanagementanbieter digitale Analysen und Systeme im Repertoire. So erklärt Henning Schick, Director of Strategic Accounts & Supply Chain Management Europe von ARI Fleet, die Vorzüge der elektronischen Schadenakte: „In unserer Onlineschadenakte sind alle wichtigen Dokumente, Informationen und Reportings zum Schadenfall in einer Webapplikation zusammengefasst und können dort eingesehen, ausgedruckt oder heruntergeladen werden. Es können darüber hinaus mehrere Personen auf diese Plattform zugreifen. Das erspart den Versand von Dokumenten und alle eingebundenen Personen sind ohne Nachfrage auf dem gleichen Wissensstand.“

Eine elektronische Schadendatenbank hilft darüber hinaus bei der bereits angesprochenen Prävention von Unfällen. „Denn Schadendatenbanken ermöglichen die Analyse von Schadenereignissen und bieten dem Fuhrparkleiter die Möglichkeit, rechtzeitig gegenzusteuern (Riskmanagement)“, erläutert Annette Schickler von der Dekra. Die Vorteile eines externen Schadenmanagements sind vielfältig. Da verwundert es auch nicht, dass das Outsourcing des Schadenbereichs in der Flotte neben dem Tankkartenservice zu den beliebtesten Dienstleistungen im Fuhrparkmanagement gehört.