Flottenoptimierung auf einen Klick

Fahrzeuge bestellen, Rechnungen sowie Belege erfassen und überprüfen, Termine im Auge behalten und Kosten auswerten – das sind nur einige Beispiele für typische Aufgaben, die im Zusammenhang mit einem Fuhrpark anfallen. „Bei einigen wenigen Fahrzeugen fällt der Überblick über fahrzeugbezogene Kosten, Termine, Verträge und Dienstleistungen noch leicht, aber schon ab zehn Fahrzeugen geraten wichtige Fakten häufig ins Hintertreffen. Durch moderne Fuhrparkmanagementsoftware wie FleetCARS bekommt der Flottenverantwortliche die Möglichkeit, per Knopfdruck alle wichtigen Daten abzurufen – inklusive verschiedenster Analysen. Auf diese Weise lassen sich häufig unerkannte Kostenoptimierungspotenziale aufdecken und gezielte Maßnahmen ableiten“, erläutert Gerhard Künne, Sprecher der Geschäftsführung der Volkswagen Leasing GmbH.

Bei der Auswahl der geeigneten Softwarelösung sollte sich der Fuhrparkmanager zunächst jedoch im Klaren sein, mit welcher Art des Fuhrparks er es zu tun hat. Handelt es sich beispielsweise um eine voll geleaste Unternehmensflotte, womöglich noch im Full-Service-Leasing, sollte der erste Blick des Fuhrparkverantwortlichen in die Richtung der gelegentlich sogar ohne Aufpreis erhältlichen webbasierten Auswertungstools des Leasinganbieters gehen. Denn oft sind hier schon spezifische Schnittstellen zu Leasingmodulen integriert, welche den Aufwand bei der Fuhrparkverwaltung auf ein Minimum reduzieren. Hingegen sind in der Regel herstellerunabhängige Softwarelösungen die einzige Möglichkeit für die Verwaltung von Kauffuhrparks oder auch Flotten mit vielen Spezialfahrzeugen, da sie aufgrund ihrer Bauweise spezifisch auf unternehmenseigene Besonderheiten eingehen: „Ein großer Vorteil von comm.fleet zeigt sich in ihrem modularen Aufbau, welcher dem Kunden die freie Wahl lässt, sich genau die Lösung, die exakt an die speziellen Bedürfnisse seiner Flotte ausgerichtet ist, zusammenzustellen“, führt Lavinio Cerquetti, Vorstand der community4you AG, aus. Doch nicht immer weist der Fuhrpark ausschließlich eine Finanzierungsform auf, sondern besteht aus geleasten sowie gekauften Fahrzeugen: Optimal ist im Falle eines Mischfuhrparks sicher eher die unabhängige Kaufsoftware, da sie mit der Fülle an Tools nicht nur auf die Besonderheiten im Leasingumfeld, sondern zugleich auch des Kauffuhrparks eingeht. Im Mittelpunkt der Überlegung, ob die unabhängige oder die Fuhrparkmanagementsoftware des Leasinggebers im Mischfuhrpark Anwendung findet, sollte jedoch die Frage stehen, wohin der künftige Weg des Fuhrparks gehen soll – in Richtung Kauf oder in Richtung Leasing.

Steht einmal die Art des Fuhrparks fest, sollte als nächster Schritt die Analyse des Funktionsumfanges der möglichen Softwarelösungen folgen. So kann eine herstellerunabhängige Software meist ohne Probleme an die Gegebenheiten des Unternehmens angepasst werden. Im Gegensatz dazu ist eine anbietergebundene Software zwar oft kostengünstiger, orientiert sich aber bei der Anforderungsstruktur an der Masse und geht dabei selten auf individuelle Bedürfnisse des Bedieners ein. Gerade dies sollte in Anbetracht der nicht unkomplizierten Datenübernahme in ein neues Auswertungssystem beachtet werden.

Wichtige Entscheidungskriterien
Grundsätzlich gilt: Eine Fuhrparkmanagementsoftware soll den Flottenverantwortlichen bei der Arbeit unterstützen und entlasten, denn nur so lassen sich Einsparpotenziale generieren. Daher liegt das Hauptaugenmerk zunächst auf der Benutzerfreundlichkeit der Anwendungen. Zwar ist dieses Kriterium bei der Entscheidung essentiell, aber nicht für den Fuhrparkbeauftragten nach objektiven Kriterien zu testen. So bleibt hier nur die Möglichkeit, sich eine Testversion zu beschaffen und diese gemäß der eigenen Ansprüche genau unter die Lupe zu nehmen. Die Kernaussage liegt dabei auf „genau unter die Lupe nehmen“, denn gerade die Zeit, die hier durch einfachere Prozesse eingespart wird, kann sich unter Umständen mehrfach in der Praxisarbeit addieren.

Dabei lassen sich die Einsparpotenziale auf drei unterschiedliche Bereiche zurückführen: Entlastung des Fuhrparkmanagements bei Routinetätigkeiten, Zusammenführung von Daten in einem einheitlichen System sowie die Vereinfachung von Prozessen. Ein Schwerpunkt bei der Fuhrparkverwaltung ist sicherlich die Terminüberwachung. Hier kann ein effizientes Fuhrparkmanagementsystem dazu beitragen, den Flottenverantwortlichen nachhaltig zu entlasten. So unterstützt beispielsweise die automatische Benachrichtigung von Fahrern das Fuhrparkmanagement und sorgt zugleich für eine reibungslose Interaktion mit allen beteiligten Parteien. Insbesondere aufgrund der rechtlichen Situation bei den Führerscheinkontrollen ist die Protokollierung der gesamten Kommunikation unerlässlich – Stichwort Halterhaftung.

Zusätzlich kann der Fuhrparkverwalter durch die Einhaltung von Wartungsterminen und die optimale Ausnutzung von Garantiezeiten die Kosten weiter senken. Neben diesem Schwerpunkt kann die Zusammenführung von Daten in einem einheitlichen System weitere Einsparpotenziale aufdecken. Heute ist die konsolidierte Kostenkontrolle neben der elektronischen Fahrzeugakte eine Kernfunktion einer modernen Fuhrparksoftware. Sie bildet die Grundlage für eine Gesamtkostenbetrachtung auf Basis von Fahrzeug, Kostenstelle oder Lieferant. Durch den Import und die Analyse von Rechnungsdaten aller Lieferanten erhalten Fuhrparkverantwortliche aussagekräftige Zahlen, die sie bei Entscheidungen hinsichtlich Beschaffung und Verwertung unterstützen.

Nicht zuletzt trägt die Vereinfachung von Prozessen dazu bei, den Aufwand und die aufgewendete Zeit zu minimieren, wodurch wiederum Kosten gesenkt werden können. So sorgt die Anbindung von Personen oder auch anderen Systemen an die Flottenverwaltungssoftware für eine schnellere Kommunikation und einen sicheren Datenaustausch. Beispielsweise kann das Fuhrparkmanagementsystem für eine Meldung des geldwerten Vorteils an die Lohnbuchhaltung auf die Stammdaten des Fahrers (bei personengebundenen Fahrzeugen) oder auf ein elektronisches Fahrtenbuch zurückgreifen. Diese Informationen werden regelmäßig per Schnittstelle an das Personalwesen übergeben. Der vollautomatische Prozess bindet somit keine Ressourcen und bietet eine hohe Verlässlichkeit hinsichtlich der Korrektheit der Daten.

Neben diesen Grundaufgaben ist sicherlich der Funktionsumfang ein wichtiges Kriterium bei der Wahl. Hier gilt: Je mehr eine Software kann, desto eher ist der Fuhrparkverantwortliche für alle Eventualitäten gerüstet. Ist beispielsweise eine unternehmenseigene Car Policy nicht hinterlegt, verursacht das im Tagesgeschäft einen Mehraufwand.

Überhaupt sind Schnittstellen sowohl für den Import von Daten anderer Tools – wie Tankkarten- oder Reifenanbieter – sowie Schnittstellen zur Unternehmenssoftware, beispielsweise SAP, zu empfehlen: Hier wird richtig Zeit gespart, sind die Verknüpfungen erst einmal gemacht. Andererseits kann ein Zuviel an Funktionen auch dazu führen, dass man viel Zeit mit unnötigen Tools verschwendet oder eine – womöglich teure – Software kauft, um dann hinterher doch nur zehn Prozent der Funktionen zu nutzen. „Die Relevanz der Schnittstellen richtet sich dabei nach den Einsatzmöglichkeiten. Die Personenund Fahrzeugstammdaten beziehungsweise die Vertragsverwaltung sind dabei die wichtigsten permanent zu aktualisierenden Daten. Ebenso Abrechnungsdaten, also faktisch Reisedaten sowie laufende Nutzungsdaten, die zum Beispiel aus elektronischen Fahrtenbüchern oder stationsbasierten Informationen kommen und nach Fahrtart – ob dienstlich oder privat – automatisch an ERP-Systeme übergeben werden“, erklärt Peter Vogel, Senior Sales Manager Fuhrpark und Mobilität bei der KEMAS GmbH.

Insgesamt zeigt sich jedoch, dass der Preis tatsächlich relativ ist: Gesparte Zeit im Tagesgeschäft, bessere Auswertungen, die Missverhältnisse bei Reifen-, Werkstattkosten oder bei Tankvorgängen einfach aufzeigen, sind mehr wert, als ein paar gesparte Euros in der Einmalinvestition.

Reporting-Tools der Leasinggeber
Wie bereits erwähnt, eignen sich die Softwarelösungen der Leasinggesellschaften vor allem dann, wenn alle oder zumindest ein Großteil der Leistungen über den Leasinggeber bezogen wird. Das liegt insbesondere darin begründet, dass die anbietergebundenen Fuhrparkmanagementsoftwares bereits Schnittstellen zu den einzelnen Teilbereichen, wie Tankkarten, Wartung und Service sowie Fahrzeugkonfigurator, integriert haben. Damit lassen sich auf der einen Seite die Kosten für die Software beim Leasingnehmer auf ein Minimum reduzieren, da diese auf viele Parteien umgelegt werden können, aber auf der anderen Seite geraten unternehmensspezifische Besonderheiten dabei ins Hintertreffen.

Im Vergleich zu den herstellerunabhängigen Softwarelösungen bieten einige Leasinggesellschaften Online-Konfiguratoren und -Kalkulatoren an, die es den dienstwagenberechtigten Fahrern erlauben, ihre Wunschfahrzeuge gemäß Car Policy zusammenzustellen und zu bestellen. Und genau in diesem Punkt liegt ein großer Vorteil der Softwarelösungen von Leasingunternehmen, denn im Fahrzeugkonfigurator ist nicht nur die Car Policy hinterlegt, sondern zugleich erhält der Nutzer Informationen zu monatlichen Raten und dem geldwerten Vorteil. Auf dieser Informationsgrundlage gestaltet sich eine spätere Freigabe durch den Vorgesetzten einfacher. Zusätzlich ermöglicht nahezu jede Software, fahrzeugbezogene Daten aus den eigenen Leasingverträgen in die Fuhrparkmanagementsoftware automatisch zu integrieren.

Herstellerunabhängige Software
In unserer Auswahl der unabhängigen Softwarelösungen stellen wir über ein Dutzend Anbieter gegenüber. Wie breit gefächert dieser Markt ist, wird schon durch die Unterschiede in der Preisgestaltung aufgezeigt: So locken einige Anbieter auf der einen Seite mit einem Pauschalpreis für ihre Softwarelösung. Bei anderen Anbietern hingegen errechnet sich der Grundpreis für das Softwarepaket anhand der Fuhrparkgröße, der enthaltenen Arbeitsplätze sowie des Funktionsumfanges.

Wichtiger als der Preis ist jedoch die Funktionalität der Software. Gerade in Anbetracht des subjektiven Eindrucks sowie der Benutzerfreundlichkeit ist die Bereitstellung einer Testversion hier besonders lobenswert. Mit einigen Ausnahmen sind alle aufgeführten Programme lokal zu installieren. Daneben ist es mittels webbasierten Zugriffs aber auch möglich, den Fuhrpark von jedem Ort auf der Welt zu verwalten.

Neben der Möglichkeit, alle kleinteiligen Kosten zu erfassen und auszuwerten, zählt zu den essentiellen Entscheidungskriterien für eine bestimmte Softwarelösung die Spezialisierung des Angebotes. Beispielsweise bietet InNuce ein separates Abrechnungsprinzip an: „Zahlreiche Funktionen und die Integration mit automobilen Dienstleistern, die eigentlich nur für große Fuhrparks rentabel sind, sind mithilfe von FleetScape IP und dem ‚pay per use‘-Prinzip nun für jede Flottengröße über das Internet zugänglich“, erklärt Dirk Zieschang, Gesellschafter der InNuce Solutions GmbH.

Angesichts einer zunehmenden Internationalisierung und geografischen Verteilung des Fuhrparks wird ein zentrales Flottenmanagement immer wichtiger: „Eine konsequente Einhaltung strengerer Gesetzgebung bezüglich der CO₂-Emissionen, Verbrauchswerte et cetera – unter Berücksichtigung unterschiedlicher Auslegung in verschiedenen Ländern – und Flotten, die sich zunehmend stärker diversifizieren und geografisch verteilen, ist ohne entsprechende Fuhrparkmanagementsoftware kaum noch zu bewältigen“, gibt Paul Verkinderen, Sales Director Europe von Chevin Fleet Solutions, zu verstehen.

Insgesamt betrachtet bieten herstellerunabhängige Softwarelösungen schon von Haus aus ein breites Spektrum nützlicher Funktionen an. Dies beginnt nicht zuletzt bei den zahlreichen Auswertungstools, den Schnittstellen zu anderen Programmen oder der Einflechtung einer unternehmensinternen Car Policy. Doch viel wichtiger für dieses Segment ist die Möglichkeit der Individualisierung. „Als spezialisierter Flottendienstleister bieten wir eine sehr breite Dienstleistungspalette und damit ganzheitliches Fuhrparkmanagement an. Dies führt Jahr für Jahr zu erheblichen Kosteneinsparungen und hilft dem Flottenverantwortlichen, sich auf die wesentlichen Aufgaben zu konzentrieren. So sparen Kunden bei e-flotte rund 30 bis 40 Prozent der Kosten in den Bereichen ‚vermeidbare Kosten‘, ‚zu hohe Schadenkosten‘ und zusätzlich vermeiden sie Risiken mangels ungenügender Halterhaftungssysteme“, fasst Thomas Krüger, Geschäftsführer der Technology Content Services GmbH, zusammen.

Webbasierte Softwarelösungen und Apps
Schon heute wollen viele Fuhrparkmanager ihre Flotte auch von unterwegs steuern. Eine webbasierte Software hat dabei viele Vorteile gegenüber den klassischen servergebundenen Lösungen: „Für den Zugriff auf die Software genügen ein Browser und gegebenenfalls eine Internetverbindung. Das macht flexibel. Dazu kommt der geringe Administrationsaufwand. Webbasierte Lösungen können zentral gepflegt und müssen nicht auf jedem Rechner einzeln installiert werden. Deshalb ist da, wo mehrere Nutzer auf die Software zugreifen, eine webbasierte Lösung vorteilhaft“, weiß Michael Velte, Geschäftsführer der Deutsche Leasing Fleet GmbH, zu berichten.

Jedoch zeigt sich insbesondere im Umfeld von Großkunden, dass aufgrund von IT-Sicherheitsbedenken und Datenschutzrichtlinien das Interesse an einer universell erreichbaren Plattform derzeit noch wenig ausgeprägt ist. Daher bietet beispielsweise Carano die Möglichkeit an, mobile Teillösungen oder Apps in sinnvoller Weise – auch in bereits bestehende Systeme – einzubinden: „So zum Beispiel ein Web-Frontend für die Buchung von Poolfahrzeugen durch die Fahrer oder die Nutzung einer App mit allen relevanten Informationen für die Fahrer rund um das Fahrzeug. Wir sind sicher, dass dieser ‚Trend‘ weiter wachsen wird und die Unternehmen weitere Lösungen suchen, die die Kommunikation mit dem Fahrer erleichtern“, erklärt Matthias von Tippelskirch, Geschäftsführer der Carano Software Solutions GmbH.

„Hohen Stellenwert haben Apps vor allem bei der Unterstützung von Dienstwagennutzern, die in der Regel häufig unterwegs sind. Hier können Apps wie ‚LeasePlan Mobil‘ wichtige Service-Hotlines mit Click-to-Call zur Verfügung stellen oder auch mittels GPS-Lokalisation nächstgelegene Servicepartner für Wartung und Service, Reifen, Glas- oder Unfallreparatur anzeigen“, so Gunter Glück, Geschäftsleitung Vertrieb und Kundenbetreuung bei LeasePlan Deutschland GmbH.

Der mobile Zugriff auf Fuhrparkdaten wird immer wichtiger, was sich auch in den Anforderungen der Kunden widerspiegelt. Allerdings sollten moderne Fuhrparkmanagementsysteme weitaus mehr Möglichkeiten bieten, als nur den Fahrzeugbestand bereitzustellen. Insbesondere durch die Einbeziehung von Fahrern und externen Partnern, wie Lieferanten und Zulassungsdiensten, ergeben sich beachtliche Einsparpotenziale.

Zusätzliche Softwarelösungen
Als letzten Punkt betrachten wir spezialisierte Softwarelösungen, denn nicht jeder Fuhrpark ist auf eine Softwarekomplettlösung angewiesen. Oftmals reicht es, dass langwierige und kostspielige Prozesse durch eine Software optimiert werden. Beispielsweise sieht Ametras die größten Potenziale in der Automatisierung des Fuhrparkbetriebes, der Senkung der Fuhrparkkosten und der Generierung von Mehrwert für die Nutzer der Fahrzeuge: „Ein möglicher Ansatz ist beispielsweise die Nutzung der Fahrzeuge in einem Corporate-Carsharing-Pool. Der Pool wird durch die Fuhrparkmanagementsoftware rund um die Uhr automatisiert betrieben. Durch einen schlüssellosen, barrierefreien Zugang zum Fahrzeug, zum Beispiel über Smartphone oder RFID, wird eine flexible individuelle Mobilität ‚on Demand‘ ermöglicht. Intelligente Planungsalgorithmen disponieren die im Pool verteilt genutzten Fahrzeuge. Dadurch wird eine hohe Auslastung der Fahrzeuge garantiert und dadurch geringere Flottenkosten sichergestellt. Ametras stellt mit AMS (Ametras Mobility Service) eine universelle Softwareplattform für alle Aspekte der Mobilität zur Verfügung, welche unter anderem auch Corporate Carsharing beinhaltet“, erklärt Klaus Heller, Geschäftsführer der Ametras rentconcept GmbH.

Hingegen setzt man bei netcar24 ganz auf das Flottenremarketing und bietet mit d-fleet eine Fuhrparkmanagementlösung an, die den kompletten Prozess von der Aussteuerung bis zum Abtransport lückenlos abbilden, überwachen und steuern kann. Dabei kommen unter anderem leistungsfähige Fahrzeugmanagement-Tools zur Verarbeitung und Verwaltung großer Fahrzeugbestände inklusive aller Zusatzinformationen und Dokumente, ein integriertes Multi-Channel- Managementsystem, welches die individuelle Zuweisung von Einzelfahrzeugen, Fahrzeugpaketen oder ganzen Flotten an jeden beliebigen Online- Vertriebskanal erlaubt, sowie das After-Sales- Management, womit sich die nach dem Verkaufszuschlag anfallenden Aufgaben direkt aus dem System heraus steuern und überwachen lassen, zum Tragen.

So kann der Einsatz von spezifischen Softwarelösungen schon im Kleinen Einspar- und Optimierungspotenziale im Fuhrparkalltag offenlegen. Gerade bei kleinen Flotten, die oft noch per Hand verwaltet werden können, ist der Einsatz einer Software-Komplettlösung aus Kostengründen meist unnötig.