Sparmöglichkeiten

Warum prüfen?
Im Laufe eines Jahres sammeln sich viele verschiedene Rechnungen an, auf denen nicht immer der korrekte Betrag abgerechnet worden ist. Daher lohnt es sich, noch einmal genauer nachzusehen und die Abrechnungen und Kostenvoranschläge auf ihre Richtigkeit zu überprüfen: Sind beispielsweise die Wartungsreparaturen nach Herstellervorgaben durchgeführt worden, ist der Kostenvoranschlag korrekt, oder sind die Arbeitszeiten und die Ersatzteile richtig berechnet worden? Je größer die Flotte, desto mehr Rechnungen sind dahingehend zu prüfen.

Dennoch heißt dies nicht, dass nur für Großfuhrparks mit mehreren Hundert Fahrzeugen eine externe Rechnungskontrolle sinnvoll sein kann. Denn auch kleinere und mittlere Unternehmen müssen erst einmal für eine professionelle Rechnungsprüfung die dafür nötige Personalstärke aufbringen. Darüber hinaus sollten diese Mitarbeiter ein gewisses technisches Grundverständnis besitzen sowie einen Zugang zu den exakten herstellerkonformen Fahrzeugdaten haben, um beispielsweise eine Werkstattrechnung fachlich kompetent zu prüfen. Eine gründliche Rechnungskontrolle erfordert demnach eine umfangreiche Recherchearbeit und ein entsprechendes Know-how. Dennoch ist eine solche Arbeit in der Regel die Mühe wert, da meist erhebliche finanzielle Einsparpotenziale aufgetan werden können.

Outsourcing
Größere Erfolgschancen haben spezialisierte Flottendienstleister, die auf umfangreiche Erfahrungen und Kenntnisse zurückgreifen können. Die Anbieter einer Rechnungsprüfung verfügen neben einer systematisierten Vorgehensweise und entsprechenden Datenbanken auch über ein Expertenteam aus Kfz-Sachverständigen, Betriebswirtschaftlern, Juristen und IT-Fachleuten, auf das sie zurückgreifen können. Die Entscheidung, die Rechnungskontrolle an einen externen Anbieter abzugeben, hängt letztlich davon ab, wie groß die möglichen Einsparungen sind. Die Kosten für das Outsourcing sollen schließlich nicht die Ersparnis aufwiegen. Wer jedoch plant, eine weitreichende Rechnungsprüfung vorzunehmen, entscheidet sich meist, aufgrund der hohen Recherchekosten, für einen externen Dienstleister.

Die Einsparmöglichkeiten trotz der Kosten für einen zusätzlichen Dienstleister sind oftmals größer, als man vielleicht erwartet. So erklärt Philipp Haac, Leiter Fleet Control bei der Control€xpert GmbH: „Neben prozessualen Vorteilen durch Zeitersparnis, strukturierte und buchungsfertige Datensätze liegen die Einsparungen durch die fachliche Prüfung nicht selten bei über zehn Prozent der Rechnungssumme.“ Darüber hinaus werden durch die Abgabe der Überprüfung Kapazitäten im Unternehmen frei, die wiederum für die Durchsetzung von Garantie- und Kulanzansprüchen oder Ähnlichem genutzt werden könnten.

Bei der Wahl eines passenden Dienstleisters sollte das Unternehmen auf verschiedene Aspekte, wie zum Beispiel eine digitale Kommunikation oder eine Schnittstelle zum unternehmensinternen Fuhrparkmanagement-System, achten, damit hier keine Prozessverzögerungen eintreten. Bei der elektronischen Rechnungsprüfung sollten neben den Werkstattkonditionen und einer Plausibilisierung anhand der Fahrzeughistorie Herstellervorgaben beispielsweise bezüglich der Füllmengen oder Ähnlichem hinterlegt werden können, um somit ein exaktes Regelwerk zur Prüfung der Kostenvoranschläge und Rechnungen zu haben.

Einsparpotenziale
Schon bevor die eigentliche Rechnung im Postfach liegt, ergeben sich Möglichkeiten, eventuelle Mehrausgaben zu verhindern, indem beispielsweise der Kostenvoranschlag genau überprüft wird. Daher ist es besonders wichtig, bereits vor Auftragsbeginn von Karosserie-, Reparaturund Wartungsaufgaben den Kostenvoranschlag der jeweiligen Werkstatt unter die Lupe zu nehmen. „Zu diesem Zeitpunkt ist das Fahrzeug noch nicht repariert, und der Handlungsspielraum und damit die Einsparungen sind in aller Regel größer. Für alle Beteiligten hat die Überprüfung eines Kostenvoranschlags den Vorteil, dass die Freigabe verbindlich ist und Prozesse wie Reklamationsmanagement und Mahnwesen ausbleiben“, weiß Philipp Haac zu berichten. Dadurch lässt sich nicht nur bares Geld sparen, auch die Zusammenarbeit mit den Werkstätten wird durch eine systematische Prüfung der Kostenvoranschläge und Rechnungen verbessert, da viele Punkte einfach von vorneherein geklärt werden können. Neben den Rechnungen für Reifen, Wartungs- und Reparaturkosten prüfen manche Anbieter auch Schadenprozesse. Dabei werden sowohl Kostenvoranschläge, Gutachten als auch Reparaturrechnungen geprüft. Allen Kontrollen liegen die Herstellervorgaben zugrunde.

Digitale Prozesse
Neben den Einsparungen, durch Vermeidung überhöhter Rechnungen, kann der gesamte Abwicklungsprozess durch eine Übermittlung buchungsfertiger elektronischer Datensätze verschlankt werden. So hält beispielsweise der Flottenspezialist expert automotive GmbH für die Rechnungsprüfung Schnittstellen zur jeweiligen Buchhaltungssoftware und dem Fuhrparkmanagementsystem des Unternehmens bereit. Viele Dienstleister ermöglichen den Flottenkuunden eine Übermittlung von strukturierten, buchungsfertigen Datensätzen, wodurch bei Flottenbetreibern eine vollständig automatisierte Verarbeitung der Zahlung realisiert wird. Darüber hinaus erlauben die elektronischen Daten auf der Einzelpositionsebene ein sehr umfangreiches Reporting, da selbst Papierrechnungen digitalisiert werden. Auf dieser Grundlage kann dann ein kundenindividuelles Reporting bis auf das einzelne Fahrzeug, die Werkstatt oder die Baugruppe durchgeführt werden.

Digitale Prozesse in diesem Feld ermöglichen einen schnelleren und genaueren Prozessablauf, so berichtet Philipp Haac: „Als Kommunikationspartner zwischen Werkstatt, Flotte und Versicherung haben wir uns mit dem PostMaster® etabliert.“ Die Vorteile lägen demnach nicht nur bei den Flottenbetreibern, sondern auch auf der Werkstattseite durch die standardisierten Prozesse mit Großkunden, verbindliche Reparaturfreigaben und eine beschleunigte Bezahlung. Neben der Automatisierung der Vorgänge können die Kontrollexperten über umfangreiche Datenbanken auch auf Erfahrungswerte bezüglich Zubehör oder Werkstattkosten zurückgreifen.

Interne Lösung
Doch nicht jedes Unternehmen möchte sich gerne einen Dienstleister für die Rechnungsprüfung ins Haus holen. Wer als Unternehmer seine Rechnungen prüfen möchte, ohne dafür einen externen Rechnungsprüfer anzufragen, kann mithilfe verschiedener webbasierter Softwareprodukte eine genaue Rechnungsprüfung durchführen. Ein Anbieter dieser Softwarelösungen ist beispielsweise TecAlliance mit TecAudit. Hier kann der Fuhrparkverantwortliche selbst eine Rechnungsprüfung vornehmen, muss allerdings die erforderliche Zeit für eine Prüfung selbst aufbringen. Interessant ist diese Lösung vor allem für kleine Fuhrparks mit wenigen Fahrzeugen, weil dann die Zahl der anfallenden Rechnungen überschaubar bleibt.

Fazit
Die externe Rechnungsprüfung sollte nicht als Kostenfaktor, sondern als Prozess- und Kostenoptimierung verstanden werden. Denn nicht allein die direkten Einsparungen durch eine papierlose Verarbeitung und die Vermeidung überhöhter Reparaturkosten kommen hier zum Tragen, sondern auch eine mittel- bis langfristige Verbesserung von Wartungsprozessen durch eine engere Zusammenarbeit mit den Werkstätten bereits beim Kostenvoranschlag.

Für kleine Fuhrparks mit wenigen Fahrzeugen macht eine professionelle Rechnungskontrolle ebenso Sinn wie bei den großen Flotten. Allerdings ist hier genau zu überlegen, ab wann ein externer Dienstleister in Anspruch genommen werden sollte oder ob nicht vielleicht doch die Kapazitäten für eine interne Prüfung in Kombination mit einer entsprechenden Softwarelösung vorhanden sind.