Die richtige Rate wählen

Laut des Verbandes markenunabhängiger Fuhrparkmanagementgesellschaften e.V., kurz VMF, liegt das finanzielle Risiko beziehungsweise die Chance je nach Vertragsgestaltung, ob offen oder geschlossen, komplett beim Leasingnehmer oder beim Leasinggeber. In jedem Fall schätzt die Leasinggesellschaft am Anfang des Vertrages immer die Vollkostenrate für die gesamte Laufzeit und stellt sie am Vertragsende den tatsächlichen Kosten gegenüber. Segmente wie Kraftstoff und Steuern werden jedoch immer offen abgerechnet.

Vor- und Nachteile
Für den Fuhrparkbetreiber hat eine geschlossene Kalkulation demnach den Vorteil, dass er vor Nachzahlungen geschützt ist, denn der Leasinggeber trägt das volle Risiko der Kostenunterdeckung. Das bedeutet zugleich, dass der Leasingnehmer über die gesamte Laufzeit von einer fest kalkulierbaren Rate profitieren kann und auch keinerlei Rücklagen für eventuelle Risiken treffen muss. Letztlich spart er somit auch Zeit und Aufwand, da bei der geschlossenen Kalkulation keine personellen Kapazitäten sowie das notwendige Fachwissen zur inhaltlichen Prüfung aller Rechnungen und Kostenvoranschläge innerhalb des Unternehmens zurückgestellt werden müssen. Auf der anderen Seite partizipiert der Leasingnehmer nicht an eventuellen Überschüssen in Form einer Ausschüttung und bekommt zudem nicht die tatsächlich entstandenen Kosten offengelegt.

Bei der offenen Kalkulation kann der Fuhrparkbetreiber hingegen am effizienten Kostenmanagement des Leasinggebers teilhaben. Zusätzlich hat er am Vertragsende eine detaillierte Kostentransparenz, was sich wiederum positiv auf weitere Entscheidungen bezüglich des zukünftigen Kalkulationssystems auswirken kann. Bei entsprechendem wirtschaftlichen Kostenhandling bekommt der Leasingnehmer zudem mögliche Überschüsse, ohne Verzinsung, ausgezahlt. Demgegenüber müssen eventuelle Kostendefizite komplett selbst getragen werden, womit erhebliche Kostenrisiken einhergehen. Im Unterschied zur geschlossenen Kalkulation muss neben der nötigen Zeit auch das entsprechende Fachwissen für die Kontrolle der Endabrechnung gegeben sein. Zusätzlich ist auch eine klare Budgetierung auf Kostenstellen periodengerecht kaum möglich. Demnach hängt die Entscheidung für oder gegen das offene Kalkulationssystem zunächst von der Chancen- und Risikoneigung ab.

Abhängig von der Größe
Für einen großen Fuhrpark mit vielen bau-gleichen Fahrzeugen, die zudem über ähnliche Laufleistungen verfügen, bedeutet eine Pauschale eine finanziell vernünftige Entscheidung im Sinne der Mischkalkulation. Denn das eine Fahrzeug hat oft etwas, das andere gar nichts. Zudem geht der eine dienstwagenberechtigte Mitarbeiter mit seinem Fahrzeug pfleglich und vorsichtig um, der andere nicht. So rechnet sich die pauschale Servicerate unter dem Strich sicherlich. Dies bestätigt auch Uwe Hildinger, Leiter Vertrieb und Marketing bei der Alphabet Fuhrparkmanagement GmbH: „Die offene Kalkulation ist in Deutschland von geringer Bedeutung, weil die Leasingnehmer auf eine Planungssicherheit setzen und bei einer Kostenstellenbetrachtung die betroffene Kostenstelle durch ein ‚Montagsauto‘ über Gebühr strapaziert würde.“

Und hier zeigt sich auch wieder die Wichtigkeit der Kostenkenntnis. Nur wer die Zahlen und Kosten seines Fuhrparks kennt, kann richtig reagieren. Wer sich also von der Leasinggesellschaft hinsichtlich der Abrechnungsart beraten lässt, sollte selbstverständlich wissen, was er für seine Flotte in den Bereichen Wartung, Reparatur beziehungsweise Reifensätze in der Vergangenheit ausgegeben hat. Damit sprechen zunächst die größere Kalkulationssicherheit, die Risikominimierung und die Budgetierbarkeit für das geschlossene Kalkulationssystem, gerade in Zeiten steigender Rohstoffkosten und Arbeitszeiteinheiten in den Reparaturbetrieben.

Die im Wesentlichen in einer Servicerate enthaltenen Betriebskosten kann der Leasinganbieter aufgrund seiner Erfahrung planungssicher vorausberechnen, ausgehandelte Rabatte auf Teile und Arbeitszeit einfließen lassen und dem Kunden somit ein finanzielles Risiko abnehmen. Jedoch bezieht sich die Kostenübernahme in der Regel auf Instandhaltung und Wartung sowie beispielsweise je nach Modell auf einen vom Hersteller nicht ersetzten Motor- oder Getriebeschaden pro x Fahrzeuge oder auch auf die Kenntnis und Einforderung von Kulanzansprüchen. Wichtig ist dabei für den Leasingnehmer, die Details innerhalb der Leasingvereinbarung zu beachten.

Gerade mit Blick auf Wartung und Verschleiß kann der Fuhrparkbetreiber bei einer herstellerabhängigen Leasinggesellschaft von der geschlossenen Kalkulation profitieren, da hier oft die monatlichen Raten für diese Bereiche aufgrund von Wartungsratensubventionen unterhalb denen des freien Marktes liegen. Aus Sicht der Volkswagen Leasing GmbH sollte gerade dies beachtet werden, denn jährliche Fahrleistungen von 15.000 Kilometern und mehr beinhalten immer einen angemessenen Wartungsaufwand und bringen mehr oder weniger große Reparaturen bei einer gewerblichen Nutzung mit sich.

Bei Laufleistungen, die unter- oder überdurchschnittlich sind, sollte man hingegen einen Blick auf die offene Kalkulation werfen. Denn die monatliche Leasingrate gilt als eine Art Abschlag, die dem Leasinggeber quasi als zinsfreies Darlehen zukommt. Eventuelle Über- oder Unterzahlungen werden bei Vertragsende oder pro Jahr abgerechnet. Die Berechnung einer offenen Servicerate ist für den Leasinggeber völlig risikolos, da Differenzen vom Leasingnehmer ohnehin auszugleichen sind. Hohe Unterdeckungen können beispielsweise durch geringere eigene Rabatte, seltene, aber teure Motorschäden oder die vermeintlich sehr günstigen Leasingraten entstehen.

Darüber hinaus wird bei der offenen Abrechnung auch noch eine Handlinggebühr für die Verarbeitung der Belege fällig. Bei der Ist-Kosten-Abrechnung, die auch Fuhrparkmanagementgesellschaften anbieten, wird auf den monatlichen Abschlag verzichtet; etwaige anfallende Rechnungen werden zuzüglich der Bearbeitungsgebühr direkt an den Leasingnehmer weiterberechnet. Damit passt eine offene Abrechnung zu jedem, der gerne seine tatsächlichen Kosten im Blick hat, allerdings trägt der Fuhrparkbetreiber bei dieser Variante das Risiko von Preissteigerungen und Kostenschwankungen. Demgegenüber allerdings ist es ihm durch geeignete Maßnahmen, beispielsweise über Fahrertrainings, möglich, die Kosten für den entsprechenden Baustein positiv zu beeinflussen.

Fazit
Wenn sich Änderungen in der Fuhrparkstruktur oder im Nutzungsmuster ergeben, sollte dies immer ein Anlass sein, die Entscheidung für eine bestimmte Abrechnungsart zu überprüfen. Hier stehen die Leasinggesellschaften jederzeit als professionelle Berater zur Verfügung. Dabei sollten jedoch einige Fragen beantwortet werden können: Gibt es Mitarbeiter, die sich in dem Thema Abrechnung auskennen? Haben die Mitarbeiter ausreichend Kapazitäten und notwendiges Fachwissen zur inhaltlichen Prüfung aller Rechnungen und Kostenvoranschläge? Wie wichtig sind dem Unternehmen Budgetplanbarkeit und Kostensicherheit? Werden die Fahrer effektiv gesteuert? Handelt es sich um Nutzfahrzeuge, Funktionsfahrzeuge oder Managementfahrzeuge

Beim Vergleich beider Praktiken, offen oder geschlossen, empfiehlt es sich, jeweils einen Betrachtungszeitraum eines gesamten Fahrzeugnutzungszyklus zu analysieren, also etwa drei oder vier Jahre. Zudem gehören Ausschreibungen, Kostenanalysen und -vergleiche auch bei diesem Thema zu den wichtigen Aufgaben, die der Fuhrparkleiter bei der Entscheidungsfindung zur Hand nehmen sollte, um die bestmögliche, kostengünstigste und unaufwendigste Lösung für seine Fahrzeuge zu finden.