Fuhrparkkostenoptimierung

Kaufen, leasen … oder was?

Fuhrparkkostenoptimierung
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Fuhrparkkostenoptimierung
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Lang ist es her, dass bei der Frage, ob Firmenfahrzeuge erworben oder geleast werden sollen, in erster Linie rein steuerliche Aspekte die Entscheidungsgrundlage zur Beantwortung dieser Frage bildeten. Gerade zur Reduzierung der Gewerbesteuer war Leasing klar im Vorteil, da die Leasingraten vollständig als Betriebsausgabe abziehbar waren und somit die Hinzurechnung sogenannter Dauerschuldzinsen im Falle der Fremdfinanzierung des Fuhrparks bei der Gewerbesteuer und die damit verbundene Mehrbelastung auf legalem Wege umgangen werden konnten. Mit der Unternehmenssteuerreform 2008 wurde dies seitens des Steuergesetzgebers abgeschafft, sodass nunmehr auch die in Leasingraten enthaltenen Finanzierungsanteile typisiert zu ermitteln sind und die Bemessungsgrundlage für die Gewerbesteuer erhöhen. Andererseits sprachen relativ kurze Abschreibungsdauern von Pkw (vier Jahre) eher für die Kaufvariante, da hierdurch die steuerpflichtigen Gewinne zunächst einmal kräftig gedrückt werden konnten, hingegen bei Leasingraten nur die Abschreibungen auf den erwarteten Restwert im Zeitpunkt der Fahrzeugrückgabe über die Leasingdauer steuerwirksam wurden. Der über die Abschreibungen generierte (höhere) Cashflow konnte somit wiederum für Investitionen eingesetzt werden. Aber auch hier mussten die Unternehmen in den letzten Jahren Federn lassen, da die Abschreibungsdauern durch die amtlichen Abschreibungstabellen für Pkw auf nunmehr sechs Jahre angehoben wurden.

Aus der betrieblichen Praxis lässt sich jedoch ein Trend ablesen, der von der Art des Fuhrparks einerseits und von dessen Umfang andererseits abhängt: Steuerliche Aspekte treten je nach Art und Umfang des Fuhrparks hinter betriebswirtschaftlichen Aspekten zurück.

Kauffuhrpark versus Leasingfuhrpark

Die wichtigsten Vorteile eines Kauffuhrparks lassen sich qualitativ wie folgt definieren:

• Regelmäßig uneingeschränktes Eigentum
• Laufzeitunabhängige Nutzungsmöglichkeit
• Freie Verwertbarkeit
• Flexible Abschreibungsmöglichkeit nach Grad des Fahrzeugeinsatzes

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Aktuelles Magazin

Ausgabe 6/2023

Als wesentliche Nachteile lassen sich nennen:

• Eingeschränkte Flexibilität bei Bedarfsund Kapazitätsschwankungen
• Hoher Finanzbedarf beziehungsweise Liquiditätsbindung
• Negative Auswirkung auf finanzwirtschaftliche, ratingrelevante Kennzahlen, wie Eigenkapitalquote, Verschuldungsgrad bei hohem Fremdfinanzierungsanteil
• Vermarktungsrisiken infolge stark sinkender Marktwerte
• Gewährleistungsrisiken bei Eigenvermarktung

Zwar erhöht das echte Fahrzeugleasing als Kreditsubstitut wegen regelmäßig mehrjähriger Vertragslaufzeiten nicht die Fähigkeit eines Unternehmens, auf Bedarfs- und Beschäftigungsschwankungen zu reagieren, dennoch lassen sich folgende Vorteile für das Leasing hervorheben:

• Niedriger Eigen- und Fremdkapitalbedarf eröffnet Spielräume für andere Finanzierungen
• Verbesserte finanzwirtschaftliche, ratingrelevante Kennzahlen • Keine Restwertrisiken
• Keine Vermarktungs- und Gewährleistungsrisiken
• Niedrigere Leasingraten durch (verdeckte) Herstellersubventionen („Business-Pakete“, Restwertstützprogramme) und somit Preisvorteil gegenüber echtem Kauf
• Nutzung von Zusatzdienstleistungen der Leasinggesellschaften zur Optimierung von Fuhrparkkosten (Full-Service-Leasing, Fuhrparkmanagement, Tankkartenservice mit Abrechnung etc.)

Auf der Hand liegt, dass als Nachteile gegenüber einem Kauffuhrpark zu nennen sind:

• Kein Eigentum
• Laufzeitabhängige Nutzungsmöglichkeit
• Erhöhter Pflege- und Instandsetzungsbedarf
• Regelmäßig keine Teilhabe an stillen Reserven bei positiver Restwertentwicklung

Art des Fuhrparks
Kernfuhrpark

Bildet der Fuhrpark den Geschäftskern eines Unternehmens, wie beispielsweise bei einer Spedition, einem Taxiunternehmen oder einem Fahrzeugvermieter, so kommt diesem hinsichtlich der Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens unmittelbare Bedeutung zu. Der Fuhrpark ist wesentlicher Kostentreiber und beeinflusst die Preisstellung am Markt und den wirtschaftlichen Erfolg.

Neben den fixen Kosten, wie den Abschreibungsund Leasingraten, den variablen Kosten, wie Kraftstoffe, Wartungs- und Verschleißkosten, verursacht der Fuhrpark mithin auch Fuhrparkmanagementkosten. Letztere beinhalten Personalkosten für Disposition, Planung, Beschaffung und Verwertung der Fahrzeuge.

Gerade durch das in den letzten Jahren erweiterte Dienstleistungsangebot rund um das Leasing vieler Fahrzeughersteller eröffnet sich für solche Fuhrparkbetreiber eine nicht zu unterschätzende Möglichkeit, Kostensenkungspotenziale zu heben. Neben schon fast klassischen Reparatur- und Wartungsverträgen bietet es sich gerade beim Full-Service-Leasing an, administrative Aufwendungen oftmals ohne höhere Kosten auszulagern. Ein Kostenvorteil, der sich nicht unmittelbar in einem Vergleich von Leasingrate gegenüber Abschreibung und Finanzierung ablesen lässt.

Zudem bieten diese Full-Service-Leasingverträge die Basis für stabile Kostenplanung, sodass der Unternehmer vor Überraschungen in den laufleistungsabhängigen Betriebskosten wie Wartung und Reparatur oder auch Versicherungsbeiträge und Steuern relativ gut geschützt ist.

Aufgrund des enormen technischen Fortschritts bei der Fahrzeugentwicklung, nicht zuletzt getrieben durch die Umweltgesetzgebung, ist am Markt beobachtbar, dass sich die Restwerte von Fahrzeugen überproportional nach unten bewegen können. Gerade bei großen Fuhrparks kann daher im Falle des Kaufs die Rechnung im Nachhinein nicht aufgehen, wenn es zu einem Restwertverfall kommt.

Nicht zuletzt wird auch die Bilanz des Unternehmens im Falle des Leasings stark entlastet, was einen positiven Effekt auf die Bonitätskriterien hat.

Die gewerbesteuerlichen Nachteile aus der Hinzurechnung von Finanzierungsanteilen aus Leasingraten, zu denen auch nach Auffassung der Finanzverwaltung und Rechtsprechung die vom Leasingnehmer getragenen Aufwendungen für Instandhaltung und Reparatur zählen, werden die zuvor skizzierten Vorteile des Leasings gegenüber dem Kauf nicht aufwiegen.

Nebenfunktionsfuhrpark
Besteht das Kerngeschäft des Unternehmens nicht in dem Betrieb eines Fuhrparks, handelt es sich um einen Nebenfunktionsfuhrpark, wenn dieser für die Durchführung der eigentlichen Erbringung von Lieferungen und Leistungen erforderlich ist. Man denke hier beispielsweise an die Flotten der Kommunen, den Werksverkehr oder soziale Dienstleister.

Da der Fokus dieser Unternehmen oder Einrichtungen mithin auf das eigentliche Produkt- beziehungsweise Dienstleistungsportfolio ausgerichtet ist, werden die Kosten des Fuhrparks und dessen Verwaltung oftmals als gegeben hingenommen. Gerade bei öffentlichen Einrichtungen, welche mitunter über eine nicht unerhebliche Zahl an Fahrzeugen verfügen, ist zu beobachten, dass es sich hier um Kauffuhrparks handelt und bei Beschaffungen nur der reine Fahrzeugpreis im Vordergrund steht.

Grundsätzlich gilt aber auch hier das zu dem Kernfuhrpark Gesagte. Kostenoptimierung und Finanzierungsfragen sind auch für Unternehmer mit einem Nebenfunktionsfuhrpark ebenso einschlägig, sodass sich die Vorteile des Leasings von Fahrzeugen mit der Anzahl der benötigten Fahrzeuge und der Intensität der Nutzung, gemessen an der Laufleistung, geradezu aufdrängen.

Dienstwagenfuhrpark
Als dritte Kategorie, aber nicht minder relevant, sind die klassischen Dienstfahrzeuge für Außendienst- und Vertriebsmitarbeiter zu nennen oder solche für Angestellte mit leitender Funktion oder Geschäftsführung. Oftmals werden diese seitens der Unternehmen auch im Rahmen eines Gesamtpakets neben der monetären Vergütung zur Verfügung gestellt. Letzteres gewinnt seit Jahren auch im Wettbewerb um qualifizierte Mitarbeiter zunehmend an Bedeutung.

Diese Entwicklung und auch das Erfordernis steigender Mobilität und Flexibilität haben in vielen Betrieben, auch kleineren mittelständischen, die Anzahl der Dienstfahrzeuge wachsen lassen. Damit einhergehend gewachsen sind sowohl der Finanzbedarf als auch die mit der Administration der wachsenden Fuhrparks verbundenen Kosten.

Nicht selten trifft man in der Praxis den Fall an, dass die „Kaufentscheidung“ vom Inhaber – ohne Rücksicht auf Opportunitätskosten und Kostensenkungspotenziale, welche mittlerweile durch das erweiterte Dienstleistungsangebot der Fahrzeugfinanzierer angeboten werden – getroffen wird. Mithin ist hier die größte Gruppe derer anzutreffen, die sich gegen Leasing und für einen echten Kauf der Fahrzeuge entscheiden.

Wie eingangs erwähnt, dürfen steuerliche Überlegungen bei der Entscheidung zwischen Kauf oder Leasing respektive der anderen, die tatsächlichen Kosten beeinflussenden Faktoren, wie Marktwertentwicklungen, technischer Fortschritt, Kostenstabilität im Falle des Full- Service-Leasings oder aber auch die Kosten der Fuhrparkverwaltung sowie Bilanzstrukturmanagement, keine „hard facts“ mehr darstellen.

Fahrzeugmiete und Carsharing als Alternative zum eigenen Fuhrpark
Sowohl der Kauf als auch das Leasing mit mehrjährigen Vertragslaufzeiten führen zum Aufbau von zunächst fixen Fahrzeugkapazitäten und Fixkostenpotenzialen.

Kurzzeitmiete ist sicher die flexibelste Form und geeignet, kurzfristige Bedarfsspitzen abzudecken. Langzeitmiete mit Laufzeiten deutlich unterhalb der Dauer von Leasingverträgen ist ein Instrument, nicht nur kurzfristige Bedarfsund Kapazitätsschwankungen auszugleichen. Es liegt auf der Hand, dass in Fällen absehbarer Bedarfsspitzen solche Instrumente betriebswirtschaftlich sinnvoll sind, da sie die ansonsten fixen Kosten variabilisieren.

Corporate Carsharing steckt sicher noch in den Kinderschuhen, wird wohl aber gerade im Hinblick auf die Reduzierung von Poolfahrzeugen eine interessante Alternative darstellen, da im Vergleich zur Kurz- oder Langzeitmiete nur die tatsächliche Nutzung zu einer Kostenbelastung für das Unternehmen führt und zudem die Anbieter auch kostenstellenbezogen Rechnung legen.

Fazit
Wenngleich bei Überlassung eines Dienstwagens durch den Arbeitgeber die steuerlichen Fragen zur Minimierung der damit verbundenen Steuerbelastung für den Arbeitnehmer und auch den Arbeitgeber oftmals Mittelpunkt der Entscheidungsfindung sind, gilt dies mithin für die Frage Kauf oder Leasing nicht (mehr).

Das Steuerrecht hat durch die Gleichstellung von Leasing und Finanzierung bei der Gewerbesteuer die Vorteile des Leasings beseitigt und durch die Verlängerung der Abschreibungsdauern bei Fahrzeugen den Unternehmen Steuersenkungspotenziale genommen.

Andere Faktoren wie Finanzierungsbedarf, interne Fuhrparkmanagementkosten, Kostenstabilität und Vermarktungs- und Restwertrisiken sind entscheidungskritisch.

Durch das in jüngsten Jahren angebotene Dienstleistungsportfolio rund ums Leasing sowie die Gefahr des Restwertverfalls scheint Leasing die bessere Alternative zu sein.

Aber auch neue Formen wie Fahrzeugmiete oder Corporate Carsharing eröffnen Unternehmen Einsparpotenziale, die nicht ungeprüft bleiben sollten.

 

Autor

Wolfgang Küster ist geschäftsführender Gesellschafter bei der DORNBACH GmbH in Koblenz. Neben der Wirtschaftsprüfung stellt die steuerrechtliche und betriebswirtschaftliche Beratung der mittelständischen Klientel einen Schwerpunkt seiner Tätigkeit dar. Unternehmen der Automobilbranche sowie Produktions- und Großhandelsunternehmen gehören zu den von Wolfgang Küster betreuten Mandanten. Dornbach ist derzeit mit 17 Standorten in Deutschland vertreten (www.dornbach.de).

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Ausgabe 2/2014

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