Geschäftsreise versus Steuerrecht

Regelmäßiger Ärger
mit der regelmäßigen Arbeitsstätte: Ein steuerfreier Reisekostenersatz ist nur bei beruflich veranlasster Auswärtstätigkeit möglich. Dazu muss der Arbeitnehmer

- vorübergehend
- außerhalb seiner Wohnung
- und – sofern vorhanden – an keiner seiner regelmäßigen Arbeitsstätten beruflich tätig sein (R 9.4, Abs. 2 LStR)

Das Problem dabei ist die Definition der regelmäßigen Arbeitsstätte, da es sich hier um eine jeden Monat neu zu treffende Prognose-Entscheidung handelt. Von einer regelmäßigen Arbeitsstätte ist dann auszugehen, wenn die betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers von dem entsprechenden Arbeitnehmer durchschnittlich an einem Arbeitstag je Arbeitswoche im Kalenderjahr aufgesucht wird. Nicht relevant ist dabei, ob sich der Arbeitnehmer den ganzen Arbeitstag oder beispielsweise nur eine Stunde in der Arbeitsstätte aufhält. Ebenso ist es ausreichend, wenn der Arbeitnehmer aufgrund einer dienst- oder arbeitsrechtlichen Vereinbarung die Arbeitsstätte regelmäßig aufzusuchen hat.

Ein Beispiel
Wenn ein Außendienstmitarbeiter von Januar bis April durchschnittlich zweimal pro Woche im Betrieb erscheinen muss, um beispielsweise Aufträge abzurechnen oder Angebote zu besprechen, hat er damit eine regelmäßige Arbeitsstätte im Betrieb. Muss er dann ab Mai aber nur noch einmal im Monat im Betrieb anwesend sein, hat er ab diesem Monat keine regelmäßige Arbeitsstätte im Betrieb mehr; die Aufwendungen für die Fahrt zum Betrieb kann also ab dann steuerfrei erfolgen.

Probleme ergeben sich, wenn sich die Prognosen über die Häufigkeit, in der der Arbeitnehmer an der ein oder anderen Arbeitsstätte sein sollte, im Nachhinein als unzutreffend herausstellen. Muss dann die abgerechnete Aufwendung rückgerechnet werden? Das BMR und einige Oberfinanzdirektionen sagen im Rahmen von Dienstanweisungen hier eindeutig: nein. Die Praxis in zahlreichen Betriebsprüfungen hingegen sieht anders aus; hier versuchen die Steuerprüfer den steuerfreien Reisekostenersatz zu streichen und stattdessen die Zurechnung der Entfernungskilometer für den Dienstwagen anzusetzen.

Eine andere Schwierigkeit ergibt sich für Mitarbeiter, die mehrere Filialen des Arbeitgebers regelmäßig aufsuchen müssen – diese zählen dann alle als regelmäßige Arbeitsstätten mit den entsprechenden steuerlichen Folgen.

Verpflegungspauschalen
Die – speziell in Deutschland recht niedrigen – Sätze für den Verpflegungsmehraufwand sind ja bekannt, auch die Unterscheidung zwischen eintägiger Auswärtstätigkeit ohne Übernachtung und der mehrtätigen Auswärtstätigkeit mit Übernachtung(en). Was gern vergessen wird: Wird der Arbeitnehmer mehr als 3 Monate an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte an mehr als ein bis zwei Tagen pro Woche eingesetzt, können keine steuerfreien Verpflegungspauschalen mehr gezahlt werden (Dreimonatsfrist, R 9.6, Abs. 4 LStR).

Die Finanzbehörde begründet dies damit, dass der Arbeitnehmer nach spätestens drei Monaten billige Einkaufsmöglicheiten kennen muss, um sich morgens und abends nicht teurer als daheim verpflegen zu müssen. Ob es nun in der Unterkunft des Arbeitnehmers – in der Regel ja ein Hotel oder eine Pension – eine Küche gibt, spielt für die Finanzbehörde dabei keine Rolle. Das BMF erwägt derzeit sogar eine Kürzung der Dreimonatsfrist auf zwei Monate.

Der Arbeitgeber lädt zum Essen
Wenn der Arbeitgeber das Essen des Arbeitnehmers bei Auswärtstätigkeiten stellt (R 8.1, Abs. 8 Nr. 2 LStR), kann die Bewertung der Mahlzeit mit dem niedrigeren Sachbezugswert gemäß SvEV angesetzt werden, unabhängig vom Ausweis auf der Rechnung. Diese Regelung gilt sowohl im Inland als auch im Ausland. Allerdings gibt es hierfür keine Steuerfreiheit nach der 44-Euro-Freigrenze (§8 Abs. 3 Satz 9 EStG). Bei der Kürzung der Verpflegungspauschale ist dabei die Eigenzahlung des Arbeitnehmers in Höhe des Sachbezugswerts oder eines höheren Betrages umsatzsteuerfrei.

Voraussetzung für arbeitgeberseitig gewährte Mahlzeiten
Zu beachten ist, dass seit 1.1.2010 auch bei Kleinbetragsrechnungen (bis 150 Euro brutto) der Arbeitgeber auf der Rechnung ausgewiesen sein muss. Die lohnsteuerlichen Anforderungen sind also nunmehr höher also die umsatzsteuerlichen Anforderungen an den Vorsteuerabzug (§33 UStDV)! Gleiches gilt auch bei Auslandsrechnungen, auch wenn hier ein Abzug der Vorsteuer ohnehin nicht möglich ist.

Anspruchsvoll ist auch die Kürzung des Sachbezugswerts des Hotelfrühstücks, da dies prüfungsaufwendig ist und es für Inland und Ausland unterschiedliche Regelungen gibt. Hier wäre es zur Vereinfachung ratsam, keine Kürzung / Zurechnung des Sachbezugswertes anzusetzen.

Gemischte Gefühle
bei gemischten Aufwendungen: Reisekosten zählen dann als Betriebskosten, wenn diese durch eine so gut wie ausschließlich beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers entstehen.

Problematisch wird es immer dann, wenn der Arbeitnehmer im Rahmen einer Auswärtstätigkeit sowohl berufliche als auch private Angelegenheiten erledigt. Denn dann stellt sich die Frage, ob und wie die Erstattung von Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten gekürzt werden muss, ob überhaupt etwas erstattet werden kann und wie viel. Hier gibt es einige relevante Urteile, auf die wir verweisen wollen: BFH-Urteil vom 18.08.2005 – VI R 32/03, Großer Senat des BFH, Beschluss vom 21.09.2009 – GrS 1/06, BMF-Schreiben vom 06.07.2010 – BstBl. 2010 I S. 614.

Generell gilt: Solange die privaten Aufwendungen unter 10 Prozent liegen, kann der Gesamtbetrag komplett betrieblich verbucht werden. Liegt hingegen der berufliche Anteil der „Dienstreise“ bei unter 10 Prozent, wird die gesamte Aufwenung privat verbucht werden müssen.

Schwierig ist der Bereich dazwischen. Wichtig ist, einen sachgerechten Schätzungmaßstab zu haben, das kann beispielsweise die anteilig aufgewendete Zeit oder die anteilige Entfernung (falls der berufliche und der private Teil nicht am selben Zielort stattgefunden haben) sein. Dann kann man die Aufteilung schätzen, aber hier ist Ärger bei der Betriesprüfung vorprogrammiert. Gibt es keinen sachgerechten Schätzungsmaßstab, kann auch nicht aufgeteilt werden, und die gesamten Aufwendungen müssen privat zugeordnet werden.

Dienstreise mit Urlaub
Beliebt beim Arbeitnehmer ist die Kombination von Dienstreise und Urlaub, wenn die Dienstreise in eine schöne oder weit entfernte Gegend geht und man sich so die Flugkosten privat sparen kann. Das geht sogar, wenn man ein paar Grundregeln beachtet. So werden die Flugkosten nicht einmal aufgeteilt, wenn beispielsweise an eine zweiwöchige Dienstreise nach Florida noch eine Woche Urlaub angehängt wird und durch den späteren Rückflug dem Arbeitgeber keine zusätzlichen Kosten entstanden sind. Ansonsten ist auch nur die Differenz steuerpflichtig. Dass in diesem Fall die Hotelkosten dann 2/3 zu 1/3 aufgeteilt werden, also der Arbeitgeber nicht die private Woche im Hotel erstattet, versteht sich von selbst.

Anders sieht es allerdings aus, wenn der Arbeitnehmer seine Urlaubswoche vor den betrieblich bedingten Auslandsaufenthalt legt: Dann würde im vorliegenden Fall 1/3 der Flugkosten als privat bedingt eingestuft. Ein Blödsinn im System zwar, aber man muss im Steuerrecht leider auch blödsinnige Vorschriften beachten, sonst kann es teuer werden.