Neues von der Reisekostenabrechnung

Auch bei den Reisekosten schlummern Sparpotenziale, das war die übereinstimmende Meinung bei der Tagung in Berlin. Allerdings ist die reine Fokussierung auf die Reisekosten selbst nicht allein zielführend: Vor allem bei der Prozessoptimierung können Einsparpotenziale gehoben werden, wenn die Prozesse durchgängig elektronisch und damit weitgehend automatisiert abgewickelt werden.

Der Begriff „Arbeitsstätte“
Die alte „regelmäßige Arbeitsstätte“ wird 2014 zur „ersten Tätigkeitsstätte“. Die Fahrt zu eben dieser ersten Tätigkeitsstätte ist nach wie vor Privatsache. Fahrtkosten und Verpflegungsmehraufwände können also nicht geltend gemacht werden, die Entfernung vom Wohnort zur ersten Tätigkeitsstätte ist die Basis für die Berechnung des geldwerten Vorteils eines Dienstfahrzeuges. Die erste Tätigkeitsstätte wird dabei in der Regel von dem Arbeitgeber festgelegt, und zwar einseitig, durch Zuweisung – idealerweise in Schriftform. Ein Homeoffice zählt allerdings per se nicht als erste Tätigkeitsstätte; allerdings kann ein Arbeitnehmer unter Umständen überhaupt keine „erste Arbeitsstätte“ besitzen. Neben der Zuweisung derselben durch den Arbeitgeber wird die erste Arbeitsstätte vom Finanzamt auch quantitativ bewertet; diese ist also oftmals dort, wo der Arbeitnehmer den Großteil seiner Arbeitszeit verbringt.

Verpflegungsmehraufwand
Die alte 3-stufige Regelung für die Berechnung des Verpflegungsmehraufwandes gibt es nicht mehr. Es werden jetzt nur noch zwölf Euro für jeden Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer mehr als acht Stunden abwesend ist, und 24 Euro für jeden Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer 24 Stunden abwesend ist, steuerfrei erstattet. An- und Abreisetage werden unabhängig von der Dauer mit zwölf Euro veranschlagt.

Das kann dazu führen, dass Mitarbeiter ihre Dienstreisen immer kurz vor Mitternacht starten – denn dadurch „verdienen“ sie zwölf zusätzliche steuerfreie Euro. Hier sollte man dem Missbrauch durch eine entsprechende verbindliche Regelung in der Travel Policy vorbeugen.

Das entscheidende Wort bei der zwölf-Euro-Regelung ist „mehr“ (als acht Stunden). Wenn also in der Abrechnung exakt acht Stunden (oder weniger) stehen, gibt es keine steuerfreie Erstattung! Der Mitarbeiter muss also mindestens acht Stunden und eine Minute notieren.

Ebenfalls eine böse Falle: Wenn ein Mitarbeiter regelmäßig an einem stets gleichen konkreten Ort ist – das kann auch die auswärtige Unternehmensniederlassung sein! –, gibt es nur maximal drei Monate lang die steuerfreien Verpflegungsmehraufwands-Erstattungen. Danach muss eine vierwöchige Pause erfolgen, bevor die Frist wieder neu läuft. Diese Frist beginnt, sobald der Mitarbeiter erstmals drei Tage oder zwei Nächte am Stück an diesem Ort gewesen ist. Hier kann es bei Betriebsprüfungen echte Probleme geben – und diese Vorschrift ist nur mit wirklich guten Programmen oder eben händisch zu verwalten. Übrigens gelten auch für Tätigkeiten/ Dienstreisen im Ausland nur noch zwei Staffelungen für die Verpflegungspauschalen.

Ebenfalls eine neue Bürokratie-Regel: Wird dem Arbeitnehmer mindestens eine Mahlzeit vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt, ist zukünftig der Buchstabe „M“ auf der Lohnsteuerbescheinigung des Arbeitnehmers zu bescheinigen.

Kürzung von Verpflegungspauschalen
Wenn dem Mitarbeiter, sei es im Rahmen des Hotelaufenthalts oder auch in Verbindung mit Kundenbewirtungen während seiner Dienstreise, Mahlzeiten gewährt werden, müssen die Verpflegungspauschalen entsprechend gekürzt werden. Dies geschieht pauschaliert: Für das Frühstück werden 20 Prozent gerechnet, das Mittag- und Abendessen wird mit je 40 Prozent bewertet. Das gilt übrigens auch für das Essen im Flugzeug! Hat der Mitarbeiter also ein Ticket über Mittag und wird üblicherweise ein Mittagessen serviert – mitunter zählt hier schon eine Laugenbrezel als Mahlzeit! – ist diese Mahlzeit von der steuerfreien Verpflegungspauschale abzuziehen.

Wie bei der Versteuerung des Dienstwagens gilt übrigens auch hier: Allein die Möglichkeit zählt für die Berechnung. Ob der Mitarbeiter tatsächlich im Flugzeug (oder auch in der Bahn bei einem entsprechenden Ticket, in dem Essen enthalten ist!) gegessen hat, ist unerheblich für die Berechnung.

Wenn dann ein Flug mit Essen zwischen der Frühstücks- und Mittagszeit stattfindet, ist unter Umständen eine Auseinandersetzung bei der Betriebsprüfung vorprogrammiert. Dafür entfällt die Bewertung mit dem amtlichen Sachbezug (1,63 beziehungsweise 3,00 Euro), wenn Verpflegungspauschalen gewährt werden.