Zunehmend komplex

Das alles ist schon mit fünf Autos im Kopf kaum mehr zu schaffen, vielleicht aber mit einfachen Wiedervorlagesystemen. Doch je größer der Fuhrpark ist oder wird, desto dringender sollte der Flottenverantwortliche (ja, mit dem Job geht eine große wirtschaftliche und auch juristische Verantwortung einher!) ernsthaft darüber nachdenken, mit der Zeit zu gehen und das Erinnern an wichtige Termine jemandem zu überlassen, der niemals etwas vergisst: dem Computer.

Die entscheidende Frage dabei ist: Auf welches System oder welche Systeme setze ich? Und suche ich ein integriertes System, das die gesamte Prozesskette von der Fahrzeugbeschaffung und Einsteuerung bis zur Rückgabe beziehungsweise dem Verkauf beinhaltet, oder picke ich mir nur die kritischsten Bereiche heraus und nutze dafür Spezialsoftware – sei es frei auf dem Markt gekaufte oder jene von den ohnehin vorhandenen Dienstleistern wie von Leasinganbietern oder Tankkartenanbietern on top angebotene Systeme. Alternativ kann man natürlich auch eine eigene, inhouse entwickelte Lösung verwenden.

Letzteres bevorzugen gemäß unserer letzten Online-Umfrage (Seite 80) immerhin die Hälfte aller Fuhrparkleiter. Wahrscheinlich nicht zuletzt deshalb, weil diese eigene Softwarelösung mit dem Unternehmen gewachsen ist und ein Import in ein neues Programm aufwendig, wenn nicht gar unmöglich wäre – von dem Erlernen der dann neuen Funktionsweisen einmal ganz abgesehen. Dafür nämlich fehlt vielen Fuhrparkleitern nicht nur die Zeit, sondern schlicht auch die Motivation. Was nicht weiter tragisch ist, solange alles funktioniert und die Kosten in den Vorgaben sind. Allerdings profitiert das Unternehmen dann nicht von den zahlreichen Erfahrungen anderer Fuhrparks, die in großen Softwarelösungen integriert sind. Generell wird die Verwaltungssoftware in Unternehmen ohnehin nicht gern gewechselt: Bei 88 Prozent der befragten Fuhrparkleiter ist der letzte Software- Austausch schon über fünf Jahre her.

Für viele beliebte Einzelfunktionen, die eine große Flottenverwaltungssoftware bietet, gibt es als Ersatz auch gute Teillösungen. Für die juristisch sinnvolle und notwendige regelmäßige Führerscheinkontrolle beispielsweise finden Sie ab Seite 83 eine Auswahl von acht Anbietern, die sich auf diese wichtige Funktion spezialisiert haben. Auf welche Art die Fahrerlaubnisse der Mitarbeiter regelmäßig kontrolliert werden sollen, ist dabei schon wieder fast „Glaubenssache“. Ob mit Barcode, Prüfsiegel oder durch persönliche Vorlage: Wichtig ist nur, dass die Prüfung zuverlässig erfolgt, kein Fahrer durch das Prüfraster schlüpft und vor allem, dass der gesamte Prozess zuverlässig dokumentiert ist. Denn geprüft haben allein hilft im Falle eines Falles noch nicht weiter.

Die professionelle Verwaltung und Auswertung von Tankkarten hingegen wird in aller Regel von den Anbietern dieser Tankkarten angeboten. Wer eine komplette Softwarelösung über alle Fuhrparkprozesse nutzt, muss eigentlich nur noch darauf achten, dass die Schnittstellen passen, um alle Daten und Reportings der Tankkartenanbieter verlustfrei und ohne großen Aufwand in das eigene System speisen zu können.

Am beliebtesten gemäß unserer Online-Umfrage ist die Auslagerung der Terminverwaltung für TÜV, AU und UVV an eine Softwarelösung. Dies bieten oft auch die Leasinganbieter an und ist in fast jeder verfügbaren Software integriert.

Ebenfalls ganz vorn auf der Agenda der Fuhrparkleiter ist die oft lästige und zeitfressende Rechnungskontrolle. Auch hierfür gibt es schon seit Längerem professionelle Anbieter, damit der Flottenmanager gar nicht erst das interne Knowhow und die notwendigen Prozesse aufbauen muss (Seite 68). Denn wer kennt sich schon mit den konkreten Herstellervorgaben für Inspektion, Service und Ersatzteile sowie den dafür anzusetzenden Zeiteinheiten aus? Einsparpotenziale im zweistelligen Bereich sind hier drin, vor allem, wenn bereits im Vorfeld die Kostenvoranschläge mitgeprüft werden und der gesamte Prozess elektronisch abläuft – denn es gilt ja bei der Verwaltungsoptimierung vor allem, händischen Papierkram zu vermeiden.

Fahrtenbücher werden in der Praxis zwar viel seltener genutzt als die weniger komplizierte und steuerlich einfachere – aber dafür mitunter deutlich teurere – sogenannte Ein-Prozent- Regelung. Wer sich jedoch entschlossen hat, seinen Dienstwagenfahrern diese Möglichkeit einzuräumen, sollte auf ein möglichst professionelles System zugreifen. Denn hier gilt es nicht nur, händische Verwaltung zu minimieren und die Einbindung in die Lohnbuchhaltung möglichst zu automatisieren. Viel wichtiger ist fast noch, dass das ausgewählte Fahrtenbuch einer steuerlichen Betriebsprüfung standhält. Denn sonst kann es – für mehrere Jahre rückwirkend – böse Überraschungen und teure Nachzahlungen geben. Von der komplizierten Frage einmal abgesehen, wer dann für die Mehrkosten aufzukommen hat. Eine Übersicht über eine Vielzahl elektronischer Fahrtenbücher finden Sie daher in unserem Special ab Seite 77.

Die Königsdisziplin in der Flottenverwaltung ist aber nach wie vor die voll integrierte Softwarelösung „von A bis Z“. Daher füllt dieses Thema auch den größten Teil unseres Specials (ab Seite 70). Unterschieden haben wir in unserem Vergleich ausgewählter Programme zwischen Lösungen von Leasinganbietern sowie herstellerunabhängiger Software, die sich vor allem – aber nicht nur – für die Verwaltung von Misch- und Kauffuhrparks empfiehlt.