Prüfungspflicht

Der halterverantwortliche Fuhrparkleiter ist verpflichtet, die Fahrerlaubnis eines jeden Dienstwagenfahrers mehrfach im Jahr zu überprüfen. Dabei reicht es nicht aus, wenn er sich die Fahrerlaubnis einfach zeigen lässt, er muss eine rechtssichere Dokumentation der Führerscheinkontrolle erstellen. Ansonsten haftet das Unternehmen und letztlich auch der Fuhrparkverantwortliche, sollte ein Dienstwagenfahrer ohne Fahrerlaubnis unterwegs sein. Eine ordentliche Überprüfung der Fahrlizenz ist also auch im Interesse des Unternehmens wichtig. Prinzipiell kann dabei zwischen einer manuellen und einer elektronischen Prüfung unterschieden werden. Die manuelle Prüfung mit einem vorgefertigten Bogen ist etwas verwaltungsaufwendiger als ein elektronisches Prüfverfahren und kommt meist nur in kleinen Flotten zum Einsatz. Vor allem, weil sich der Fuhrparkleiter ein effektives Wiedervorlagesystem schaffen muss, damit er eine Übersicht über den Prüfstatus der einzelnen Dienstwagenfahrer hat. Je größer die Flotte, desto schwieriger wird es hier, den Überblick zu behalten, wer wann geprüft worden ist, und welche Kontrolle noch aussteht. Damit entsteht ein hoher zeitlicher Aufwand, ganz zu schweigen von dem wachsenden Papierberg und den eventuell auftretenden zwischenmenschlichen Spannungen, die bei der wiederholten Nachfrage nach der Fahrerlaubnis entstehen können.

Öffentlich oder nicht?
Wie in vielen anderen Bereichen des Flottenmanagements kann ein gezieltes Outsourcing hier Abhilfe schaffen. Viele Flottendienstleister haben sich auf eine elektronische Führerscheinkontrolle spezialisiert und können den Prüfprozess automatisieren. In den letzten Jahren haben sich verschiedene Kontrollsysteme etabliert. Diese können grob in öffentliche und nichtöffentliche Prüfsysteme unterschieden werden. Bei öffentlichen Systemen kann der Dienstwagennutzer seinen Führerschein beispielsweise bei einer Tankstelle oder dem Besuch in der Werkstatt prüfen lassen. Dazu muss nur der mit einem rechtssicheren Siegel beklebte Führerschein innerhalb einer festgelegten Frist an das entsprechende Lesegerät gehalten werden. Der Fuhrparkleiter bekommt anschließend eine automatische Mitteilung über die dokumentierte Prüfung beziehungsweise im Falle einer ausbleibenden Prüfung eine Erinnerungsmeldung. Dieses Kontrollsystem nutzt das Stationsnetz verschiedener Kooperationspartner und verbindet somit die Führerscheinüberprüfung mit einem anderen Service. Beispielsweise kann die Führerscheinkontrolle der e-flotte mit dem Reifenwechsel bei einer Euromaster-Filiale verbunden werden. Auch die Zusammenlegung sonstiger Aufgaben mit der Führerscheinkontrolle ist eine zunehmend beliebte Variante, so berichtet Stephan A. Hiepler, Geschäftsführer Hiepler+Partner GmbH: „Die aktuell beliebteste Kombination ist die UVV und die Führerscheinkontrolle. Beide Kontrollen können mit dem gleichen Basissystem abgewickelt werden.“

Bei einem nicht öffentlichen System ist die Umsetzung der Kontrolle unternehmensintern geregelt. Das heißt, dass eine entsprechende Lesestation im Unternehmen aufgestellt ist, an der die Fahrerlaubnis kontrolliert werden kann. Hier gibt es unterschiedliche Systeme und Vorgehensweisen. Neben einem Siegelchip oder einem Hologramm-Barcode auf dem Führerschein, der vor ein Lesegerät gehalten werden muss, gibt es mittlerweile auch ein System, das vollständig auf die Beklebung der Fahrerlaubnis verzichtet. Der Flottensoftware-Spezialist Hiepler bietet beispielsweise ein Modul an, das mithilfe eines speziellen Scanners den Führerschein ohne ein entsprechendes Siegel erkennt. Damit entfällt das aufwendige Aufbringen eines Aufklebers. Der Scanner wertet darüber hinaus auch die Rückseite des Führerscheins aus und ermöglicht somit eine einfache Überprüfung der befristeten Führerscheinklassen. Sowohl bei öffentlichen als auch bei nicht öffentlichen Systemarten kann jeder Führerschein kontrolliert werden, und alle Anbieter ermöglichen eine Integration in ein Fuhrparkmanagementprogramm. Darüber hinaus bieten viele Dienstleister neben einem öffentlichen System auch eine Inhouse-Prüfung im jeweiligen Unternehmen an. Welche Lösung letztlich die geeignetste ist, muss das Unternehmen entscheiden und hängt auch von dessen Anforderungen ab. Zum Beispiel macht ein öffentliches Netz in Kooperation mit großen Tankstellen nur dann Sinn, wenn auch die Tankkarte des jeweiligen Anbieters verwendet wird.

Mobile Anwendungen
Für fast alle Anforderungen gibt es eine App. Da wundert es nicht, dass die mobilen Miniprogramme auch im Bereich der Führerscheinkontrolle verstärkt zum Einsatz kommen. Dabei ist das Leistungsspektrum durchaus unterschiedlich. Manche Dienstleister bieten eine Stationssuche via App an, andere wie beispielsweise Wollnikom nutzen das Smartphone direkt als Prüfstation. Der Geschäftsführer des Nachrüstspezialisten, Claus Wollnik, erläutert die Vorteile der mobilen Kontrolle des Führerscheins in der Flotte: „Wir haben uns die Trendwende im Bereich Smartphone und mobiles Internet zunutze gemacht und auf dieser Basis ein System entwickelt, das alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Aspekte wie Ortsungebundenheit, Zeit- und Geldersparnis, internationale Umsetzung unterstreichen den Kontrollvorgang via App.“ Bei diesem System kann der auf dem Führerschein angebrachte QR-Code mit jeder Smartphone-Kamera oder Webcam gescannt werden. Die dazugehörige App überträgt die Daten dann anschließend an das Fuhrparkmanagementsystem des Unternehmens.

Neben dem Nachrüstspezialisten aus Korschenbroich ermöglicht auch fleet innovation eine Führerscheinkontrolle via App. Dabei ist das Angebot allerdings als Ergänzung zu dem öffentlichen Prüfnetz gedacht und soll eine zusätzliche Überprüfung der Fahrerlaubnis auch innerhalb des Unternehmens ermöglichen. Denn die Kontrolle mit dem Smartphone sei zwar für einzelne Fuhrparks interessant, so René Roeder, Geschäftsführer von fleet innovation: „Das Gros der Fuhrparkleiter möchte den Bereich jedoch vollständig an einen Dienstleister abgeben. Schließlich geht es beim Outsourcing der Führerscheinkontrolle um einen möglichst geringen Aufwand und größtmöglichen Datenschutz.“ Auch der Geschäftsführer der Technology Content Services GmbH Niels Krüger gibt zu bedenken: „Apps sind heute vielfältig im Einsatz, stoßen aber in sicherheitsrelevanten Bereichen – hier vor allem in ganzheitlichen Prozessketten – an ihre Grenzen.“

Gerade bei dem sensiblen Thema Datenschutz liegt die größte Herausforderung bei der Entwicklung und Nutzung einer solchen App. So führt auch Jörg Schnermann, Geschäftsführer bei LapID, an: „Die vollständige Abwicklung der Kontrollen über Apps birgt eine erhöhte Gefahr der Manipulation, da die Echtheit des zumeist eingescannten Gegenstands nicht zweifelsfrei geprüft werden kann.“

Datenschutz ist natürlich auch bei den anderen elektronischen Prüfsystemen ein wichtiges Thema. Daher stehen die Sicherheitsvorkehrungen bei den Dienstleistern an allererster Stelle. Die auf dem Führerschein angebrachten Siegel lassen beispielsweise keine Rückschlüsse auf persönliche Daten des Fahrers zu und bei dem Versuch, den Siegelaufkleber zu entfernen, zerstört sich dieser selbst. Die Server, auf denen die gesammelten Informationen der Prüfungen verwaltet werden, sind zugangsgeschützt und verschlüsselt. Zudem können die erfassten Daten meist von den Unternehmen selbst bestimmt werden. Am Ende ist das „Datenschutzbedenken im Wesentlichen ein Aufklärungsthema“, weiß Jörg Schnermann zu berichten.

Auch Peter Vogel, Senior Sales Manager Fuhrpark und Mobilität bei der Kemas GmbH, kann alle Bedenken in diesem Feld ausräumen und erklärt: „Das Thema Halterhaftung bedeutet weniger Manipulation als Sorgfaltsnachweis und nachhaltige Kontrollsicherheit. Einzelne Komponenten können immer manipuliert werden, bei allen Systemen. Aber allein die Mehrstufigkeit des Kemas-Kontrollprozesses macht dies unmöglich. Unser System ist an den Datenschutzrichtlinien orientiert, die Datenhoheit liegt, im Unterschied zu anderen Lösungen, immer beim Auftraggeber, ebenso wie die Datensicherheit beziehungsweise die Sicherung und die Verschlüsselung der gesammelten Daten.“

Fazit
Wer die Führerscheinüberprüfung auf die leichte Schulter nimmt, riskiert hohe Strafen, von denen auch der Fuhrparkleiter nicht ausgenommen ist. Bedenken in Sachen Datenschutz und Manipulationssicherheit können von allen Anbietern ausgeräumt werden. Mit den unterschiedlichen elektronischen Kontrollsystemen gibt es mittlerweile rechtssichere Methoden, die Fahrerlaubnis der Dienstwagenfahrer schnell und flexibel zu prüfen. Dabei werden zwar immer mehr mobile Anwendungen entwickelt, der Fokus wird aber wohl auch in Zukunft stärker auf Systemen liegen, die komplett durch einen Dienstleister durchgeführt werden, ohne dass ein unternehmensinterner Prüfer den Führerschein scannen muss.